Réponse de la direction et plan d’action

Titre du projet : Évaluation du Portefeuille des affaires autochtones

Centre de responsabilité : Portefeuille des affaires autochtones

Conclusions Recommandations Réponse de la direction Plan d’action Gestionnaire responsable (titre) Date de mise en œuvre prévue

Rôles et responsabilités

Au cours de la période de l’évaluation, le plan de gestion du changement du Portefeuille des affaires autochtones (PAA) a été mis en œuvre, avec une Stratégie de modernisation qui comportait une grande réorganisation des fonctions de l’AC et des réductions importantes de la structure de coûts de ces fonctions. De nombreuses sources d’information font penser que le mandat du PAA a toujours ses appuis; cependant, on a observé un certain chevauchement des rôles et responsabilités dans la prestation de services juridiques de haute qualité au cours de la période de l’évaluation. Ce chevauchement indique une occasion d’accroissement de l’efficience relativement au rôle du Centre de droit autochtone (CDA) dans le soutien au contentieux et dans les conseils donnés aux avocats plaidants, et relativement à la gestion des contentieux. Il existe aussi une occasion d’établir une distinction plus nette entre le rôle des avocats de l’AC et des avocats régionaux qui travaillent à des dossiers similaires.

Il est recommandé de clarifier les rôles et responsabilités des avocats du CDA, des SJM et des régions qui travaillent au soutien au contentieux et à la gestion.

D’accord.

Vers la fin du cycle de l’évaluation, le Portefeuille est passé par une importante réorganisation, avec la création du CDA pour gérer et assurer ses services juridiques avec une plus grande efficience, et il a accordé la priorité à la création des nouveaux rôles et responsabilités au sein du PAA.

Plus récemment, avec la mise en œuvre de la mesure de l’Examen des services juridiques sous le titre « Approche unifiée à l’égard des services en droit autochtone », le PAA a pris un certain nombre de mesures, qui aident à clarifier les rôles et responsabilités, et en particulier :

  • La pratique du droit autochtone au Ministère est maintenant consolidée par la désignation du CDA comme Centre d’expertise du Ministère en droit autochtone et politique juridique. Le Centre travaille avec une communauté virtuelle d’avocats et de parajuristes de tout le Ministère, qui ont une grande expertise et une longue pratique du droit autochtone. Cela est appuyé par le Protocole relatif à la consolidation des services de consultation en droit autochtone au ministère de la Justice (y compris les services juridiques consultatifs à l’appui aux affaires de contentieux), qui précise les rôles et responsabilités du Centre et de la communauté de pratique pour mieux gérer notre domaine dynamique de pratique.
  • Le PAA a aussi signé un protocole d’engagement avec AINC sur les principaux points d’intersection entre le Ministère et le client dans les dossiers de contentieux pour clarifier les rôles et responsabilités et réduire le nombre de cas de redondance et de double emploi.
  • Pour appuyer 1 et 2 ci‑dessus, le PAA a élaboré un nouveau Modèle intégré de prestation des services, qui vise à :
  • clarifier les rôles et responsabilités au sein du Ministère;
  • améliorer la coordination des dossiers de contentieux et de consultation;
  • améliorer la communication entre le CDA, les SJM, les opérations régionales, les avocats plaidants et les clients;
  • rationaliser et améliorer les processus d’ensemble de gouvernance et de prise de décisions pour permettre au Ministère de bien exercer son rôle d’appui au procureur général et pour renforcer l’autorité fonctionnelle de la SPGA du PAA en matière de droit autochtone.
Le PAA mettra à jour son nouveau modèle intégré de prestation des services à la lumière de la réorganisation du Ministère. Le modèle sera ensuite communiqué et mis en œuvre. Cela clarifiera davantage les rôles et responsabilités du CDA, des SJM et des bureaux régionaux de contentieux. Avocat général principal et chef des services de contentieux d’AINC, et avocat général principal et DG du CDA Mars 2017

Outils et renseignements

En général, l’évaluation a révélé que les avocats ont les ressources voulues pour accomplir leur travail, mais on a quand même relevé quelques points à améliorer relativement aux outils, aux ressources et aux processus existants du PAA. Les considérations futures comprennent un accès amélioré et rapide à des outils et des ressources critiques dans les deux langues officielles. Par exemple, cela consiste en des avis juridiques et évaluations de risques à jour, des théories de cas, des projets de plaidoirie, des Guides de consultation, de même que l’accès à des bibliothèques spécialisées à des fins de recherche.

Il est recommandé d’examiner les outils et les ressources mis à la disposition des avocats du PAA pour cerner les lacunes actuelles et explorer des façons rentables de les combler.

D’accord.

Le PAA reconnaît la nécessité d’un ensemble constamment mis à jour, intégré et global d’outils et de ressources d’information dans une vaste gamme de formats pour améliorer la qualité, l’efficacité et l’exhaustivité des services juridiques. Depuis la fin du cycle de l’évaluation, le PAA s’est donné un certain nombre d’outils et de ressources pour aider les avocats à accomplir leur travail. En voici une liste (non limitative) :

  • Fiches d’information sur les questions juridiques du droit autochtone pour au moins 17 sujets différents – résumés concis de la loi et des positions juridiques fédérales courantes sur une vaste gamme de questions juridiques autochtones. L’élaboration et la mise à jour de ces ressources se poursuivent.
  • Guides de position sur les questions juridiques fédérales – documents de travail et guides détaillés sur l’approche fédérale des grandes questions juridiques autochtones en cours. L’élaboration et la mise à jour de ces ressources se poursuivent.
  • Gabarits pour les conseillers juridiques – formulation et structure uniformisées et recommandées pour les documents rédigés fréquemment. Les gabarits remplis comprennent :
  • Conventions de règlement
  • Évaluations des risques juridiques
  • Avis juridiques sur l’obligation de consulter
  • Guide de consultation sur le processus de règlement des affaires de contentieux – guide de référence pour les avocats, qui donne des directives sur la pratique et des renseignements sur les pratiques exemplaires, et propose des gabarits et d’autres outils pour faciliter le processus de règlement.
  • Guide de pratiques exemplaires en évaluation des risques juridiques – ouvrage de référence pour les avocats, qui renferme des directives sur la pratique et des renseignements sur les pratiques exemplaires, et propose des gabarits et d’autres outils pour préparer des évaluations des risques juridiques.
  • Bulletin sur les consultations – un bulletin bimestriel sur l’évolution du contexte et des affaires de contentieux concernant les obligations de consultation de la Couronne.
  • Groupe de pratique de la consultation – forum d’apprentissage, de partage d’information et d’innovation. Le Groupe de pratique compte environ 150 membres et se réunit périodiquement; ses ordres du jour alternent entre le partage d’information et la discussion de questions ou de sujets particuliers.
  • Protocole d’engagement avec AINC, qui rationalise et clarifie huit composantes de notre pratique de contentieux :
    • Réception des dossiers de cas;
    • Plans de cas;
    • Plans de recherche;
    • Processus de production de documents – rationalisé par un outil de pratiques exemplaires conçu pour réduire l’effort consacré aux activités de production de documents;
    • Instructions – pour réduire l’effort consacré à divers aspects de l’obtention d’instructions, on a élaboré un protocole de simplification des instructions des questions de procédure;
    • Évaluation des risques – simplification du processus d’élaboration, d’examen et d’approbation;
    • Mandats de règlement;
    • Recours à des experts contractuels.
  • Accroître les efficiences dans la pratique du Tribunal des revendications particulières – une directive de pratique sur les rôles et les responsabilités, la gouvernance, et les enjeux de règlement pour améliorer l’efficience et l’efficacité dans la coordination et la conduite du secteur de pratique du Tribunal.
Étant donné les mesures déjà prises par le PAA entre la période visée par l’évaluation et la finalisation du rapport (comme on le voit dans la colonne précédente), le PAA considère que cette recommandation a déjà été étudiée et mise en œuvre. Cela dit, la mise au point d’outils, de ressources et de processus pour faciliter le travail des avocats continuera de demeurer une priorité pour le Portefeuille. Avocat général, Bureau du sous-procureur général délégué Déjà terminé

Formation

Le Portefeuille a plusieurs groupes de travail, activités et produits de formation et de perfectionnement professionnel pour faciliter la diffusion de l’information et l’échange des connaissances. Les mécanismes particulièrement utiles comprennent l’accès aux superviseurs/ mentors, les SJM d’AADNC, les groupes de travail sur les pratiques, et les bureaux régionaux et sections du droit autochtone. Pour l’avenir, il faudra de nouvelles occasions de jumelage à des fins de formation et d’autres occasions de formation pour promouvoir le perfectionnement des compétences en pratique juridique, et aider à améliorer la sensibilisation et la compréhension pour ce qui est des questions, des options, des approches du droit et de la politique juridique autochtones, et des questions juridiques du développement du Nord.

Il est recommandé d’examiner les besoins de formation des conseillers du PAA pour cerner les lacunes actuelles et explorer des moyens rentables de donner accès à la formation.

D’accord.

Une grande priorité du PAA est le perfectionnement professionnel et la formation et, à ce titre, le Portefeuille a instauré en 2012‑2013 un programme de perfectionnement professionnel et de formation (complémentaire du programme de la Division du développement professionnel du Ministère) pour repérer, puis satisfaire, les besoins d’apprentissage communs à l’échelle du PAA qui rejoignent les objectifs d’affaires et objectifs stratégiques du Portefeuille, éviter le double emploi des efforts, et partager les pratiques exemplaires. Le programme est en gestion de projet avec un Cadre d’apprentissage qui est articulé sur la clientèle et innovateur, et vise à construire un effectif souple et efficace.

Le PAA est engagé à soutenir la formation et le perfectionnement continus de ses employés pour se donner un effectif très qualifié dans les domaines du droit qui sont les plus pertinents et ont la plus grande priorité, et nous positionner pour offrir des services juridiques de haute qualité compatibles avec la vision du Ministère pour l’Équipe juridique du Canada.

Il y a des sondages à la fin de chaque séance et à la fin de l’exercice financier pour vérifier que les lacunes sont corrigées, soit par le programme intégré de perfectionnement professionnel, soit autrement.

En outre, en 2015‑2016, le Portefeuille a fait d’importants investissements en formation et a tenu ou tiendra pour la fin de l’exercice 10 brèves séances de formation (normalement d’une durée de 1,5 heure), de même que deux ateliers de formation de deux jours, sur les points clés suivants de notre pratique :

  • Modernisation de notre service de consultation;
  • Vers un nouveau cadre de réconciliation en vertu de l’article 35 – Questions juridiques pour les négociations, la politique et notre pratique.

Dans la mesure du possible, il y a de brèves séances WebEx de formation en ligne. Nous informons également notre personnel juridique des balados d’intérêt – qui sont offerts gratuitement par notre site SharePoint.

Phase 1 :

Analyse des écarts

Étant donné la rétroaction des conseillers juridiques au cours de l’évaluation, le PAA procédera à une analyse minutieuse des écarts en matière de besoins de formation des conseillers juridiques en faisant une utilisation optimale de divers outils, y compris des sondages sur les séances de formation de 2015‑2016, les plans d’apprentissage individuels, les documents de gestion des talents, les programmes de mentorat, la rétroaction issue des discussions individuelles, etc. Les résultats de cette analyse éclaireront la production du programme intégré de perfectionnement professionnel du Portefeuille et aideront à cerner le besoin d’autres occasions d’apprentissage.

Phase 2 :

Présentation de méthodes innovatrices de formation et d’outils innovateurs

Les commentaires recueillis de l’analyse qui précède serviront à concevoir et à mettre en œuvre des moyens innovateurs d’appuyer et de donner la formation, l’observation au poste de travail, la planification de la relève et les occasions de mentorat, le tout en fonction des besoins des conseillers juridiques.

Le Portefeuille continuera d’explorer de nouvelles façons de donner la formation et de mettre les documents de formation en ligne pour réduire les coûts et accroître l’accessibilité.

Avocat général, Bureau du sous-procureur général délégué

Phase 1 : mai 2016

Phase 2 : mars 2017

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