Réponse de la direction et de plan d'action

TITRE DU PROJET : Évaluation du Portefeuille des services du droit fiscal

CENTRE DE RESPONSABILITÉ : Portefeuille des services du droit fiscal (SDF)

Conclusions

Recommandations

Réponse de la direction

Plan d’action

Gestionnaire responsable
(Titre)

Date de mise en œuvre prévue

Clarification des rôles et des responsabilités

L’évaluation a dégagé des aspects où il faut mieux comprendre les rôles et les responsabilités respectifs des avocats et des représentants du client. L’ARC est reconnue comme un client averti sur le plan juridique, mais elle connaît un roulement de personnel régulier. C’est pourquoi la compréhension des rôles respectifs des avocats et de l’ARC pourrait constituer un sujet de formation récurrent.

L’évaluation a dégagé des malentendus au sujet du rôle des avocats dans la détermination, l’évaluation et la communication du risque juridique, des attentes en matière de consultation dans les dossiers où l’on a recours au mécanisme de règlement, et de la répartition des rôles en matière de prestation de conseils juridiques et leur suivi.

1. Que le Portefeuille des SDF collabore avec les dirigeants de l’ARC afin de clarifier les rôles et responsabilités ministériels respectifs.

D’accord

Le rôle du ministère de la Justice pour l’ensemble du Portefeuille, y compris l’Unité des services juridiques, a changé au cours des dernières années avec la mise en place de plusieurs initiatives. L’implantation récente d’un processus de résolution en est un exemple. De plus, l’ARC est en période de changement. Dans ces circonstances, il est important de s’assurer que les rôles et responsabilités de chacun sont bien établis et compris.

Discuter de cette recommandation avec l’ARC.

Selon les résultats de cette discussion, développer avec l’accord et la participation de l’ARC des moyens d’action qui répondront à la recommandation.

 

SPGA, Portefeuille des SDF

Mars 2014

Recours au règlement des différends (RD)

L’évaluation a révélé que le pourcentage des dossiers de contentieux réglés par RD n’a pas beaucoup changé au cours de la période visée par l’évaluation. La négociation constitue le principal type de mécanisme de RD et l’on a très peu recours à d’autres méthodes comme la médiation. Il peut y avoir d’autres possibilités de RD que le Portefeuille des SDF et l’ARC pourraient envisager d’utiliser pour régler des dossiers.

Le mécanisme de règlement a été mis en œuvre de façon à simplifier et accélérer le règlement des dossiers à faible risque et à faibles répercussions qui ne devraient pas créer de précédent ayant une incidence sur le droit fiscal. Ce processus laisse à l’avocat plus de marge de manœuvre quant à la façon de traiter le dossier et limite l’obligation de consulter l’ARC. L’évaluation a révélé que le processus pourrait réduire les coûts afférents à ces dossiers, mais qu’il a actuellement un effet limité étant donné le nombre relativement restreint de dossiers qui répondent aux critères d’application du processus. La façon de traiter ces dossiers est inégale, et une plus grande communication entre le Portefeuille des SDF et l’ARC et une pratique plus uniforme chez les avocats pourraient aider à adopter le processus, et peut-être à envisager de l’appliquer à un plus grand nombre de dossiers.

2. Que le Portefeuille des SDF collabore avec l’ARC pour étudier la possibilité d’étendre le recours au RD dans des dossiers appropriés, y compris le recours au processus de règlement.

 

D’accord

Notre analyse démontre l’efficacité d’un règlement précoce des différends. Cette analyse établit aussi l’importance d’un processus simple et efficace. D’ailleurs, nous avons déjà approché l’ARC afin d’étendre le processus actuel.

Discuter de cette recommandation avec la Direction générale des appels.

Avec son accord et sa participation, développer un plan d’action qui permettra de répondre à la recommandation.

SPGA, Portefeuille des SDF

Mars 2014

Recours aux parajuristes

L’évaluation a conclu que le Portefeuille cible ses ressources juridiques en fonction du risque et de la complexité du dossier afin de minimiser le coût et d’accroître l’efficience.

Le Portefeuille recourt davantage aux parajuristes pour certains dossiers, mais en pourcentage des heures consacrées aux services juridiques, le temps des parajuristes est demeuré assez constant à environ 4 à 5 % dans le cas des dossiers de consultation et 10 à 11 % dans celui des dossiers de contentieux. Des parajuristes effectuent 44 % du total des heures de services juridiques consacrées aux dossiers de contentieux peu complexes. Comme le pourcentage du temps des parajuristes n’a pas changé au cours de la période d’évaluation, le Portefeuille pourrait envisager d’effectuer une étude pour déterminer s’il optimise son utilisation des parajuristes dans certains dossiers. Si le Portefeuille considère qu’un recours accru aux parajuristes est une source d’efficience et de réduction des coûts, une évaluation plus détaillée du recours aux parajuristes pourrait être bénéfique pour la gestion du Portefeuille.

3. Que le Portefeuille des SDF évalue la faisabilité de recourir davantage aux parajuristes pour accroître l’efficience des coûts.

D’accord.

Une répartition du travail en fonction du type de tâches à accomplir et de sa complexité est un élément d’efficacité qui est clé à notre prestation de services juridiques. D’ailleurs, le Portefeuille a réalisé, il y a quelques années, une analyse sur notamment l’ensemble du travail qui peut être effectué par un parajuriste, sur les mesures d’efficacité reliées à leur travail et sur le développement des parajuristes. Les conclusions de cette étude avaient par la suite été présentées aux gestionnaires.

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Réviser les conclusions de l’analyse déjà réalisée.

Discuter des ces conclusions avec les directeurs.
 
Inclure les conclusions dans notre planification intégrée des ressources humaines, tout en prenant en considération les contraintes budgétaires actuelles.

SPGA, Portefeuille des SDF

Décembre 2013

Technologie de l’information

En général, l’évaluation a révélé que le Portefeuille des SDF tire de l’arrière sur le secteur privé pour ce qui est de la technologie disponible afin d’appuyer la prestation de services juridiques.

L’évaluation a conclu que l’utilisation d’un logiciel pour gérer la preuve électronique n’est pas répandue au sein du Portefeuille. Il y a plusieurs raisons à cela, y compris le fait que le logiciel dont dispose le Portefeuille est désuet, ce qui empêche parfois les avocats plaideurs de lire la preuve électronique divulguée par la partie adverse.

De plus, l’accès accru aux installations de vidéoconférence, la mise à jour des logiciels et l’accès électronique à de l’information juridique liée au travail (comme la Loi de l’impôt sur le revenu sur les appareils mobiles) aideraient les avocats à fournir des services juridiques. Les ordinateurs qu’utilisent actuellement les avocats ont une capacité limitée pour prendre en charge des webinaires. Étant donné que le plafonnement actuel des dépenses de voyage limite la capacité des avocats d’assister à des conférences fiscales ou de suivre une formation à l’extérieur, le Portefeuille devrait envisager des outils technologiques comme les webinaires, les vidéos, etc., pour donner à son personnel juridique un accès accru aux possibilités de formation.

4. Que le Portefeuille des SDF fournisse les résultats de cette évaluation à la Direction générale des solutions d’information et présente au Comité de gestion ces constatations en ce qui a trait à la technologie disponible qui appuierait la prestation plus efficiente des services juridiques.

 

D’accord

Le Portefeuille a déjà communiqué avec la Direction générale des solutions d'information afin d’obtenir le soutien technique et technologique requis pour offrir ses formations sur une base nationale par le biais de logiciels de communication vidéo de type « Skype ». L’accès à d’autres outils technologiques pourrait également permettre une plus grande efficacité dans la prestation de nos services.

Présenter cette recommandation à la directrice des Solutions de l’information.

Établir un plan d’analyse conjoint.

Présenter conjointement les conclusions de l’analyse au Comité de gestion et/ou Comité exécutif.

SPGA, Portefeuille des SDF

Mars 2014

Formation

L’évaluation a révélé que les avocats du Portefeuille au niveau supérieur (plus de cinq ans) signalent que les possibilités de formation courantes n’aident pas beaucoup à gérer leur travail. Cette affirmation indique qu’il pourrait exister des lacunes au niveau de la formation pour les avocats intéressés à améliorer leurs possibilités de carrière. Comme la perte d’avocats d’expérience constitue l’un des défis clés du Portefeuille, il serait utile de mettre au point une formation plus poussée et adaptée à leurs besoins.

5. Que le Portefeuille examine les besoins en formation des avocats les seniors qui œuvrent au sein du Portefeuille, et qu’il crée des possibilités de formation pour répondre à leurs besoins.

D’accord.

La formation constitue une priorité pour le Portefeuille, et nous sommes engagés à favoriser un environnement qui privilégie et facilite l’apprentissage continu et le développement professionnel de l’ensemble de nos avocats.

Les gestionnaires identifieront les besoins en matière de formation de leurs avocats plus seniors, notamment aux termes des discussions qu’ils auront avec ceux-ci dans le cadre du processus d’évaluation de rendement.

Les besoins ainsi identifiés seront communiqués au Coordonateur du développement professionnel du Portefeuille. Celui-ci identifiera les opportunités permettant de répondre à ces besoins et intégrera les options retenues au programme de formation du Portefeuille.

SPGA, Portefeuille des SDF

Décembre 2013

Le Portefeuille des SDF est en train de mettre à jour son programme national de formation. Il collige déjà des statistiques sur la formation fournie aux avocats. Il serait utile aussi que le Portefeuille collige des statistiques sur la formation donnée aux employés de l’ARC. Idéalement, il faudrait distribuer à tous les participants des formulaires d’évaluation des cours. La collecte et l’analyse de cette information appuieraient la prise de décision sur les cours à venir et les évaluations futures.

6. Que le Portefeuille des SDF collige systématiquement de l’information au sujet de la formation fournie aux avocats du Portefeuille et aux clients de l’ARC, y compris de l’information sur la qualité et l’utilité de la formation.

D’accord.

Nous avons déjà entrepris de recueillir l’ensemble de l’information relative aux formations offertes au sein du Portefeuille et sommes à mettre en place un mécanisme similaire pour ce qui est des formations données à l’ARC.

Présentation du registre des données relatives aux formations offertes à l’interne au Conseil d’administration national des directeurs en mai 2013.

Mise en place d’un système exigeant la transmission au Coordonnateur du développement professionnel des informations relatives aux formations offertes par chaque bureau du Portefeuille à l’ARC et compilation de ces données.

Introduction d’un formulaire d’évaluation pour toute formation offerte à l’interne ou au client.

SPGA, Portefeuille des SDF

Décembre 2013

Données du système iCase

L’évaluation a dégagé plusieurs domaines où d’autres données du système iCase pourraient aider le Portefeuille des SDF à gérer les services juridiques et à en faire rapport.

Le travail juridique du Portefeuille des SDF contribue au recouvrement d’impôts exigibles. Il contribue à une source de revenu pour le gouvernement. Idéalement, une analyse coûts-bénéfices évaluerait le coût de la prestation des services juridiques en fonction du montant des impôts recouvrés. Les données nécessaires à une telle analyse coûts-bénéfices ne sont pas facilement disponibles, puisque l’ARC est responsable de la perception à la suite des jugements des tribunaux et des règlements.

Alternativement, un rapport sur les résultats des dossiers de contentieux (c.- à-d. montants des jugements ou des règlements) pourrait appuyer une analyse coûts-bénéfices des dossiers de contentieux.

7. Que le Portefeuille des SDF consigne et suive les résultats des dossiers de contentieux (c.‑à‑d. jugements ou règlements) et qu’il détermine quels dossiers peuvent être gérés de façon appropriée sur une base coûts-bénéfices .

D’accord

Bien qu’une approche coûts-bénéfices puisse être appropriée dans le cas de certains dossiers de litige, par exemple des dossiers de litige civil et de perception, elle ne peut être appliquée aux dossiers d’appels de cotisations.  Ceci est dû au fait que le ministre du Revenu national doit cotiser chaque contribuable selon la loi, et ces dossiers ne peuvent être réglés que selon la loi.

Le Portefeuille identifiera quels dossiers se prêtent à une gestion coûts-bénéfices  et fera un suivi régulier des montants obtenus soit par jugements ou par règlement des dossiers en litige.

Par ailleurs, le Portefeuille complète régulièrement des rapports de performance adaptés à la réalité opérationnelle du Portefeuille et de l’ARC.

Considérer les différentes informations disponibles dans iCase et déterminer comment on peut, dans notre cadre de performance, maximiser l’utilisation de cette information et ceci tout particulièrement dans un objectif d’analyse coûts-bénéfices.

SPGA, Portefeuille des SDF

Octobre 2013

Même si le Ministère n’a pas encore normalisé de grille de gestion des risques juridiques (GRJ) dans le cas des dossiers de consultation, il serait utile pour le Portefeuille des SDF de consigner les évaluations et les réévaluations du risque juridique dans le cas de tous les dossiers juridiques du Portefeuille, y compris les dossiers de consultation.

8. Que le Portefeuille des SDF consigne et suive le risque juridique propre aux dossiers de consultation dans le système iCase en utilisant des outils disponibles de GRJ.

D’accord

Au niveau technologique, l’Unité des services juridiques ministériels a migré vers I-Case au cours de l’année 2012 ce qui permettra la mise en place de cette recommandation.

De plus, le Ministère mettra prochainement en œuvre sa nouvelle grille sur les risques juridiques et celle-ci pourra par la suite être implantée à l’Unité des services juridiques ministériels.

Dès l’implantation ministérielle, un plan de mise en œuvre sera effectué pour l’Unité des services juridiques ministériels.

SPGA, Portefeuille des SDF

Mars 2014

Stratégies visant à réduire les coûts juridiques

La gestion de la demande de services juridiques et l’amélioration de l’efficience et de l’aspect économique de la prestation des services en question constituent des responsabilités communes du Portefeuille des SDF et de l’ARC. L’évaluation a dégagé des domaines où il serait possible de réduire les coûts juridiques en collaboration avec l’ARC, compte tenu des ressources et autres répercussions sur les deux parties.

Le Portefeuille a déjà entrepris des activités de gestion du savoir et créé des outils normalisés pour ses clients. Le Portefeuille des SDF pourrait aider l’ARC à clarifier quand il faut demander des conseils juridiques et comment présenter des demandes juridiques claires et bien définies qui n’entraînent pas de dépenses inutiles de ressources juridiques. On pourrait envisager d’élargir les types d’outils en ligne, de modèles et de listes de contrôle qui pourraient assurer une telle orientation.

L’évaluation a en outre révélé que le Portefeuille des SDF pourrait collaborer avec l’ARC afin d’élaborer des stratégies pour améliorer les pratiques de préparation des dossiers de contentieux.

9. Que le Portefeuille des SDF collabore avec l’ARC afin d’explorer des stratégies de réduction des coûts et d’amélioration de la prestation efficiente et efficace de services juridiques.

 

D’accord.

Lors de la préparation du Plan d’action économique 2012, le Portefeuille a travaillé avec l’ARC et a identifié plusieurs stratégies de réduction des coûts des services juridiques, qui incluent notamment des amendements législatifs, une réduction du nombre de dossiers transmis par l’ARC, et plusieurs mesures d’efficacité.

Des indicateurs de rendement ont aussi été développés et présentés à l’ARC.

Le Portefeuille des SDF continuera l’implantation des mesures pour lesquelles il est responsable.

Le Portefeuille continuera à implanter et à suivre ces mesures à l‘aide notamment des indicateurs de rendement déjà développés et présentés à l’ARC.

SPGA, Portefeuille des SDF

Mars 2015

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