Rapport d’audit des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences - Février 2014

2.0 Constatations, recommandations et réponse de la direction

2.1 Instruments de politique

Critère de l’audit no:
Les lignes directrices, les procédures et les titulaires de pouvoir du ministère de la Justice pour la gestion des dépenses de VAC sont clairement définis et conformes aux directives du SCT et du Conseil national mixte et à la LGFP.
Principale constatation :
Certains aspects des instruments de politique ministérielle en matière de VAC pourraient être améliorés.

27. L’article 6.7 de la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences (2012) du Conseil du Trésor stipule que le dirigeant principal des finances est chargé « d’appuyer l’administrateur général et les cadres supérieurs du ministère dans la mise en place et le maintien de processus, procédures et contrôles ministériels efficaces nécessaires pour répondre aux exigences de la directive ». La version de 2013 de cette directive insiste tout particulièrement sur la mise en place de « cadres ministériels et plans, de politiques, de systèmes de gestion financière ministériels robustes ».

28. Le ministère de la Justice adopte une approche différente pour gérer chaque catégorie de VAC et a élaboré des instruments de politique. Pour l’accueil, des instruments de politique ministérielle complets sont en place. Il est possible d’améliorer les instruments de politique ministérielle en matière de voyages et de conférences.

Voyages

29. Sur l’intranet du Ministère, l’information relative aux voyages comprend des liens vers les directives et lignes directrices pertinentes du SCT. Des renseignements sont fournis sur un certain nombre d’instruments de politique ministérielle connexes, liés pour la plupart à l’utilisation du système Travel AcXess Voyage. De plus, il y a de l’information sur les sujets suivants, mais certains d’entre eux pourraient être présentés plus clairement, tel qu’indiqué ci-dessous :

  • Les lignes directrices ministérielles relatives à l’hébergement énoncent les exigences relatives à l’utilisation des hôtels figurant dans le Répertoire des établissements d’hébergement et d’entreprises de location de véhicules. Elles comprennent des instructions sur les pièces justificatives requises lorsqu’un hôtel ne figurant pas dans le Répertoire est utilisé. Cependant, elles ne donnent aucune instruction concernant les cas d’employés qui séjournent à un hôtel figurant dans le Répertoire, mais dont les tarifs sont supérieurs aux tarifs prévus. On peut éviter des dépenses inutiles en obligeant les voyageurs à justifier le choix d’un hôtel dont le tarif est supérieur au tarif prévu et les gestionnaires à approuver de telles justifications au préalable.
  • La Directive sur les voyages du Conseil national mixte définit l’autorisation générale de voyager comme la « permission d’effectuer un déplacement de nature continuelle ou répétitive, sans qu’il y ait de variation quant aux modalités des voyages et lorsque ce n’est pas pratique ou administrativement efficace d’obtenir une approbation préalable de l’employeur pour chaque voyage individuel ». Une utilisation intensive des autorisations générales de voyager a été observée au ministère de la Justice : 406 des autorisations générales de voyager ont été relevés pour 2013-2014, et 157 d’entre elles provenaient de la même région. De ces voyageurs détenant une autorisation générale de voyager, 312 (77 %) ont voyagé pendant la période couverte par l’audit, mais seulement 134 (33 %) ont voyagé plus de quatre fois au cours de cette période de 16 mois. La sur utilisation des autorisations générales accroît le risque de dépenses de voyages injustifiées.
  • Dans le cadre de l’examen des transactions de voyage, nous avons observé des changements de vol en route sans preuve d’approbation préalable par le gestionnaire de centre de responsabilité ou justification au dossier à l’appui de ce changement. Il serait utile d’établir des instructions à l’intention des voyageurs et du personnel financier qui traite et vérifie les demandes de remboursement de frais de voyage.

Conférences

30. Le ministère de la Justice dispose de Procédures pour l’annonce de conférences et l’approbation des demandes de présence depuis 2004. Seuls deux employés interviewés connaissaient cet instrument de politique, alors que tous étaient familiers avec les exigences du processus d’approbation énoncées dans les procédures. On a signalé que les procédures ont été annoncées par courriel dans l’ensemble du Ministère, puis publiées sur l’intranet du Ministère. Toutefois, les procédures ne sont pas disponibles sur l’intranet du Ministère.

31. Le processus d’approbation en matière de conférences décrit ci-dessus a été remplacé par les nouvelles Procédures relatives à la présentation du Plan annuel des événements, en vigueur depuis le 1er octobre 2013. Cependant, en date du 16 décembre 2013, on pouvait lire sur l’intranet du Ministère qu’il n’existe aucune politique ministérielle sur les conférences. Les entrevues menées auprès des voyageurs du Ministère, des gestionnaires de centre de responsabilité et du personnel financier laissent entendre qu’il existe une certaine confusion quant à l’approbation et aux définitions relatives aux conférences.

Instruments de politique

32. Il est reconnu par la Direction générale des finances et de l’approvisionnement que certains instruments de politique supplémentaires sont nécessaires pour appuyer les dernières Procédures relatives à la présentation du Plan annuel des événements ministériels en ce qui a trait à la déclaration des conférences. De plus, certains domaines des procédures de voyage pourraient être clarifiés, notamment l’utilisation des répertoires, des autorisations générales de voyager, les changements ayant trait aux voyages et les voyages internationaux. (Voir la recommandation no 4). 

2.2 Rôles et responsabilités

Critère de l’audit no:
Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles en matière de dépenses de VAC sont clairement définis.
Principale constatation :
Il y a une incertitude en ce qui concerne les rôles et les responsabilités en matière de VAC dans la RCN et les bureaux régionaux.

33. L’article 6.8 de la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences (2012) du Conseil du Trésor stipule que le dirigeant principal des finances est chargé de « veiller à ce que les pouvoirs financiers délégués et les responsabilités connexes en matière de voyages, d’accueil et de conférences soient clairement communiqués aux gestionnaires et respectés par ces derniers ».

34. L’initiative de regroupement a donné lieu à la création de deux centres d’activités, soit à Ottawa (centre d’activités de l’Est) et à Edmonton (centre d’activités de l’Ouest), aux fins du traitement des transactions relatives aux comptes créditeurs de l’ensemble du Ministère. Le centre d’activités de l’Est sert la RCN, la Région du Québec et la Région de l’Atlantique, alors que le centre d’activités de l’Ouest sert les régions de l’Ontario, des Prairies, de la Colombie-Britannique et du Nord. Étant donné que les centres d’activités se chargent maintenant du traitement des comptes créditeurs, les groupes financiers des régions demeurent responsables des fonctions qu’ils exerçaient avant le regroupement à l’exception des comptes créditeurs.

35. En réponse au regroupement des comptes créditeurs et pour clarifier les responsabilités financières, la Direction générale des finances et de l’approvisionnement a déclaré qu’une formation était offerte à l’égard de l’article 34. Cette formation a été dispensée à l’intention des administrateurs de la Région du Québec et de la Région des Prairies (bureau d’Edmonton) en juillet 2013 et en novembre 2013, respectivement. De plus, la Direction générale des finances et de l’approvisionnement a élaboré un document provisoire intitulé Fonctions résiduelles post-mise en œuvre des comptes créditeurs consolidés dans les bureaux financiers régionaux qui est en train d’être peaufiné à l’heure actuelle. Cependant, les énoncés des rôles et des responsabilités en matière de voyages, d’accueil et de conférences n’étaient pas disponibles dans les régions lors de la visite de l’équipe de l’audit.

Voyages

36. Le tableau des fonctions résiduelles ne comprend pas l’affectation précise des responsabilités en lien avec la formation et le soutien concernant le système de voyage. On ne sait pas clairement si le personnel régional des finances est censé fournir des super-utilisateurs pour former les autres utilisateurs du système de voyage. À court terme, il sera essentiel de clarifier les responsabilités en matière de formation, car on prévoit mettre en œuvre un nouveau système de voyage au gouvernement du Canada d’ici le 7 avril 2014, et la formation sera une composante clé de la mise en œuvre du système.

37. Des cadres supérieurs régionaux ont formulé des commentaires sur la réduction du niveau de service offert en matière de VAC, qui a entraîné, par exemple, pour certains voyageurs des délais d’attente allant jusqu’à six semaines avant d’être remboursés.

Accueil

38. Actuellement, le Ministère ne dispose pas d’un bureau de première responsabilité désigné pour l’accueil qui serait responsable de l’efficacité globale de la politique et des procédures d’accueil au ministère de la Justice. Avant le regroupement des comptes créditeurs, le gestionnaire de la Section des politiques, procédures et formations financières était responsable des procédures d’accueil. Les Procédures relatives à la présentation du Plan annuel des événements relèvent quant à elles du directeur des Opérations comptables, et elles ne précisent pas à qui revient la responsabilité générale des activités d’accueil.

Conférences

39. Pendant la période de l’audit, un coordonnateur de conférence ministériel a rassemblé les formulaires requis conformément aux Procédures pour l’annonce des conférences et l’approbation des demandes de présence (2004) de Justice Canada, pour approbation par le sous-ministre adjoint désigné. Les responsabilités de cette fonction ont depuis été transférées au directeur des Opérations comptables en conjonction avec les Procédures relatives à la présentation du Plan annuel des événements, mais le poste de coordonnateur n’a pas été transféré. La responsabilité générale à l’égard des conférences au ministère de la Justice n’est toujours pas attribuée à l’heure actuelle.

Clarification des rôles et des responsabilités

40. Dans l’ensemble, les employés dans les régions sont incertains quant à leurs responsabilités en matière de VAC. De même, il y a une incertitude en ce qui concerne les rôles et les responsabilités de la Direction générale des finances et de l’approvisionnement en matière de VAC. 

Recommandation et réponse de la direction

1. Le dirigeant principal des finances adjoint doit clarifier les rôles et les responsabilités en matière de voyages, d’accueil et de conférences au Ministère. (Risque modéré)

Acceptée. Le dirigeant principal des finances adjoint élaborera un énoncé des rôles et des responsabilités en matière de voyages, d’accueil et de conférences au Ministère, qui comprendra les employés de la Direction générale des finances et de l’approvisionnement ainsi que les employés du Ministère. Date d’échéance cible : 31 décembre 2014.

2.3 Processus financier et approbations

Critère de l’audit no:
Les dépenses de VAC sont préautorisées, engagées et comptabilisées; les autorisations de dépenses et de paiement sont exercées en conformité avec les autorisations de la LGFP et du ministère de la Justice.
Principale constatation :
Le processus d’approbation de l’article 34 et le processus de vérification de l’article 33 n’étaient pas en vigueur pour la période de l’audit, ce qui a entraîné un taux d’erreur élevé de 30 %.

41. Pour évaluer le processus d’approbation et de vérification, on a constitué un échantillon discrétionnaire de 105 dossiers comprenant 60 dossiers de voyage, 21 dossiers d’accueil et 24 dossiers de conférence. L’échantillon des transactions était organisé selon l’année et comportait des facteurs de risque comme la valeur, le type, le lieu, les voyages internationaux, les voyages en classe affaires et les voyages traités à l’extérieur du système de voyage. Les dossiers de transaction ont été examinés en fonction de plusieurs facteurs, notamment l’approbation au préalable; la conformité à la LGFP, aux instruments de politique du SCT et du Ministère; et la considération de solutions de rechange au voyage.

42. Sur l’ensemble de l’échantillon de 105 dossiers de transaction, 32 contenaient une ou plusieurs erreurs, ce qui représente un taux d’erreur de 30 %. Veuillez consulter l’Annexe G pour obtenir une répartition des résultats selon le type de transaction et l’Annexe F pour obtenir une explication des facteurs qui sont considérés comme des erreurs. Il serait possible d’améliorer les pratiques ministérielles du processus d’approbation de l’article 34 et du processus de vérification de l’article 33 pour prévenir et détecter les erreurs dans les transactions de VAC. Voici des exemples des types d’erreurs relevés dans les transactions examinées :

  • justification manquante pour les modifications aux plans de voyage ou à l’appui des événements;
  • transactions certifiées en vertu de l’article 32, 33 ou 34 de la LGFP par des fonctionnaires ne détenant pas de pouvoir de signature délégué;
  • réclamation de dépenses inadmissibles;
  • approbation manquante du sous-ministre ou du sous-ministre adjoint pour les transactions en matière d’accueil ou de conférences, lorsque nécessaire.

Contrôle des dépenses de VAC

43. Le taux d’erreur de 30 % montre l’existence de lacunes dans le cadre de contrôle en matière de VAC et a entraîné la non-conformité à la LGFP et aux autorisations relatives aux VAC. Ces lacunes exposent le ministère au risque que des dépenses de VAC non autorisées ne surviennent. Les groupes de discussion avec les gestionnaires de centre de responsabilité responsable de l’approbation en vertu de l’article 34 ont indiqué la nécessité d’offrir plus de formation à cet égard. 

Recommandations et réponses de la direction

2. Le dirigeant principal des finances adjoint doit améliorer la formation des titulaires de pouvoirs au titre de l’article 34 et de l’article 33 en matière de voyages, d’accueil et de conférences. (Risque modéré)

Acceptée.

  • Article 34 : La Direction générale des finances et de l’approvisionnement élabore actuellement un programme général de formation financière pour les gestionnaires et les administrateurs. Le programme de formation comprendra des éléments précis liés à l’exercice des responsabilités prévues à l’article 34 et celles qui ont trait à la vérification connexe des comptes, en mettant l’accent sur les voyages, l’accueil et les conférences. Le directeur des Services de gestion financière dirige la conception de ce programme de formation. La formation sera dispensée par un conseiller en gestion financière et des directeurs régionaux des finances à partir du premier trimestre de 2014-2015. La Direction générale des finances et de l’approvisionnement a également offert une formation portant sur l’article 34 à l’intention des administrateurs dans la Région du Québec et la Région des Prairies (bureau d’Edmonton) en juillet 2013 et en novembre 2013 respectivement.
  • Article 33 : La Direction générale des finances et de l’approvisionnement a offert une formation portant sur l’article 33 à l’intention de ses spécialistes des comptes créditeurs et des agents financiers des deux centres d’activités. Le directeur des Opérations comptables a dispensé une formation au centre d’activités d’Ottawa en septembre 2013 et à celui d’Edmonton en novembre 2013.

Date d’échéance cible : 30 juin 2014.

2.4 Surveillance et établissement des rapports

Critère de l’audit no:
Un régime de surveillance et d’établissement des rapports assure des rapports précis et en temps opportun de l’information sur les VAC de façon à satisfaire les besoins en matière de gestion et d’organisation.
Principale constatation :
La surveillance et les rapports en matière de VAC au Ministère sont limités.

44. En vertu de l’article 7.1 de la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences (2012) du SCT, le directeur principal des finances a la responsabilité d’appuyer l’administrateur général en « supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère; en signalant à l’administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité significatifs et en élaborant des propositions pour régler ces problèmes; et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement et de conformité ».

45. Tel que mentionné précédemment, des processus efficaces sont en place pour gérer et surveiller les aspects budgétaires financiers en matière de VAC et en rendre compte. Cela comprend la planification financière et la gestion des écarts du Ministère, qui sont effectuées au moyen des rapports de situation financière mensuels. Les montants budgétés en matière de VAC sont limités par des plafonds qui sont soigneusement surveillés dans la RCN et dans les régions.

46. De plus, on a examiné la conformité des transactions de VAC dans le cadre du processus de vérification des comptes en vertu de l’article 33. Cependant, il n’y a eu aucune surveillance des résultats au titre de l’article 33, afin de déterminer la présence de problèmes de conformité systémiques au sein du Ministère qui justifiaient l’attention de la haute direction ou des modifications au cadre de contrôle.

47. En outre, il n’y avait aucun instrument de politique ministérielle pour l’attribution de la responsabilité globale de la surveillance de la conformité des dépenses de VAC et l’établissement de rapports à cet égard ni d’objectifs de gestion ou de mesures du rendement pour les VAC. Cette lacune est en partie attribuable aux limitations fonctionnelles du système de voyage actuel, une des principales sources de données, ainsi qu’aux ressources limitées de la Direction générale des finances et de l’approvisionnement. Finalement, aucun rapport n’a été présenté à la haute direction concernant la conformité du ministère de la Justice à la LGFP et aux autres exigences applicables faisant autorité en matière de VAC.

Recommandations et réponses de la direction

3. Le dirigeant principal des finances doit :

a. Élaborer et communiquer des instruments de politique nationale complets en matière de voyages, d’accueil et de conférences.

b. Déposer un rapport des résultats de la surveillance en matière de voyages, d’accueil et de conférences au moins annuellement au Comité de gestion. (Risque modéré)

a. Acceptée. La Direction générale des finances et de l’approvisionnement élaborera les instruments de politique appropriés en matière de VAC, tels qu’ils sont décrits dans le Cadre de gestion des instruments de politique financière du ministère de la Justice, et les communiquera à l’échelle nationale, et abordera les constatations de cet audit dans la sous-section 2.1 du présent rapport. Ces instruments de politique seront communiqués sur le site intranet du Ministère et lors des séances de formation de la Direction générale des finances et de l’approvisionnement, et seront également annoncés aux clients par les conseillers en gestion financière et les directeurs régionaux des finances sous la direction du directeur des Services de gestion financière. Date d’échéance cible : 31 décembre 2014.

b. Acceptée. Suivant l’achèvement des procédures de surveillance et d’établissement de rapports en matière de voyages, d’accueil et de conférences, le directeur des Opérations comptables fera rapport des résultats au Comité de gestion tous les ans. Les résultats de la surveillance fourniront suffisamment de renseignements pour établir des objectifs de gestion en lien avec ces dépenses. Le premier rapport sera fondé sur les résultats du dernier trimestre de l’exercice financier 2014-2015, et sera présenté au Comité de gestion au plus tard le 30 juin 2015. Un rapport annuel faisant état des résultats de l’exercice financier 2015-2016 sera présenté ultérieurement. Date d’échéance cible : 30 juin 2015.

2.5 Gestion du changement

Critère de l’audit no:
Les activités liées aux VAC sont planifiées de façon à maximiser l’efficacité en matière de réalisation des mandats de l’organisation, de réduction des coûts et de rentabilité.
Critère de l’audit no:
Les ressources disponibles pour une acquisition efficiente en matière de VAC sont utilisées dans la mesure du possible.
Critère de l’audit no:
Les communications et la formation liées aux VAC sont claires et cohérentes dans l’ensemble du Ministère.
Principale constatation :
Faire face aux changements importants et continus en matière de VAC est un défi majeur dans la RCN et dans les régions.

48. Il y a eu un nombre considérable de changements apportés à la gestion des VAC afin de répondre aux exigences en évolution du SCT ainsi que d’autres changements dans la gestion financière du Ministère qui vont au-delà des VAC comme le regroupement des comptes créditeurs. Il pourrait y avoir d’autres risques liés à la mise en œuvre des nouvelles exigences en matière de planification des événements et du nouveau système de voyage, notamment des retards dans le déploiement du système, des pratiques incohérentes ou un taux d’erreur élevé. Les intervenants ministériels ont déclaré avoir éprouvé des difficultés concernant les changements antérieurs apportés aux VAC et être prêts à mettre en œuvre les changements à venir.

49. De plus, un certain nombre d’employés qui jouent un rôle clé dans la gestion des VAC, y compris les opérations comptables et la planification des événements, ont été nommés récemment au poste qu’ils occupent. Il pourrait devenir de plus en plus difficile de conserver le savoir collectif ou de remplacer les personnes qui jouent un rôle important dans le cadre de contrôle en matière de VAC étant donné que le bassin d’employés expérimentés est plus petit.

50. La Direction générale des finances et de l’approvisionnement a mis en place de nombreux outils de gestion de projet pour les nouvelles initiatives, mais aucune stratégie formelle de gestion du changement n’a été établie pour ces outils. En l’absence d’une stratégie formelle de gestion du changement, les probabilités de succès de la mise en œuvre des nouveaux changements aux VAC diminuent. À ce titre, il serait profitable pour le Ministère d’établir un plan officiel de gestion du changement pour faciliter les futures modifications requises au cadre de contrôle en matière de gestion des VAC.

Recommandations et réponses de la direction

4. Le dirigeant principal des finances doit élaborer un plan de gestion du changement ministériel en matière de voyages, d’accueil et de conférences, et déposer un rapport périodique au Comité de gestion sur les progrès du plan de gestion du changement en matière de voyages, d’accueil et de conférences. (Risque modéré)

Acceptée. La Direction générale des finances et de l’approvisionnement reconnaît les nombreux changements apportés aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor. Compte tenu de ces changements, une approche intégrée en matière de planification et de déclaration des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements est en cours d’élaboration, et il s’agit du prochain changement important qui touchera le Ministère. Toutes les divisions de la Direction générale des finances et de l’approvisionnement prennent part à cette initiative, qui est dirigée par le dirigeant principal des finances adjoint. Les difficultés liées à la mise en œuvre de l’approche intégrée seront évaluées, et des stratégies seront élaborées pour assurer la réussite du projet, y compris un plan de gestion du changement. De plus, la nouvelle initiative des Services de voyage partagés, qui devrait être mise en place à l’échelle du gouvernement le 7 avril 2014, est une nouvelle approche pour la gestion et la déclaration des dépenses de voyages. Le directeur des Opérations comptables travaille à l’élaboration d’un plan pour assurer le succès de la mise en œuvre et de la transition au sein du Ministère. Les conséquences pour la gestion du changement, les communications et la formation seront incorporées dans ce plan. Le dirigeant principal des finances adjoint déposera un rapport périodique au Comité de gestion sur les progrès de ces plans de gestion du changement de la Direction générale des finances et de l’approvisionnement. Date d’échéance cible : 30 juin 2014.

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