Rapport d’audit sur la conformité de la comptabilisation du temps - Février 2014

1.0 Introduction

1.1 Contexte

Comptabilisation du temps

7. Le ministère de la Justice utilise divers outils pour planifier et gérer les activités ministérielles et en faire rapport. Un des principaux outils est iCase, une application nationale basée sur le Web qui appuie la pratique du droit, et la gestion et la prestation des services juridiques au gouvernement par les fonctions suivantes : gestion de cas, gestion de documents, rapports opérationnels et gestion du temps. La comptabilisation du temps dans iCase est obligatoire pour tous les avocats et parajuristes qui offrent des services de contentieux, de consultation juridique et de rédaction législative et réglementaire, ainsi que pour les employés désignés du ministère de la Justice qui exercent des fonctions de politiques. Au moment de l’audit, 3 597 employés du Ministère comptabilisaient leur temps.

8. La Division des pratiques d’affaires (DPA) du Bureau de la gestion de la planification stratégique et du rendement, Secteur de la gestion, dispose d’un budget de fonctionnement d’environ 1,9 M$ (salaire et exploitation et maintenance). La DPA est responsable, entre autres, du soutien et de la mise à jour de l’application iCase, des documents ministériels visant la comptabilisation du temps comme le Protocole national de comptabilisation du temps (PNCT) et des documents d’orientation à l’intention des employés qui comptabilisent leur temps et des gestionnaires.

9. La DPA rassemble les exigences opérationnelles du système iCase à partir des priorités ministérielles émergeantes. La DPA tient compte des suggestions concernant les spécifications fonctionnelles d’iCase de la part du réseau national d’administrateurs iCase, puis elle collabore avec la Direction des solutions d’information en vue de la mise en œuvre. La DPA compte aussi sur les administrateurs iCase pour donner de la formation sur iCase, des conseils et du soutien aux employés qui comptabilisent leur temps et aux gestionnaires. Cette formation, ces conseils et ce soutien sont complétés par divers outils, vidéos et documents de référence.

10. Le PNCT est le principal cadre qui régit les pratiques de comptabilisation du temps du Ministère. Il comprend des normes nationales qui s’appliquent à tous les employés qui comptabilisent leur temps. Ces normes favorisent la consignation de renseignements complets et fiables sur la comptabilisation du temps, ce qui contribue à la prise de décisions. Le PNCT inclut aussi la Liste nationale des tâches et des activités de comptabilisation du temps, qui fournit des renseignements plus détaillés sur la classification de la façon dont le temps est consigné et sur les normes en matière de données.

Utilisations des renseignements sur la comptabilisation du temps

11. Le ministère de la Justice recouvre les coûts des services juridiques fournis selon un modèle de financement qui comprend des fonds sous forme de crédits (services votés) et le recouvrement des coûts auprès des ministères et agences clients. Les tarifs des services externes, établis et approuvés chaque exercice financier par le Conseil du Trésor, sont appliqués à tous les types de services juridiques, notamment la consultation, le contentieux et la rédaction législative et réglementaire. Depuis l’exercice 2012-2013, les recettes tirées du recouvrement des coûts représentent plus du tiers du budget de fonctionnement du Ministère et les heures facturables provenant du module de comptabilisation du temps d’iCase représentent 35 % de ces recettes. Une comptabilisation du temps complète, exacte et à jour est donc essentielle dans le contexte du recouvrement des coûts et pour la gestion de la trésorerie du Ministère.

12. Le cycle mensuel de facturation des services juridiques comprend les étapes suivantes dans iCase : l’examen par les employés du temps comptabilisé dans iCase pour en assurer l’exactitude; et l’examen et la validation par les gestionnaires ou les superviseurs du temps consigné dans iCase. Les renseignements sur la comptabilisation du temps sont téléchargés dans le SIFM/SAP en vue de l’établissement des factures mensuelles aux ministères et agences clients.

13. Les données sur la comptabilisation du temps iCase servent également à soutenir diverses initiatives de planification ministérielle, notamment la production de rapports sur les estimations annuelles au Parlement par l’intermédiaire des rapports ministériels sur le rendement et des rapports sur les plans et les priorités de même que la conformité du Ministère à la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats du Conseil du Trésor.

1.2 Objectif et portée de l’audit

14. Le présent audit a été prévu dans le Plan de vérification interne à long terme 2011-2012 à 2013-14. L’objectif de cet audit a consisté à évaluer le degré de conformité au PNCT afin de déterminer si des pratiques pertinentes et efficaces ont été mises en place pour permettre une bonne prise de décisions en matière de ressources, d’établissement de priorités et des pratiques efficaces de recouvrement des coûts. L’équipe d’audit a examiné et évalué ce qui suit :

  • le caractère approprié du cadre de gestion pour assurer une surveillance, une orientation et une responsabilisation à l’égard de la gestion de la comptabilisation du temps;
  • la conformité et la surveillance du PNCT et des exigences connexes;
  • les pratiques de comptabilisation du temps parmi les différents bureaux régionaux, portefeuilles et SJM;
  • les renseignements sur la comptabilisation du temps en tant que ressources ministérielles et leur utilisation pour appuyer la mesure du rendement et les initiatives imposées.

15. Les documents et les transactions ont été examinés de 2011-2012 à 2012-2013. Le test des transactions était limité à l’évaluation de la conformité au PNCT et aux autorités ministérielles connexes. Il ne portait pas sur l’intégrité des données de comptabilisation du temps, c’est-à-dire l’exactitude (l’entrée des données est-elle correcte?) et la fiabilité (le système consigne et tient-il les données à jour tel que prévu?) des données.

16. L’équipe d’audit a examiné les pratiques de comptabilisation du temps à l’administration centrale et dans deux bureaux régionaux, celui du Québec et celui de l’Atlantique, et dans six SJM : Santé Canada, Service canadien du renseignement de sécurité, Citoyenneté et Immigration Canada, Industrie Canada, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada, et Affaires étrangères et Commerce international. L’audit a également porté sur trois portefeuilles, soit le Portefeuille de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration, le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire, et le Portefeuille des affaires autochtones.

1.3 Évaluation des risques

17. L’évaluation initiale des risques menée durant la phase de planification a permis d’établir les risques potentiels suivants relatifs à la gestion de la comptabilisation du temps :

  • le risque que l’absence d’organismes de surveillance établis et efficaces, pourvus d’un mandat communiqué clairement et comprenant des rôles clairs relatifs à la gouvernance, à la gestion des risques et aux contrôles, conduise à des pratiques de gestion inefficaces;
  • le risque que le manque de surveillance de la conformité au PNCT et aux exigences connexes entraîne des pratiques de surveillance inadéquates de la comptabilisation du temps à l’échelle du Ministère;
  • le risque que le manque de formation, d’outils, de ressources et d’information nécessaires pour aider les conseillers juridiques à consigner leur temps dans iCase de façon uniforme et en temps opportun aboutisse à des renseignements sur la comptabilisation du temps peu fiables;
  • le risque que des renseignements sur la comptabilisation du temps inexacts ou inopportuns aient une incidence sur le processus de recouvrement des coûts du Ministère et empêchent les portefeuilles, les secteurs et les régions de prévoir les coûts des services juridiques fournis et d’en rendre compte de manière précise; et
  • le risque que des renseignements sur la comptabilisation du temps inexacts ou inopportuns ne répondent pas aux besoins de la direction en matière d’initiatives imposées, comme celles qui concernent le recouvrement des coûts et les initiatives stratégiques et d’examen budgétaire.

1.4 Critères d’audit

18. Les critères d’audit ont été élaborés en tenant compte des risques relevés durant la phase de planification de l’audit et sont dérivés du document du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulé Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l’intention des vérificateurs internes (mars 2011).

19. Pour obtenir un aperçu des critères d’audit, voir l’annexe A.

1.5 Approche et méthodologie

20. L’approche et la méthodologie qui ont été utilisées lors de cet audit sont conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne, définies par l’Institut des vérificateurs internes.

21. Une description détaillée de l’approche et de la méthodologie est présentée à l’annexe B.

1.6 Pratiques exemplaires relevées

22. L’équipe d’audit a observé les domaines suivants où les pratiques de gestion sont conçues adéquatement et mises en application efficacement :

  • La DPA a fourni la formation, les outils, les ressources et l’information nécessaires pour aider les employés qui comptabilisent leur temps et les gestionnaires à s’acquitter de leur responsabilité en matière de consignation du temps (critère 2.1).
  • La DPA était responsable de la mise à jour des autorités liées au PNCT et à la comptabilisation du temps. Cette responsabilité était claire et bien communiquée et comprise. Il y avait des éléments de preuve que le PNCT et les autres autorités étaient soumises régulièrement à un examen et à une révision et étaient communiquées régulièrement sur l’intranet du Ministère aux employés qui sont tenues de comptabiliser leur temps et aux gestionnaires (critère 2.2)

23. L’audit a permis de cerner des sujets qui offrent des possibilités d’amélioration des pratiques de la direction liées à l’administration de la comptabilisation du temps. Ces possibilités sont abordées de façon plus détaillée dans la section 2.0 du présent rapport.

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