Programme d’excellence pour les avocats évaluation, Plan d'action et réponses de la direction

Titre du projet : Évaluation du Programme d'excellence pour les avocats (PEA)

Centre de responsabilité :

Conclusions Recommandations Réponses de la direction Plan d'action Directeur responsable
(Titre)
Date de mise en oeuvre prévue
Rôle du PEA

L'introduction du modèle de pratique du droit entraînera inévitablement le besoin continu de recruter des avocats salariés au premier échelon. Le rôle du PEA en matière de recrutement aux postes LA‑01 de demain doit être examiné à la lumière de la nouvelle orientation adoptée par le MJ. Les avantages liés au recrutement par le biais du PEA sont considérables, le plus notable étant que les stagiaires du MJ ont été évalués par plusieurs gestionnaires au cours de leur stage et qu'en un sens, ils ont déjà été " testés "; et ils peuvent être recrutés immédiatement après avoir complété leur stage, sans passer par un second processus de dotation par concours. Ce type de recrutement est défavorisé par une formation qui demande du temps et des ressources tandis que ces stagiaires ne peuvent être embauchés comme avocats qu'après avoir complété leur stage avec succès et être entrés au barreau.

Il existe de nombreuses possibilités d'améliorer le Programme et il nous faudra, pour ce faire, engager des ressources financières et humaines.
Compte tenu de la récente décision visant à focaliser le recrutement externe des avocats à l'échelon LA‑01, le directeur général de la Direction générale des Ressources humaines et du développement professionnel (DGRHDP) devrait consulter les portefeuilles, les secteurs, les comités ministériels appropriés (p. ex., RH.Com, équité en matière d'emploi, langues officielles) et les bureaux régionaux en vue de déterminer le processus ou les combinaisons de processus de recrutement à utiliser pour embaucher des avocats salariés au premier échelon, et subséquemment établir le rôle du PEA et des ressources permanentes nécessaires à l'appui de cette initiative. Accepté.

Nous déterminerons la combinaison de processus d'embauche à employer pour retenir les services d'avocats salariés au premier échelon, y compris le rôle du PEA dans ce recrutement. Cette évaluation tiendra compte des objectifs et des buts (en chiffres) du Modèle de pratique du droit et des exigences en matière de ressource.
Le groupe de travail (GT) sur le PEA a été établi comme principal instrument d'exécution des éléments de ce plan d'action, qui comprend des concertations avec les parties prenantes.

Le GT sur le PEA recommandera à la haute direction du MJ une combinaison de pratiques d'embauche à utiliser pour engager des avocats salariés au premier échelon, qui comprendront les exigences de ressources.
Coprésidents du GT sur le PEA Remarque : Tous les éléments du plan d'action doivent être terminés d'ici l'été 2011 (chaque élément aura une date de fin précise).

Remarque : Toutes les recommandations du GT seront présentées au Conseil de la haute gestion du MJ qui les approuvera, au besoin.
Élaborer des objectifs axés sur les résultats pour le PEA, soutenus par une stratégie de mesure du rendement et de présentation de rapports qui appuiera la prise de décisions de la direction à l'échelle nationale. Accepté.

Nous préciserons les objectifs du PEA et les indicateurs de rendement connexes.

Le rendement et les renseignements connexes seront intégrés dans les exercices annuels de planification des RH pour déterminer l'embauche annuelle de stagiaires.

L'information sur le rendement servira à appuyer la prise de décisions sur les améliorations et les changements qui sont constamment apportés au PEA.
Le GT sur le PEA se fera aider de la Direction de l'évaluation du MJ, qui lui donnera des conseils pour expliciter les objectifs du PEA et dégager des indicateurs de rendement pertinents. Le GT sur le PEA consultera les coordonnateurs régionaux du PEA pour veiller à ce que le Programme comprenne des perspectives nationales et régionales. Le DG de la DGRHDP appliquera l'approche approuvée de surveillance et de mesure de la performance.

Le DG de la DGRHDP travaillera avec la Division de la planification stratégique pour veiller à ce que les exercices de planification annuelle comprennent l'évaluation de l'embauche nécessaire de stagiaires pour répondre aux besoins du Ministère.

N.B. : Il faut évaluer le nombre de stagiaires nécessaires deux ans avant l'embauche des LA-01 requis puisque les stagiaires sont engagés au début de la dernière année de leurs études de droit.
Coprésidents du GT sur le PEA




























DG, DGRHDP
 
Structure de gouvernance

L'évaluation a établi que le PEA n'a pas une structure de gouvernance clairement établie. En dépit de son statut d'initiative nationale, ses principales parties prenantes ministérielles n'ont ni rôles ni responsabilités explicites. Il s'ensuit que le Programme est structuré autour d'opérations gérées à l'échelle régionale et sans liens définis entre elles; il ne comporte par ailleurs aucun cadre-structure de gestion, assorti de rôles et de responsabilités clairement définis. L'évaluation a conclu que cette situation avait entraîné la confusion, miné la cohérence et la cohésion du Programme et s'était traduite en des occasions perdues au niveau de la mise en commun de l'information et des pratiques exemplaires. Elle constate en outre la nécessité d'une fonction de coordination robuste entre la RCN et les régions, qui permettra aux équipes du PEA dans tout le pays d'établir et d'atteindre des objectifs communs au Programme et d'assurer une plus grande cohérence dans la façon dont le PEA est géré au sein du Ministère.
3. Rehausser la structure de gouvernance pour le PEA, notamment établir une fonction centrale de coordination et une définition claire des rôles et des responsabilités des principales parties prenantes ministérielles, à la lumière du rôle établi dans la recommandation no 1. Accepté.

Nous passerons en revue les dispositions générales de gouvernance du PEA. Il faudra préciser les rôles et responsabilités de tous les intervenants du Ministère, tout spécialement le rôle de la fonction de coordination centrale dans la DGRHDP.
Le GT sur le PEA examinera les dispositions générales de gouvernance du PEA, clarifiera les rôles et responsabilités de toutes les principales parties prenantes du Ministère, y compris le rôle de la fonction de coordination centrale et celui des coordonnateurs régionaux du PEA. Le GT sur le PEA consultera toutes les parties prenantes. Coprésidents, GT sur le PEA  
Un cadre commun pour la cohérence du Programme

Compte tenu du fait que les barreaux provinciaux établissent des règlements en matière de recrutement et de formation des stagiaires, il conviendra de prévoir une certaine souplesse quant à la façon de gérer le PEA d'une région à l'autre. Cette souplesse est également importante puisqu'il y a de nettes différences dans les marchés du travail dans l'ensemble du pays et dans le marché compétitif en matière de recrutement des avocats. Toutefois, l'évaluation a relevé un certain nombre de domaines où il serait préférable d'assurer une plus grande cohérence. Par exemple, le MJ assure divers niveaux d'aide financière aux étudiants pendant leur formation et leur examen du Barreau. La planification du Programme, la formation, la supervision et l'évaluation du rendement des étudiants sont autant de domaines nécessitant davantage de cohérence.
4. Élaborer des principes et des lignes directrices uniformisés visant à établir une plus grande cohérence dans la gestion et la mise en oeuvre du PEA dans l'ensemble du Ministère. Accepté.

Nous passerons en revue la conception générale du programme du PEA, nous déterminerons s'il faut assurer l'uniformité nationale et offrir une certaine marge de manoeuvre dans les régions, et dans quelle mesure, et nous préparerons des normes et des lignes directrices claires pour améliorer la gestion générale du PEA.
Le GT sur le PEA passera en revue tous les aspects de la conception du PEA (stratégies d'embauche, paiement des frais de scolarité pour études de droit, occasions d'apprentissage et de stage, mécanismes de rapprochement, questions du financement), déterminera si des normes ou des principes nationaux sont souhaitables et élaborera des lignes directrices opérationnelles détaillées pour le programme. Il émettra ensuite des recommandations sur ces questions à la haute direction du MJ. Coprésidents, GT sur le PEA  
Porte-parole national et stratégie de communication du PEA

L'évaluation a établi la nécessité de désigner un " champion " ou porte-parole du PEA, en l'absence duquel le Programme a perdu trop de sa visibilité, tant au sein du MJ qu'à l'externe. Le porte-parole serait le principal point de contact du MJ responsable de la promotion du Programme. Il importe d'assurer une communication solide et continue entre le Programme et ses principales parties prenantes; à l'interne, au niveau de la direction à tous les échelons du MJ, des comités ministériels pertinents et de l'Association des anciens stagiaires du MJ; ainsi qu'à l'externe, au niveau des services de cheminement de carrière des universités, des organisations étudiantes, des associations du barreau, des barreaux provinciaux et des services d'organisation de carrières juridiques.
Le directeur général (DG) des RHDP, en consultation avec les responsables de portefeuilles, de secteurs et de bureaux régionaux, nommerait un ‹‹porte-parole du PEA›› dont la nomination sera approuvée par la haute direction, qui sera responsable de la promotion du PEA. Accepté.

Le DG des RHDP consultera ses subordonnés directs et proposera la nomination d'un porte-parole pour le Programme.
Le GT sur le PEA fera des propositions sur les rôles et responsabilités du porte-parole du PEA. Coprésidents, GT sur le PEA  
Le porte-parole du PEA encadrerait l'élaboration et la mise en oeuvre d'une stratégie de communication, qui permettrait de solidifier les liens avec les parties prenantes du Programme et favoriserait une cohérence accrue et une meilleure visibilité du PEA Accepté.

Nous convenons qu'il faut élaborer une stratégie de communication pour renforcer les liens avec les principales parties prenantes du PEA et améliorer la visibilité du programme.

Le rôle du porte-parole sera examiné sous la recommandation no 3, notamment en ce qui concerne l'élaboration d'une stratégie de communication.
Puisque toute la stratégie de communication du PEA doit correspondre à la stratégie de communication globale utilisée pour le recrutement, le GT sur le PEA travaillera avec la Direction des communications pour proposer une stratégie de communication dont il faudra discuter avec le porte-parole du PEA. Coprésidents, GT sur le PEA  
Mise en commun de l'information et des pratiques exemplaires

L'évaluation révèle la nécessité pour le PEA de se doter d'un mécanisme officiel pour la mise en commun de l'information associée au Programme et le partage des pratiques exemplaires, en particulier dans le domaine du marketing et de la formation des étudiants. Ce mécanisme rehausserait la cohérence et la cohésion du Programme, améliorerait l'efficience et l'efficacité de l'utilisation des ressources et encouragerait l'innovation au sein des équipes du PEA.
Créer des possibilités et établir des mécanismes visant le partage de l'information et des meilleures pratiques parmi les superviseurs et les gestionnaires du PEA dans l'ensemble du Ministère. Accepté.

Nous échangerons de l'information et des pratiques exemplaires à plus grande échelle au Ministère.
Le DG de la DGRHDP consultera les coordonnateurs régionaux du PEA pour établir les protocoles et mécanismes nationaux visant la communication de l'information et utilisera ces mécanismes régulièrement et de façon uniforme. DG, DGRHDP  
Le nom du Programme

Le nom du Programme ne contient aucun mot qui reflète soit le mandat du Programme, c.-à-d., le recrutement et la formation de stagiaires, soit son organisme d'attache, c.-à-d., le ministère de la Justice. Bien que le PEA soit de plus en plus connu parmi les étudiants en droit comme un programme de stages en droit au sein du MJ, il est recommandé de changer le nom du Programme afin de le rendre plus explicite.
Changer le nom du Programme afin qu'il soit plus révélateur de son objectif (par ex. le Programme de stages en droit du ministère de la Justice). Accepté.

Le GT sur le PEA envisagera des noms pour le PEA afin de représenter la nature du Programme de manière plus intuitive.
Le GT sur le PEA envisagera d'autres noms pour le PEA, demandera leur avis aux parties prenantes et émettra des recommandations à la haute direction du MJ. Coprésidents, GT sur le PEA  
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