Contribution à l’intention des organisations non gouvernementales - Guide

7.0 Vérifications de la conformité

Conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, le gouvernement peut verifier toute contribution accordée afin de s’assurer que les fonds publics ont été utilisés en conformité avec l’accord conclu entre la Couronne et le bénéficiaire. Par conséquent, les accords du ministère de la Justice du Canada contiennent une disposition sur la vérification qui prévoit que le Ministère a le droit de vérifier les comptes et les dossiers du bénéficiaire en vue de veiller au respect des conditions de l’accord.

7.1 Objectifs de la vérification

Au Canada, les comptables peuvent procéder à plusieurs types de vérification, mais dans la majorité des cas, ce sont des vérifications de la conformité qui sont effectuées dans le cadre des accords de contribution. En règle générale, ces vérifications visent à évaluer la mesure dans laquelle le bénéficiaire a respecté les différentes dispositions de l’accord, à certifier que les coûts engagés sont admissibles conformément à l’accord et à déterminer si le bénéficiaire a respecté les normes du Conseil du Trésor.

Les vérifications de la conformité mettent habituellement l’accent sur les dispositions financières de l’accord et sur l’évaluation de l’admissibilité et de l’exactitude des coûts faisant l’objet d’une demande de remboursement pour la période visée par l’accord. Ces vérifications visent aussi à examiner les recettes du projet, dans la mesure où ce genre de vérification est prévu dans l’accord.

7.2 Préparation en vue d'une vérification

La planification d’une vérification est toujours importante. En premier lieu, on communiquera avec le bénéficiaire en vue de lui demander de fournir au vérificateur des renseignements sur l’organisation, son personnel, son système comptable, les contrôles internes en place et toute autre information qui lui serait utile. En consultation avec le bénéficiaire, on fixera la date de la vérification et on déterminera le temps prévu pour la visite.

Avant la tenue de la vérification, il est utile de rassembler tous les documents dont le vérificateur aura probablement besoin au cours de sa vérification. Voici une liste non exhaustive des documents qui devraient être mis à la disposition du vérificateur :

7.3 Réunion initiale

Avant d’entamer la vérification, une réunion initiale est habituellement tenue avec les représentants du ministère de la Justice du Canada, le bénéficiaire et les vérificateurs. La personne qui représente l’ONG devrait aussi participer à la réunion, de même que le comptable et/ou la personne responsable de la gestion financière de l’accord.

Au cours de la réunion, le vérificateur expliquera les objectifs de la vérification et se renseignera sur la façon la plus efficace d’avoir accès aux documents requis. Des procédures seront établies pour le repérage des documents requis par le vérificateur au fur et à mesure que progressera la vérification. L’accès aux dossiers et aux photocopieurs devra également faire l’objet de discussions.

Cette réunion servira également à définir les responsabilités des membres du personnel du bénéficiaire en ce qui a trait aux questions financières et à présenter officiellement les vérificateurs à ces employés afin de faciliter les entretiens au cours de la vérification.

Dans certains cas, une visite peut être faite par un agent financier ou un vérificateur du ministère de la Justice du Canada plusieurs semaines avant la vérification afin de déterminer l’étendue de la vérification et des procédures de contrôle interne, de choisir des échantillons à l’avance et de s’assurer que tous les documents seront disponibles au moment d’entamer la vérification.

7.4 Procédures de la vérification

Les vérifications sont habituellement menées par des comptables accrédités indépendants, conformément aux normes de vérification généralement reconnues (NVGR), telles qu’elles ont été définies par l’Institut canadien des comptables agréés (ICCA). Le ministère de la Justice du Canada peut exiger cependant que son propre personnel procède à la vérification.

Une vérification permet de formuler une opinion sur l’admissibilité, l’exactitude et le caractère raisonnable des montants faisant l’objet d’une demande de remboursement par rapport à l’accord, ainsi que de déterminer si le bénéficiaire a respecté les conditions énoncées dans l’accord. En règle générale, la vérification comprend des entrevues, l’examen des documents et des dossiers, une évaluation du système comptable, une évaluation de la qualité des contrôles internes et la vérification d’un certain nombre de transactions. Les chèques émis pour le paiement des dépenses du projet peuvent également faire l’objet d’un examen.

Le vérificateur peut évaluer la qualité de la gestion et des processus de contrôle liés aux questions telles que les achats, l’examen et l’approbation des factures, la sous-traitance, la gestion des feuilles de paie, la facturation, le codage des comptes et la saisie des données. Toute recommandation sera notée par le vérificateur dans le rapport de vérification.

Pour effectuer une vérification, le vérificateur devra se fier aux mesures de contrôle interne mises en place par le bénéficiaire. Ainsi, le vérificateur entreprendra habituellement sa vérification en posant aux bénéficiaires des questions sur les mécanismes de contrôle interne de l’organisation, ce qui peut aider à diminuer le risque d’erreurs.

Plus le système et les contrôles internes sont fiables, moins le vérificateur devra travailler pour obtenir un niveau d’assurance suffisamment élevé pour lui permettre de formuler une opinion sur l’exactitude des dépenses faisant l’objet d’une demande de remboursement et sur le degré d’observation des dispositions financières de l’accord. Les vérifications peuvent être faites de façon aléatoire ou en conformité avec les critères choisis par le vérificateur. Dans tous les cas, le vérificateur fournira au bénéficiaire une liste des transactions à vérifier et demandera à voir les documents originaux à l’appui de ces transactions.

7.5 Piste de vérification

Pour que le vérificateur soit en mesure de procéder à une vérification, et ensuite de formuler une opinion sur les montants réclamés par le bénéficiaire, il doit y avoir une piste de vérification. Cette piste devrait permettre au vérificateur d’établir des liens entre les renseignements présentés dans les rapports financiers et ceux qui se trouvent dans les documents originaux connexes. De plus, cette piste de vérification devrait permettre d’établir des liens entre les renseignements qui se trouvent dans les rapports financiers et le système comptable de l’organisation (comptes du grand livre général) et ensuite entre les comptes du grand livre général et les documents originaux connexes. L’établissement de tels liens se fait habituellement au moyen de numéros ou de codes de référence associés à chacune des transactions enregistrées dans le système.

Le bénéficiaire devrait effectuer les rapprochements de comptes périodiquement afin de veiller à ce que les montants indiqués dans la demande de remboursement concordent avec ceux inscrits dans les comptes du grand livre général. Ces rapprochements devraient être documentés et versés au dossier.

Le système de classement d’une organisation est un autre élément qui a une incidence directe sur la qualité de la piste de vérification, et donc sur la capacité du vérificateur de suivre cette piste. Plus le système de classement est efficace (et facile à comprendre), plus il sera facile de suivre la piste de vérification et plus rapidement les renseignements pourront être trouvés et récupérés au cours de la vérification.

Un bon système de classement devrait avoir les caractéristiques suivantes :

  • les documents des fichiers devraient être classés en ordre chronologique, et les fichiers en ordre alphabétique ou numérique;
  • les fichiers devraient être entreposés dans un seul endroit;
  • les documents devraient être protégés de la détérioration, de la perte et du vol;
  • seule une personne devrait être responsable de l’entretien du système de classement;
  • un système devrait être mis en place afin de tenir compte des documents sortis des fichiers.

Si certains documents liés à un projet ont déjà été archivés avant la vérification, ceux-ci devraient être récupérés des archives par le bénéficiaire et mis à la disposition des vérificateurs. Tous les éléments de la piste de vérification qui mènent à ces documents devraient demeurer intacts.

7.6 Aide du bénéficiaire

Habituellement, le vérificateur aura besoin de l’aide des membres du personnel du bénéficiaire pour trouver et récupérer certains documents requis et les photocopier au besoin. La disponibilité du personnel du bénéficiaire au cours de la vérification devrait donc être prévue. De plus, il devrait prévoir un lieu de travail pour les vérificateurs, de préférence une salle qui peut être verrouillée le soir afin de garantir la sécurité et la confidentialité des documents.

Au cours de la vérification, des entrevues seront menées auprès des membres du personnel afin d’obtenir des renseignements, entre autres, sur leurs fonctions, les mesures de contrôle mises en place, les systèmes et les méthodes. Par conséquent, il est important que les membres du personnel soient informés de la vérification et qu’ils sachent que leur collaboration pourrait être requise.

7.7 Séance d'information à l'intention du bénéficiaire

Une fois la vérification terminée, une séance d’information est habituellement tenue avec les représentants du bénéficiaire afin de présenter oralement les constatations générales de la vérification et de fournir une liste des questions en suspens ou des documents demandés qui n’ont pas encore été fournis par le bénéficiaire. Cette séance a tout simplement pour but d’informer l’organisation des constatations générales avant qu’elle ne reçoive la version préliminaire du rapport de vérification.

Les normes de vérification généralement reconnues au Canada exigent que la personne qui fait l'objet d'une vérification reçoive la version préliminaire du rapport de vérification de façon à ce qu'elle puisse approuver les résultats de la vérification et fournir des commentaires par écrit.

Date de modification :