Bilan sur les langues officielles 2012-2013

Questions communes – Secrétariat du Conseil du Trésor et Patrimoine canadien

1. Gouvernance des langues officielles

Indicateur 1 – Efficacité des mesures prises pour assurer un leadership fort en matière de langues officielles au sein de l’ensemble de l’institution.

Critère de mesure Mesure
a) L’institution a un plan d’action distinct sur les langues officielles ou a intégré des objectifs précis et complets dans un autre intrument de planification de façon à veiller au respect de ses obligations en vertu des parties IV, V, VI et VII (article 41) de la LLO.

X Oui (joindre copie en annexe)

Non (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Parties IV, V et VI :

Le Plan d’action 2011-2014 sur les langues officielles établit cinq objectifs accompagnés d’extrants et d’échéanciers. Il tire à sa fin et sera révisé et mis à jour au cours de l’exercice financier en cours. Un rapport semestriel de suivi de la vérification menée en 2012 sert aussi à s’assurer que les réponses aux recommandations résultant de cette vérification sont mises en œuvre tel que prévu.

Partie VII :

En juin 2011, le Conseil exécutif du ministère de la Justice Canada a adopté le Plan d’action 2011-2016 pour la mise en œuvre de l’article 41 de la Loi sur les langues officielles.

Critère de mesure Mesure
b) Les obligations découlant des parties IV, V, VI et VII (article 41) de la LLO sont à l’ordre du jour du Comité de la haute direction de l’institution.

X Régulièrement

De temps à autre

Rarement

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Parties IV, V, VI, VII :

Le Comité directeur du ministère de la Justice sur les langues officielles offre un cadre qui se prête à la mobilisation des cadres supérieurs et permet à ces derniers de débattre de questions qui concernent le ministère au chapitre des langues officielles. Le Comité rend périodiquement des comptes au Conseil exécutif par l’intermédiaire du champion et du cochampion.

Critère de mesure Mesure
c) Le champion (et/ou le cochampion), la ou les personnes responsables des parties IV, V, VI et VII (article 41) de la LLO se réunissent pour discuter du dossier des langues officielles.

Régulièrement

X De temps à autre

Rarement

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Parties IV, V, VI, VII :

Le Comité directeur du ministère de la Justice sur les langues officielles a pour mandat d’assurer le leadership dans la mise en œuvre du Programme des langues officielles du Ministère, ainsi que de sa politique et de ses directives sur les langues officielles, en coordonnant au sein du Ministère les activités et les responsabilités ayant trait aux langues officielles. Le Comité se réunit au moins trois fois par année. Il est composé du champion et du cochampion des langues officielles ainsi que les responsables de la Loi sur les langues officielles incluant les parties IV, V, VI et VII de la Loi.

Parties IV, V et VI :

Le cas échéant, le champion consulte les directeurs régionaux des RH et les professionnels des RH dont les responsabilités couvrent les parties IV, V et VI. Plus précisément, la conseillère principale en matière de langues officielles a resserré le lien direct qu’il entretient avec le champion des langues officielles ainsi qu’avec le cochampion, qui préside le Réseau des champions des langues officielles des secteurs.

Critère de mesure Mesure
d) Les ententes de rendement des cadres et des gestionnaires comprennent des objectifs de rendement clairs à l’égard de la mise en œuvre des parties IV, V, VI et VII (article 41) de la LLO.

X Oui

Non

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Parties IV, V et VI :

Un des résultats escomptés de l’entente de rendement 2012-2013 des cadres et des gestionnaires, sous la rubrique Excellence dans la gestion des ressources humaines :

  • Mise en œuvre de mesures concrètes pour faire preuve de leadership dans la surveillance de la conformité aux Lois, aux politiques et auxdirectives relatives au bilinguisme ainsi qu’élaboration d’initiatives visant à faire du Ministère un modèle de la mise en pratique des valeurs de la fonction publique à l’échelle du gouvernement.

Partie VII :

Le Ministère a adopté en 2011 un énoncé de politique ministérielle qui permet au Conseil exécutif et au personnel de comprendre l’orientation que se donne le Ministère dans la mise en œuvre de l’article 41. Concrètement, cela signifie que lors de la mise en œuvre des stratégies organisationnelles, des programmes et des politiques, le ministère de la Justice s’assure que les renseignements dont disposent le Conseil exécutif et le personnel leur permettent de tenir compte des besoins et des enjeux des minorités anglophones et francophones du Canada, d’une part, et des objectifs du Canada en matière de promotion de la reconnaissance et l’usage du français et de l’anglais, d’autre part.

Critère de mesure Mesure

e) Un comité, un réseau ou un groupe de travail sur les langues officielles composé de représentants des différents secteurs/régions de votre institution se réunit pour traiter de façon horizontale des questions touchant les parties parties IV, V, VI et VII (article 41) de la LLO.

X Régulièrement

De temps à autre

Rarement

Un tel comité n’existe pas

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Parties IV, V, VI, VII :

Le Réseau des champions sectoriels et régionaux des langues officielles du ministère de la Justice compte des représentants de chaque portefeuille, secteur et division dans la RCN ainsi que des représentants des régions. Le rôle de ce réseau et de ses membres est d'appuyer le champion et le cochampion ministériels dans l'accomplissement de leur mandat et d'agir comme chefs de file au sein de leur portefeuille, secteur, division ou région par la création d'une culture bilingue fondée sur l'esprit et la lettre de la Loi sur les langues officielles.

2. Surveillance des langues officielles

Indicateur 1 – Efficacité des mesures prises pour assurer une surveillance régulière de la mise en œuvre de la LLO au sein de l’institution.

Critère de mesure Mesure
a) Des mesures sont prises régulièrement pour s’assurer que les employés sont bien au fait des obligations reliées aux parties IV, V, VI et VII (article 41) de la LLO.

X Oui

Non

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Parties IV, V et VI :

La Section du droit des langues officielles du ministère de la Justice fournit, selon les besoins ou de façon ponctuelle, des exposés sur la mise en œuvre des parties IV, V et VI de la Loi sur les langues officielles. Un site Web des langues officielles est disponible à l’intranet ministériel et propose une section sur les pratiques exemplaires en matière de langues officielles, des outils, des modèles et de l’information concernant le programme des langues officielles, les politiques, les directives et d’autres éléments du programme. On offre aux nouveaux employés de la RCN des séances d’orientation comprenant une composante sur les langues officielles qui souligne et précise les rôles et les responsabilités des diverses unités participant à l’application de la LLO. Des mises à jour du site Web des langues officielles sur « Les RH et vous » veillent à ce qu’il y ait une définition claire des rôles et responsabilités. Une collaboration avec les autres unités assure que leur site Web fournit un lien vers le site Web des langues officielles faisant partie de « Les RH et vous » (c.-à-d. par des renvois croisés avec des sites tels que celui du Bureau de la francophonie, Justice en langues officielles et dualisme juridique et celui de la Section du droit des langues officielles) et que les sites rendent compte des rôles décrits dans le nouveau cadre pour les langues officielles.

En 2012, tous les gestionnaires ont été tenus de donner une présentation sur l’ensemble de politiques ministérielles internes sur les langues officielles. En outre, plusieurs professionnels des RH et le champion des langues officielles ont participé en mars 2013 au Forum sur les langues officielles, qui comprenait une formation sur l’ensemble des politiques du SCT portant sur les langues officielles. Les employés ont aussi participé en septembre 2012 aux activités de la Journée de la dualité linguistique, à l’occasion desquelles on fournissait de l’information de nature générale sur les langues officielles.

Partie VII :

L’équipe du Centre d’expertise – Accès à la justice en langues officielles du Ministère offre des présentations sur demande et de façon ponctuelle en ce qui concerne l’application de la mise en œuvre de l’article 41 au sein des divers régions et secteurs des programmes et des politiques.

De plus, le ministère de la Justice publie un bulletin électronique qui traite des activités et des initiatives émanant tant de Justice Canada que de ses partenaires qui œuvrent à l’amélioration des services de justice dans les deux langues officielles. Publié trois fois par année et distribué à plus de 660 abonnés, le bulletin présente divers enjeux liés à l’accès à la justice et fait valoir les pratiques inspirantes qui font évoluer ce domaine dans tous les provinces et territoires.

Critère de mesure Mesure
b) Des mécanismes sont en place afin d’assurer un suivi régulier de la mise en œuvre des parties IV, V, VI et VII (article 41) de la LLO et pour informer l’administrateur général des résultats.

X Oui

Non

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Parties IV, V et VI :

À l'heure actuelle il ya des mécanismes en place pour surveiller la mise en œuvre des parties IV, V et VI. Dans l'exercice en cours, lors de la révision, l'actualisation et la révision du Plan d'action OL 2011-2014, des mécanismes de surveillance seront examinés en vue de l'amélioration de la fonction de surveillance.

Partie VII :

Le Centre d’expertise – Accès à la justice en langues officielles s’est doté d’un système de collecte de données continue qui est généré par l’outil de travail Intranet SharePoint. Il est alimenté par l’équipe du Centre d’expertise ainsi que les membres du Réseau ministériel des coordonnateurs de la mise en œuvre de l’article 41. Cette collecte de données est utilisée pour produire divers rapports incluant le bilan annuel sur la mise en œuvre de l’article 41 de la Loi sur les langues officielles.

Le ministère de la Justice a modifié son Alignement des activités de programme en 2012. L’article 41 est dorénavant intégré dans la structure organisationnelle du Ministère ce qui favorise une meilleure reddition de compte pour sa mise en œuvre, et que celui-ci soit mieux reflété dans les rapports sur le rendement annuel du Ministère.

Critère de mesure Mesure
c) Des activités sont réalisées au cours de l’exercice pour mesurer la disponibilité et la qualité des services offerts dans les deux langues officielles (partie IV).

X Oui

Non

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Tel qu’énoncé au point 2b), il ya une activité de surveillance qui examine les parties pertinentes de la LLO. L’amélioration des mécanismes seront élaborés, évalués et mis en œuvre dans le prochain plan d'action sur les LO.

Critère de mesure Mesure
d) Des activités sont réalisées pour mesurer périodiquement si le personnel peut utiliser la langue officielle de son choix au travail (dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail) (partie V).

X Oui

Non

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

La surveillance se base principalement sur les résultats obtenus par le Ministère dans le SAFF annuel. On analyse les résultats, puis on met au point un Plan d’action en réponse au SAFF qui est communiqué à la direction et aux employés.

Critère de mesure Mesure
e) Des moyens sont pris pour s’assurer que l’institution se tient systématiquement au fait des priorités des communautés de langue officielle en situation minoritaire (partie VII).

X Oui

Non

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Le Bureau de la Francophonie organise annuellement une rencontre du Comité consultatif sur l’accès à la justice dans les deux langues officielles. Le comité regroupe les associations des juristes d’expression française; les quatre centres de jurilinguistique; des organismes nationaux représentant les communautés linguistiques, dont la Fédération des communautés francophones et acadienne du Canada (FCFA), et le Quebec Community Groups Network (QCGN), et certains représentants du gouvernement fédéral.

De plus, les membres du Réseau ministériel des coordonnateurs de la mise en œuvre de l’article 41 et les membres de l’équipe Justice en langues officielles continuent à tisser des liens durables avec les communautés en participant à leurs assemblées générales annuelles et aux autres rencontres qu’organisent ces dernières. L’engagement du Ministère dans les régions s’intensifie par la reconnaissance de la présence des communautés de langue officielle en situation minoritaire, et particulièrement par la participation active des membres du Réseau ministériel des coordonnateurs de la mise en œuvre de l’article 41 aux événements communautaires, et par l’appui de tels événements par le Ministère dans les régions.

Critère de mesure Mesure
f) Des mécanismes sont en place pour déterminer et documenter l’impact des décision prises par l’institution sur la mise en œuvre des parties IV, V, VI et VII (article 41) de la LLO (par exemple, des décisions ayant trait à l’adoption ou à la révision d’une politique, à la création ou à l’abolition d’un programme ou à la mise ou à l’élimination d’un point de service).

X Oui

Non

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Parties IV, V, VI, VII :

Le ministère de la Justice s’est pourvu du Tableau de référence des considérations stratégiques communes. Parmi les considérations stratégiques communes, on y retrouve la considération « langues officielles ».

Le Tableau de référence des considérations stratégiques communes est un outil facilitant l’examen, par les fonctionnaires du Ministère, d’une variété de facteurs clés qui peuvent influer sur les politiques et les programmes.

L’outil permet d’aider les personnes responsables des politiques du Ministère à élaborer des politiques et des programmes en facilitant la prise en considération de facteurs communs pour la préparation des mémoires au Cabinet et des présentations au Conseil du Trésor.

Parties IV, V, VI :

On a procédé en 2012 à l’examen de la politique sur les langues officielles du Ministère et à son harmonisation avec le nouvel ensemble de politiques sur les langues officielles du SCT. La politique et les directives révisées ont été mises à jour, affichées sur le site Web des langues officielles dans l’intranet et communiquées à tous les employés au moyen d’un article du bulletin électronique interne JustInfo. Préalablement à ces étapes, la structure de gouvernance du Ministère, p. ex. le Conseil exécutif, avise l’équipe de la haute direction de ces modifications et des conséquences qu’elles auront.

Partie VII :

En 2011, le Ministère a adopté un énoncé de politique ministérielle sur la mise en œuvre de l’article 41 de la Loi sur les langues officielles. L’énoncé se concentre sur trois étapes :

  1. Identifier les politiques et les programmes qui ont une incidence sur les minorités francophones et anglophones à l’étape initiale de leur élaboration ou au moment de leur renouvellement
  2. Prendre en compte les besoins de ces minorités dans le but de les intégrer à ces politiques et programmes
  3. Documenter le processus suivi pour prendre en compte et intégrer les besoins.
Critère de mesure Mesure
g) Des activités de vérification ou d’évaluation sont menées, soit par l’unité de vérification interne ou par d’autres unités, afin d’évaluer le degré d’application des exigences en matière de langues officielles.

X Oui

Non

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Parties IV, V et VI :

Une vérification interne des langues officielles a eu lieu en 2011. L’objectif général de la vérification était d’obtenir l’assurance que le cadre de gestion en place pour la gouvernance des activités du groupe des langues officielles de l’Unité ministérielle de la dotation, des langues officielles et de la reconnaissance est efficace et que le Ministère se conforme aux exigences de la Loi sur les langues officielles. Seules trois recommandations ont été identifiées. En date du 31 Mars 2013, deux des trois recommandations ont été pleinement mises en œuvre.

Partie VII :

Afin de constater les progrès réalisés dans le cadre du Plan d’action ministériel 2011-2016 pour la mise en œuvre de l’article 41 de la Loi sur les langues officielles, le Ministère entreprendra un examen de mi-parcours en 2013-2014 et une évaluation sommative en 2015-2016.

Critère de mesure Mesure
h) Lorsque les activités ou mécanismes de suivi révèlent des manquements ou des lacunes, des mesures sont mises de l’avant et documentées pour améliorer/rectifier la situation dans les meilleurs délais.

X Oui

Non

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Parties IV, V et VI :

Les résultats du rapport de la vérification des langues officielles ont servi à la production d’un rapport définitif. On a formulé trois recommandations, préparé et mis en œuvre une réponse et un plan d’action de la direction accompagné d’échéanciers afin de régler les problèmes relevés. Des rapports de suivi sont transmis à la haute direction et à la Vérification interne; ces rapports décrivent les progrès relatifs à chacune des recommandations, auxquelles il faut attribuer une cote indiquant, par exemple, une mise en œuvre avancée ou une mise en œuvre complète. Les rapports sont soumis à intervalles réguliers jusqu'à ce que toutes les recommandations soient pleinement mises en œuvre. En date du 31 mars 2013, deux des trois recommandations ont été pleinement mises en œuvre.

Partie VII :

En 2012, le ministère de la Justice a effectué une évaluation de l’Initiative d’accès à la justice dans les deux langues officielles. Le Ministère répond aux recommandations proposées dans le rapport d’évaluation en offrant des actions et des engagements concrets. 

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