Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) concernant le Bureau d'enregistrement des actions en divorce (BEAD)

Section 1 - Aperçu de l'EFVP

  1. Nom du programme ou de l'activité :

    Le Bureau d'enregistrement des actions en divorce
  2. Institution chargée de l'exécution du programme ou de l'activité :

    Ministère de la Justice du Canada
  3. Fonctionnaire responsable de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée :

    Directeur des Services d'aide au droit familial
  4. Responsable de l'institution/délégué :

    Sous-ministre adjoint principal, Secteur des politiques
  5. Description du programme ou de l'activité :

    Le BEAD a été créé au sein du Ministère pour déceler les dédoublements d'actions en divorce et pour aider les tribunaux provinciaux et territoriaux à déterminer s'ils ont compétence pour instruire une action en divorce en tenant compte de la disposition relative à la compétence de la Loi sur le divorce. Le BEAD s'acquitte de son rôle en effectuant des recherches dans ses dossiers dans le but de déterminer si d'autres actions concernant les époux sont en instance au Canada ou si le divorce leur a déjà été accordé relativement au mariage faisant l'objet de la demande de divorce.

    Les renseignements contenus dans la banque de données du BEAD sont recueillis auprès des fonctionnaires des tribunaux au moyen :
    • d'une demande d'enregistrement d'action en divorce, lorsqu'une action en divorce est déposée auprès du tribunal ou transférée à ce tribunal;
    • d'un rapport sur le sort de l'action lorsque l'action en divorce est terminée ou lorsqu'un dossier est transféré à un autre tribunal avant la fin de l'action en divorce.
    Les renseignements recueillis auprès des tribunaux provinciaux et territoriaux pour les fins de l'administration de ce programme se limitent aux renseignements qui sont nécessaires pour que le BEAD s'acquitte du mandat qui lui incombe en vertu du Règlement sur le Bureau d'enregistrement des actions en divorce.
  6. Description de la catégorie de documents associés au programme ou à l'activité :

    Services d'aide au droit familial
  7. Fichier de renseignements personnels :

    Bureau d'enregistrement des actions en divorce (JUS PPU 005)
  8. Fondement juridique du programme ou de l'activité :
    • Alinéa 26(1)a) de la Loi sur le divorce
    • Règlement sur le Bureau d'enregistrement des actions en divorce
  9. Résumé du projet/de l'initiative/des modifications :

    Des modifications ont été apportées au BEAD afin :
    • de moderniser le Règlement en simplifiant le formulaire d'enregistrement pour le rendre disponible en ligne, en permettre la lecture sur support électronique et en simplifiant le rapport sur le sort de l'action;
    • de permettre l'accès en ligne à la banque de données du BEAD pour les fonctionnaires des tribunaux provinciaux et territoriaux; et
    • de permettre la transmission électronique de renseignements entre le BEAD et les provinces et les territoires au moyen d'un protocole de transfert de fichiers (FTP) sécurisé.
    Ces modifications assureront une plus grande flexibilité en ce qui concerne l'enregistrement des actions en divorce en réduisant le nombre de renseignements requis, en rendant le processus plus efficace et en minimisant le risque d'erreur humaine. Des mesures ont été mises en place relativement à l'accès en ligne et au processus de FTP afin d'assurer la protection, la sécurité et l'intégrité du processus du BEAD et des renseignements personnels contenus dans la banque de données du BEAD.

Section 2 - Détermination et catégorisation des secteurs de risque de l'EFVP

Les risques détectés dans le cadre de l'EFVP en ce qui a trait aux modifications apportées au BEAD sont résumés dans la section qui suit.

Une note sur l'échelle de risque est indiquée pour chaque section. L'échelle de risque chiffrée est présentée en ordre croissant : le premier niveau (1) représente le niveau de risque le plus faible pour le secteur; le quatrième niveau (4) représente le niveau de risque le plus élevé. Veuillez consulter l'annexe C de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT pour en savoir davantage sur l'échelle de risque.

  • Type de programme ou d'activité :

    Conformité/enquêtes réglementaires et exécution de la réglementation

    Note sur l'échelle de risque : 3
  • Type de renseignements personnels recueillis et contexte :

    La nature du système de justice familiale empêche le BEAD de recueillir des renseignements directement auprès des personnes. Ces dernières et leurs représentants juridiques qui veulent introduire une action en divorce doivent présenter une demande à un tribunal provincial ou territorial, car ce sont les provinces et les territoires qui sont chargés de l'administration du système de justice. Une fois la demande de divorce déposée auprès du tribunal, le greffier transmet au BEAD la demande d'enregistrement d'action en divorce en se servant des renseignements qui y sont fournis par la partie qui demande le divorce.

    Note sur l'échelle de risque : 1
  • Partenaires et secteur privé participant au programme ou à l'activité et contexte :

    Gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux

    Note sur l'échelle de risque : 3
  • Durée du programme ou de l'activité :

    Programme à long terme

    Note sur l'échelle de risque : 3
  • Personnes concernées par le programme :

    Le programme touche certaines personnes à des fins administratives externes.

    Note sur l'échelle de risque : 3
  • Technologie et vie privée :

    L'activité ou le programme, nouveau ou modifié, comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, logiciel ou programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe), visant à appuyer le programme ou l'activité en ce qui concerne la création, la collecte ou le traitement des renseignements personnels?
    NON

    L'activité ou le programme, nouveau ou modifié, exige-t-il une modification des anciens systèmes ou services des TI?
    OUI

    L'activité ou le programme, nouveau ou modifié, comporte t il la mise en œuvre d'une ou de plusieurs des technologies suivantes :
    • Méthodes d'identification améliorées?
      OUI
    • Recours à la surveillance?
      NON
    • Recours à des techniques d'analyse automatisée des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et de découverte de connaissances?
      NON
  • Transmission des renseignements personnels :

    Les renseignements personnels sont transmis par des méthodes sécurisées approuvées par le gouvernement fédéral.

    Note sur l'échelle de risque : 1
  • Risque possible pour l'institution :

    Atteinte à la réputation, embarras, perte de crédibilité

    Note sur l'échelle de risque : 4
  • Risque possible pour la personne ou l'employé :

    Atteinte à la réputation, embarras

    Note sur l'échelle de risque : 2

Conclusion

Grâce aux mesures de protection et aux procédures améliorées qui ont été mises en place, les risques associés au BEAD ont été atténués et sont maintenant faibles. Les Services d'aide au droit familial, qui sont chargés de l'administration du BEAD au sein du Ministère, sont prêts à accepter et à gérer les risques résiduels, le cas échéant.

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