Stratégie de la justice applicable aux Autochtones évaluation de mi-mandat, Plan d'action et réponses de la direction

Titre du projet : Évaluation à mi mandat de la Stratégie de la justice applicable aux Autochtones

Centre de responsabilité : Direction de la justice applicable aux Autochtones

Conclusions Recommandations Réponse de la direction Plan d'action Gestionnaire responsable (titre) Date prévue de mise en œuvre
Difficultés de financement

En raison d'incertitudes concernant la disponibilité des fonds et le moment auquel ils seront disponibles, il est difficile pour les bénéficiaires de fonds de mettre en place des programmes et des projets de façon adéquate. Cette situation a entraîné des difficultés de trésorerie pour certains petits programmes qui desservent de petites collectivités. Elle a également alimenté les problèmes de dotation en personnel de certains programmes, surtout dans les endroits ruraux et éloignés.


1. Continuer à travailler avec les provinces et les territoires pour mettre en place des ententes de financement pluriannuelles afin de garantir aux bénéficiaires de fonds un financement stable et prévisible.
D'accord.

De constants efforts sont déployés pour la conclusion d'ententes de contribution pluriannuelles avec les provinces et les territoires, lorsque celles-ci sont possibles. De plus, la Direction de la justice applicable aux Autochtones (DJA), en partenariat avec le groupe Droit des Autochtones et des politiques stratégiques (DAPS), explorera les options offertes pour assurer une stabilité accrue du processus de renouvellement de la Stratégie, comme l'adoption d'un mandat permanent.


Les employés continueront de collaborer avec les provinces et territoires en vue de la mise en œuvre d'ententes pluriannuelles lorsque possible et ils trouveront des options pour accroître la stabilité dans le cadre du processus de renouvellement.


Directeur, Direction de la justice applicable aux Autochtones


En cours
Difficultés de communications

Tous les groupes interrogés ont mentionné le partage des renseignements et la communication comme l'un des grands domaines où il est possible de procéder à des améliorations : les bénéficiaires de fonds indiquent qu'ils ont peu ou aucun contact direct avec le personnel de la DJA à Ottawa, et qu'ils pourraient tirer profit de contacts accrus et plus réguliers avec les représentants nationaux; les coordonnateurs régionaux ont, quant à eux, déclaré que le niveau de communication avec la DJA pouvait être amélioré; et les partenaires provinciaux et territoriaux ont souligné l'importance d'une plus grande communication et d'une plus grande collaboration entre les programmes de justice de la province, de la DJA et de la communauté.

En général, tous les groupes interrogés ont indiqué pouvoir retirer un avantage d'une stratégie de communication plus structurée. Les bénéficiaires de fonds et les partenaires provinciaux et territoriaux ont proposé que la communication entre communautés soit encouragée et organisée, si possible.


2. Mettre en place une stratégie de communication structurée et à plusieurs volets faisant participer la DJA, le DAPS, le PAPA, les provinces, les territoires, les bénéficiaires de fonds et autres intervenants du système de justice pénale afin d'accroître l'efficacité de la DJA.
D'accord.

La DJA veille à établir des communications constantes à la fois à l'interne entre la DJA, le groupe du DAPS et d'autres programmes qui ont les mêmes liens et buts communs, tels les responsables du PAPA, et à l'externe avec les représentants provinciaux et territoriaux ainsi qu'avec les collectivités autochtones, comme en témoignent ses efforts plus soutenus en ce sens. De concert avec des partenaires provinciaux et territoriaux, la DJA est en train d'élaborer une stratégie de communication structurée pour que les bénéficiaires et les ONG autochtones participent au règlement des questions liées à la SJA. En outre, le Groupe de travail fédéral-provincial-territorial sur la SJA, que coprésident la DJA et un organisme équivalent provincial ou territorial, se réunit régulièrement depuis 2009 pour discuter de la SJA et communiquer de l'information à son sujet.


Élaboration, approbation et mise en œuvre d'un plan de communications officiel pour orienter les relations quotidiennes avec nos intervenants.


Directeur, Direction de la justice applicable aux Autochtones


Mars 2011
Difficultés concernant les rapports et uniformité des rapports

Les résultats des entrevues indiquent que la capacité des communautés à mettre en œuvre une collecte des données et à procéder à l'établissement des rapports et à l'évaluation varie grandement. Les programmes mis en œuvre par de grands organismes bien établis ont la capacité de répondre aux besoins de rapports et d'évaluation, alors que les petites communautés, surtout celles qui sont dans des lieux éloignés, éprouvent des difficultés en raison du manque de ressources humaines. L'examen du projet a révélé qu'aucune communauté financée par un programme de justice communautaire ou un fonds de renforcement des capacités n'avait procédé à de la formation pour améliorer sa capacité à établir des rapports.

De nombreux dossiers de programmes de justice communautaire ne contenaient aucun rapport final, et les dossiers des projets de fonds de renforcement des capacités en contenaient rarement un, ce qui indique que les paiements finaux étaient retenus de façon temporaire ou permanente en fonction du moment où les rapports étaient présentés, s'ils étaient présentés. En général, les rapports n'étaient pas uniformes entre les projets des programmes de justice communautaire ou du fonds de renforcement des capacités. En outre, la méthode d'établissement des rapports dépendait de la taille et de la structure de l'organisme bénéficiaire.




3. Veiller à ce que les rapports au niveau du programme soient établis de façon uniforme et à ce qu'ils soient conservés dans les dossiers.
D'accord.



Un groupe de travail dirigé par la Division de la recherche et de la statistique du ministère de la Justice travaille actuellement à la création d'une base de données nationale afin de faciliter la collecte de données, l'établissement de rapports et l'évaluation. On s'attend à la présentation d'un modèle de données tiré de cet outil à des fins de consultation avec l'ensemble des provinces et des territoires et les collectivités autochtones dès l'automne 2010. Vu la complexité des négociations, une méthode de mise en application est en voie d'élaboration.

Différents processus et procédures ont été établis depuis l'exercice 2008-2009 pour améliorer la surveillance des exigences du programme. Ainsi, un modèle a été élaboré pour faciliter une surveillance efficace des exigences du programme, y compris en ce qui a trait à tout rapport en suspens. Le nombre de paiements finaux en suspens s'en est trouvé réduit. Par ailleurs, les efforts se poursuivent pour diminuer les obligations des bénéficiaires en matière de déclaration et alléger leur fardeau administratif. Un modèle de déclaration normalisé sera conçu au cours de l'exercice 2010-2011 afin de simplifier davantage le processus de déclaration et, par le fait même, d'améliorer le taux de production de rapports dans le cadre du programme, tout en maintenant la reddition de comptes en utilisant une approche basée sur la risque.




L'élaboration d'une base de données nationale est axée sur une approche graduelle. La phase 1 donnera lieu à la conclusion d'un accord de principe avec le groupe de travail FPT sur la SJA (mars 2012) en ce qui a trait à l'ébauche du modèle de données. La phase 2 donnera lieu à une analyse des systèmes de collecte de données provinciaux et territoriaux et des ressources nécessaires pour la mise en œuvre d'une base de données nationale (2012 2013). La phase 3 donnera lieu à l'essai du modèle de données révisé (2013 2014). La dernière phase donnera lieu à la mise en œuvre de la base de données à l'échelle nationale (2014 2015).


Un modèle type d'établissement de rapports sera élaboré et mis en œuvre pour réduire le fardeau en matière de présentation de rapports.




Directeur, Direction de la justice applicable aux Autochtones




31 mars 2015































31 mars 2011
Difficultés de dotation en personnel

Pendant les deux premières années après son renouvellement, la DJA a connu de forts taux de roulement du personnel. L'équipe des coordonnateurs régionaux s'est complètement renouvelée entre avril 2007 et juin 2008. Puisque ces postes sont essentiels pour entretenir des relations solides avec les provinces et territoires, les analystes de programme et autres membres du personnel ont fait office de coordonnateur régional lorsque cela a été nécessaire.

Les relations entre les bénéficiaires de fonds et le personnel régional de la DJA varient, en fonction en partie de l'endroit où travaille le coordonnateur régional. Les bénéficiaires de fonds des provinces et territoires où les coordonnateurs régionaux sont situés ailleurs affirment avoir un contact rare, surtout en personne, avec leurs coordonnateurs.



4. Veiller à ce qu'un nombre suffisant de coordonnateurs régionaux puissent servir de point de contact stable pour les bénéficiaires de fonds dans toutes les régions, et à ce qu'ils connaissent bien les dossiers.
D'accord.


Les efforts ont été constants pour stabiliser le rôle complémentaire de coordonnateur régional à la DJA. En dépit de ces efforts, divers facteurs peuvent parfois restreindre les communications en personne entre les coordonnateurs régionaux et les bénéficiaires, notamment l'éloignement de certaines collectivités, le nombre élevé de collectivités relevant des coordonnateurs régionaux, le mauvais temps ainsi que la disponibilité des partenaires provinciaux ou territoriaux. D'autres modes de communication, comme les téléconférences et les réunions régionales, sont habituellement utilisés lorsque ces difficultés surgissent.



Des mesures de dotation sont en cours pour créer un bassin de coordonnateurs régionaux admissibles; cependant, il s'agit d'une mesure permanente prévue dans le plan des ressources humaines de la DJA.

Mise en œuvre d'une stratégie officielle en matière de communications pour assurer la cohérence des communications avec les bénéficiaires de fonds.



Directeur, Direction de la justice applicable aux Autochtones



Décembre 2010 - en cours









Mars 2011
Critères de sélection : Fonds de renforcement des capacités

Les bénéficiaires de fonds ont exprimé des doutes sur le processus d'examen et de sélection des projets du fonds de renforcement des capacités. Le personnel de la DJA et les partenaires provinciaux et territoriaux ont exprimé des doutes concernant l'équité du processus de sélection du fonds de renforcement des capacités en raison du manque de critères de sélection explicites et de transparence, ce qui laisse la voie ouverte à une sélection non transparente.




5. Clarifier les critères d'évaluation et de sélection du fonds de renforcement des capacités.
D'accord.



Au cours de l'exercice 2009-2010, une fiche d'information et un formulaire de demande de financement ont été préparés pour aider les personnes intéressées à profiter du Fonds de renforcement des capacités. Ces documents sont disponibles sur le site Web de la SJA, où un appel de propositions a été affiché de façon à attirer l'attention au cours de la période d'acceptation des demandes. On a également préparé une liste des critères d'évaluation à consulter à l'interne pour assurer l'examen des propositions de projets de façon uniforme et transparente.




Terminé.




Directeur, Direction de la justice applicable aux Autochtones




31 mars 2010
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