Contribution à l’intention des organisations non gouvernementales - Guide

Terminologie

Les définitions qui suivent sont de mots et expressions dans le document qui sont en caractères gras et suivis d’un astérisque.

Appel d’offres
(call for tender) : invitation officielle, lancée à des fournisseurs ou à des entrepreneurs éventuels, de soumissionner dans le cadre d’un travail ou d’un projet.
Autorisation de voyage
(travel authorization) : formulaire accordant préalablement à l’employé l’autorisation de voyager. Le formulaire contient habituellement des renseignements tels que le nom de l’employé, la date de départ, la destination, la durée du voyage et la raison de celui-ci, ainsi que la signature de l’employé et de son supérieur.
Balance de vérification
(trial balance) : liste de tous les soldes des comptes du grand livre général à une date précise (fin d’exercice) qui est présentée en deux colonnes (soldes débiteurs et soldes créditeurs).
Base de répartition
(allocation base) : base ou justification utilisée en vue de répartir les coûts communs entre des projets ou des centres de coûts précis (p. ex., heures travaillées, nombre de pieds carrés occupés, unités produites, etc.).
Bon de commande
(purchase order) : formulaire utilisé en vue de passer une commande de biens ou de services auprès d’un fournisseur.
Codage
(coding) : mesure permettant de désigner chaque compte du grand livre général à l’aide d’un numéro ou d’un code particulier ou l’inscription d’une transaction dans le système comptable au moyen de codes précis afin d’identifier chaque compte concerné.
Contributions
(contributions) : transfert conditionnel de fonds à un bénéficiaire à une fin précise et assorti de conditions particulières, auxquelles le bénéficiaire doit se conformer.
Contrôle interne
(internal control) : ensemble de règles et de procédures définies par l’organisation en vue d’assurer la préservation de l’actif de l’entité, la fiabilité de l’information financière, l’efficience ou l’utilisation optimale des ressources et le respect des politiques établies.
Date d’entrée en vigueur
(effective date) : date du début de la période visée par l’accord signé.
Déficit du projet
(project deficit) : excédent des charges, y compris les dépenses en nature, sur les recettes du projet.
Délégation de pouvoirs
(delegation of authority) : autorisation officielle accordée à un employé de signer ou d’agir au nom d’une autre personne (habituellement son superviseur), de façon permanente ou temporaire.
Demande de fonds
(cash requisitions) : formulaire qui doit être rempli chaque fois qu’une personne demande des fonds de la petite caisse. Il doit être signé par la personne qui reçoit les fonds et doit contenir une explication sur l’utilisation de ceux ci.
Dépense en nature
(in-kind expense) : dépense payée autrement qu’en argent comptant (p. ex., dons de biens et de services, temps consacré, ou locaux alloués, etc.).
Dépense indirecte
(indirect expense) : charges liées à la gestion générale d’une organisation, et non à un projet précis (p. ex., téléphone, télécopieur, services publics, assurances, location, frais postaux, fournitures de bureau, entretien du bureau et salaires indirects, notamment ceux du personnel de l’administration d’une organisation dans son ensemble, p. ex., le personnel des ressources humaines).
Écriture de journal
(journal entry) : toutes inscriptions des opérations dans un journal (grand livre général, journal des ventes, livre de paie, journal des achats, etc.).
Encaisse
(cash flow) : situation de trésorerie à un moment donné (historique ou futur), qui permet de déterminer les excédents et les besoins de trésorerie.
États financiers normalisés
(standard financial statements) : comprend habituellement un bilan et un état des résultats qui tiennent compte de toutes les activités d’une organisation.
État financier vérifié
(audited financial statement) : tout état ou rapport vérifié par des vérificateurs indépendants et pour lequel une opinion a été émise.
États financiers intérimaires
(interim statements of revenues and expenditures) : rapport ou état préparé à une date donnée durant l’exercice ou pour une période se terminant à une date différente de celle de la fin de l’exercice.
Feuille de temps
(time sheet) : rapport de comptabilisation du temps d’un employé qui peut être produit à la main ou par voie électronique et qui fait état des heures travaillées à différents projets chaque jour de la semaine.
Grand livre général
(general ledger) : livre comptable qui contient tous les comptes d’actif, de passif, de capitaux propres, de produits et de charges de l’entité et où sont consignés toutes les transactions et les renseignements qui s’y rapportent.
Marché de sous-traitance
(subcontract) : marché conclu par un bénéficiaire avec un sous traitant chargé d’exécuter une partie ou l’ensemble des tâches énoncées dans l’accord.
Paiement anticipé
(advance payment) : paiement effectué en vertu d’un accord de contribution avant l’exécution de la partie de l’accord pour laquelle le paiement est fait. Le montant d’un paiement anticipé est limité aux besoins de trésorerie immédiats d’après les prévisions mensuelles d’encaisse fournies par le bénéficiaire en tenant compte de tout paiement anticipé non réglé.
Paiement régulier
(progress payment) : paiement versé à un bénéficiaire tout au long du projet sur presentation d’une demande de paiement provisoire (annexe B) ou d’un rapport financier intérimaire en fonction du montant total du déficit du projet moins les paiements anticipés (s’il y a lieu) et de la limite de retenue de garantie précisée dans l’accord.
Plan comptable
(chart of accounts) : liste de tous les comptes et codes financiers faisant partie du système comptable d’une organisation.
Rapprochement bancaire
(bank reconciliation) : état comptable faisant ressortir à une date donnée les differences entre le solde indiqué dans le relevé de compte bancaire et celui du compte correspondant dans le grand livre général.
Retenue de garantie
(holdback) : pourcentage de la contribution maximale qui n’est payable que lorsque toutes les exigences en matière de finances et de rapports ont été satisfaites.
Subventions
(grants) : soutien financier accordé à un bénéficiaire à une fin précise et qui n’est habituellement pas assorti de conditions restrictives.
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