Vérification du Programme de gestion des urgences et du Programme de planification de la continuité des activités au Ministère de la Justice du Canada
Le 3 mai 2013

Sommaire

Conclusion

Nous sommes arrivés à la conclusion que la structure de gouvernance ministérielle et la politique organisationnelle offrent dans l’ensemble un cadre de contrôle de gestion efficace au titre de la gestion des urgences et de la planification de la continuité des activités au ministère de la Justice. Cette structure comprend le Comité de direction, le Comité d'intervention en cas d'urgence, l’Équipe des opérations d’urgence, le Comité de coordination des urgences du ministère de la Justice, l’Équipe des mesures d’urgence du ministère de la Justice, le Centre des opérations d'urgence du ministère de la Justice ainsi que le Comite nationale de la sécurité et de la planification de la continuité des opérations. Comme principales politiques ministérielles en place pour ces programmes, on compte le Plan stratégique de gestion des urgences du ministère de la Justice et Un Guide pour la continuité des activités au ministère de la Justice.

La Gestion des urgences et la Planification de la continuité des activités constituent deux programmes ministériels distincts, mais connexes, qui sont réunis à des fins pratiques au Centre des opérations d’urgence du ministère de la Justice. Le Programme de gestion des urgences est un programme externe et stratégique alors que le Programme de continuité des activités est un programme interne et représente l’une des composantes de base ayant servi à l’élaboration du Plan stratégique de gestion des urgences du ministère de la Justice.

Nous n’avons pas relevé de problèmes importants au sujet de la Gestion des urgences.

Introduction

Le Programme de gestion des urgences et le Programme de planification de la continuité des activités sont gérés par une petite section au sein de la Division de la sûreté, de la sécurité et de la gestion des urgences de la Direction générale de l’administration du Secteur de la gestion. Ces programmes sont distincts, mais ils sont complémentaires – la Planification de la gestion des urgences s’appuie sur la Planification de la continuité des activités. Note de bas de page 1

Le Programme de gestion des urgences est axé sur la façon dont le Ministère est lié à d’autres institutions fédérales ainsi qu’à des organismes de gestion des urgences des provinces et des municipalités, dans des situations d’urgence. La planification de la continuité des activités, par contre, vise les activités de planification interne au Ministère visant à assurer la prestation des services essentiels à la population canadienne en cas d’incident ou d’urgence touchant l’organisation. Les plans de continuité des activités sont fréquemment activés lorsque surviennent des exercices de gestion des urgences ou des événements réels.

Dans l’industrie, on considère qu’au plus 10 % à 15 % des services d’une organisation devraient être classifiés comme étant essentiels. Note de bas de page 2 Les gestionnaires sont portés tout naturellement à désigner les services importants comme des services essentiels nécessitant une reprise très rapide.

Le ministère de la Justice a élaboré et mis en œuvre une structure de gouvernance ministérielle solide efficace pour la Gestion des urgences ainsi que pour la Planification de la continuité des activités. Le Plan stratégique de gestion des urgences est à jour, bien rédigé et renferme la trentaine de composantes de base recommandées du Guide pour la planification de la gestion des urgences 2010-2011 de Sécurité publique Canada.

Le cadre de gouvernance favorisant l’état de préparation en cas d’urgence est défini dans le Plan stratégique de gestion des urgences du Ministère et désigne clairement les rôles et les responsabilités de divers niveaux de gestion qui participant aux mesures d’intervention en cas d’urgence. La présence de membres de la haute direction à divers comités responsables de la gestion des urgences prévoit le niveau de pouvoir approprié pour favoriser le processus décisionnel essentiel pour composer avec des situations d’urgence.

Le Ministère assure l’état de préparation des membres de la haute direction responsables de la mise en œuvre du Plan stratégique de gestion des urgences en menant des exercices annuels à l’extérieur du lieu de travail afin de mettre à l’essai les mesures d’urgence énoncées dans le Plan. De plus, le Ministère a signé un Protocole d’entente avec      [Les renseignements ont été enlevés aux termes de la Loi sur l'accès à l'Information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels]      Ontario, et      [Les renseignements ont été enlevés aux termes de la Loi sur l'accès à l'Information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels]      Québec, pour l’utilisation d’un espace opérationnel qu’utilisera le Comité d’intervention en cas d’urgence afin de tenir ses rencontres et d’activer le Plan d’urgence. L’emplacement des installations opérationnelles de rechange permet au Comité d’avoir accès à au moins un endroit.

Le Centre des opérations d'urgence du ministère de la Justice intègre une solide capacité de gestion des urgences à une infrastructure déjà en place. Cette installation a été utilisée pour simuler des exercices de gestion des urgences (p. ex., des exercices théoriques), assurer la gestion et une intervention dans de tels événements, notamment en cas de verglas, et il y a eu participation à des exercices d’intervention d’urgence horizontaux à large échelle, comme aux Jeux olympiques de Vancouver et aux Sommets du G8/G20 à Toronto.

La décision d’attribuer des responsabilités liées à la Planification de la continuité des activités aux agents de la sécurité des régions a été pragmatique. Des points à l’ordre du jour sur la Gestion des urgences et la Planification de la continuité des activités sont fréquemment soulevés aux conférences régulières des agents de la sécurité du Ministère, auxquelles participent les agents de la sécurité des régions. De plus, l’agent de la sécurité du Ministère se rend dans les régions à intervalles réguliers.

Cette vérification a été désignée dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2011-2012. L’objectif général de la vérification consistait à fournir l’assurance que le cadre de contrôle de gestion est efficace pour les programmes de Gestion des urgences et de la Planification de la continuité des activités au ministère de la Justice.

Principales constatations

La section de la Division de la sûreté, de la sécurité et de la gestion des urgences, qui est responsable des programmes de Gestion des urgences et de la Planification de la continuité des activités, compte actuellement deux ressources à plein temps Note de bas de page 3 , soit un gestionnaire, Gestion des urgences, de niveau AS Note de bas de page 4 07 et un coordonnateur ministériel de la Planification de la continuité des activités de niveau AS 05, ce qui est considéré efficace compte tenu de sa taille. Cependant, si on ajoutait des ressources dans cette petite unité, on pourrait donner suite aux priorités additionnelles suivantes, qui représentent les principales constatations de la présente vérification.

Fonction de remise en question (Surveillance et Assurance de la qualité).
La Division de la sûreté, de la sécurité et de la gestion des urgences n’assume pas de fonction de remise en question efficace (Surveillance et Assurance de la qualité) en matière de Planification de la continuité des activités à l’échelle du Ministère, d’où l’incohérence des Plans de continuité des activités, la difficulté de cerner les services essentiels et une sous-utilisation ou une mauvaise application des documents liés aux analyses de l’incidence des activités.
Consolidation d’un Plan organisationnel de continuité des activités.
La consolidation d’un Plan organisationnel de continuité des activités permettrait de s’assurer que les services essentiels soient désignés à un niveau pratique et réduire les efforts considérables actuellement consacrés au maintien des Plans de continuité des activités pour des services importants, mais pas nécessairement essentiels.
Appui aux régions.
Il serait profitable que les bureaux régionaux obtiennent un appui supplémentaire et un accompagnement en matière de mentorat de la Division de la sûreté, de la sécurité et de la gestion des urgences dans le cas de la Planification de la continuité des activités. Le risque associé à la situation actuelle concernant les initiatives de modernisation est considérable.
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