Rapport annuel au Parlement 2013-2014
Loi sur l’accès à l’information

Partie II : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

Demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

I. Rapport statistique

Le rapport statistique annuel pour l’exercice 2013-2014 se trouve à la fin de la présente partie.

II. Interprétation du rapport statistique

Aperçu des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Exercice Nbre de demandes
reçues
Nbre de demandes
complétées
Nbre de pages
traitées
Nbre de pages
communiquées
2013-2014 548 528 189 383 46 737
2012-2013 43 323 114 650 34 368
2011-2012 331 313 73 640 29 977
Demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Le Ministère a reçu 548 demandes durant la période visée, auxquelles se sont ajoutées 93 demandes reportées de l’exercice précédent, portant à 641 le nombre total de demandes à traiter. Il s’agit d’une augmentation de 205 demandes par rapport au total de 343 demandes de l’année précédente.

Le groupe des médias a soumis le plus de demandes au cours de la période visée, soit 245 (45 %) sur les 548 demandes reçues, suivi par 189 demandes provenant du public (34 %) et 74 du secteur commercial (14 %).

Sources

Sources

Description

Demandes complétées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Le Bureau a complété 528 demandes au cours de la période visée, et il en a reporté 113 pour traitement au cours de l’exercice 2014-2015.

Sur les 528 demandes complétées, 476 demandes, soit 90 %, l’ont été dans les délais prescrits.

Le nombre de pages examinées a augmenté de 61 % par rapport à l’exercice précédent. Le traitement des demandes officielles d’accès à l’information a exigé la consultation de 189 383 pages, dont 46 737 ont été partiellement ou intégralement communiquées.

Réponses données aux demandes complétées

Sur les 528 demandes complétées au cours de l’exercice 2013-2014 :

  • 57 ont été transmises à d’autres institutions fédérales plus concernées par l’objet de la demande;
  • Le ministère de la Justice ne détenait aucun document pertinent pour 87 demandes;
  • 56 ont été abandonnées par le demandeur. Dans la majorité des cas, soit le demandeur a retiré sa demande, soit il a omis de fournir les précisions demandées;
  •  4 ont été traitées par des voies non officielles, avec le consentement du demandeur.

Les 324 autres demandes ont donné lieu à la communication de documents, comme suit :

  • 75 communications totales (23 %);
  • 232 communications partielles (71 %);
  • 15 exemptées en entier (5 %);
  • 2 exclues en entier (1 %);

Dispositions

Dispositions

Description

Délai de traitement et prorogation

Sur les 528 demandes complétées en 2013-2014, 380 (soit 72 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours ou moins.

Délais de traitement

Processing Timeframes

Description

Le Bureau de l’AIPRP fait un suivi routinier du temps requis pour traiter les demandes d’accès à l’information. Ce contrôle est effectué par divers rapports statistiques (hebdomadaire, mensuel, trimestriel et annuel) et réunions avec le personnel de l’AIPRP pour s’assurer que les demandes sont traitées d’une manière plus opportune. Tout le personnel de l’AIPRP, les personnes-contacts par portfolio et les cadres supérieurs sont informés des mesures de performance.

Dans certains cas, le Ministère a dû demander une prorogation de délai pour diverses raisons : le grand nombre de documents demandés (65 fois), et/ou la nécessité de consulter soit une autre institution gouvernementale (73 fois), soit un tiers (2 fois).

Exceptions invoquées

Le Ministère a invoqué des exceptions en vertu de la LAI pour 247 demandes. Les dispositions les plus souvent invoquées pour faire valoir une exception ont été, dans l’ordre, l’article 21 (210 fois), concernant des renseignements ayant trait aux processus décisionnels internes du gouvernement; l’article 19 (164 fois), concernant les renseignements personnels et l’article 23 (153 fois), concernant le secret professionnel de l’avocat. Le rapport statistique figurant à la fin de la présente partie donne le détail des exceptions invoquées.

Motifs d’exclusion

Des exclusions ont été invoquées à 7 reprises en vertu de l’article 68 (documents publiés ou mis en vente dans le public) et à 75 reprises en vertu de l’article 69 (documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada) de la LAI.

Méthode d’accès

Au total, 234 demandeurs voulaient des copies, et 73 demandeurs ont opté pour la transmission des renseignements demandés sur un CD-ROM, sans frais supplémentaires. Cette méthode élimine les frais de photocopies et contribue à réduire l’empreinte papier du Bureau de l’AIPRP.

Frais et dispense des frais

Au cours de la période visée, des frais de 2 435,00 $ reliés aux demandes ont été perçus, et des dispenses ont été accordées pour 41 demandes (205,00 $). Des frais de recherche ont été perçus à huit reprises, pour un total de 2 885,00 $, et ils ont fait l’objet d’une dispense ou d’un remboursement dans treize autres cas (9 924,00 $). En outre, des frais de reproduction s’élevant à 5 439,30 $ ont fait l’objet d’une dispense pour 233 demandes.

Le ministère de la Justice a pour politique de renoncer aux frais de reproduction si le nombre de pages à communiquer est inférieur à 200 (recto verso, soit 400 pages en réalité). Si toutefois le nombre de pages à communiquer est supérieur à 200, des frais sont perçus pour le nombre total de pages. Dans le cas des demandes volumineuses et complexes, des frais de recherche et de préparation sont facturés au cas par cas. Le Ministère offre la possibilité aux demandeurs de recevoir les documents communiqués sur CD-ROM sans frais supplémentaires, une option qui gagne en popularité.

Au cours de la période visée, le ministère de la Justice a renoncé à la totalité des frais de reproduction.

III. Consultations à la demande d'autres institutions ou ministères fédéraux

Aperçu des demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Exercice Nbre de demandes
reçues
Nbre de pages
reçues
Nbre de demandes
complétées
Nbre de pages
examinées
2013-2014 919 40 681 1 046 57 145
2012-2013 1 343 71 139 1 293 56 128
2011-2012 1 340 68 527 1 295 61 305

Au cours de la période visée, le Ministère a reçu 919 demandes de la part d’autres institutions et organismes fédéraux qui voulaient avoir des recommandations à l’égard de documents émanant du ministère de la Justice, le concernant ou pouvant l’intéresser. De plus, 216 consultations restées en suspens les années précédentes ont été reportées à la période visée, portant le total de consultations à 1 135. En tout, le Ministère a examiné 65 650 pages d’information à la suite de ces consultations.

Sur les 1 135 consultations actives au cours de la période visée, 1 046 ont été complétées durant l’exercice 2013-2014. Les 89 autres ont été reportées pour traitement au cours de l’exercice 2014-2015.

IV. Autres types de demandes

Demandes non officielles

Le Bureau de l’AIPRP a pour politique de traiter les demandes de façon non officielle lorsque les documents visés ont déjà été communiqués à la suite d’une demande précédente d’accès à l’information ou par un canal non officiel ailleurs au Ministère. L’affichage en ligne des résumés des demandes d’accès à l’information complétées a entraîné une hausse du nombre de demandes non officielles concernant des renseignements déjà communiqués.

Le Bureau de l’AIPRP a traité 206 demandes non officielles, comparativement à 144 l’année précédente. Il faut souligner que ce nombre ne tient pas compte des nombreux messages électroniques ou appels téléphoniques de demandeurs potentiels ayant reçu une réponse non officielle ou qui ont été dirigés ailleurs.

Conseils

Le Bureau de l’AIPRP a également agi à titre de ressource pour les fonctionnaires du Ministère et d’autres institutions fédérales, à qui il a offert des conseils et des orientations à l’égard des dispositions de la législation. Il a été consulté relativement à la communication et à la collecte d’information sur une vaste gamme de sujets.

V. Plaintes, enquêtes et révisions par la Cour fédérale

Plaintes déposées

Le Commissariat à l’information du Canada (CIC) a reçu 50 plaintes au cours de la période visée, pour les motifs suivants :

  • 4 plaintes liées aux délais;
  • 1 reliée à la prorogation du délai;
  • 34 plaintes liées sur de l’information assujettie à une exception ou à une exclusion;
  • 11 plaintes liées au traitement de la demande.
Enquêtes terminées

Les conclusions relatives aux plaintes sont les suivantes :

  • Plainte fondée : Le CIC a établi que les droits du plaignant en vertu de la LAI n’ont pas été respectés.
  • Plainte non fondée : À l’issue de l’enquête, le CIC a conclu que l’institution s’est conformée à la LAI.
  • Plainte abandonnée : Le plaignant a retiré ou abandonné sa plainte avant que l’examen approfondi des allégations soit terminé.
  • Plainte réglée : La plainte a été réglée à la satisfaction de toutes les parties, sans que le CIC ait à se prononcer.

En tout, 29 enquêtes ont été menées à terme durant la période visée, dont quelques-unes avaient été reportées des années précédentes. Parmi les 29 plaintes traitées, deux ont été réglées à la satisfaction du CIC, 10 ont été jugées fondées, six ont été jugées non fondées, et 11 ont été abandonnées par le plaignant.

Les enjeux soulevés et mesures prises
Facturation des honoraires :

Beaucoup de plaintes liées à l’application du secret professionnel de l’avocat dans le cadre de demandes soumises en vertu de la Loi de l’accès à l’information pour des factures d’honoraires ont été adressées avec la Commissaire à l’information. Suite à quatre plaintes récentes, le CIC a contesté le ministère de la Justice sur l’application du secret professionnel de l’avocat en ce qui concerne la facturation des honoraires. Le ministère de la Justice a maintenu sa position de l’AIPRP a maintenu la position du ministère de la Justice dans trois cas.

Information à publier :

Le CIC a contesté le ministère de la Justice sur son interprétation large de l’article 26 de la Loi et si elle peut être interprétée de manière à inclure la préparation des documents pour les afficher sur un site Web comme indiqué dans son document d’orientation interne. Bien que le ministère maintienne sa position, à la demande du CIC, il a modifié son document d’orientation interne afin de préciser que l’article 26 est une exception discrétionnaire.

Subventions et contributions :

Comme mentionné précédemment dans le présent rapport, à la suite d’une plainte, le ministère a modifié son formulaire de demande de subvention et contribution pour inclure un avertissement informant les candidats que l’information fournie au ministère sera entièrement divulguée, à l’exception des renseignements personnels, qui seront traités conformément avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.

À la fin de l’exercice, 67 plaintes faisaient toujours l’objet d’une enquête du CIC.

Demandes de révision à la Cour fédérale du Canada

Une nouvelle demande de révision a été déposée en Cour fédérale en vertu de l’article 41 de la LAI de cet exercice financier.

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