Trois ans déjà : Le mentorat au ministère de la Justice et au Service des poursuites pénales du Canada

1. Introduction

Le mentorat informel a toujours existé, dans des contextes professionnels et autres comme l'enseignement, les passe-temps et les sports. Le mentorat évoque l'idée d'apprentissage auprès d'une personne ayant de meilleures connaissances et une plus grande expérience que soi; connaissances et expérience qui, bien souvent, ne peuvent être acquises au moyen d'un manuel scolaire. Au cours des dernières décennies, les programmes de mentorat officiels ont vu le jour dans les milieux de travail à l'échelle mondiale en vue d'assurer que tous les employés peuvent tirer profit d'une telle relation. Des recherches universitaires dans différentes disciplines ont été menées afin de déterminer les avantages et les coûts des programmes de mentorat, quels programmes semblent fonctionner et pourquoi. En particulier, les avantages du mentorat ont été relevés dans plusieurs méta-analyses (Allen et al., 2004; Eby et al.,, 2008; Underhill, 2006).

Premièrement, il est démontré que le mentorat contribue à l'avancement professionnel (Allen et al., 2004; Scandura, 1992; Eby et al., 2006a; Eby et al., 2006b; Kram, 1985; Smith, Smith et Markham, 2000; Kay et al., 2009) et au transfert de connaissances (Kay et Wallace, 2010; Wallace, 2001; Kram, 1985; Underhill, 2006) et il s'agit là de deux fonctions qui sont essentielles au recrutement et au maintien en poste de précieux employés. La plupart des études canadiennes sur le mentorat, en particulier dans la profession juridique, ont été menées dans le contexte du secteur privé (voir, par exemple, les ouvrages de Kay et Wallace, 2010; Kay et Wallace, 2009; Kay et al., 2009; Kay et al., 2004; Cooper et al.,2004; Wallace, 2001).

Certains des avantages relevés dans ces études (comme un salaire élevé [Kay et al., 2009]) sont moins pertinents dans le secteur public en raison de la syndicalisation, des grilles salariales et des ententes de gestion sur le rendement. Du même souffle, l'importance sous-jacente de l'avancement professionnel et du maintien du savoir dans le cadre du recrutement et du maintien en poste ainsi que d'autres avantages du mentorat s'appliquent tant dans le secteur public que dans le secteur privé.

En octobre 2008, le ministère de la Justice (JUS) et le Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) ont lancé le Programme national de mentorat. Le programme définit le mentorat comme : « … une relation d'apprentissage dans laquelle le mentor et l'associé ont la possibilité d'apprendre, de partager, de s'épanouir, non seulement sur le plan professionnel, mais également dans leur vie personnelle (Guide d'orientation du PNM 2011, 3) ». Le mentorat est une priorité ministérielle, et le PNM a pour but de faciliter la création d'une relation de soutien permettant au mentor et à l'associé d'apprendre, de partager et de cheminer dans leur vie professionnelle et personnelle. Les objectifs du PNM se déclinent en trois volets :

  1. favoriser l'apprentissage par le transfert de connaissances;
  2. créer un milieu de travail plus diversifié et inclusif;
  3. former les chefs de file d'aujourd'hui et de demain.

Le PNM est conçu comme un programme facilité en ce sens que bien qu'il procure un certain soutien et une certaine structure, le succès de la relation de mentorat repose sur les mentors et les associés (Guide d'orientation du PNM 2011, 2). Les relations de mentorat peuvent durer aussi longtemps que les mentors et les associés les perçoivent comment étant utiles. Dans les séances d'orientation, on consacre du temps à discuter de la « fin d'une relation ».

Le taux de participation au PNM a progressé tous les ans depuis la mise sur pied du PNM. En février 2009, le taux de participation était de 9 % pour JUS et le SPPC réunis et, au mois de décembre 2010, il atteignait 16 % (soit 923 participants). Le volet démographique, à savoir qui participe actuellement au PNM, sera présenté dans la section sur les résultats.

Selon la documentation du PNM, voici certains avantages pour les participants :

  • compréhension accrue des valeurs de l'organisation;
  • possibilités de développement professionnel;
  • acquisition de nouvelles compétences (p. ex. en leadership, en résolution de conflits, en communication, etc.);
  • élargissement du réseau social;
  • contact direct avec diverses façons de penser et diverses cultures.

Et voici certains avantages pour le Ministère :

  • meilleure planification de la relève et gestion des talents;
  • transfert des connaissances et renforcement de la capacité de manière efficace;
  • maintien en poste d'employés talentueux;
  • aide au recrutement des employés.

Pour l'exercice 2011-2012, le PNM s'emploie à élaborer et à mettre en œuvre un programme de jumelage automatisé. Parmi les nombreux indicateurs de succès, le PNM en a retenu trois qui lui permettront de guider ses efforts à court terme. Il s'agit des indicateurs suivants :

  1. respect d'une norme de service du PNM selon laquelle un jumelage doit être réalisé dans un délai de 90 jours;
  2. obtention d'un taux de satisfaction global de 80 % chez les participants;
  3. accroissement de la satisfaction des participants au travail.

Le but de ce projet était de mieux comprendre l'impact du PNM pour les associés et les mentors du ministère de la Justice et du Service des poursuites pénales du Canada.

2. Méthodologie

Comme pour tous les projets de recherche de la Division de la recherche et de la statistique, ce projet a été présenté au Comité d'examen de la recherche et a été passé en revue aux chapitres de la méthodologie employée et de l'éthique. Dans la présente section, on aborde les questions de recherche, les sources de données, les méthodes et les restrictions. Ce projet a été exécuté du printemps jusqu'à l'automne 2011.

2.1 Questions de recherche

Le personnel du Programme national de mentorat a collaboré avec la Division de la recherche et de la statistique à la préparation des questions de recherche. Les questions ont été conçues en fonction des trois principaux indicateurs de succès du PNM.

  1. Quelle est la satisfaction globale des mentors et des associés à l'égard du Programme national de mentorat?
  2. Quelle est la satisfaction globale des mentors et des associés pour ce qui est de la relation de mentorat?
  3. Quels sont certains des bénéfices du PNM (pour l'associé ou le mentor)? Par exemple, est-ce que le programme :
    1. a accru la satisfaction au travail? Si oui, de quelle manière?
    2. a suscité de nouvelles possibilités de développement professionnel? Si oui, de quelle manière?
    3. a permis aux mentors et/ou aux associés de resserrer leur appartenance à JUS et/ou au SPPC? Si oui, de quelle manière?
    4. a permis aux mentors et/ou aux associés de réfléchir à des façons différentes de régler les problèmes auxquels ils sont confrontés en tant que mentors et associés?
    5. a permis d'accroître la compréhension des valeurs de l'organisation?
    6. a favorisé le maintien de l'effectif à JUS et/ou au SPPC?
    7. a élargi le réseau de contacts des mentors et/ou des associés? Si oui, en quoi est-ce important?
    8. a été pris en compte dans la décision de se joindre à JUS ou au SPPC?
  4. Quels sont certains des coûts d'une telle relation (pour l'associé, pour le mentor ou pour les deux)? Comme exemples de coûts, mentionnons le temps qu'il faut investir dans la relation et les sentiments négatifs (frustration, etc.) lorsque les progrès tardent à se concrétiser ou d'autres problèmes se présentent.

Outre ces questions, on a eu recours à des données administratives afin de déterminer si le PNM respectait la norme de jumelage de 90 jours.

2.2 Méthode et sources de données

Pour assurer l'exécution de ce projet, trois sources de données principales ont été utilisées :

  1. un sondage électronique a été transmis par courriel à tous les mentors et associés qui étaient engagés dans une relation de mentorat au moment de la tenue du sondage ainsi qu'aux personnes qui avaient mis fin à la relation;
  2. des entrevues approfondies ont été menées avec des mentors et des associés volontaires;
  3. la base de données administrative du PNM dresse un profil démographique des personnes inscrites en tant que participants et le nombre d'associés qui n'avaient pas été jumelés dans un délai de 90 jours.

2.2.1 Le sondage

Le sondage a été préparé en consultation avec le personnel du Programme national de mentorat afin de déterminer si le PNM répondait aux indicateurs de succès. De plus, la professeure Fiona Kay de l'université Queen's, spécialiste de la question du mentorat et de la profession juridique au Canada, a formulé des commentaires sur une version précédente du sondage.

On pouvait répondre au sondage en 10 minutes. Les questions portaient notamment sur le PNM et sur la relation de mentorat des participants et quelques questions visaient la démographie. En outre, on a demandé aux participants à quelle fréquence ils avaient rencontré leur mentor ou leur associé, la durée des entretiens et la façon d'organiser les rencontres (en personne, par téléphone, par courriel, etc.). De plus, on a posé différentes questions aux associés et aux mentors sur ce qu'ils estiment être les avantages découlant de leur relation de mentorat. On a également demandé aux participants d'évaluer leur taux de satisfaction au sujet du PNM et de leur relation de mentorat. Ces deux questions visaient à mesurer le taux de satisfaction des participants et les conclusions présentées dans le présent rapport portent sur le niveau de satisfaction à l'égard du PNM et de la relation de mentorat.

Le sondage a été envoyé le 6 juillet 2011 à partir de l'adresse courriel générale du Programme national de mentorat à 403 associés et à 368 mentors. On a convié les participants à un jumelage en cours ou ayant déjà participé à un jumelage, provenant de JUS et du SPPC, à remplir le sondage. Un rappel a été transmis toutes les semaines et tout juste avant la fin du sondage le 5 août 2011. En règle générale, beaucoup de personnes s'absentent pendant les mois d'été et le sondage ne durait que quatre semaines. Le taux de participation s'est élevé à 36 %, ce qui est bien à l'intérieur des limites des taux pour les études menées auprès de professionnels occupés, tels que les avocats (voir, par exemple, Kay et al., 2004).Note de bas de la page 2

2.2.2 Entrevues

Afin de recueillir des données qualitatives, toutes les personnes ayant rempli le sondage électronique ont été invitées à se porter volontaires à une entrevue en profondeur. Si les personnes étaient intéressées, elles devaient donner leur nom et leurs coordonnées afin qu'un chercheur de la Division de la recherche et de la statistique puisse communiquer ultérieurement avec elles. On leur a remis une lettre de consentement à signer afin de s'assurer qu'elles comprenaient diverses questions portant notamment sur la confidentialité et la nature volontaire de l'entrevue.

En tout, 64 personnes se sont portées volontaires, soit 22 mentors et 42 associés.Note de bas de la page 3 L'intérêt étant nettement plus élevé que ce que l'équipe de chercheurs avait prévu en raison du court délai de l'étude ainsi que de la période de congés, on n'a pas pu interroger toutes les personnes qui se sont portées volontaires pour passer une entrevue. Malgré ces contraintes, des sujets très similaires revenaient sans cesse dans les commentaires du sondage et tant par tous les associés que les mentors ayant participé aux entrevues. En fin de compte, 24 entrevues ont été menées (9 mentors et 15 associés).

Toutes les personnes n'ayant pas obtenu d'entrevues ont reçu un courriel les remerciant de s'être portées volontaires. Des remarques ont été relevées lors de l'entrevue et tous les noms y ont été supprimés. Les données ont ensuite été organisées par thème et l'accent a été mis sur les indicateurs de succès du PNM : répondre à la norme de jumelage de 90 jours, la satisfaction à l'égard du PNM et l'amélioration du taux de satisfaction au travail.

2.3 Restrictions

Le taux de participation au sondage a atteint 36 %, ce qui est respectable. En tout, 64 personnes se sont portées volontaires pour une entrevue et nous avons été en mesure de mener 24 entrevues. Les résultats du sondage et des entrevues qui figurent dans le présent rapport ne traduisent que les expériences des participants et ils ne devraient pas être généralisés à l'ensemble du PNM. Puisque le sondage et les entrevues ont été effectués pendant les mois de juillet et d'août, il pourrait y avoir certaines personnes qui auraient aimé y participer, mais elles n'ont pas pu en raison des congés d'été.

Il est difficile au mieux d'essayer de mesurer les indicateurs comme « accroître la satisfaction au travail » puisque la satisfaction au travail est subjective et cela peut signifier différentes choses à différentes personnes à différents moments. Dans le sondage, on a posé aux associés une question en particulier, à savoir si leur relation de mentorat leur avait permis d'améliorer leur satisfaction au travail. Il faut souligner, cependant, que les nombreux avantages du mentorat (élargir le réseau de contacts, accroître la compréhension de la culture de l'organisation, vous présenter un rôle modèle, etc.) peuvent contribuer à la satisfaction au travail.

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