Réponse de la direction et plan d’action

Titre du projet : Direction du contentieux évaluation rapport final

Centre de responsabilité : Direction du contentieux

Réponse générale de la Direction

Conclusions

Recommandation

Réponse de la direction

Plan d’action

Gestionnaire responsable
(titre)

Date d’achèvement prévue

Communication et collaboration

Bien que l’évaluation montre que les avocats de la Direction du contentieux et des USJM se consultent périodiquement, les résultats du sondage de la Direction du contentieux et des entrevues avec les principaux intervenants révèlent qu'on pourrait améliorer la relation entre la Direction du contentieux et au moins certaines des USJM. Dans certains cas, on pourrait tirer avantage d’une plus grande participation des USJM dans le travail de contentieux effectué par la Direction.

En ce qui concerne les dossiers de recours collectifs, certains intervenants principaux ont soulevé le besoin d’une plus grande précision des rôles et des responsabilités, ainsi que d’une amélioration des communications et de la coordination entre la Direction du contentieux et les bureaux régionaux.

La Direction du contentieux devrait appliquer les principes de gestion de projet de litiges afin de préciser, au début des procédures litigieuses, les tâches et les responsabilités de chaque membre d’équipe, convenablement adaptées à chaque dossier.

D’accord.

Les principes de gestion de projets juridiques du Ministère seront appliqués au début des procédures litigieuses, et la Direction du contentieux restera en liaison avec le chef de la gestion de projets juridiques du Ministère.

SPGA (Contentieux)

31 mars 2016

Formation

L’évaluation indique que la Direction du contentieux estime que la formation est une priorité et qu’elle offre diverses possibilités de formation. L’évaluation révèle toutefois la présence de lacunes dans les possibilités de formation offertes, notamment en habiletés de plaidoirie pour les avocats débutants.

La Direction du contentieux devrait déterminer s'il existe des moyens d'améliorer la gamme de possibilités de formation pour qu’elle réponde aux besoins de ses avocats.

D’accord.

Le SPGA, Contentieux et la Direction du contentieux travailleront avec les directeurs généraux régionaux, la Direction générale du développement professionnel et d’autres intervenants afin de sonder les besoins en formation des avocats plaidants du ministère de la Justice à l’échelle nationale, les possibilités de formation offertes actuellement, les pratiques exemplaires et les enseignements tirés afin de fournir un meilleur aperçu de la façon la plus rentable de répondre aux besoins en formation ayant trait aux litiges au cours des prochaines années.

SPGA (Contentieux)

31 décembre 2016

Utilisation du Bureau national de la preuve électronique et de soutien aux litiges

Le Bureau national de la preuve électronique et de soutien aux litiges a été créé pour combler les besoins croissants de preuve électronique. Plusieurs gestionnaires et avocats-conseils ont noté que l’équipe des services de soutien et de gestion de la preuve du Groupe avait aidé la Direction à gérer la hausse des exigences en matière de révision de documents. Les résultats de l’évaluation indiquent toutefois qu’on ne fait pas suffisamment appel au Groupe et que les avocats de la Direction ne sont pas assez au fait de l’aide qu’il pourrait leur apporter.

La Direction du contentieux devrait déterminer comment faire un usage optimal du Bureau national de la preuve électronique et de soutien aux litiges et ainsi apporter un soutien plus large à la Direction et aux portefeuilles des services juridiques.

D’accord.

Les objectifs de mise en œuvre de l’examen des services juridiques ont dépassé les activités décrites dans l’évaluation, qui a débuté avant les engagements concernant l’examen des services juridiques. Les engagements relatifs à l’examen des services juridiques devront être conclus au plus tard le 31 mars 2017.

La Direction du contentieux poursuivra ses efforts en vue de réaliser ses objectifs de mise en œuvre sur trois ans relativement à l’examen des services juridiques, afin d’augmenter l’utilisation des outils d’examen et de traitement de documents électroniques, avec le soutien de l’équipe du Bureau national de la preuve électronique et de soutien aux litiges.

Les objectifs relatifs à la preuve électronique aux fins de l’examen des services juridiques sont remplis : on constate une hausse de l’utilisation des outils, on documente des économies et l’évitement de coûts, et la formation à l’échelle nationale est en cours.

SPGA (Contentieux)

31 mars 2017

Conformité aux protocoles d’évaluation des risques juridiques

L’évaluation montre que la Direction du contentieux participe considérablement à la GRJ dans la plupart des dossiers. En outre, les clients, la Direction du contentieux et les représentants des USJM sont hautement satisfaits de l'apport de la Direction dans la détermination, l’évaluation, la communication, l'atténuation et la gestion des risques juridiques.

Cependant, les résultats de l’évaluation soulèvent d’éventuels problèmes de conformité des rapports d’iCase aux exigences entourant la gestion des risques et la mise en œuvre du nouveau cadre de travail de la GRJ, surtout en ce qui concerne les dossiers de consultation.

La Direction du contentieux devrait améliorer la conformité aux protocoles d’évaluation des risques juridiques.

D’accord.

Améliorer le respect des exigences relatives aux rapports iCase, y compris le nouveau cadre de GRJ, grâce à de la formation et à une surveillance continue.

Depuis le début de l’évaluation, des engagements relatifs à l’examen des services juridiques concernant 1 400 heures de travail avec les clients ont été mis œuvre, et les questions de conformité entourant les rapports dans iCase ont été entièrement réglées au sein de la Direction du contentieux.

Dans les unités traitant à la fois des dossiers de litige et de consultation (le Groupe de la sécurité nationale et le Groupe d’entraide internationale), la mise en œuvre de la nouvelle grille de gestion des risques juridiques du Ministère est en cours, comme c’est le cas pour l’ensemble des groupes consultatifs de Justice.

SPGA (Contentieux)

31 mars 2016

Conformité au protocole de comptabilité du temps dans iCase

L’évaluation de l'efficacité des services de la Direction du contentieux a présenté des difficultés. L’évaluation indique qu’il est possible que plusieurs unités de la Direction sous-déclarent leurs heures de travail dans iCase. De plus, l’évaluation montre qu’un nombre considérable d’heures de travail chez les avocats et les parajuristes sont enregistrées dans des fichiers ministériels (c.-à-d. des heures de travail non juridiques pour le Ministère), et il est alors plus difficile d'attribuer les ressources de façon optimale.

La Direction du contentieux devrait déployer plus d'efforts pour s'assurer de la conformité au protocole de comptabilité du temps dans iCase, afin d'évaluer plus facilement l’efficacité de la Direction.

D’accord.

Veiller à ce que les dossiers dans lesquels le temps est consigné aient le profil voulu dans iCase, et que l’intégralité, l’exactitude et la ponctualité dans la comptabilisation du temps soient surveillées annuellement, considérant que les gestionnaires d’unité font le suivi et gèrent la conformité des données tous les mois.

SPGA (Contentieux)

30 septembre 2015

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