Réponse de la direction et plan d’action

Titre du projet : Évaluation du Portefeuille des organismes centraux

Centre de responsabilité : Portefeuille des organismes centraux

Conclusions Recommandations Réponse de la direction Plan d’action Gestionnaire responsable (titre) Date de mise en œuvre prévue

Partage d’information

La documentation indique que le Portefeuille est doté de mécanismes permettant de partager de l’information. Selon les conclusions de l’évaluation, il semble y avoir des occasions suffisantes de partager de l’information au niveau de la gestion. Toutefois, le partage d’information de la gestion vers les avocats n’est pas constant.

Des intervenants clés ont remarqué que la qualité du partage de l’information au sein du Portefeuille dépend de l’environnement de chaque SJM. Cette préoccupation concernant la circulation adéquate de l’information est appuyée par les résultats du SAFF, qui indiquent une tendance à la baisse potentielle de la perception quant au partage de l’information de la haute direction vers le personnel au sein du POC.

Recommandation 1:

Le Portefeuille des organismes centraux devrait étudier des mécanismes susceptibles d'améliorer la circulation de l’information au sein du Portefeuille, particulièrement de la haute direction vers le personnel.

D’accord.

Le POC s’est engagé à étudier des mécanismes qui permettront de veiller à la circulation de l’information de la haute direction vers le personnel au sein du Portefeuille.

  1. Accroître le nombre de retraites du personnel du Portefeuille à deux à trois par année afin de s’assurer que l’information est communiquée régulièrement à tout le personnel.
  2. Encourager les directeurs du POC à transmettre l’information au personnel pendant leurs réunions d’équipe hebdomadaires.
  3. Créer un site SharePoint pour le POC, où l’information sera publiée et accessible à tous les employés du Portefeuille. Envoyer un courriel contenant un lien vers le site SharePoint à tous les employés chaque trimestre afin de les inviter à consulter « ce qu’il y a de nouveau » sur le site.
SMA du POC et tous les directeurs/ gestionnaires du POC 31 mars 2017, ensuite en permanence

Renseignements iCase

Le Portefeuille des organismes centraux a travaillé activement à se conformer au protocole iCase. La plupart des dossiers de consultation ont maintenant la cote de risque obligatoire dans iCase. Toutefois, dans la majorité des dossiers, la cote de risque sélectionnée est « les risques sont trop faibles pour se matérialiser dans un avenir prochain ». Bien que les avocats expliquent que, dans bien des cas, ils ne sont pas vraiment en mesure de chiffrer convenablement la cote de risque pour un dossier, il demeure que la mise en application de mesures de gestion de la pratique du droit, comme l'assignation de dossiers plus risqués et plus complexes à des avocats plus expérimentés, ne peut être mesurée.

Recommandation 2:

Le Portefeuille des organismes centraux, en consultation avec le Secteur des politiques, de la planification et de l'innovation opérationnelles, devrait s'assurer que ses pratiques relativement à l’entrée de données dans iCase soient conformes aux directives et aux lignes directrices relatives à iCase, en vue de mieux appuyer la mesure du rendement continu et l’évaluation.

D’accord.

Le Portefeuille examinera les dossiers dans iCase qui n’ont pas de cote de risque numérique afin de s’assurer que les pratiques d’évaluation des risques sont harmonisées aux directives et aux lignes directrices relatives à iCase.

  1. L’analyste des données sur les activités du Portefeuille produira des rapports trimestriels sur les dossiers qui n’ont pas fait l’objet d’une évaluation du risque numérique et fournira ces rapports aux directeurs de chaque USJM.
  2. Chaque USJM aura la responsabilité d’examiner les dossiers visés par le rapport et de leur attribuer une cote de risque numérique, le cas échéant.
  3. L’analyste des données sur les activités du Portefeuille effectuera un suivi régulier auprès des directeurs afin de veiller au respect de toutes les directives et lignes directrices relatives à iCase, en consultation avec le Secteur des politiques, de la planification et de l’innovation opérationnelles au besoin.
SMA du POC et tous les directeurs/ gestionnaires du POC 31 mars 2017, ensuite en permanence

Formation

L’évaluation a révélé qu’environ le tiers des avocats décrivent la quantité de formation qui leur est offerte, ainsi que la pertinence de celle-ci par rapport à leur travail, comme « excellente » ou « très bien ». L’évaluation a également démontré qu’une proportion semblable d’avocats qualifie la quantité et la pertinence des formations de « passables » ou de « faibles ». Particulièrement, certains répondants ont fait valoir qu’il leur faudrait des formations plus spécialisées et plus variées.

Recommandation 3:

Le Portefeuille des organismes centraux devrait déterminer s’il est possible d’améliorer les occasions de formation pour les avocats afin de mieux répondre à leurs besoins à cet effet.

D’accord.

Le POC s’est engagé à améliorer les possibilités de formation et à favoriser un milieu de travail qui encourage et facilite l’apprentissage et le perfectionnement professionnel continus de tous les avocats, y compris par la prestation de possibilités de formation offertes à l’extérieur du Ministère.

  1. La direction continuera de promouvoir les occasions d’apprentissage à l’intérieur et à l’extérieur du Ministère pour ses avocats de façon continue et, en particulier, par l’intermédiaire des discussions qui font partie du processus d’évaluation du rendement et des plans d’apprentissage.
  2. La SMA du POC et les directeurs du POC continueront de consulter les avocats en continu sur les demandes et les occasions de formation.
  3. L’agent de projets de la SMA du POC entreprendra un examen et une analyse des besoins de formation des avocats, recueillera des renseignements sur les besoins de formation plus spécialisés et plus variés, formulera des recommandations, et assurera un suivi auprès des directeurs afin de déterminer les améliorations à mettre en œuvre au chapitre de la formation. 

SMA du POC et tous les directeurs/ gestionnaires du POC

31 mars 2017, ensuite en permanence

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