Conditions relatives à la nomination de mandataires au Canada

14. Présentation des états de compte

14.1 Période facturation

Le mandataire doit, au minimum, facturer le Ministère à une fréquence trimestrielle.

L’exercice financier du gouvernement du Canada débute le 1er avril et prend fin le 31 mars de l’année suivante. Le mandataire doit facturer uniquement les services fournis et les dépenses engagées au cours d’un exercice donné et présenter tous les comptes (intermédiaires et définitifs) au plus tard le 10 avril du nouvel exercice pour le travail effectué au cours du précédent exercice, que le travail au dossier soit terminé ou non.

14.2 Demande de paiement d’honoraires

Le mandataire doit présenter tous les mois un état de compte détaillé au juriste instructeur à des fins de vérification. L’état de compte doit comporter une description détaillée des activités menées et du temps consacré à chacune d’elles par ordre chronologique. Chaque état de compte doit renvoyer à un dossier ou à un travail attribué.

La partie du compte portant sur les honoraires professionnels devrait être structurée de façon que le Ministère et le client puissent connaître ou déterminer aisément :

  • la description du travail exécuté;
  • le membre de l’équipe juridique du mandataire qui a exécuté le travail;
  • le taux horaire facturable de ce membre de l’équipe juridique du mandataire;
  • le nombre d’heures (et de dixièmes d’heure) consacrées au travail;
  • la date à laquelle le travail a été effectué;
  • le total des honoraires réclamés ainsi que la TPS/TVH et/ou la TVQ applicable;
  • une preuve du fait que l’autorisation préalable a été obtenue, s’il y a lieu.

14.3 Demande de paiement de débours

Le mandataire doit détailler et consigner tous les débours au dossier approprié et les structurer de sorte que le Ministère et le client puissent déterminer aisément :

  • le montant du débours ainsi que la TPS/TVH et/ou la TVQ applicable;
  • la nature du débours;
  • l’objet du débours;
  • la date à laquelle le débours a été engagé;
  • le total des débours ainsi que la TPS/TVH et/ou la TVQ applicable.

Sauf indication contraire, le Ministère exige que tout débours de plus de 50 $ soit accompagné d’une preuve justificative. Le mandataire doit en outre s’assurer que tous les reçus liés à des débours de moins de 50 $ soient conservés au dossier au cas où le Ministère les réclamerait.

Le mandataire doit soumettre les comptes en même temps que tous rapports ou documents exigés par le juriste instructeur.

14.4 Numéros de dossier et de facturation

Le mandataire doit s’assurer que les numéros de cas et de facturation apparaissant dans la lettre de nomination sont inscrits sur tous les comptes. L’omission d’un numéro ou l’inscription d’un numéro erroné risque d’entraîner un retard dans le traitement du compte ou le renvoi de celui-ci au mandataire pour correction.

14.5 Taxes

Les ministères et organismes fédéraux doivent payer les taxes applicables. Le taux de taxe à facturer est déterminé par la province ou le territoire dans lequel la fourniture est effectuée, soit le lieu de fourniture, et varie selon le genre de fourniture effectuée. Les règles sur le lieu de fourniture qui sont applicables se trouvent à l’adresse suivante : http://www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/gst-tps/gnrl/hst-tvh/menu-fra.html.

Dans les provinces participantes, la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente provinciale (TVP) ont été remplacées par la taxe de vente harmonisée (TVH). Dans les autres provinces et territoires, la TPS est imposée sur les produits et services taxables. Il peut aussi y avoir une taxe de vente provinciale ou une taxe de vente au détail en vigueur à laquelle le gouvernement peut ou non être exempté. Pour obtenir la liste des provinces participantes et les taux actuels de la TPS ou de la TVH de chaque province et territoire, le mandataire doit consulter le site suivant : http://www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/gst-tps/gnrl/menu-fra.html. Pour des renseignements additionnels, le mandataire doit consulter l’adresse suivante : https://apps.cra-arc.gc.ca/ebci/iesl/clicktotalk/ntr.action.

Il incombe entièrement au mandataire de facturer les taxes conformément aux lois applicables.

15. Examen des comptes des mandataires

Le Ministère est chargé de vérifier tous les comptes des mandataires avant que le paiement ne soit effectué. À cette fin, il examine le compte pour s’assurer qu’il est exact et complet, que les honoraires et dépenses sont raisonnables, eu égard aux services rendus, et qu’ils sont facturés conformément au mandat, à la lettre de nomination et aux présentes Conditions.

Lorsque le Ministère relève des problèmes liés aux services ou au compte, le juriste instructeur avise le mandataire dans les quinze (15) jours civils suivant la réception du compte en précisant le montant à corriger, à rajuster ou à mettre en suspens jusqu’à l’obtention d’éclaircissements ou de renseignements à l’appui de la part du mandataire, ainsi que des motifs connexes. Le Ministère vérifiera tout montant non contesté dans les quinze (15) jours civils suivant la réception du compte original, du compte rajusté ou des renseignements à l’appui.

16. Paiement

16.1 Période de paiement de trente jours

Ainsi que le prévoit la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques du Conseil du Trésor, la période normale de paiement du Canada est de trente (30) jours. La période de paiement est calculée à compter de la date de réception d’une facture du mandataire dont le format et le contenu sont acceptables. Un paiement est considéré en souffrance le 31e jour suivant cette date, et des intérêts seront calculés automatiquement, conformément à l’article 16.2 ici-bas.

Lorsque la facture du mandataire doit être corrigée, rajustée ou complétée par des renseignements justificatifs, la période de paiement de trente (30) jours recommence à courir dès la réception de la facture révisée ou du travail corrigé ou remplacé. Le défaut du Ministère d’aviser le mandataire dans les quinze (15) jours civils n’aura pour seule conséquence que le fait que la date stipulée au paragraphe qui précède servira uniquement à calculer les intérêts sur les comptes en souffrance, comme le prévoit l’article 16.2 ici-bas.

16.2 Intérêts sur les comptes en souffrance

Le Canada versera au mandataire des intérêts simples, au taux moyen majoré de 3 p. 100 par an, sur toute somme en souffrance à partir du premier jour où la somme est en souffrance jusqu’au jour qui précède la date de paiement inclusivement. Le mandataire n’est pas tenu d’aviser le Canada pour que l’intérêt soit payable.

Le Canada versera des intérêts conformément à cet article seulement si le Canada est responsable du retard à payer le mandataire.

Les définitions suivantes s’appliquent au présent article :

  • « taux moyen » désigne la moyenne arithmétique simple du taux d’escompte en vigueur chaque jour, à 16 h, heure de l’Est, pour le mois civil immédiatement antérieur à celui de la date de paiement;
  • « taux d’escompte » désigne le taux d’intérêt fixé de temps en temps par la Banque du Canada à titre de taux minimum auquel la Banque du Canada consent des avances à court terme aux membres de l’Association canadienne des paiements;
  • « date de paiement » désigne la date que porte le titre négociable tiré par le Receveur général du Canada afin de payer une somme exigible en vertu de la lettre de nomination;
  • « montant en souffrance » désigne la somme qui demeure impayée le lendemain du jour où elle est devenue exigible conformément aux présentes Conditions.

16.3 Comptes en souffrance

Le mandataire doit adresser toute demande de renseignements concernant l’état de paiement d’un compte au juriste instructeur.

17. Rendement du mandataire

17.1 Évaluation du rendement

Le Ministère peut mener des évaluations périodiques du rendement des activités du mandataire. L’examen peut avoir une incidence sur le renouvellement d’une nomination existante ainsi que sur les possibilités à prendre en compte en vue d’éventuelles nominations. Le juriste instructeur ou un autre représentant du Ministère peut communiquer périodiquement avec le mandataire pour discuter du rendement et obtenir des précisions et des éclaircissements concernant la satisfaction du service, le prix et les résultats.

Le Ministère peut définir des critères d’évaluation précis dans la lettre de nomination et/ou dans l’énoncé de travail, ou encore dans les instructions données pendant la durée de la nomination.

18. Résiliation de la nomination

La nomination d’un mandataire est laissée à la discrétion de la ou du PGC, qui peut y mettre fin à tout moment sans préavis.

Si le mandataire a fait une fausse déclaration dans sa présentation ou qu’il formule une fausse déclaration dans le cadre de la nomination, cette déclaration pourra entraîner la résiliation aux termes des présentes Conditions. Si le mandataire fait faillite ou devient insolvable, le Ministère pourra résilier immédiatement la nomination.

S’il choisit de mettre fin à la nomination en raison du rendement du mandataire, le Ministère peut réduire ou refuser une facture, déposer une plainte auprès de l’ordre professionnel pertinent ou engager des poursuites civiles contre le mandataire, selon les circonstances.

Dès la résiliation de la nomination, le juriste instructeur peut exiger du mandataire qu’il remette au Ministère, de la manière et dans la mesure qu’il précise, toute partie du travail complétée qui n’a pas été livrée avant la résiliation.

19. Vérification

19.1 Vérification de la conformité

Le Ministère se réserve le droit de vérifier tous les documents que le mandataire crée et conserve dans l’exécution de son mandat afin de s’assurer que la lettre de nomination et les présentes Conditions sont respectées. Le mandataire doit se conformer intégralement à toute vérification.

19.2 Vérification financière

Le mandataire doit tenir des comptes et des registres appropriés faisant état du coût d’exécution du travail ainsi que des dépenses ou engagements effectués à l’égard de ce travail, et il doit conserver les factures, les reçus et les pièces justificatives qui s’y rattachent.

Si les conditions de la nomination comprennent des paiements pour le temps consacré par le mandataire, ses employés, ses représentants ou ses sous-traitants à l’exécution du travail, le mandataire doit tenir un registre du temps réel consacré chaque jour par chaque personne à l’exécution de toute partie du travail.

À moins d’avoir obtenu le consentement écrit du Ministère pour leur disposition, le mandataire doit conserver tous les renseignements décrits au présent article pendant six (6) ans après le dernier paiement reçu dans le cadre de la nomination ou jusqu’au règlement des litiges ou réclamations en cours, selon la plus tardive des deux dates.

Durant ce temps, le mandataire doit mettre ces documents à la disposition des représentants du Canada pour vérification, inspection et examen. Les représentants du Canada pourront tirer des copies et prendre des extraits des documents. Le mandataire doit mettre à leur disposition les installations nécessaires à l’occasion de telles vérifications et inspections et fournir les renseignements que les représentants du Canada lui demandent à l’occasion en vue d’effectuer une vérification complète.

Le montant réclamé en vertu de la nomination, calculé conformément aux dispositions de la lettre de nomination concernant la rémunération, pourra faire l’objet d’une vérification du gouvernement avant et après le versement du montant. Si une vérification a lieu après le versement, le mandataire convient de rembourser immédiatement tout montant excédentaire à la demande du Canada. Le Canada peut retenir, déduire et prélever tout crédit dû en vertu du présent article et impayé de tout montant que le Canada doit au mandataire (y compris en vertu d’autres nominations). Si, à quelque moment que ce soit, le Canada n’exerce pas ce droit, il ne le perd pas.

20. Règlement des différends

En cas de désaccord concernant un aspect du travail, des instructions données dans le cadre de la nomination, des questions contractuelles ou de facturation, les parties tentent de régler le différend au moyen de négociations ou autres mécanismes de règlement des différends mutuellement acceptables.

Tous les renseignements communiqués durant les négociations ou les mécanismes de règlement des différends subséquents seront considérés comme des renseignements communiqués « sous toute réserve » aux fins des négociations en vue d’une entente et doivent être considérés comme des renseignements à caractère confidentiel par les parties et leurs représentants, à moins que la loi ne le prévoie autrement. Toutefois, une preuve, qui est autrement admissible ou qui pourrait être communiquée, ne saurait être rendue inadmissible ou non communicable du fait qu’elle a été utilisée pendant la négociation ou tout autre mécanisme de règlement des différends.

21. Avis

Tout avis prévu dans la nomination doit être donné par écrit et peut être remis en main propre, par messager, par courrier, par télécopieur ou par tout autre moyen électronique qui fournit un support papier du texte de l’avis. Il doit être envoyé à l’adresse de la partie qui en est le destinataire, selon les précisions des conditions de la nomination. L’avis prend effet le jour de sa réception à cette adresse. Tout avis destiné au Canada doit être envoyé au juriste instructeur.

22. Maintien de certaines dispositions

Les obligations des parties concernant la confidentialité, les déclarations et garanties prévues dans la lettre de nomination et les présentes Conditions ainsi que les dispositions dont il est raisonnable de présumer, en raison de la nature des droits et des obligations, qu’elles devraient rester en vigueur, demeurent applicables malgré l’expiration ou la résiliation de la nomination.

Date de modification :