Conditions de nomination des mandataires

Table des matières

INTRODUCTION

La Loi sur le ministère de la Justice confère au ministre de la Justice et procureur général du Canada la responsabilité des affaires juridiques du gouvernement dans son ensemble et de la prestation de services juridiques à tous les ministères. Le mandat du ministère de la Justice découle du double rôle du « ministre » :

  • À l'appui du ministre de la Justice, le Ministère est chargé de fournir des conseils en matière de politique et de programmes, et d'orienter le Ministère en élaborant le contenu juridique des projets de loi, des règlements et des lignes directrices;
  • À l'appui du procureur général, le Ministère est chargé d'engager des poursuites à l'égard des infractions qui relèvent du fédéral à l'échelle du pays, notamment les infractions en matière de drogue, de plaider les causes civiles intentées par l’État ou en son nom, et de fournir des conseils juridiques aux organismes fédéraux d'application de la loi et aux autres ministères.

Afin de s'acquitter de ce mandat, le ministère de la Justice fait appel à ses propres avocats de même qu'à des avocats de pratique privée, tant en droit interne qu’en droit international, appelés mandataires. Il existe deux grandes catégories de mandataires :

  • les mandataires permanents, qui sont nommés pour une durée indéterminée et chargés d’effectuer au besoin des tâches précises;
  • les mandataires spéciaux dont les services sont retenus pour traiter des dossiers précis ou un aspect précis d’un dossier.

Généralement, les contrats liés aux types d’activités suivants sont considérées comme des « services de conseillers juridiques » :

  • prestation de conseils et d’avis juridiques;
  • direction de poursuites au civil et de poursuites pénales;
  • règlement de différends;
  • rédaction législative et réglementaire;
  • négociation et rédaction d’autres documents juridiques comme des contrats, des ententes, etc.

Le Règlement sur les marchés de l’État fixe les conditions et les restrictions pour pouvoir conclure un marché pour des services de conseillers juridiques. Selon les articles 3 et 4, le Règlement ne s’applique pas à ce type de marché et ceux-ci ne peuvent être conclus que par le ministre de la Justice et procureur général du Canada ou sous son autorité. Tous les mandataires sont nommés par le ministre de la Justice.

Première partie : Conditions

1.1 Principe

En sa qualité de représentant du procureur général du Canada, le mandataire se doit d’avoir une conduite personnelle et professionnelle sans reproche. Un mandataire doit obéir à la loi, respecter les politiques du gouvernement fédéral et agir en tout temps avec intégrité, équité et impartialité. Le ministère de la Justice Canada a besoin d’équipes juridiques loyales et dévouées qui sont prêtes à consacrer temps et ressources à représenter au mieux les intérêts du gouvernement du Canada et ses ministères et organismes clients.Le ministère de la Justice Canada s’attend à ce que tous les conseillers juridiques de l’équipe juridique aient le niveau de compétence requis pour assurer le travail de contentieux ou pour fournir des services juridiques proportionnels à leur expérience, au type et à la complexité du dossier ou de l’activité. Le ministère de la Justice Canada s’attend à ce que les mandataires soient responsables fiscalement et suivent les pratiques d’économie dans le traitement des dossiers et se conforment aux dispositions administratives, aux lignes directrices en matière de facturation et aux politiques régissant les honoraires et les dépenses. Le ministère de la Justice Canada utilise de plus en plus la technologie Web aux fins de ses activités et de communication, y compris l’examen des comptes et, en temps et lieu, l’automatisation des paiements. Des capacités d’activités par voie électronique compteront parmi les exigences. Chaque membre de l’équipe (conseiller juridique et adjoints juridiques dont le conseiller juridique est responsable) doit contribuer de façon importante à l’excellence des résultats. La mesure efficace de ces résultats présente un défi constant. Les résultats peuvent reposer sur de nombreux facteurs hors du contrôle du conseiller juridique. Le ministère de la Justice Canada s’attend à ce que chaque mandataire soit en règle avec le barreau provincial ou territorial, et, respecte les exigences énoncées dans ce document.

1.2 Application des conditions

La lettre de nomination, l’énoncé de travail, les présentes conditions, tout protocole détaillé et toutes les directives transmises au mandataire forment la base de l’entente entre le mandataire et le ministère de la Justice. Le mandataire n’est assujetti à aucune autre condition, explicite ou implicite, sauf celles prévues dans ces documents. Le mandataire doit en tout temps agir dans les limites de la présente entente. Les conditions décrivent la nature de la relation entre le mandataire et le ministère de la Justice. Elles donnent également des directives aux mandataires sur plusieurs points importants. Les conditions s’appliquent à tous les cabinets d’avocats et à tous les avocats nommés mandataires pour fournir les services juridiques décrits dans la lettre de nomination pertinente. Les présentes conditions et les Annexes peuvent être modifiées. Les mandataires sont informés des changements et des délais accordés pour s’y conformer.

1.3 Obligations

Un mandataire doit agir conformément aux présentes conditions, à l’énoncé de travail, à la lettre de nomination, aux protocoles détaillés et aux directives du superviseur des mandataires ainsi qu’à toute modification à ces documents.

1.4 Conduite personnelle

Le mandataire doit aviser par écrit le superviseur des mandataires s’il fait l’objet :

  • d’une poursuite ou d’une condamnation en vertu d’une loi fédérale, y compris du Code criminel;
  • s’il est dans un état de faillite ou d’insolvabilité personnelle ou professionnelle;
  • s’il est visé par une procédure disciplinaire engagée devant le Barreau ou une société du barreau.

Le mandataire doit aussi aviser par écrit le superviseur des mandataires s’il n’a pas respecté une ordonnance judiciaire, une décision ou une obligatoire alimentaire. Ces obligations existent au moment de la nomination et pour toute la durée de celle-ci.

1.5 Autorisation de vérifier la conformité

En signant l’énoncé de travail, le mandataire autorise le ministère de la Justice à communiquer:

  • avec les organismes compétents afin de vérifier la conformité du mandataire aux obligations en matière de conduite personnelle énoncées à la section 1.4;
  • avec les organismes fédéraux d’application de la loi afin de vérifier la conformité du mandataire aux lois fédérales;
  • avec l’Agence des douanes et du revenu du Canada afin de vérifier la conformité du mandataire à la Loi de l’impôt sur le revenu et aux autres lois fédérales relevant de la compétence de l’Agence;
  • avec la société du barreau de la province ou du territoire ou le Barreau du Québec afin de vérifier la qualité du mandataire pour exercer le droit.

Cette autorisation s’applique au moment de la nomination et pour toute la durée de celle-ci.

1.6 Sanctions

À défaut, par le mandataire, de respecter les présentes conditions ou les directives du superviseur des mandataires, il s’expose à des sanctions, notamment :

  • la réduction ou le rejet des mémoires de frais;
  • le dépôt d’une plainte auprès de l’organisme disciplinaire professionnel compétent;
  • des poursuites civiles contre le mandataire ;
  • la suspension ou la résiliation de sa nomination comme mandataire du procureur général du Canada.

1.7 Terminologie

Les définitions qui suivent s’appliquent aux présentes conditions :

  • Mandataire ad hoc ou spécial. Mandataire nommé pour fournir des services concernant un dossier/un travail précis ou un dossier /élément du dossier.
  • Mandataire permanent. Mandataire nommé pour une période indéterminée pour mener des travaux de nature précise ou au besoin.
  • Conseiller juridique désigné. Avocat désigné d’une entité juridique précise autorisé à travailler sur un dossier/élément de dossier conformément aux modalités du mandat de nomination ad hoc ou permanente.

Sauf indication contraire dans les présentes conditions, l’expression mandataire vise un mandataire permanent, un mandataire ad hoc et un conseiller juridique désigné.

DEUXIÈME PARTIE : Conflit d’intérêts

2.1 Principe

Lorsqu’ils fournissent des services juridiques au gouvernement du Canada, les mandataires exercent des fonctions de plaideurs et administrateurs de justice. Ils servent l’intérêts public. Les mandataires doivent éviter d’entreprendre du travail juridique susceptible de les placer dans une situation incompatible avec leurs devoirs à titre de mandataire du procureur général du Canada ou de mettre en doute leur capacité d’accomplir leurs fonctions avec objectivité et loyauté.

2.2 Application

Le ministère de la Justice applique les principes généraux en matière de conflit d’intérêts lorsqu’il retient les services de mandataires civilistes. Les mandataires doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts ou apparence de conflit d’intérêts. Les mandataires sont tenus de suivre les procédures appropriées dans leur cabinet d’avocats pour faire en sorte de se protéger contre tout conflit d’intérêts selon les prescriptions de leur barreau et société du barreau , protégeant ainsi à la fois leurs propres intérêts et ceux du gouvernement fédéral. Les mandataires sont tenus de divulguer comme il se doit tout conflit d’intérêts afin que le client puisse être en mesure de prendre une décision éclairée quant à savoir si l’avocat peut agir malgré l’existence possible d’in conflit d’intérêts. Les décisions sont prises en fonction des circonstances particulières des dossiers en cause, et les lignes directrices sont suffisamment souples pour répondre aux exigences opérationnelles, tout en protégeant les intérêts du gouvernement. Les mandataires doivent se conformer à ce qui suit :

  • la décision de la Cour suprême du Canada dans Martin c. Gray, [1990] 3 R.C.S. 1235;
  • le code de déontologie de l’Association du Barreau ou de leur propre province concernant les conflits d’intérêts;
  • les dispositions du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique;
  • les dispositions de la Loi sur les conflits d'intérêts applicable aux titulaires de charges publiques;
  • la Loi sur le parlement du Canada, L. R.C.. 1985, c. P-1, qui stipule qu’aucun député ou sénateur ne peut être partie à un contrat entre vous et le procureur général et ne peut en tirer bénéfice;
  • les dispositions du Code criminel concernant les infractions contre l’application de la loi et l’administration de la justice (Partie IV) et plus précisément l’article 121 (influencer des fonctionnaires).

2.3 Situation réputée entraîner un conflit

Un mandataire peut être jugé en conflit d’intérêts lorsqu’il effectue du travail juridique qui est directement ou indirectement contraire aux intérêts du procureur général du Canada. Un mandataire peut être jugé en conflit d’intérêts lorsqu’il effectue du travail juridique qui :

  • conteste la constitutionnalité d’une loi fédérale ou d’un règlement;
  • porte sur des revendications de droits des Autochtones ou des droits issus de traités;
  • porte sur la Loi sur les langues officielles;
  • conteste la validité d’une politique ou d’un programme du gouvernement fédéral.

2.4 Obligation de faire preuve de diligence raisonnable

Avant de confirmer l’acceptation d’une nomination, un futur mandataire doit faire preuve de diligence raisonnable pour définir et divulguer les conflits d’intérêts. Lorsqu’il confirme l’acceptation de sa nomination, le mandataire que tout frais jugé inutile ou qui découle de la non observation de cette obligation, ne sera pas payé.

2.5 Obligation de divulguer/de donner avis

Le mandataire doit immédiatement divulguer au superviseur des mandataires toute situation éventuelle de conflit d’intérêts afin de permettre au procureur général de prendre une décision éclairée quant à la nomination du mandataire. Le mandataire doit communiquer avec le superviseur des mandataires dans les situations suivantes :

  • il a des doutes sur l’application d’une règle de conflits à une situation particulière;
  • il se trouve dans une situation susceptible d’entraîner un conflit d’intérêts, comme il est énoncé à la section 2.3;
  • il se trouve dans une situation susceptible de donner l’apparence d’un conflit d’intérêts.

Si le mandataire ou un membre du cabinet du mandataire acquiert un intérêt ou se trouve dans une situation, pendant son mandat, susceptible d’entraîner un conflit d’intérêts ou semble en susciter, le mandataire doit aussitôt en avertir le superviseur des mandataires.

2.6 Allégation de conflit d’intérêts

Le mandataire doit aviser immédiatement le superviseur des mandataires si un organisme d’application de la loi, un membre d’un tribunal ou un membre du public soulève des préoccupations ou des objections fondées sur des allégations de conflit d’intérêts mettant en cause le mandataire ou les travaux juridiques en défense effectués par son cabinet.

2.7 Activités politiques

Si un mandataire

  • agit à titre d’agent officiel pour un candidat, ou
  • est un candidat

à une élection pour devenir député à la Chambre des Communes, membre d’une assemblée législative d’une province, d’un Conseil du Territoire du Yukon ou des Territoires du Nord-Ouest ou de l’Assemblée législative du Nunavut, sa nomination sera suspendue ou terminée. Le mandataire doit informer le superviseur des mandataires, sans délai, de son intention de s’impliquer dans les activités décrites au paragraphe précédent. Sans restreindre la généralité des paragraphes précédents, un mandataire qui est déclaré élu comme membre de la Chambre des Communes, d’une assemblée législative d’une province, d’un Conseil du Territoire du Yukon ou des Territoires du Nord-Ouest ou de l’Assemblée législative du Nunavut, cesse, de ce fait, d’être un mandataire.

Troisième partie : Nomination

3.1 Pouvoir d’agir du mandataire

La lettre de nomination autorise un cabinet d’avocats ou des avocats du secteur privé d’agir à titre de mandataires du ministre de la Justice et procureur général du Canada. Le pouvoir du mandataire d’assurer la prestation de services juridiques se limite aux services décrits dans la lettre de nomination et dans l’énoncé de travail.

3.2 Statut du mandataire

Les services d’un mandataire ne sont pas retenus par un ministère fédéral ou un organisme du gouvernement. Le mandataire n’est pas un employé de l’État ou d’un ministère ou organisme du gouvernement du Canada. Le mandataire ne peut se présenter comme un employé du ministère de la Justice. Un cabinet d’avocats ne peut pas citer le ministère de la Justice ni ses dossiers dans tout message publicitaire ou opération de commercialisation du cabinet d’avocats sans le consentement préalable du ministère de la Justice.

3.3 Conseiller juridique autorisé

La lettre de nomination confirme le nom ou les noms du (des) conseiller(s) juridique(s) autorisé(s) à rendre les services décrits dans le mandat de la personne ou des personnes nommées. Le superviseur des mandataires doit donner son approbation au mandataire avant que celui-ci remplace ou ajoute un conseiller juridique à l’équipe de juristes approuvée et, plus précisément, avant que celui-ci ne rende un service. Le mandataire doit assurer une affectation appropriée des ressources pour les services à rendre. Le travail juridique doit être délégué au niveau le plus économique et le plus qualifié de conseiller juridique autorité.

3.4 Stagiaires et parajuristes

Le lettre de nomination confirme si les services d’un parajuriste ou d’un stagiaire sont autorisés conformément au mandat visant la nomination. Dans l’affirmative, le recours à des parajuristes ou à des étudiants stagiaires est régi par les règles du Barreau ou de l’association du barreau qui s’appliquent. Voir la section 9.5 pour les détails sur les restrictions en matière de facturation.

3.5 Rémunération

La lettre de nomination confirme les taux de rémunération négociés ou l’arrangement en matière de rémunération des services que doit rendre le conseiller juridique autorisé. Le taux de rémunération est négocié dans le contexte des circonstances particulières du travail attribué et il ne peut donc pas être considéré comme un précédent pour toute autre négociation ultérieure.

3.6 Désignation des personnes-ressources

Un cabinet d’avocats nommé mandataire peut devoir désigner des personnes du cabinet qui agiront comme personnes-ressources. Celles-ci peuvent comprendre : Un associé directeur général, chargé de la gestion des relations entre le cabinet et le ministère de la Justice, pendant la durée de la nomination du mandataire; Un avocat plaideur principal, responsable de la gestion de l’équipe juridique, pendant la durée de la nomination du mandataire; Une personne-ressource en administration, chargée de la gestion administrative des activités et des questions de facturation et de paiement au nom du cabinet d’avocats, pendant la durée de la nomination du mandataire; Un agent de sécurité du cabinet, responsable de la coordination du respect des exigences en matière de sécurité. La désignation des personnes-ressources sera définie dans la lettre de nomination et dans l’énoncé de travail, ou selon d’autres instructions du superviseur des mandataires pendant la durée de la nomination du mandataire.

3.7 Durée de la nomination

Un mandataire est nommé à titre amovible par le procureur général du Canada. Il peut être mis fin à la nomination à tout moment, sans préavis.

3.8 Date de la nomination

La nomination d’un mandataire prend effet à la date de la lettre de nomination à moins d’indication contraire dans cette lettre.

3.9 Acceptation de la nomination

Le mandataire doit retourner au superviseur des mandataires une copie signée de l’énoncé de travail confirmant l’acceptation de la nomination dans les 30 jours suivant sa réception. En signant cette copie, le mandataire atteste qu’il a lu les conditions et accepte d’être lié par celles-ci et accepte la nomination. Aucun mémoire de frais ne sera payé à moins que le mandataire n’ait renvoyé cette copie signée.

3.10 Profil de pratique

Le mandataire doit immédiatement aviser le superviseur des mandataires de tout conflit d’intérêts susceptible d’exister au moment de sa nomination. Le mandataire doit indiquer :

  • s’il est un ancien fonctionnaire fédéral ou
  • s’il reçoit un paiement spécial du gouvernement du Canada, comme une rime de départ anticipé ou une prime d’encouragement à la retraite anticipée.

Le cas échéant, il doit aussi respecter les dispositions du Code des valeurs et d’éthique de la fonction publique.Voir également la Deuxième partie, conflit d’intérêts.

3.11 Fin de la nomination

Une nomination prend fin lorsque le mandataire lorsqu’il a mené à bien les services requis, conformément au mandat assortissant la nomination et selon l’échéancier fixé, le plafond financier, etc.; lorsque le mandataire démissionne ou à la date précisée par une lettre du superviseur des mandataires. À la fin de leur nomination, les mandataires doivent remettre à leur superviseur tous les documents de formation pertinents, les manuels et guides d’instruction et tout autre document, dossiers électroniques et sur papier, fournis par le ministère de la Justice ou un autre ministère ou organisme fédéral.

3.12 Preuve de nomination

Le ministère de la Justice fournira au besoin une preuve de la nomination selon les dispositions de la Loi sur la preuve au Canada.

Quatrième partie : Exigences

4.1 Exigences relatives à l'équité en matière d'emploi

Le ministère de la Justice a pour politique d'encourager le respect et l'application des grands principes de l'équité en matière d'emploi. Les exigences précises varient selon la taille du cabinet d'avocats auquel le mandataire appartient, et sont énoncées dans la Politique du ministère de la Justice sur l'équité en milieu de travail applicable aux mandataires

4.2 Exigences en matière de sécurité

Conformément à la Politique sur la Sécurité, toutes les personnes qui ont besoin d'avoir accès à des renseignements et biens classifiés du gouvernement du Canada doivent avoir au minimum une cote de fiabilité. Tous les conseillers juridiques autorisés, ainsi que les membres de leur personnel qui auront besoin d'avoir accès aux dossiers du ministère de la Justice files, doivent avoir, au minimum une cote de fiabilité approfondie. Dans certaines circonstances ou dans des cas particuliers lorsque les mandataires devront avoir accès à des renseignements ou biens classifiés du gouvernement, ils devront, ainsi que les membres de leur personnel, obtenir dune cote de sécurité supérieure avant d'avoir l'autorisation d'y avoir accès. Les dossiers créés durant l'exécution des travaux juridiques attribués sont la propriété du ministère de la Justice. Conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité, les documents du ministère de la Justice doivent être sauvegardés en tout temps et ne doivent être accessibles qu'au personnel ayant la cote de sécurité appropriée du gouvernement fédéral. Les exigences en matière de sécurité sont définies au cas par cas. Les mandataires doivent s'engager à collaborer pleinement et à assurer la conformité aux processus et procédures de vérification de la sécurité et à respecter les obligations visant la tenue des dossiers actifs et le retour des dossiers fermés. Les exigences en matière de sécurité ainsi que les instructions et les procédures connexes doivent être définies dans la lettre de nomination et l'énoncé de travail, et au moyen d'instructions du superviseur des mandataires pendant la durée de la nomination.

4.3 Assurances

Les mandataires doivent Les mandataires doivent posséder les assurances professionnelles requises dans la province ou le territoire où ils exercent leurs activités, conformément aux exigences du barreau ou de l'association du barreau compétente.

4.4 Exigences en matière technique

Les mandataires peuvent devoir communiquer et transmettre des données en format électronique à leurs propres frais. L'utilisation de programmes et de logiciels de gestion des documents peuvent être obligatoire. Au minimum, les mandatairesdoivent s'engager à assurer la conformité aux normes informatiques tant matérielles que logicielles définies dans la lettre de nomination et/ou dans l'énoncé de travail, et selon les instructions du superviseur des mandataires pendant la durée de la nomination. Lorsque les programmes logiciels ne sont pas définis, le superviseur des mandataires doit être consulté afin de vérifier la conformité des logiciels aux normes approuvées.

4.5 Utilisation de la technologie : Pratiques d'excellence

Les mandataires sont invités à se servir de la technologie pour simplifier les processus et faciliter la partage de l'information et de la documentation. Sauf indication contraire, les cabinets mandataires doivent s'engager à adopter des pratiques d'excellence reliées à l'utilisation de la technologie :

  • L'utilisation de gabarits et d'applications d'assemblage automatique de documents pour la préparation de plaidoiries, de mémoires, de documents contractuels et autres;
  • L'utilisation de programmes logiciels de gestion des documents pour toute affaire qui implique un grand nombre de documents (100 ou plus);
  • L'utilisation de programmes logiciels conçus pour aider à gérer et présenter les dossiers efficacement et à organiser et analyser les faits, les enjeux et les documents;
  • L'utilisation de procédures normalisées et automatisées en matière de recouvrement, de contentieux et de transactions, en vue de simplifier et d'automatiser les processus liés :
    • à la gestion et au suivi du calendrier et des dates de l'échéancier;
    • à la gestion des causes et des projets;
    • à l'échange de renseignements entre les membres d'une équipe de juristes et le superviseur des mandataires et d'autres personnes retenues pour aider à la transaction.
    • à la création et à la génération de documents

4.6 Exigences en matière de rapports

Les mandataires doivent se conformer aux exigences en matière de rapports et de consultation sur les dossiers établies par le superviseur des mandataires. Ces exigences doivent être définies dans la lettre de nomination et/ou dans l'énoncé de travail ou dans les instructions du superviseur des mandataires pendant la durée de la nomination. Sauf indication contraire, le mandataire doit :

  • avertir le superviseur des mandataires de tout développement important pouvant toucher le gouvernement ou entraîner des changements au plan et au budget du dossier. Cette information doit être communiquée dans les sept (7) jours suivant la date à laquelle le mandataire a appris le développement;
  • tenir au courant le superviseur des mandataires de l'état des questions pertinentes et confirmer ou proposer des changements au plan et au budget du dossier;
  • obtenir le consentement du superviseur des mandataires avant d'accepter la date d'un procès. Une fois la date d'un procès fixée, le mandataire et le superviseur des mandataires élaboreront conjointement un plan du dossier;
  • avertir le superviseur des mandataires de toute décision ou jugement négatif, de sorte qu'une décision soit prise en ce qui a trait à un appel et aux instructions au sujet des mesures appropriées à prendre;
  • soumettre à l'approbation du superviseur des mandataires toutes les propositions de règlement ou demandes de règlement en vue d'en obtenir l'autorisation.

4.7 Exigences en matière de facturation

Les mandataires doivent se conformer aux exigences en matière de facturation énoncées dans la neuvième partie des présentes conditions et aux exigences propres aux dossiers établies par le superviseur des mandataires. Ces exigences peuvent être définies dans la lettre de nomination et /ou l'énoncé de travail, ou selon les instructions du superviseur des mandataires pendant la durée de la nomination.

4.8 Formation / Documents de référence

Le ministère de la Justice fournit aux mandataires une copie de toutes les politiques pertinentes et des documents de formation élaborés par le Ministère liés au travail pour lequel les mandataires ont été nommés. Ces documents demeurent la propriété du gouvernement du Canada et doivent être rendus au superviseur des mandataires sur demande ou à la fin de la nomination de ceux-ci.

4.9 Participation à la formation interne

Les mandataires peuvent être tenus de participer à une formation interne et à des réunions sur des questions de fond et administratives en rapport avec leur nomination. En l'occurrence, le ministère de la Justice remboursera les frais et dépenses pertinents (les repas, l'hébergement et le transport) conformément aux normes établies en matière de voyage. Le Ministère ne paiera pas le temps consacré aux séances de formation ni le temps passé à se familiariser avec les documents de formation fournis par lui.

4.10 Obligations de soutien familial

Lorsqu'ils acceptent leur nomination, les mandataires doivent certifier qu'ils respectent toute ordonnance ou obligation alimentaire envers la famille auxquelles ils sont assujettis.

Cinquième partie : Relation de travail

5.1 Personne-ressource au ministère de la Justice

Le superviseur des mandataires est la personne-ressource principale du mandataire au ministère de la Justice en ce qui concerne les questions de politique, de droit, de procédure ou de facturation pouvant surgir pendant sa nomination. Au besoin, le superviseur des mandataires demande conseil aux autorités compétentes du ministère de la Justice conformément aux pratiques ministérielles. Le superviseur des mandataires sera identifié dans la lettre de nomination. Il se peut qu'un mandataire doive désigner une personne de son cabinet pour servir de personne-ressource principale, selon l'énoncé de la section 3.6. Le cas échéant, toutes les communications avec le ministère de la Justice devraient s'effectuer par l'entremise de cette personne désignée.

5.2 Rôles et responsabilités du superviseur des mandataires

Le superviseur des mandataires donne des directives aux mandataires, surveille et évalue leur travail, fait en sorte qu'ils soient informés des politiques ministérielles pertinentes, donne des conseils et apporte son aide au besoin. Le superviseur des mandataires a l'autorité de vérifier les comptes des mandataires au regard du caractère raisonnable des honoraires et des dépenses.

5.3 Partage des connaissances

Les conseillers juridiques du ministère de la Justice possèdent de vastes connaissances institutionnelles et politiques ainsi qu'une expertise juridique considérables dans certains domaines. Il importe de vérifier auprès du superviseur des mandataires le nom du ou des représentants du ministère de la Justice compétents qui pourraient donner aux mandataires des conseils précieux ou même des produits antérieurs, avant de se lancer dans la recherche. Les mandataires sont censés accéder à la jurisprudence informatisée, y compris aux formulaires et ententes, opinions et autres matériels ressources dans des bases de données tant internes qu'externes.

5.4 Approbation du superviseur des mandataires

Lorsque les conditions de nomination exigent que le mandataire obtienne l'approbation du superviseur des mandataires, celle-ci doit être obtenue par écrit avant d'agir. Exceptionnellement, le mandataire peut être obligé d'agir sans avoir obtenu préalablement l'approbation écrite du superviseur des mandataires. Dans ce cas, il doit aviser le superviseur des mandataires dès que possible et l'informer de la situation et des mesures prises.

5.5 Communication avec le ministère de la Justice

Le mandataire peut utiliser la langue officielle de son choix pour communiquer avec le ministère de la Justice.

5.6 Correspondance avec le ministère de la Justice

Les lettres adressées au ministère de la Justice doivent toutes porter le numéro de dossier de Justice attribué à la cause en question et les numéros de dossier et de facturation s'il y a lieu. Il faut s'abstenir de transmettre des documents de nature confidentielle ou délicate par télécopieur, sauf sur des lignes protégées approuvées par le ministère de la Justice.

Sixième partie : Gestion de l'information

6.1 Propriété des documents et dossiers

Tous les documents et matériels créés durant les travaux menés dans le cadre d'une nomination de mandataires sont la propriété du ministère de la Justice. Tout produit de recherche juridique, qu'il s'agisse de notes manuscrites, de courriels ou d'un mémoire juridique (à l'état d'ébauche ou officiel) est la propriété au ministère de la Justice. Les mandataires doivent faire en sorte qu'une copie de tous les produits de leur travail juridique soit versée dans les bases de données du Ministère. Les mandataires doivent se conformer aux procédures écrites reçus du superviseur des mandataires concernant la tenue des dossiers actifs et le retour ainsi que l'archivage des dossiers clos.

6.2 Exigences en matière de sécurité

Conformément à la Politique sur la Sécurité, les mandataires doivent s'assurer que tous les dossiers du ministère de la Justice sont bien protégés en tout temps conformément aux lignes directrices en matière de sécurité. Seules les personnes possédant une autorisation de sécurité appropriée peuvent avoir accès aux dossiers du ministère de la Justice. Voir la section 4.2 sur les Exigences en matière de sécurité et l'annexe xx concernant la politique du gouvernement en matière de sécurité.

6.3 Conservation, archivage et retour des dossiers

Tous les dossiers créés dans le cadre du travail du mandataire pendant la durée de sa nomination doivent être remis au ministère de la Justice une fois le dossier terminé, conformément aux instructions fournies par le superviseur des mandataires Les documents et dossiers du ministère de la Justice en possession d'un mandataire ne peuvent être détruits que sur autorisation écrite du superviseur des mandataires. À des fins de vérification, le mandataire doit conserver des dossiers sur les informations financières, notamment l'original des feuilles de temps et les preuves documentaires à l'appui des dépenses, pour une période de cinq ans après la fermeture d'un dossier. L'objectif de ces procédures est d'assurer une conformité avec la Loi sur lesarchives nationales, la Loi sur la sécurité nationale et la législation concernant l'accès à l'information.

Septième partie : communication de l'information

7.1 Confidentialité

La confidentialité doit être respectée à tout moment. Les membres des cabinets des mandataires ne peuvent pas discuter de questions juridiques relatives au ministère de la Justice en dehors des locaux du cabinet et avec leurs collègues qu'en cas de nécessité et uniquement dans l'intérêts du dossier.

7.2 Demandes de renseignements

Conformément à la politique du ministère de la Justice, seules les porte-parole désignés sont aptes à communiquer de l'information aux députés, aux représentants des médias ou au grand public. Un mandataire n'est pas un porte-parole désigné.

7.3 Obligation de donner avis

Les mandataires doivent signaler immédiatement au superviseur des mandataires toute demande de renseignements des médias. Il incombe au superviseur des mandataires de déterminer et de conseiller les meilleures marches à suivre. Les questions de routine, par exemple les dates de procès, n'ont pas à être signalées au superviseur des mandataires, sauf si les circonstances l'exigent.

7.4 Établir des contacts avec les médias

Sauf en ce qui a trait aux questions de routine, les mandataires ne doivent pas initier de contact avec les médias sur quelque question que ce soit pendant leur nomination, à moins d'avoir reçu des directives précises à cet égard de la part du superviseur des mandataires.

7.5 Questions relatives à l'accès à l'information

7.5.1 Opinions juridiques

Les mandataires ne doivent fournir aucune opinion juridique à des organismes d'application de la loi ou à des ministères fédéraux sur des demandes d'accès à l'information. Toute demande de cette nature doit être renvoyée immédiatement au superviseur des mandataires.

7.5.2 Traitement des demandes présentées en application de LAI et LPRP

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du ministère de la Justice est chargé du traitement de toutes les demandes présentées en application de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). Le paragraphe 4(1) de la LAI donne aux particuliers un droit d'accès aux documents relevant d'une institution fédérale, tandis que le paragraphe 12(1) de la LPRP donne aux particuliers un droit d'accès aux renseignements personnels les concernant et possédés par une institution fédérale. Aux fins de la LAI et de la LPRP, les dossiers des mandataires sont réputés « relever » du ministère de la Justice. Les mandataires doivent acheminer toutes les demandes d'accès au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du ministère de la Justice, conformément aux directives fournies par le superviseur des mandataires. Comme la LAI et la LPRP prévoient un délai strict de 30 jours, le mandataire doit agir rapidement en réponse à une demande du superviseur des mandataires. Les mandataires ne peuvent donner accès aux dossiers d'une autre institution fédérale ou d'un gouvernement provincial ou municipal au regard d'une demande reposant sur la LAI ou la LPRP. Ces demandes doivent être acheminées immédiatement au superviseur des mandataires.

Huitième partie Évaluation du rendement

8.1 Exigences en matière de gestion de la pratique

Les mandataires sont invités à s'engager à une philosophie de « meilleur(e) de la classe » et à s'efforcer de suivre des processus d'amélioration continue. Les mandataires devraient êtres prêts à rationaliser leurs processus de travail et à innover pour gérer le flux de leur travail. Les mandataires doivent assurer que tous les membres de l'équipe juridique ainsi que les autres membres de leur personnel reçoivent une orientation détaillée au début du travail avec le gouvernement fédéral, et les mandataires ne peuvent pas facturer les coûts de cette orientation. Les mandataires peuvent être appelé à surveiller et communiquer tout développement législatif et juridique qui pourrait intéresser le gouvernement fédéral.

8.2 Critères d'évaluation du rendement

Le ministère de la Justice cherche constamment des produits et services de grande valeur. À ce titre, le Ministère cherche à travailler avec des mandataires qui gèrent le rendement de façon proactive. Le ministère de la Justice peut évaluer périodiquement le rendement des mandataires afin de maintenir la norme de service élevée à laquelle on s'attend des mandataires du Procureur général du Canada. L'évaluation du rendement peut avoir une incidence sur le renouvellement du mandat d'un mandataire. Les critères de rendement comprennent notamment :

  • capacité de résoudre les problèmes de façon créatrice accompagnée de l'excellence technique, en tenant compte notamment des éléments suivants :
    • connaissance et habiletés an matière de négociation
    • compréhension de nos activités
    • pragmatisme juridique et esprit de décision
    • mode de pensée à valeur ajoutée et stratégique
    • volonté de recommander des risques bien fondés
    • capacité de respecter la stratégie et d'atteindre les objectifs énoncés dans le plan du dossier
    • clarté et certitude dans ses opinions et ses conseils
  • capacité de respecter le budget du dossier
  • qualité de la supervision et la délégation du travail aux niveaux appropriés des ressources
  • utilisation judicieuse et partage du produit du travail et de la technologie
  • compétences en gestion de projet
  • habiletés interpersonnelles
  • habiletés en communication orale et écrite
  • innovation dans l'avancement de stratégies (y compris les règlements) à l'avantage du gouvernement fédéral
  • capacité de se conformer :
    • aux instructions du superviseur des mandataires
    • aux politiques du ministère de la Justice et du gouvernement fédéral
  • capacité de fournir au client des services de qualité supérieure en tenant compte d'éléments tels que :
    • capacité d'inspirer confiance
    • capacité de répondre aux attentes définies
    • capacité d'écoute, d'accessibilité et de soutien
    • contribution au succès
    • réponse positive aux critiques.

Les critères d'évaluation du rendement peuvent être définis de façon plus détaillée dans la lettre de nomination et/ou l'énoncé de travail, ou dans les instructions que donnera le superviseur des mandataires pendant la durée de la nomination.

8.3 Surveillance du rendement

Le superviseur des mandataires ou un autre membre du ministère de la Justice se réserve le droit de communiquer périodiquement avec le mandataire pour discuter de sa satisfaction du service, du prix et du résultat.

8.4 Vérification des dossiers

Le ministère de la Justice se réserve le droit de vérifier périodiquement tous les documents créés et conservés par un mandataire dans l'exécution de son mandat pour s'assurer que les politiques ministérielles sont respectées et que les contrôles financiers appropriés sont appliqués. Le mandataire et le cabinet du mandataire doivent se conformer intégralement à la vérification.

Neuvième partie :Facturation

9.1 Services facturables

Le mandataire ne peut facturer que les services juridiques entrant dans le cadre de leur nomination. Les frais encourus pour la prestation de services juridiques ne peuvent être facturés que par le personnel autorisé conformément aux dispositions négociées en matière de rémunération et décrits dans la lettre de nomination. Les mandataires sont censés se conformer aux principes gouvernementaux d'économie, d'efficience et d'efficacité, compte tenu de l'obligation d'atteindre un équilibre entre l'importance du dossier pour le ministère de la Justice ou le ministère fédéral concerné et leur responsabilité professionnelle.

9.2 Services non facturables

Aucun frais ne peut être facturé pour le temps passé à éduquer des associés, des étudiants, des parajuristes ou du personnel technique. Aucun frais ne peut être facturé pour du temps passé à se déplacer entre le lieu de résidence et le lieu habituel de travail. Les frais encourus à la suite de services fournis par des membres du personnel non autorisé à cette fin conformément au mandat accordé ne sont pas facturables. Cela comprend les recherchistes, les bibliothécaires, les secrétaires, les adjoint(e)s administratifs(ves), les opérateurs et opératrices d'ordinateurs, les teneurs de livres, les agents des dossiers et les opérateurs et opératrices de traitement de texte. Le temps passé à des tâches administratives qui ne contribuent de une valeur ajoutée n'est pas facturable. Le travail administratif fait partie des frais généraux du mandataire et il ne peut donc par être facturé séparément. Voici des exemples de tâches administratives :

  • préparation de comptes
  • préparation de budgets
  • traitement de texte
  • traitement de document
  • ouverture et fermeture de dossiers
  • envoi et réception des messages télécopiés.

9.3 Limite quotidienne des heures facturables

Les honoraires sont assujettis à une limite quotidienne maximale établie dans la lettre de nomination. Les honoraires dépassant cette limite établie, y compris le temps de déplacement, ne seront pas permis. En cas de changement de situation, les honoraires réclamés au-delà de la limite permise doivent avoir été autorisés par écrit, au préalable, par le superviseur des mandataires.

9.4 Rémunération des mandataires

La rémunération d'un mandataire est négociée dans le contexte de la situation particulière du travail attribué et ne devrait pas être considérée comme un précédent dans une négociation ultérieure. La rémunération négociée est confirmée dans la lettre de nomination et toute demande de remboursement de frais pour services rendus conformément au mandat accordée devrait être soumise en conséquence.

9.5 Travail effectué par des stagiaires et des parajuristes

Si le superviseur des mandataires l'autorise, les mandataires peuvent faire appel à des parajuristes et à des stagiaires conformément aux règles de la société du barreau ou du Barreau. Le taux de rémunération des parajuristes et des stagiaires pour services rendus est énoncé dans la lettre de nomination. Les parajuristes et les stagiaires peuvent accomplir uniquement des tâches ou des activités qui exigent l'application d'habilités juridiques, de jugement et d'expérience acquises par une formation professionnelle et la pratique (le facteur de la « valeur légale ajoutée »). Bien que les mandataires puissent demander à leurs parajuristes et stagiaires d'accomplir des tâches de secrétariat, ils ne peuvent facturer ce temps.

9.6 Dépenses

9.6.1 Principe

Les mandataires se verront rembourser les dépenses nécessaires et raisonnables engagées dans la conduite des dossiers qui leur sont attribués. Il n'existe aucune définition ou limite de ce que constitue une dépense nécessaire. Les mandataires sont donc invités à respecter les principes régissant la dépense des derniers publics et les principes d'économie, d'efficience et d'efficacité dans la prestation de leurs services juridiques.

9.6.2 Renseignements à l'appui

La lettre de nomination établit un seuil de dépenses nécessitant une preuve de paiement. Sauf indication contraire, selon la pratique adoptée, toute dépense de plus de 25 dollars doit être accompagnée d'une preuve justificative. Il est donc recommandé que tous les reçus non soumis liés à des dépenses de moins de 25 dollars soient conservés au dossier en cas de besoin.

9.6.3 Dépenses importantes

La lettre de nomination établit un seuil des dépenses nécessitant l'approbation préalable du superviseur des mandataires. Sauf indication contraire, selon la pratique actuelle, Les mandataires doivent obtenir l'approbation écrite du superviseur des mandataires avant d'engager une dépense de plus de 500 $ et pour toutes les dépenses à l'égard desquelles une autorisation préalable écrite à l'appui de la demande de remboursement est requise en vertu des présentes conditions.

9.7 Frais généraux

9.7.1 Fournitures de bureau

Les frais liés aux fournitures de bureau, y compris des matériels réutilisables tels que des cartables, onglets, disquettes, etc. et des fournitures consommables tels que de la papeterie et des crayons, etc., ne sont pas facturables.

9.7.2 Téléphone

Les mandataires doivent utiliser les services téléphoniques à prix fixe de leur fournisseur. À ce titre, à moins d'indication contraire à la suite de négociations contenue dans la lettre de nomination, les coûts minutés liés aux interurbains ne peuvent pas être facturés.

9.7.3 Télécopies

Les mandataires doivent utiliser les services de son fournisseur de produits de communication à prix fixe. À ce titre, à moins d'indication contraire à la suite de négociations contenue dans la lettre de nomination, les coûts minutés liés aux télécopies transmises localement ou par interurbain ne peuvent pas être facturés.

9.7.4 Communication rapide

Les mandataires doivent utiliser les services de communication rapide à prix fixe de leur fournisseur. À ce titre, à moins d'indication contraire à la suite de négociations contenue dans la lettre de nomination, et à moins approbation préalable du superviseur des mandataires, les coûts liés à la communication rapide par télex, télégramme, messager ou tout autre mode de communication rapide ne sera pas payé.

9.7.5 Photocopies internes

Les mandataires doivent limiter l'utilisation de photocopieuses et se servir plutôt du courriel et autres échanges électroniques le cas échéant. À ce titre, à moins d'indication contraire à la suite de négociations contenue dans la lettre de nomination, et à moins approbation préalable du superviseur des mandataires, les coûts liés à la production interne de photocopies de documents ne seront pas payés.

9.7.6 Frais postaux

Les frais liés à la transmission de documents par les services de Postes Canada ne seront pas payés à moins d'indication contraire à la suite de négociations contenue dans la lettre de nomination, et à moins approbation préalable du superviseur des mandataires.

9.7.7 Système informatique /Frais d'Internet

Les frais liés à l'entretien et au fonctionnement de systèmes informatiques et d'accès à Internet ne seront pas payés.

9.7.8 Recherche juridique informatique

Les mandataires doivent utiliser des services à prix fixe de fournisseurs de bases de données en ligne. À ce titre, à moins d'indication contraire à la suite de négociations contenue dans la lettre de nomination, et à moins approbation préalable du superviseur des mandataires, les coûts liés à l'accès à des bases de données externes ne seront pas payés.

9.8 Dépenses diverses

9.8.1 Taxis

Le mandataire se verra rembourser les frais de taxis engagés selon son mandat. Les frais de déplacement entre son lieu de résidence et son lieu normal de travail ne seront pas couverts. L'original du reçu doit être joint à la demande de remboursement, que que soit le montant.

9.8.2 Frais de dépôt au tribunal

Les mandataires seront remboursés de leurs frais de dépôt au tribunal, conformément aux calendriers établis des tribunaux.

9.8.3 Frais des témoins experts

L'expression « témoin expert » comprend les experts dont les services sont requis uniquement dans les litiges en vue de préparer un rapport et de témoigner oralement devant un tribunal ou de fournir un soutien technique à l'avocat. Le superviseur des mandataires doit être consulté et doit donner son approbation avant de retenir les services d'un témoin expert.

9.9 Frais de déplacement

9.9.1 Principe

La réclamation pour frais de déplacement doit être demandée dans le cadre de la demande d'honoraires pour travaux effectués sur le dossier ayant exigé un déplacement. Toutes les demandes de remboursement des frais de déplacement visant le kilométrage, des frais d'hébergement et de repas sont assujettis aux lignes directrices déjà établies pour les mandataires, qui sont régulièrement mises à jour en fonction des normes du Conseil du Trésor. Pour calculer les allocations de voyage, les mandataires devraient communiquer avec le superviseur des mandataires.

9.9.2 Temps de déplacement

Si le mandataire doit se déplacer au-delà de 16 kilomètres de son lieu d'affaires habituel, le temps consacré au déplacement entre les deux endroits, par le moyen de transport le plus économique et le plus raisonnable, peut être facturé. Les demandes de remboursement de frais dépassant le maximum quotidien établi, y compris le temps de déplacement effectué ce jour là, ne seront pas acceptées.

9.9.3 Kilométrage

Le mandataire peut réclamer, à titre de déboursement, un montant fixe par kilomètre, conformément aux taux approuvés par le Programme des mandataires pour l'utilisation de la voiture particulière du mandataire. Aucune réclamation visant le kilométrage parcouru ne sera approuvée pour les trajets de moins de 16 kilomètres, aller seulement, du lieu d'affaires habituel du mandataire.

9.9.4 Repas

L'indemnité de repas, conformément aux allocations établies pour les déplacements, ne sera autorisée que si le déplacement du mandataire a été autorisé au préalable.

9.9.5 Hébergement

Les frais d'hébergement privé relatif à un déplacement autorisé pour affaires gouvernementales officielles, seront remboursés selon les règles établies concernant les voyages des mandataires. Pour ce qui est des frais d'hébergement commercial relatif à un déplacement autorisé doivent être prévus aux taux établis pour les employés du gouvernement et les fournisseurs désignés, selon les listes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada visant l'hébergement et la location de voitures, les mandataires doivent communiquer avec le superviseur des mandataires.

9.10 Taxe sur les produits et services (TPS) et taxe de vente harmonisée (TVH)

Dans la présente section, le terme TPS désigne également la TVH. La position du Ministère est que le traitement de la TPS par le mandataire, sur ses factures de services juridiques, dépend des faits et des principes de la loi. La Loi sur la taxe d'accise et le concept de mandat régissent cette question particulière et prévoient que la TPS s'applique différemment à certaines transactions facturées au Ministère, selon les circonstances. Le mandataire établirait le total de ses frais et ajouterait ensuite la TPS. Tous les déboursés font partie des services rendus, et sont donc taxables conformément à la Loi sur la taxe d'accise et au concept de mandat. Les types particuliers de déboursés et la façon de les facturer sont décrits ci-après :

  • Déboursés à l'égard desquels le mandataire aura droit à un crédit de taxe sur les intrants (CTI) :Le mandataire réclamerait la dépense, soustrairait le CTI et facturerait la TPS sur le solde de la facture.
  • Déboursés fondés sur des taux fixes ou des allocations. Le mandataire réclamerait la dépense et ajouterait la TPS. Pour faciliter l'exemple, les allocations de voyage établies pour les mandataires indiquent des allocations sans TPS.
  • Les déboursés pour lesquels le mandataire de reçoit pas le CTI ¨le mandataire réclame le montant payé et ajoute la TPS.
  • 9.11 Exemption de la taxe de vente provinciale

    Le gouvernement fédéral ne rembourse pas la taxe de vente provinciale sur les services juridiques des mandataires. Les mandataires pratiquant au Québec recevront un certificat d'exemption qu'ils devront signer si la taxe de vente du Québec ne s'applique pas.

    Dixième partie : Traitement des comptes

    10.1 Généralités

    Le ministère de la Justice examiner et taxe les comptes d'honoraires et de dépenses des mandataires pour services rendus et décide si les montants demandés sont raisonnables et déterminer la rémunération à laquelle a droit le mandataire. Le ministère de la Justice se réserve le droit de réévaluer les paiements, de mener des vérifications après paiement ou de demander des renseignements additionnels de la part des mandataires pour une période de cinq ans après la fermeture d'un dossier.

    10.2 Présentation des états de compte

    10.2.1 Généralités

    Les mandataires doivent présenter au fonctionnaire responsable du ministère de la Justice aux fins de vérification un état de compte détaillé selon les instructions contenues dans la lettre de nomination. Il importe de s'assurer que chaque compte porte sur un dossier ou sur un élément du travail attribué. La fréquence selon laquelle les mandataires doivent soumettre leurs états de compte doit être conforme aux instructions contenues dans la lettre de nomination et/ou dans l'énoncé de travail. À tout le moins, les mandataires devraient soumettre un état de compte de tous les services rendus et des frais encourus lors de la fermeture du dossier. L'exercice financier du gouvernement du Canada prend fin le 31 mars. Tous les mémoires de frais, complétés ou non, qui concernent du travail effectué avant cette date devraient être soumis selon les instructions ministérielles relatives à la fin de l'exercice financier.

    10.2.2 Demandes de paiement d'honoraires et de dépenses

    Une description détaillée des activités et du temps passé pour chacune d'elles devrait être présentée par ordre chronologique. Toutes les dépenses réclamées doivent être détaillées et correspondre au dossier approprié. Les états de comptes devraient être soumis ensemble, en même temps que les lettres de rapport et tous les dossiers, rapports et documents officiels.

    10.2.3 Formule de demande de paiement

    La « formule de demande de paiement » prescrite, qui est normalement fournir à tous les mandataires sous couvert d'une lettre de nomination, peut être utilisée pour soumettre un état de comptes pour services rendus et de dépenses subies après la nomination des mandataires. Les mandataires civilistes ont le choix d'utiliser le logiciel de facturation normalisée qu'utilise leur cabinet, à condition que tous les renseignements nécessaires demandés dans la formule de demande de paiement soient contenus dans leur document de facturation.

    10.2.4 Attestation des sommaires de certification

    Tous les comptes soumis par les mandataires doivent porter l'attestation suivante : Je certifie par la présente que les services décrits dans les présentes ont été fournis par moi ou des membres du cabinet qui y est désigné et que le présent mémoire de frais reflète véritablement la nature des services fournis, du temps investi, des honoraires réclamés, des dépenses engagées et de toutes les sommes reçues dans cette affaire.

    10.2.5 Numéros de dossier et de facturation

    Un numéro est assigné à chaque dossier attribué à un mandataire permanent ou ad hoc. Le mandataire sera avisé des numéros de dossier et de facturation dans sa lettre de nomination et doivent apparaître sur toutes les lettres et demandes de paiement pertinentes. Des omission ou des erreurs dans l'indication de l'un ou l'autre numéro risquent d'entraîner des retards dans le traitement du compte ou le renvoi au compte au mandataire pour correction.

    10.3 Vérification des comptes

    Le bureau responsable au ministère de la Justice examinera les comptes pour en assurer le caractère raisonnable, en s'assurant notamment des éléments suivants :

    • la conformité avec les conditions de la nomination;
    • les taux appropriés de rémunération ont été appliqués;
    • tous les honoraires et frais demandés sont raisonnables et nécessaires à la prestation de tous les services juridiques demandés;
    • toutes les activités ont été détaillées correctement;
    • les numéros de dossier et de facturation sont inscrits correctement sur le compte
    • toutes les dépenses sont bien détaillées et enregistrées en regard du dossier approprié;
    • toutes les dépenses réclamées sont raisonnables et nécessaires, approuvées correctement et justifiées par les reçus correspondants
    • tous les totaux sont corrects;
    • la TPS/TVH a été appliquée correctement aux honoraires, frais et dépenses;
    • le compte a été correctement attesté par le mandataire.

    10.4 Paiement

    À la suite du processus de vérification, les comptes « taxés » sont acheminés à la personne-ressources désignée au ministère ou organisme responsable du paiement sous couvert d'une lettre confirmant que le compte a été examiné par le ministère de la Justice et que le paiement devrait être effectué pour le montant spécifié. Une copie de la lettre est envoyée au mandataire pour l'aviser que le paiement est en cours de traitement.

    10.5 Recouvrement

    Le ministère de la Justice se réserve le droit de réévaluer les paiements, de mener des vérifications après paiement ou de demander des renseignements additionnels de la part des mandataires pour une période de cinq ans après la fermeture d'un dossier. Les mandataires doivent coopérer sans restriction aux vérifications après paiement et aux demandes de renseignements additionnels. Notamment, ils doivent s'assurer que les vérificateurs ont accès aux documents pertinents, répondre à toutes les demandes d'information et rembourser au gouvernement du Canada les sommes jugées versées en trop à l'issue de la vérification. Tous les montants dus à l'État doivent être remis au ministère de la Justice par chèque payable au Receveur général du Canada. Ces montants doivent être remis en totalité et ne doivent pas être portés au crédit du mandataire.

    10.6 Demandes de renseignements

    Toutes les demandes de renseignements concernant l'état de paiement d'un compte doivent être adressées directement à la personne-ressource désignée du ministère ou de l'organisme responsable du paiement. En cas de retard important, et si aucune satisfaction n'est obtenue auprès de la personne-ressource du ministère client, les mandataires doivent s'adresser au superviseur des mandataires pour obtenir son aide.

    Table des matières

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