Bilan sur les langues officielles 2012-2013

Questions du Secrétariat du Conseil du Trésor

3. Communications avec le public et prestation des services dans les deux langues officielles

Dans les bureaux désignés bilingues aux fins des communications avec le public et prestation des services

Indicateur 1 – Efficacité des mesures prises pour assurer la disponibilité et la qualité des communications et des services offerts au public dans les deux langues officielles par les bureaux désignés bilingues.

Critère de mesure Mesure
a) Les services sont offerts simultanément dans les deux langues officielles et sont de qualité égale.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

b) Les communications orales et écrites se font dans la langue officielle choisie par le public lorsque le bureau est désigné bilingue.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

c) Tout le matériel est produit dans les deux langues officielles et est diffusé simultanément et intégralement dans les deux langues officielles lorsque le matériel vient d’un bureau désigné bilingue.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

d) Les versions française et anglaise du contenu des sites Web sont affichées intégralement et simultanément et sont de qualité égale.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

e) Les versions française et anglaise des communications électroniques transmises au public sont disponibles intégralement et simultanément et sont de qualité égale.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

f) L’institution a adapté ses programmes et ses services à la lumière de la grille d’analyse du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, dans le cadre de la décision Caldech/Desrochers de la Cour suprême du Canada.

X Oui

Non

S/O (Expliquer)

Précisions (facultatif) :

Après examen de la grille d’analyse des services et programmes fédéraux à la lumière du principe de l’égalité réelle, les services offerts dans la région ne semblent pas touchés. Cela pourrait cependant exiger une enquête plus poussée sur une plus grande échelle.

Indicateur 2 - Efficacité des mesures prises pour assurer l’offre active des communications et services au public dans les deux langues officielles dans les bureaux désignés bilingues.

Critère de mesure Mesure
a) Les panneaux et enseignes identifiant les bureaux de l’institution sont dans les deux langues officielles dans tous ses bureaux.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

b) Des mesures appropriées sont prises pour accueillir en personne le public dans les deux langues officielles.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

c) Des mesures appropriées sont prises pour accueillir le public dans les deux langues officielles au téléphone.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

d) Des mesures appropriées sont prises pour accueillir le public dans les deux langues officielles sur les messages enregistrés.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

Précisions (facultatif) :

Pour mettre à jour le plan LO existant, le développement de mécanismes de suivi sera envisagé pour la mise en œuvre en ce qui concerne les communications et les services au public dans les deux langues officielles.

Indicateur 3 - Efficacité des mesures prises pour assurer que les obligations en matière de langues officielles relatives aux moyens de signalisation comportant des mots, des avis écrits et des messages publics normalisés visant la santé ou la sécurité du public que l’institution utilise à l’intérieur ou à l’extérieur de ses bureaux sont respectées.

Critère de mesure Mesure
a) Toute signalisation de l’institution visant la santé et la sécurité du public est dans les deux langues officielles.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

b) Tout message visant la santé et la sécurité du public est dans les deux langues officielles.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

Précisions (facultatif) :

On étudiera, au moment de la mise à jour du plan actuel sur les langues officielles, la surveillance de la signalisation et des annonces concernant la santé, la sécurité et la sûreté du public afin de s’assurer qu’elles sont dans les deux langues officielles.

Indicateur 4 - Efficacité des mesures prises pour s’assurer que les tiers qui agissent pour le compte des bureaux désignés bilingues se conforment aux obligations linguistiques de ces bureaux.

Critère de mesure Mesure
a) Les marchés et accords conlus avec des tiers comprennent des clauses qui énoncent les obligations linguistiques des bureaux auxquelles les tiers doivent se conformer.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

b) Des dispositions sont prises pour vérifier si ces clauses sont respectées.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

c) Dans la mise en place de marchés et d’accords conclus avec des tiers, l’institution a tenu compte de la grille d’analyse pour la mise en œuvre de la décision Caldech/DesRochers.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

Précisions (facultatif) :

De façon concrète, tous les programmes de paiements de transfert de Justice Canada ont été évalués à l'aide de la grille d'analyse. Cette évaluation n'a pas détecté de risques de non prise en compte du principe d'égalité dans les programmes et services du Ministère.

Indicateur 5 - Efficacité des mesures prises pour assurer que les bureaux désignés bilingues utilisent les médias de façon efficace pour communiquer avec le public dans la langue officielle de son choix.

Critère de mesure Mesure
Votre institution choisit et utilise les médias qui lui permettent de joindre de la manière la plus efficace le public visé dans la langue officielle de son choix.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

Précisions (facultatif) :

L’information des annonces faites par la voie électronique et des avis sur papier affichés est fournie dans les deux langues officielles.

4. Langue de travail

Dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail

Indicateur 1 – Efficacité des mesures mises en place pour encourager l’utilisation des deux langues officielles dans le milieu de travail en vue de créer et de maintenir un milieu de travail propice à l’utilisation des deux langues officielles.

Critère de mesure Mesure
a) La haute direction communique efficacement dans les deux langues officielles avec les employés.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

b) La haute direction encourage le personnel à utiliser la langue officielle de son choix dans le milieu de travail.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

c) Les titulaires de postes bilingues ou réversibles sont supervisés dans la langue officielle de leur choix, indépendamment du fait que les superviseurs sont situés dans des régions bilingues ou unilingues.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

d) Les employés obtiennent des services personnels et centraux dans la langue officielle de leur choix même lorsque ces services proviennent de régions unilingues.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

e) Les employés obtiennent de la formation et du perfectionnement professionnel dans la langue officielle de leur choix.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

f) Les réunions sont menées dans les deux langues officielles et les employés peuvent utiliser la langue officielle de leur choix durant les réunions.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

g) La documentation, les instruments de travail et les systèmes informatiques d’usage conrant et généralisé sont disponibles dans la langue officielle de choix des employés.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

h) Le personnel a la possibilité de rédiger des documents dans la langue de son choix.

Presque toujours

X Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

Précisions (facultatif) :

Dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail

Indicateur 2 – Efficacité des mesures prises pour assurer la disponibilité simultanée et la qualité des sites Web bilingues destinés aux employés et des communications électroniques bilingues qui leur sont transmises.

Critère de mesure Mesure
a) Les versions française et anglaise des sites Web destinés aux employés sont affichées intégralement et simultanément et sont de qualité égale.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

b) Les versions française et anglaise des communications électroniques transmises aux employés sont diffusées intégralement et simultanément et sont de qualité égale.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

Précisions (facultatif) :

Dans les régions unilingues

Indicateur 3 – Efficacité des mesures prises relativement à la langue de travail dans les régions unilingues.

Critère de mesure Mesure
a) La langue de travail est celle qui prédomine dans la province ou le territoire où se situe l’unité de travail.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

b) Les instruments de travail d’usage courant et généralisé sont disponibles dans les deux langues officielles pour le personnel devant offrir des services bilingues au public ou aux employés d’une région désignée bilingue.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

Précisions (facultatif) :

5. Gestion des ressources humaines

Indicateur 1 – Efficacité des mesures prises relativement à la gestion des ressources humaines.

Critère de mesure Mesure
a) L’insitution dispose globalement des ressources nécessaires pour pouvoir s’acquitter de ses obligations linguistiques en matière de service au public et de langue de travail.

X Tout à fait d’accord

Certains manquements

Nombreux manquements

Pas vraiment d’accord

S/O

b) Des mesures administratives sont prises pour que les fonctions bilingues soient toujours assurées afin d’offrir des services au public et aux employés dans la langue de leur choix lorsque requis par les politiques du Conseil de Trésor.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

c) Les exigences linguistiques des postes bilingues sont établies objectivement. Les profils linguistiques correspondent au travail des employés ou de leurs unités de travail et tiennent compte des obligations linguistiques relatives au service au public et à la langue de travail.

Presque toujours

X Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

d) Les postes bilingues sont dotés par des candidats qui sont bilingues à la nomination.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

e) La formation linguistique pour satisfaire aux exigences linguistiques des postes est suivie avant d’assumer les fonctions du poste ou le plus tôt possible.

Presque toujours

X Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

f) La formation linguistique est accordée pour la progression de carrière.

Presque toujours

Très souvent

X Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

g) L’institution assure des conditions de travail propices à l’utilisation et au perfectionnement des compétences en langue seconde des employés de retour de formation linguistique et leur fournit à cette fin toute aide raisonnable, notamment en s’assurant qu’ils ont accès aux outils nécessaires au maintien de l’acquis.

X Presque toujours

Très souvent

Souvent

Quelquefois

Presque jamais

S/O

h) Coût total de la formation linguistique Total: 629 646 $
Nombre d’employés visés par ces coûts 984 Employés

Précisions (facultatif) :

On se demande parfois si le profil linguistique d’un poste concorde bien avec les fonctions de celui-ci. Dans le cadre du Plan d’action 2013-2014 sur les langues officielles, on examinera cet aspect dans la mesure du possible en lançant un projet d’examen des profils linguistiques.

La formation linguistique visant l’avancement professionnel ne pose pas de problème dans la RCN; on offre toutefois rarement dans les régions une formation linguistique à temps plein à des fins de perfectionnement. Une formation à temps partiel est fournie dans les divisions si le budget le permet. Le financement des cours de français suivis auprès d’établissements privés, de collèges ou d’universités, est aussi possible par le remboursement des droits de scolarité.

6. Autres questions reliées aux parties IV, V et VI de la LLO

Q1 Comment votre organisation s’assure-t-elle que, dans la mise en œuvre de l’approche coordonnée à la reddition de compte en matière de langues officielles et des nouveaux instruments de politique, sa fonction des langues officielles rencontre de façon adéquate les exigences en matière de gouvernance tels qu’énoncés dans la Politique sur les langues officielles ? Quelles mesures prenez-vous et quels sont les résultats (ou les résultats prévus) ?

R1 Conformément aux exigences relatives à la gouvernance énoncées dans la Politique sur les langues officielles du SCT, le ministère dispose d’une Unité ministérielle des langues officielles bien établie et spécialisée dirigée par un conseiller en langues officielles de niveau supérieur responsable du programme des langues officielles de l’institution. L’Unité collabore avec trois autres divisions des langues officielles, à savoir le Bureau Francophonie (partie VII), Justice en langues officielles et dualisme juridique et la Section du droit des langues officielles.

Le Ministère possède aussi un champion des langues officielles qui préside le Comité directeur du ministère de la Justice sur les langues officielles, ainsi qu’une cochampionne, qui président le Réseau des champions sectoriels et régionaux des langues officielles. Ils secondent l’administrateur général dans l’élaboration d’une vision intégrée du programme des langues officielles du Ministère et dans la promotion des langues officielles.

Tel qu’il a été signalé précédemment, l’entente de rendement 2012-2013 des cadres et des gestionnaires comptait le résultat suivant parmi ceux attendus sous la rubrique Excellence dans la gestion des ressources humaines :

  • La mise en œuvre de mesures concrètes pour faire preuve de leadership dans la surveillance de la conformité aux lois, aux politiques et aux directives relatives au bilinguisme ainsi que l’élaboration et l’encouragement d’initiatives visant à faire du Ministère un modèle de la mise en pratique des valeurs de la fonction publique à l’échelle du gouvernement.

Q2 Dans un contexte de mise en œuvre du Budget 2012 et de réaménagement des effectifs, comment assurez-vous la surveillance de votre programme des langues officielles dans votre institution et quelles mesures prenez-vous pour veiller à ce que vos obligations linguistiques soient respectés ?

R.2 On étudie tous les ans, dans le cadre de l’Initiative de planification des ressources humaines, les exigences linguistiques des postes afin d’établir les besoins organisationnels présents et futurs. On porte une attention adéquate à ces exigences ainsi qu’à d’autres besoins organisationnels en période de réduction ou de réaménagement des effectifs. Au cours de la dernière année, un Conseil de gestion des effectifs a examiné soigneusement les besoins en dotation et les besoins organisationnels.

Si un employé occupant un poste bilingue est touché par des activités de gestion des effectifs, on met en place des mesures de substitution afin de veiller à satisfaire aux exigences linguistiques du secteur concerné et de ne pas réduire les services.

Q3 Comme suite à la revue de vos services et programmes à la lumière de la décision Caldech/Desrochers, quelles mesures votre institution a-t-elle prises afin de mettre en œuvre les changements nécessaires pour tenir compte du principe d’égalité réelle dans tout nouveau programme et services et dans ceux qui existent déjà ?

R3 Depuis le dernier rapport, le Ministère continue de mettre en œuvre sa stratégie interne. De plus, le Ministère s'est assuré que la référence à la décision fasse partie intégrante des outils de gestion stratégique : une référence à la décision Caldech et aux outils de mise en œuvre a été insérée dans Le Tableau de référence des considérations stratégiques communes, ainsi que dans la Liste de vérification des considérations stratégiques communes. Ces documents sont des outils destinés aux personnes responsables de l'élaboration des politiques et des programmes au ministère de la Justice et ont pour objet d'assurer la prise en considération de facteurs pertinents pour la préparation des mémoires au Cabinet et les présentations au Conseil du Trésor.

Q4 Quelles mesures votre institution a-t-elles mises en place afin de favoriser l’usage des deux langues officielles dans le milieu de travail comme moyen l’aidant à créer et maintenir un milieu de travail propice à l’usage effectif des deux langues officielles? Quels résultats ses mesures ont-elles eu sur le rendement de votre institution dans la mise en œuvre de ses obligations en vertu de la partie V ?

R4 Outre les nombreuses caractéristiques offertes par le site Web des langues officielles du Ministère ainsi que les appels du champion des langues officielles à l’équipe de la haute direction de créer et de maintenir un milieu de travail propice à l'usage et à la promotion des deux langues officielles, on compte les éléments suivants :

Plusieurs activités favorisent, au sein de la région de l’Atlantique, l’utilisation des deux langues officielles dans le milieu de travail; d’autres activités favorisent le maintien des acquis en français comme langue seconde. On a mis sur pied par exemple des « Cinélunch » et un groupe de pratique du français destiné aux avocats et aux parajuristes;

Un Groupe de travail sur les langues officielles (GTLO) mis sur pied dans la région des Prairies et dirigé par le champion des langues officielles du secteur. Ce groupe de travail organise des activités d’apprentissage, a mis sur pied un site SharePoint des langues officielles, a offert aux employés de tous les bureaux régionaux des séances d’information sur la politique sur les langues officielles et soutient le programme « Cinélunch » permanent ainsi que les activités tenues dans le cadre des Rendez-vous de la Francophonie;

On tient aussi un « dîner en français » hebdomadaire où tous les employés sont invités, sans frais. La région des Prairies vient également de terminer une série d’ateliers sur le juridisme français à l’intention des avocats et du personnel juridique qui doivent se familiariser avec la terminologie juridique en français;

En Colombie-Britannique, les coordinateurs des langues officielles dirigent un groupe de discussion en français pendant l’heure du dîner du premier mardi de chaque mois afin d’encourager les échanges en français parmi les employés désirant conserver leur capacité bilingue et élargir leur vocabulaire technique. Le nombre de participants aux séances fluctue d’un mois à l’autre et a compté jusqu’à sept employés. Des activités soulignant les fêtes françaises et les accomplissements importants des canadiens-français sont organisés au sein de la région et les employés sont invités à y participer sans réserve. En outre, on encourage la formation linguistique en français des employés en leur communiquant de l’information sur la manière de devenir admissible à la formation conformément à la Directive sur la formation linguistique.

Sur le plan national, le Ministère offre des séances d’orientation comprenant des composantes sur les langues officielles à tous les nouveaux employés (y compris les gestionnaires). L’Unité ministérielle des langues officielles offre aussi sur demande de la formation et des séances d’information sur les langues officielles. Ces séances procurent aux employés de l’information sur leurs droits et obligations en matière de langues officielles, particulièrement en ce qui a trait à la partie V (langue de travail).

En outre, un site Web très complet sur les langues officielles, maintenu par l’Unité ministérielle des langues officielles, se trouve sur la page « Les RH et vous » de l’intranet du MJ; il est à la fois instructif (p. ex. en fournissant un accès aux différents éléments relatifs aux langues officielles, notamment les politiques, lignes directrices, stratégies, programmes, plans, outils, et en donnant des explications à leur propos) et interactif (p. ex. en invitant les employés à mettre en commun les pratiques exemplaires). Le site Web permet aux employés de mieux s’informer, de se mobiliser davantage et d’apprendre à mieux respecter les deux langues officielles. Le site Web sur les langues officielles et les activités susmentionnées servent à mettre à l’avant-plan l’objectif d’un milieu de travail propice à l’utilisation des deux langues officielles, à y sensibiliser les employés et, en bout de ligne, à l’instaurer.

Q5 Comment votre insitution s’assure qu’elle dispose de la capacité (tel que définit dans la Directive sur les langues officielles pour les communications et les services) pour satisfaire à ses obligations linguistiques en matière de a) communications et services au public et b) langue de travail ? Comment votre institution s’assure-t-elle que toute revue stratégique et opérationnelle (ex. mesures de réduction du Budget de 2012) n’a pas d’impact sur la capacité institutionnelle à satisfaire à ses obligations linguistiques ?

R5 a) Tous les postes comprenant des communications et des services au public sont évalués de manière objective afin de s’assurer que le profil linguistique requis est intégré à l’énoncé des critères de mérite. Une formation linguistique est fournie le cas échéant afin de permettre au titulaire de satisfaire aux exigences du profil linguistique (dans le délai imparti s’il s’agit d’un poste non impératif).

b) Se reporter à la réponse fournie en R2 à propos du Conseil de gestion des effectifs.

Q6 Votre insitution utilise-t-elle des outils du Web 2.0 pour communiquer avec et/ou offrir des services au public ? Si oui, quels outils Web 2.0 sont utilisés ? Comment votre insitution encourage-t-elle la participation en anglais et en français sur toutes ces plateformes ? Quelles mesures sont en place pour s’assurer que les informations sont publiées simultanément dans les deux langues officielles et sont de qualité égale ?

R6 Les employés du MJ ont accès depuis le 29 février 2012 aux outils et aux services du Web 2.0, notamment Facebook, YouTube, Twitter, LinkedIn, Google+, Yammer, Flickr, Wordpress, Blogspot, Tumblr, GovLoop, Quora et au blogage en général. Tous ces outils et services sont offerts dans les deux langues officielles; il y a par exemple deux comptes ministériels distincts, un en français et un autre en anglais, pour Facebook et Twitter. Les deux comptes de Twitter et les deux comptes de Facebook renvoient à des modalités d’utilisation dans les deux langues officielles.

Le manuel interne du Web 2.0 des employés du MJ énonce spécifiquement que toutes les activités sur le Web 2.0 doivent respecter la Loi sur les langues officielles, les politiques et directives du MJ sur les langues officielles ainsi que les obligations relatives à la gestion de l’information au MJ. On invite les employés à se servir de la langue officielle de leur choix pour l’utilisation des outils et/ou la participation à des activités en ligne. Toute l’information est donc traduite et disponible dans les deux langues officielles avant son affichage.

Q7 Quelles mesures votre institution a-t-elle adoptées, dans le cadre de la gestion des effectifs, pour veiller à ce que le principe de la participation équitable (Partie VI de la LLO) soit respecté et maintenu ?

R7 Les Canadiens francophones et anglophones ont des chances égales d’obtenir un emploi ou une promotion, nos processus de nomination étant fondés sur le mérite, équitables et transparents. Lorsque c’est possible, les comités d’évaluation s’efforcent de retenir des personnes permettant d’assurer une représentation de la composition démographique du pays. Les candidats sont avisés de leur droit de recevoir la correspondance ou de subir les évaluations dans la langue officielle de leur choix.

Tous les processus de sélection externes sont annoncés en format bilingue et nos exigences linguistiques tiennent compte de la participation des deux groupes linguistiques dans la mesure requise pour la prestation des services au public.

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