Système de gestion des ressources humaines PeopleSoft
Mars 2011

3. Observations – Caractéristiques du Système

3.1 Information produite par le système

L’information produite par le système PeopleSoft aide la direction à prendre des décisions liées aux RH et est utilisée par le Ministère pour mener à bien des projets spéciaux.

Le système PeopleSoft a la capacité de produire une quantité considérable de données sur les RH, lesquelles sont utilisées par la direction pour prendre des décisions liées aux RH. Ces éléments d’information comprennent, sans toutefois s’y limiter, les congés, les postes libres, la mesure du rendement, les postes exclus des conventions collectives, les détachements et les affectations, les griefs par centre de coûts, le profil démographique pour l’équité en emploi et la rémunération. Nous avons interrogé des gestionnaires des RH, des directeurs régionaux des RH, des adjoints en RH, des superutilisateurs du système PeopleSoft et des gestionnaires des secteurs opérationnels pour évaluer la qualité et la quantité de données sur les RH qui leur sont fournies. Ils ont tous déclaré qu’ils recevaient les données nécessaires au soutien de leur travail. Quelques-uns ont indiqué qu’il serait utile d’avoir des rapports et des tableaux de bord supplémentaires et d’améliorer le système de façon à ce qu’il gère la formation.

Au niveau ministériel, le système PeopleSoft joue un rôle important dans le soutien aux projets spéciaux du Ministère. Ces projets englobent le Modèle de la pratique du droit, l’exercice annuel d'examen du rendement et d'appréciation de l’employé, le programme de rémunération au rendement des avocats et de la haute direction ainsi que la surveillance du rendement ministériel par rapport aux objectifs en matière d’équité en emploi.

Nous sommes d’avis que le système PeopleSoft aide la direction à prendre des décisions liées aux RH et à mener à bien les projets spéciaux.

Le manque de fonctionnalité du système PeopleSoft en ce qui concerne le formatage des rapports oblige certains utilisateurs à se servir du logiciel Excel de Microsoft et d’autres systèmes parallèles pour produire certains rapports.

On nous a informés du manque de fonctionnalité du système PeopleSoft en ce qui concerne la mise en forme des rapports. En raison de cette lacune, certains gestionnaires utilisent des systèmes qui reposent sur Excel pour effectuer le suivi des questions liées aux RH, comme les congés pour une longue période, la surveillance de la charge de travail et les activités de classification en cours. Le logiciel Excel de Microsoft et d’autres systèmes axés sur ce dernier sont aussi utilisés pour analyser les données du système PeopleSoft qui sont téléchargées et produire des rapports.

Même si l’utilisation d’un système parallèle peut accroître le risque d’erreurs, l’utilisation du logiciel Excel pour effectuer certaines analyses et produire des rapports représente une pratique acceptable à nos yeux.

3.2 Dispositifs de sécurité

Les messages de journalisation ne sont pas surveillés dans le but de déceler les violations de la sécurité.

Le système PeopleSoft possède une fonction intégrée de journal qui envoie des messages à l’administrateur de la base de données. Parmi ces journaux figurent les messages de sécurité (p. ex. tentatives non réussies d’ouverture de session), les modifications de la base de données, les messages de traitement opérationnel, l’utilisation de la mémoire à disques, etc. Toutefois, la fonction de journalisation ne sépare pas les messages de sécurité des autres messages dans le journal. Pour examiner les violations de la sécurité, il faudrait analyser manuellement les journaux, ce qui prendrait beaucoup de temps. À l’heure actuelle, le Ministère ne dispose pas d’une solution automatisée pour étudier les journaux. Par conséquent, l’information relative aux violations de la sécurité n’est pas examinée.

Recommandation et réponse de la direction

15. On recommande que le directeur principal de la Division de l'appui aux activités, aux applications et aux services veille à ce que les journaux de l’application PeopleSoft soient surveillés dans le but de détecter les violations de la sécurité. (Risque moyen)

D’accord. Le directeur principal, DAAAS, collaborera avec les services de sécurité de la TI afin de déterminer le niveau de surveillance requis et de garantir que les violations potentielles de la sécurité font l’objet d’une enquête. Échéancier : 31 mars 2012.

Date de modification :