Réponse de la direction et plan d’action

Titre du projet : Évaluation du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire (PDADR)

Centre de responsabilité : PDADR

Conclusions Recommandations Réponse de la direction Plan d’action Gestionnaire responsable (titre) Date prévue d’achèvement

Prestation de rapports d’étape

L’évaluation a permis de constater que, dans l’ensemble, le Portefeuille fournit des services juridiques de grande qualité de façon rapide, adaptée et utile. Toutefois, selon l’évaluation, la prestation de rapports d’étape instructifs à intervalles réguliers reste à améliorer, car les clients qui ne sont pas en contact régulièrement avec des avocats (p. ex., à l’occasion de rencontres récurrentes) ont mentionné en général qu’ils sont contraints de demander des mises à jour sur leurs demandes de services juridiques. Malgré cet inconvénient, suivant les conclusions de l’évaluation, les clients sont en général très satisfaits des services juridiques que le PDADR leur fournit.

Recommandation no 1 :

Que le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire détermine s’il existe des moyens d’améliorer la prestation périodique de rapports d’étape instructifs afin de mieux répondre aux besoins de ses clients à cet égard.

D’accord.

Le PDADR s’engage à fournir des services juridiques de haute qualité à ses clients et s’assurera de l’adhésion aux normes de service, tel qu’indiqué dans l’annexe A du Protocole d’entente (PE) avec les ministères et organismes clients.

1. Tous les gestionnaires du Portefeuille communiquent avec leurs employés pour leur rappeler les normes de service qui régissent la prestation de rapports d’étape à leurs clients à intervalles réguliers.

SMA, SMA délégué et gestionnaires du PDADR

31 mars 2017

2. Contribuer à la mise en œuvre du nouveau modèle de financement au ministère de la Justice en fournissant à ses clients, chaque trimestre, la réponse de la direction au nouveau rapport d’analyse des activités. SMA et SMA délégué du PDADR Avril 2016, ensuite chaque trimestre (en permanence)

Rôles et responsabilités

L’évaluation a permis de constater qu’il est possible de clarifier davantage les responsabilités et les rôles respectifs des avocates et avocats du PDADR et des bureaux régionaux qui travaillent sur des dossiers partagés. Plus précisément, 20 % des avocats des régions ont mentionné que les rôles et responsabilités entre leur bureau régional et les SJM du Portefeuille ne sont pas clairement délimités, tandis qu’un autre groupe de 36 % a indiqué que les rôles et responsabilités sont quelque peu délimités. Les avocats des SJM des ministères avaient un point de vue semblable alors que 7 % d’entre eux ont indiqué que les rôles et responsabilités ne sont pas clairement délimités entre leurs SJM et les bureaux régionaux et qu’un autre groupe de 42 % a indiqué que les rôles et responsabilités sont quelque peu délimités entre les avocates et avocats des SJM et ceux des régions. Bien que les avocats délimitent généralement leurs responsabilités et leurs rôles respectifs de façon proactive, il existe des possibilités d’effectuer de telles délimitations de façon plus constante.

Recommandation no 2 :

Que le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire applique les principes de gestion de projet afin que les tâches et les responsabilités de chaque membre de l’équipe soient précisées dès l’ouverture de tout dossier de contentieux et qu’elles soient bien adaptées à chaque dossier.

D’accord.

Il est important que les rôles et responsabilités soient définis clairement pour assurer que la prestation de services juridiques soit efficace et efficiente.

1. Continuer à encourager la formation en gestion de projets juridiques de tous les praticiens du droit et des gestionnaires au moyen d’un message du BSMA.

SMA et SMA délégué du PDADR Novembre 2016
2. Encourager tous les praticiens et gestionnaires en droit, au moyen de messages du SMA et du SMA délégué, à mettre en œuvre les principes de gestion de projet afin qu’ils précisent les responsabilités et les tâches et qu’ils consultent Justipédia au sujet des outils et des modèles, notamment en ce qui concerne la préparation des chartes de projets et les plans de communication.

SMA et SMA délégué du PDADR

31 mars 2018
3. Établir un mécanisme pour démontrer l’application des principes de la gestion de projet aux travaux juridiques. SMA et SMA délégué du PDADR 31 mars 2018

Soutien des parajuristes

La délégation des tâches appropriées à des non-avocats permet aux avocats de se consacrer à des tâches qui nécessitent leurs compétences et de réduire les coûts des services juridiques. Cependant, plus de la moitié des répondants au Sondage auprès des avocats du PDADR ont mentionné que l’appui nécessaire des parajuristes n’était disponible que dans moins de la moitié des dossiers. De plus, le manque d’appui des parajuristes est l’un des facteurs souvent mentionnés par les répondants comme réduisant la capacité du PDADR à fournir des services juridiques de grande qualité. L’ensemble de ces constatations permet de penser qu’il existe des possibilités d’accroître le niveau d’appui offert aux avocats par les parajuristes au sein du Portefeuille.

Recommandation no 3 :

Que le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire surveille l’incidence du nouveau bassin de parajuristes pour veiller à ce que les avocats des SJM aient un accès suffisant au soutien nécessaire des parajuristes.

D’accord.

Nous sommes d’accord qu’il existe un besoin de suivre de près l’utilisation et la  nécessité des services parajuridiques dans les SJM. Ceci comprend, mais n’exclut pas, l’utilisation d’un bassin central de parajuristes, dont le mandat consiste à offrir des services lorsqu’il y a un surplus temporaire de travail. 

1. Demander que chaque SJM détermine ses besoins en services parajuridiques et indique toutes les tâches effectuées par le service que des parajuristes pourraient accomplir (par rapport à la liste des tâches des parajuristes).

SMA et SMA délégué du PDADR

Septembre 2016

2. Dresser un plan pour encourager les demandes de services parajuridiques au bassin central, notamment :

  • Le remplacement temporaire de parajuristes.
  • Le besoin d’appui supplémentaire de parajuristes dans les dossiers de grande ampleur.
  • Les compétences particulières.
  • D’autres situations non encore déterminées.
SMA et SMA délégué du PDADR Janvier 2017
3. Réévaluer chaque année les besoins du Portefeuille en services parajuridiques du bassin central. SMA et SMA délégué du PDADR Avril 2017, ensuite en permanence
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