Réponse de la direction et plan d’action

Titre du projet : Évaluation du Portefeuille de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration (PSPDI)

Centre de responsabilité : PSPDI

Réponse générale de la Direction

Conclusions Recommandations Réponse de la direction Plan d’action Gestionnaire responsable
(titre)
Date prévue d’achèvement

Clarté des rôles et responsabilités
Il est ressorti de l’évaluation que les rôles ne sont pas clairement démarqués entre l’Équipe nationale de coordination des contentieux (ENCC) et ceux de l’Équipe juridique sur la sécurité nationale (EJSN), particulièrement en ce qui a trait aux autres travaux de nature juridique qui concernent la sécurité nationale et que le personnel du PSPDI effectue dans les SJM et les régions. Les conseillers juridiques ont indiqué qu’ils comprenaient relativement peu la façon de travailler de ces deux entités, y compris ceux qui avaient déjà travaillé avec elles sur des dossiers. De façon particulière, ils ne comprenaient pas bien pourquoi l’on choisissait d’accorder la gestion de dossiers particuliers à l’ENCC plutôt qu’à l’EJSN et inversement.

Recommandation no 1 :
Il est recommandé que les rôles et responsabilités de l’ENCC et de l’EJSN soient clarifiés, en particulier dans le contexte des autres travaux de nature juridique qu’effectue le PSPDI en matière de sécurité nationale.

 

D’accord.

Les rôles et responsabilités de l’EJSN et surtout de l’ENCC ont changé au cours des dernières années par suite de l’élargissement du mandat. À cet égard, il importe de veiller à ce que les rôles et responsabilités de ces deux unités soient bien compris au sein du Portefeuille et du ministère de la Justice du Canada.

Le PSPDI examinera le mandat de l’ENCC relativement au contentieux des autres affaires que celles de l’immigration et le mandat de l’ENCC en consultation avec les intervenants et produira des documents qui établiront le mandat, le rôle et les responsabilités de ces deux équipes. Ces documents seront distribués au sein du PSPDI et aux autres groupes concernés au sein du ministère de la Justice du Canada.

Directeur et avocat général ̶ Équipe nationale de coordination des litiges et
Avocate générale principale, Droit de la sécurité nationale, Bureau de la SPGA du PSPDI

Mars 2016

L’uniformité de l’entrée de données dans le système iCase
Le PSPDI tente constamment de mesurer et d’améliorer son propre rendement. L’évaluation a toutefois révélé que les SJM n’utilisent pas tous la même méthode pour ouvrir les dossiers de consultation, en particulier lorsque les dossiers nécessitent peu de travail. Certains conseillers juridiques inscrivent le travail dans les dossiers de consultation généraux, tandis que d’autres ouvrent un dossier de consultation particulier à chaque cas. Si les pratiques ne sont pas uniformes, les données ne peuvent permettre une mesure aussi fiable du rendement.
En deuxième lieu, l’inscription du travail de soutien au contentieux que fournissent les SJM ne semble pas se faire de façon uniforme. Certains SJM l’inscrivent dans la catégorie des consultations, tandis que d’autres le rangent dans la catégorie du contentieux. Ce manque d’uniformité dans les pratiques de collecte des données au sein du Portefeuille peut nuire à l’utilité globale des données recueillies.
Enfin, la collecte des données relatives à la législation est vraisemblablement incomplète, particulièrement entre 2008-2009 et 2009-2010. De plus, vers la fin de l’élaboration du rapport, l’évaluation a permis de mettre au jour une anomalie au titre de la déclaration des heures de travail législatif dans au moins une unité des SJM, ce qui a rendu la comparaison de l’activité législative par ministère difficile.

Recommandation no 2 :

Il est recommandé que le PSPDI mette en œuvre intégralement le protocole d’iCase afin d’améliorer l’intégrité générale des données iCase.

D’accord.

Nous souscrivons à la recommandation et appuyons totalement la mise en œuvre du nouveau protocole iCase dans tout le Portefeuille.

En ce qui concerne le manque d’uniformité entre les SJM en matière d’inscription des heures de soutien au contentieux, le Portefeuille a, en 2013, fourni à tous ses SJM des lignes directrices pour l’inscription des heures consacrées au soutien du contentieux et leur a fait part de l’importance d’employer une méthode uniforme d’inscription des données. Selon les données récentes, l’inscription du travail de soutien au contentieux se fait dans les règles.

Concernant la lacune au titre de l’inscription des heures liées à la législation, une anomalie a été rapportée dans une unité de SJM et a été corrigée. De plus, grâce aux modifications proposées au mode de financement des SJM pour l’ensemble du Ministère, de telles anomalies ne pourront plus se produire.

Le PSPDI :

  • Étudiera ses processus d’ouverture des dossiers de consultation et élaborera une marche à suivre pour uniformiser l’ouverture des dossiers au besoin.
  • Mettra à la disposition de tous les conseillers juridiques et les gestionnaires du Portefeuille des séances d’information et de formation ministérielles sur le nouveau protocole d’inscription des heures.
  • Continuera à surveiller régulièrement les données de gestion des dossiers en vue de s’assurer que les lignes directrices et le protocole national d’inscription des heures sont appliqués de façon appropriée.
  • Contrôlera, tous les quatre mois, l’application du protocole de gestion du risque juridique.

SPGA et directeur, Gestion des activités, du PSPDI

Mars 2016

Formation
Selon le sondage auprès des conseillers juridiques, plus des deux tiers des répondants (68 %) étaient très satisfaits (10 %) ou satisfaits (58 %) du perfectionnement professionnel offert actuellement. Les entrevues ont révélé que la diversité des domaines du droit qui se côtoient au sein du Portefeuille empêche d’offrir systématiquement des activités de formation pertinentes. Selon certains conseillers juridiques interviewés pour l’évaluation, les sujets traités au cours des journées d’apprentissage du Portefeuille coïncident rarement avec leur domaine d’exercice. Dans le cas des bureaux régionaux, la stricte limitation des voyages a pour effet de réduire considérablement l’accès à ces activités.
Selon les gestionnaires interviewés pour l’évaluation reconnaissent en général, bien que le Ministère réponde à une gamme de besoins en matière de formation professionnelle, il serait bénéfique d’offrir l’accès à des activités d’apprentissage à l’extérieur. Cependant, les restrictions budgétaires actuelles limitent la capacité du Portefeuille à élargir l’accès à de telles activités d’apprentissage.

Recommandation no 3 :
Il est recommandé que l’on examine les besoins en formation des conseillers juridiques afin de déterminer ses lacunes actuelles et que l’on explore des moyens novateurs et économiques d’offrir ou de fournir cette formation.

D’accord.

Nous souscrivons à la recommandation, sous réserve de la disponibilité des ressources et de l’obtention des approbations nécessaires à l’échelon du Ministère relativement aux occasions de formation des conseillers juridiques.

Le PSPDI s’est engagé à promouvoir un milieu de travail qui favorise et facilite l’apprentissage continu et le perfectionnement professionnel de tous les conseillers juridiques, y compris fournir des occasions de formation à l’extérieur du Ministère.

Sous réserve des politiques du Ministère, le PSPDI, le cabinet de la SPGA et les gestionnaires des SJM continueront de promouvoir les occasions d’apprentissage à l’intérieur et à l’extérieur du Ministère pour leurs conseillers juridiques, de façon continue et, en particulier, par l’intermédiaire des discussions qui font partie du processus d’évaluation du rendement et des plans d’apprentissage.

La SPGA et les gestionnaires du PSPDI continueront de consulter les conseillers juridiques en continu sur les demandes et les occasions de formation.

Le cabinet de la SPGA du PSPDI continuera de veiller à ce que les programmes des journées d’apprentissage du Portefeuille soient élaborés par un groupe de travail formé de représentants de l’ensemble du Portefeuille, portent sur des sujets d’intérêt actuel pour les praticiens du droit, et soient offerts à l’aide de moyens novateurs facilitant la participation des régions à moindre coût.

SPGA et SPGAD du PSPDI et gestionnaires des SJM

Octobre 2015 (en concordance avec les évaluations de rendement de mi-année) et mars 2016.

Date de modification :