Trois ans déjà : Le mentorat au ministère de la Justice et au Service des poursuites pénales du Canada

Faits saillants

  • Les données extraites de la base de données administrative du Programme national de mentorat (PNM) révèlent qu'au 31 mars 2011, en tout 448 associés avaient été jumelés à 341 mentors au ministère de la Justice du Canada (JUS). Au Service des poursuites pénales du Canada (SPPC), il y a eu jumelage entre 37 associés et 29 mentors. Un quart (25 %) des personnes provenant de JUS et 13 % de celles provenant du SPPC qui étaient inscrites au PNM avaient déclaré faire partie de l'un des trois groupes désignés aux fins de l'équité en matière d'emploi (les Autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles).
  • Aux fins de cette étude, 160 associés et 118 mentors (36 % des personnes jumelées provenant de JUS et du SPPC) ont répondu à un sondage électronique. Des entrevues en profondeur ont également été menées auprès de 24 personnes. Parmi les répondants au sondage qui se sont déclarés volontairement, 36 % des associés et 15 % des mentors étaient membres d'un groupe désigné.
  • Près des trois quarts des associés (74 %) et des mentors (75 %) se sont dit satisfaits ou très satisfaits du PNM. Parmi les membres des groupes désignés, 75 % des associés et 76 % des mentors étaient satisfaits ou très satisfaits du PNM.
  • La majorité des associés (80 %) et des mentors (86 %) recommanderaient volontiers le PNM à d'autres personnes.
  • La majorité des associés (84 %) et des mentors (88 %) se sont dit satisfaits ou très satisfaits de leur relation de mentorat. Chez les membres des groupes désignés, 82 % des associés et 93 % des mentors étaient satisfaits ou très satisfaits de leur relation.
  • Plus de la moitié (60 %) des associés interviewés ont indiqué qu'ils étaient satisfaits ou très satisfaits du processus de jumelage.
  • Environ un tiers des répondants au sondage électronique ont indiqué ne pas s'être prévalus des services offerts par le PNM, notamment le site intranet, les séances d'orientation et les divers services offerts par le personnel du PNM.
  • Les associés et les mentors en cours de relation ou dont la relation de mentorat était terminée ont déclaré qu'ils avaient retiré un certain nombre de bénéfices de cette relation. Les mentors ont constaté que leur participation au programme n'avait entraîné aucun coût.
  • Les répondants au sondage et les personnes qui se sont prêtées aux entrevues en profondeur ont formulé des suggestions utiles sur la manière d'améliorer le PNM et le mentorat. Voici quelques-unes de leurs suggestions : maintenir le contact avec les associés et les mentors après la séance d'orientation; dispenser de la formation formelle et informelle sur des sujets comme la différence entre l'encadrement et le mentorat, la façon de terminer une relation et d'autres sujets similaires; explorer les possibilités de réseautage avec d'autres mentors ou d'autres associés; reconnaître le temps et l'énergie que consacrent les mentors à la relation

Résumé

En octobre 2008, le ministère de la Justice (JUS) et le Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) ont lancé le Programme national de mentorat. Le programme définit le mentorat comme : « … une relation d'apprentissage dans laquelle le mentor et l'associé ont la possibilité d'apprendre, de partager, de s'épanouir, non seulement sur le plan professionnel, mais également dans leur vie personnelle (Guide d'orientation du PNM 2011, 3) ». Le mentorat est une priorité du Ministère, et le PNM a pour but de faciliter la création d'une relation de soutien. Les objectifs du PNM se déclinent en trois volets :

  1. favoriser l'apprentissage par le transfert de connaissances;
  2. créer un milieu de travail plus diversifié et inclusif;
  3. former les chefs de file d'aujourd'hui et de demain.

Le PNM est conçu comme un programme facilité en ce sens que bien qu'il procure un certain soutien et une certaine structure, le succès de la relation de mentorat repose sur les mentors et les associés (Guide d'orientation du PNM 2011, 2).

Pour l'exercice 2011-2012, le PNM est axé sur l'élaboration et la mise en œuvre d'un programme automatisé de jumelage. Parmi les nombreux indicateurs de succès du programme, trois ont été choisis pour orienter les travaux à court terme :

  1. respecter la norme de service du programme selon laquelle un jumelage doit être réalisé à l'intérieur d'un délai de 90 jours;
  2. obtenir un taux de satisfaction global de 80 % chez les participants;
  3. accroître la satisfaction au travail chez les participants.

Le but de ce projet était de mieux comprendre l'impact du PNM pour les associés et les mentors du ministère de la Justice et du Service des poursuites pénales du Canada. Quatre grandes questions de recherche ont été abordées dans cette étude, autour de trois indicateurs du succès :

  1. Quelle est la satisfaction globale des mentors et des associés à l'égard du Programme national de mentorat?
  2. Quelle est la satisfaction globale des mentors et des associés pour ce qui est de la relation de mentorat?
  3. Quels sont certains des bénéfices du PNM (pour l'associé ou le mentor)? Par exemple, est-ce que le programme :
    1. a accru la satisfaction au travail? Si oui, de quelle manière?
    2. a suscité de nouvelles possibilités de développement professionnel? Si oui, de quelle manière?
    3. a permis aux mentors et/ou aux associés de resserrer leur appartenance à JUS et/ou au SPPC? Si oui, de quelle manière?
    4. a permis aux mentors et/ou aux associés de réfléchir à des façons différentes de régler les problèmes auxquels ils sont confrontés en tant que mentors et associés?
    5. a permis d'accroître la compréhension des valeurs de l'organisation?
    6. a favorisé le maintien de l'effectif à JUS et/ ou SPPC?
    7. a élargi le réseau de contacts des mentors et/ou des associés? Si oui, en quoi est-ce important?
    8. a été pris en compte dans la décision de se joindre à JUS ou au SPPC?
  4. Quels sont certains des coûts d'une telle relation (pour l'associé, pour le mentor ou pour les deux)? Mentionnons comme exemples de coûts le temps qu'il faut investir dans la relation, des sentiments négatifs (frustration, etc.) lorsque les progrès tardent à se concrétiser ou d'autres problèmes.

Méthodologie

Les données de cette étude ont été recueillies en juillet et août 2011 et proviennent de trois sources principales :

  1. un sondage électronique auquel ont participé 160 associés et 118 mentors actuellement en jumelage ou qui l'ont été dans le passé. Plus du tiers (36 %) des personnes ayant reçu le sondage y ont répondu. Parmi les répondants qui se sont déclarés volontairement, 36 % des associés et 15 % des mentors étaient membres d'un groupe désigné aux fins de l'équité en matière d'emploi (les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles). Le sondage électronique comprenait des questions sur le PNM et sur la satisfaction des répondants envers le programme;
  2. des entrevues en profondeur auprès de 15 associés et de 9 mentors comportant des questions sur les bénéfices et les coûts du programme et du mentorat et invitant toute suggestion à l'égard du programme;
  3. la base de données administrative du Programme national de mentorat qui a fourni de l'information démographique sur les participants au programme et sur le nombre de membres qui n'avaient pas été jumelés à l'intérieur d'un délai de 90 jours.

Résultats de l'étude

Information sur le Programme national de mentorat

Les données tirées de la base de données administrative du Programme national de mentorat révèlent qu'au 31 mars 2011, 957 personnes provenant de JUS s'étaient inscrites au PNM à titre de membre ou de participant, ce qui représente 17 % des 5 659 employés et gestionnaires de JUSNote de bas de la page 1. Le nombre de personnes de JUS et du SPPC participant au programme augmente constamment depuis le lancement du programme en octobre 2008. Au SPPC, une personne sur dix (11 %) de l'effectif de cette organisation participait au PNM, soit 104 personnes sur 975.

Pour ce qui est du jumelage, 448 associés et 341 mentors du ministère de la Justice du Canada et 37 associés et 29 mentors du Service des poursuites pénales du Canada avaient été jumelés. Un quart (25 %) des personnes provenant de JUS et 13 % des personnes provenant du SPPC qui étaient inscrites au PNM avaient déclaré faire partie de l'un des trois groupes désignés aux fins de l'équité en matière d'emploi (les Autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles).

Les répondants au sondage ont dit avoir appris l'existence du PNM par l'entremise de différentes sources, notamment la brochure du PNM et les recommandations de collègues et de gestionnaires.

Les résultats qui suivent combinent les réponses des participants de JUS et du SPPC.

Satisfaction à l'égard du Programme national de mentorat

Près des trois quarts des associés (74 %) et des mentors (75 %) se sont dit satisfaits ou très satisfaits du PNM, et 60 % des associés sondés se sont dit satisfaits ou très satisfaits du processus de jumelage. Parmi les membres des groupes désignés, 75 % des associés et 76 % des mentors étaient satisfaits ou très satisfaits du PNM.

En outre, la grande majorité des associés (80 %) et des mentors (86 %) recommanderaient volontiers le PNM à d'autres personnes.

On a aussi demandé aux répondants au sondage d'indiquer dans quelle mesure le site intranet, les séances d'orientation, et les services offerts par le personnel du programme étaient utiles. Bien que de nombreux répondants aient trouvé ces services utiles, nombreux étaient ceux qui ne les avaient jamais utilisés. On leur a aussi demandé d'évaluer leur satisfaction à l'égard des services offerts par le personnel du programme, en particulier si les demandes étaient traitées avec diligence, si le personnel répondait bien aux besoins des participants et s'il était bien informé. Plus de 40 % des associés et des mentors se sont dit satisfaits ou très satisfaits des services fournis par le personnel du PNM. Environ un tiers des associés (de 28 à 33 %) et presque la moitié des mentors (de 42 à 45 %) n'avaient jamais eu recours aux services offerts par le personnel du programme.

Relations de mentorat actuelles

La majorité des associés (89 %) et des mentors (84 %) qui ont répondu au sondage sont actuellement dans une relation de mentorat. Bon nombre de ces associés (39 %) et de ces mentors (48 %) entretiennent cette relation depuis un an ou deux. Un peu moins du quart (24 %) des associés rencontrent leur mentor une fois par période de six à dix semaines, et un autre quart (24 %), une fois par période de trois ou quatre mois. Un tiers des mentors rencontrent leur associé une fois par mois. La majorité de ces rencontres ont lieu en personne et durent environ une heure.

Les associés et les mentors ont mentionné un certain nombre de bénéfices découlant de leur relation de mentorat actuelle. Près des trois quarts (74 %) des associés se sont dit satisfaits des progrès réalisés en vue d'atteindre les buts qu'ils s'étaient fixés dans le cadre de leur relation. Qui plus est, une majorité d'associés ont indiqué que leur relation de mentorat les avait aidés à penser différemment les problèmes éprouvés au travail (76 %) et à mieux comprendre les valeurs et la culture de l'organisation (69 %). Un peu moins de la moitié des associés ont noté que la relation de mentorat avait amélioré leur satisfaction au travail (49 %). La majorité des mentors ont indiqué que le mentorat avait été une utilisation valable de leur temps (93 %), une expérience d'apprentissage (86 %), et les avait aidés à se sentir comme s'ils avaient quelque chose à contribuer à l'organisation (86 %). En outre, les mentors qui ont participé aux entrevues ont déclaré que leur participation au PNM n'avait entraîné aucun coût.

Globalement, la majorité des associés (84 %) et des mentors (88 %) se sont dit satisfaits de leur relation de mentorat. Parmi les membres des groupes désignés aux fins de l'équité en emploi, 82 % des associés et 93 % des mentors se sont dit satisfaits ou très satisfaits de cette relation.

Relations terminées

Dix-huit associés et 21 mentors avaient été dans une relation de mentorat qui était terminée. Il y avait une assez grande variation pour ce qui est de la durée de la relation et la fréquence à laquelle les associés et les mentors se rencontraient. Tout comme pour ceux actuellement en mentorat, la majorité des associés et des mentors dont la relation de mentorat était terminée avaient eu des rencontres en personne et la majorité de celles-ci avaient duré environ une heure.

Parallèlement à ceux qui poursuivent leur relation, les associés et les mentors dont la relation était terminée ont précisé qu'ils avaient tiré un certain nombre de bénéfices de leur relation. Des 13 associés qui avaient abordé avec leur mentor les objectifs qu'ils souhaitaient atteindre grâce à leur relation de mentorat, nombreux sont ceux (n = 8) qui se sont dit satisfaits des progrès qu'ils avaient accomplis vers ces objectifs.

En outre, les associés et les mentors dont la relation était terminée ont décrit les mêmes bénéfices de leur relation que ceux dont la relation se poursuivait, notamment une compréhension accrue des valeurs et de la culture de l'organisation, tant chez les associés que chez les mentors, et le sentiment que cette relation avait été une utilisation valable de leur temps. Dans l'ensemble, une forte proportion des associés et des mentors dont la relation était terminée se sont dit satisfaits de celle-ci et beaucoup ont indiqué qu'ils n'hésiteraient pas à en commencer une autre.

Autres commentaires et suggestions

Les associés et les mentors qui ont participé aux sondages et aux entrevues ont fourni nombre d'observations et de commentaires importants qui pourraient servir à améliorer le PNM. Beaucoup de répondants ne comprenaient pas très bien le but précis du programme – c.-à-d. le PNM lui-même et non la relation de mentorat – et certains ont suggéré que le programme fasse l'objet d'une promotion accrue afin de mieux le faire connaître. De plus, certains répondants ont signalé les difficultés que peuvent éprouver les personnes qui sont dans une relation de mentorat à distance, et ils ont fait valoir l'utilité d'allouer des ressources pour faciliter une première rencontre en personne et le recours à différentes formes de technologie pour les rencontres subséquentes. Les répondants estiment aussi qu'il faudrait faire plus si l'on veut comprendre comment les membres des groupes désignés aux fins de l'équité en emploi bénéficient du PNM. Il y a aussi une inquiétude manifeste que vu les restrictions budgétaires dans l'ensemble du gouvernement, le PNM pourrait être une cible facile.

Les répondants ont formulé les suggestions suivantes : maintenir le contact avec les associés et les mentors après la séance d'orientation; dispenser une formation formelle et informelle sur des sujets comme la différence entre l'encadrement et le mentorat, la façon de terminer une relation et d'autres sujets similaires; explorer les possibilités de réseautage avec d'autres mentors ou d'autres associés; reconnaître le temps et l'énergie que consacrent les mentors à la relation.

Conclusion

Les résultats de cette étude indiquent que la majorité des associés et des mentors qui ont répondu au sondage sont satisfaits du Programme national de mentorat en soi et de leur relation de mentorat. Les répondants disent avoir tiré un certain nombre de bénéfices de leur participation au PNM, et les mentors constatent que leur participation n'a entraîné aucun coût pour eux.

Bien que les résultats de cette étude ne puissent être généralisés au PNM dans son ensemble, les résultats du sondage indiquent que le programme répond dans une large mesure aux indicateurs de succès qui ont été fixés. Les données administratives confirment que le premier indicateur de succès, à savoir la norme du délai de 90 jours pour jumeler un associé et un mentor, a été réalisé. Le deuxième indicateur selon lequel il fallait atteindre un taux de 80 % de satisfaction globale chez les participants au PNM a également été réalisé. Les trois quarts des répondants se déclarent satisfaits du programme et une autre proportion de 19 % se dit neutre. En outre, plus de 80 % des participants se sont dit satisfaits de leur relation de mentorat. Enfin, le troisième indicateur de succès, soit le fait que le PNM a amélioré la satisfaction au travail, semble aussi s'être réalisé. Près de la moitié (49 %) des répondants au sondage constatent que leur relation de mentorat a amélioré leur satisfaction au travail dans une large mesure ou dans une certaine mesure, alors que pour d'autres (21 %), l'amélioration a été peu importante.

Bon nombre de répondants ont formulé des suggestions judicieuses et réalistes visant à améliorer le programme. Les membres entrevoient avec beaucoup d'enthousiasme la continuation du programme et souhaitent même le voir renforcé. Ils estiment qu'un PNM renforcé serait mieux à même de soutenir et de solidifier la relation de mentorat et favoriserait une culture de mentorat au sein du ministère de la Justice et du Service des poursuites pénales du Canada.

Mon rôle de mentor a été l'expérience la plus enrichissante de mon travail.

Mentor

L'élément le plus important de mon expérience de mentorat a été mon mentor.

Associé

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