Système de gestion des ressources humaines PeopleSoft
Mars 2011

Sommaire

OPINION GÉNÉRALE

La direction a élaboré un cadre afin d’appuyer la maintenance du système, de déceler les exigences du nouveau système et de communiquer les changements aux utilisateurs finaux. Les interfaces avec les autres systèmes sont bien gérées et les renseignements provenant de PeopleSoft sont associés à ces systèmes. La documentation est facilement accessible aux utilisateurs finaux et une réponse est rapidement donnée aux demandes de renseignements. On a décelé des possibilités d’amélioration dans les domaines liés à l’accès au système et à la sécurité et au caractère sensible des données. Il est aussi nécessaire d’évaluer la pertinence de PeopleSoft et d’élaborer un plan de continuité des activités pour le système.

Contexte

Le ministère de la Justice gère l’information des ressources humaines ayant trait à ses effectifs à l’aide du système de gestion des ressources humaines PeopleSoft et utilise l’information produite par ce système afin de soutenir l’élaboration des programmes et des politiques portant sur les ressources humaines et de préparer des rapports ministériels. En outre, le système permet aux membres du personnel de gérer leurs congés par voie électronique.

De l’administration centrale, la Direction générale des ressources humaines et du développement professionnel (DGRHDP) gère le système PeopleSoft, tandis que la Direction de la gestion de l’information (DGI) assure le soutien technique.

Les phases de planification et d’examen sur place, qui visaient les pratiques et les procédures liées aux activités des utilisateurs du système PeopleSoft de l’AC et des bureaux régionaux du Ministère, se sont déroulées de mai à septembre 2010.

Cadre de gestion

Rôles et responsabilités

Les rôles et les responsabilités qu’assument l’Unité des systèmes de RH et Systèmes ministériels de la DGI sont clairement définis en ce qui concerne le système PeopleSoft. Toutefois, il est nécessaire de mettre à jour l’accord sur les niveaux de service régissant les services fournis par la DGI pour confirmer le niveau de services requis.

À notre avis, les descriptions de poste des analystes des opérations doivent être examinées pour refléter exactement leurs fonctions.

Plan d’amélioration du système

Chaque année, le personnel de l’Unité des systèmes de RH et les gestionnaires de la DGRHDP et des régions se réunissent pour discuter des besoins relatifs au système. Nous sommes d’avis que le plan d’amélioration du système élaboré par l’Unité des systèmes de RH est efficace.

Budget

Le processus budgétaire est bien documenté et les dépenses sont surveillées au cours de l’exercice. Le budget suffit à la maintenance du système, mais il reste peu de ressources financières pour offrir des services aux utilisateurs finaux, et aucun financement n’est disponible pour les projets techniques spéciaux. Ainsi, lorsque la priorité est accordée à un projet spécial, le directeur de l’Unité des systèmes de RH présente une demande de financement supplémentaire. Le moment du déblocage des fonds détermine si le projet peut être achevé pendant l’exercice financier.

Rendement du système

Les procédures établies et mises en œuvre par l’Unité des systèmes de RH ainsi que la redondance intégrée à l’infrastructure du système PeopleSoft assurent le fonctionnement continu du système. L’Unité des systèmes de RH produit des rapports individuels sur certains aspects du rendement du système, notamment le temps d’arrêt et le délai de rétablissement. Toutefois, elle n’a pas créé de rapport que la direction pourrait utiliser pour évaluer le rendement opérationnel global du système.

Contrôle des changements

Systèmes ministériels de la DGI est responsable de mettre en œuvre les nouvelles versions et de mettre à niveau le système. Nous avons examiné la liste de vérification relative à la mise en œuvre qui rend compte du processus et la jugeons adéquate. Toutefois, le document ne comporte pas de signature et de date d’approbation.

Documentation relative au système

La documentation technique est intégrée au système PeopleSoft et à portée de la main des utilisateurs finaux dans le site intranet du Ministère.

L’Unité des systèmes de RH est en train de rédiger un guide de procédures qui contient des précisions sur le cadre de gestion régissant le système et les procédures à suivre pour obtenir de l’aide, si nécessaire. Le guide de procédures est une excellente initiative pour rassembler de l’information pertinente sur l’utilisation du système en un seul document. Il sera bénéfique pour les utilisateurs d’y avoir accès dès qu’il sera terminé.

Copies de sauvegarde et planification de la continuité des activités

Des copies de sauvegarde des données sont régulièrement faites et mises à l’essai pour les besoins de la restauration des données, les copies de l’application ne sont pas faites régulièrement et deux méthodes existent pour restaurer l’application. Le processus de sauvegarde et de restauration de l’application doit être examiné.

Pendant la vérification, les employés de l’Unité des systèmes de RH et de Systèmes ministériels de la DGI que nous avons interrogés n’ont pas réussi à nous fournir une analyse des répercussions sur les opérations ou un plan de continuité des activités pour PeopleSoft. Pourtant, le plan de continuité des activités de Systèmes ministériels de la DGI qualifie le système PeopleSoft de système crucial qui doit être restauré dans un délai maximal de deux jours. Il faut évaluer le caractère essentiel du système PeopleSoft à l’aide d’une analyse des répercussions sur les opérations et élaborer un plan de continuité des activités pour le système.

Accès au système et rôles des utilisateurs dans le système PeopleSoft

L’administrateur de la sécurité et de l’accès du système PeopleSoft doit contrôler l’accès au système en créant des comptes d’utilisateur conformément aux procédures établies pour l’Unité des systèmes de RH. En général, l’accès est restreint à une discipline (p. ex. dotation, classification et équité en emploi) et doit être approuvé par un superviseur. Lorsqu’un employé quitte le Ministère, l’administrateur reçoit un avis et supprime son compte.

Nous avons examiné un échantillon de dossiers pour valider le processus de création des comptes d’utilisateur. Nous avons découvert que 20 p. 100 des dossiers de l’échantillon n’étaient pas accompagnés des documents justificatifs adéquats pour créer un compte ou donner accès à une discipline en particulier. En outre, aucun document ne confirme que l’administrateur examine périodiquement les comptes actifs pour en vérifier l’utilisation régulière.

Sur la base de nos entretiens, nous jugeons que l’Unité des systèmes de RH doit améliorer les procédures à l’appui des contrôles d’accès pour renforcer la confidentialité et l’intégrité des données des RH.

Sensibilité et sécurité des données

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une EMR doivent être effectuées pour le système PeopleSoft, et le document d’homologation et d’accréditation du système PeopleSoft doit être mis à jour. On nous a informés qu’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été menée par le passé, mais la DGRHDP n’a pas réussi à nous fournir la période précise ou une copie de cette évaluation. En 2006, le Ministère a procédé à une EMR afin de se conformer à la norme de gestion de la sécurité des technologies de l’information du Conseil du Trésor. Le document d’homologation et d’accréditation du système PeopleSoft était valable jusqu’au 31 décembre 2008.

En examinant l’information contenue dans l’EMR et le document d’homologation et d’accréditation, nous avons constaté que les données de PeopleSoft sont désignées « Protégé A » ou « Protégées B ». En nous entretenant avec des gestionnaires de la DGRHDP, nous avons constaté qu’ils interprétaient différemment la façon dont les données des RH doivent être désignées. Le niveau de protection approprié pour l’ensemble des données des RH doit être déterminé et communiqué au personnel.

Intégrité des données

La DGRHDP a mis au point un système pour valider le processus de saisie des transactions et l’intégrité des données, mais la pertinence du seuil du taux d’erreurs doit être examinée.

Caractèristiques du système

Information produite par le système

L’information produite par le système PeopleSoft aide la direction à prendre des décisions liées aux RH et est utilisée par le Ministère pour mener à bien des projets spéciaux. Le manque de fonctionnalité du système PeopleSoft en ce qui concerne le formatage des rapports oblige certains utilisateurs à se servir du logiciel Excel de Microsoft et d’autres systèmes parallèles pour produire certains rapports. Cette pratique est acceptable à nos yeux.

Dispositifs de sécurité

Le système PeopleSoft possède une fonction intégrée de journal qui envoie des messages à l’administrateur de la base de données. Toutefois, la fonction de journalisation ne trie pas les messages par type. Pour examiner les messages de sécurité et leur donner suite, l’administrateur doit analyser manuellement les journaux, ce qui prend beaucoup de temps. Par conséquent, l’information relative aux violations de la sécurité n’est pas examinée. À l’heure actuelle, le Ministère ne dispose pas d’une solution automatisée pour étudier les journaux. Les journaux du système PeopleSoft doivent être surveillés dans le but de détecter les violations de la sécurité.

Interfaces avec d’autres systèmes

Dans le cadre de ses responsabilités ministérielles, la DGRHDP est tenue de mettre à jour les données liées aux RH dans divers systèmes appartenant à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, à la Commission de la fonction publique ou au Secrétariat du Conseil du Trésor. Actuellement, le système PeopleSoft interface avec les quatre systèmes externes suivants :

  • le Système régional de paye;
  • la Banque de données sur l’équité en emploi;
  • le Système d’information sur les postes et la classification;
  • le Système d’information sur les activités de dotation ministérielle (SIADM).

Les interfaces avec ces systèmes sont bien gérées et les données produites par le système PeopleSoft et les autres systèmes sont rapprochées d’une façon qui permet de déterminer leur exactitude et leur validité.

Interfaces avec les utilisateurs finaux

Documentation et formation

La documentation interne du système PeopleSoft et la documentation offerte dans le site intranet donnent suffisamment d’information aux utilisateurs pour qu’ils naviguent dans le système et réussissent une formation de base.

L’Unité de la DGRHDP chargée de l’intégrité des données surveille les taux d’erreurs des adjoints aux RH lorsqu’ils saisissent des données. Lorsque les taux d’erreurs sont supérieurs à 20 p. 100, le superviseur de l’adjoint aux RH responsable est avisé. Il doit ensuite découvrir les causes du taux d’erreurs élevé et prendre des mesures correctives. Nous avons constaté que le taux d’erreurs des adjoints aux RH au chapitre de la saisie de données était considérable (plus de 20 p. 100) et pas toujours stable d’un exercice à l’autre. Selon nous, le taux d’erreurs de 20 p. 100 est un seuil trop élevé. Il faut déterminer les causes de ces erreurs et envisager d’offrir de la formation complémentaire pour réduire le taux d’erreurs.

Soutien technique

L’Unité des systèmes de RH a mis en place des outils pour surveiller les problèmes éprouvés par les utilisateurs du système PeopleSoft. La version la plus récente du système PeopleSoft enregistre, classifie, hiérarchise et surveille les problèmes du début à la fin. Un logiciel de surveillance des problèmes est utilisé pour créer des rapports sur les dossiers ouverts et fournir des données statistiques, notamment les comptes par type ou ordre de priorité et le siège des problèmes.

Sur la base de l’examen des rapports portant sur les questions en suspens et les demandes ouvertes sur une période déterminée, nous sommes arrivés à la conclusion que, lorsqu’une question peut être réglée, le délai est raisonnable. Selon nous, si l’Unité des systèmes de RH examinait périodiquement les problèmes en suspens, la direction pourrait élaborer un plan d’action pour résoudre rapidement les problèmes.

Communication avec les utilisateurs

L’Unité des systèmes de RH a mis en place des outils et des procédures pour faire en sorte que l’information relative au système PeopleSoft soit communiquée aux utilisateurs finaux en temps opportun.

Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournies par la directrice générale, Direction générale des ressources humaines et du développement professionnel.

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