Rapport sur les dépenses annuelles liées aux voyages, à l'accueil et aux conférences – 2011-2012

Conformément à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences du Conseil du Trésor, le présent rapport fait état des dépenses annuelles totales liées aux voyages, à l’accueil et aux conférences effectuées au ministère de la Justice pendant l’exercice financier qui s’est terminé le 31 mars 2012. Il présente également une explication des écarts par rapport à l’exercice précédent dans chacun des trois secteurs.

Ces renseignements sont mis à jour chaque année et ne contiennent aucune information protégée par la Loi sur l’accès à l’information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences engagées par les ministères et organismes fédéraux sont liées à la réalisation de leur mandat ministériel et des priorités du gouvernement.

Le ministère de la Justice a pour mandat de soutenir la double fonction de ministre de la Justice et de procureur général du Canada.

Dans le cadre du système fédéral canadien, la justice est un champ de compétence partagé entre le gouvernement fédéral, les provinces et les territoires. Le Ministère assiste le ministre de la Justice dans l’exécution de ses responsabilités en assurant un cadre juridique national bilingue et bijuridique principalement dans les domaines suivants : le droit pénal (y compris la justice pénale pour les adolescents), le droit familial, l’accès à la justice, le droit applicable aux Autochtones ainsi que le droit public et le droit international privé.

Le Ministère soutient également le procureur général dans ses fonctions de premier conseiller juridique de la Couronne, tant dans les activités courantes que dans l’élaboration de nouvelles politiques et de nouveaux programmes et services pour les Canadiens. Le Ministère fournit des avis juridiques au gouvernement ainsi qu’à ses ministères et organismes, représente la Couronne dans les contentieux des affaires civiles et devant les tribunaux et rédige des textes législatifs.

Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur le mandat, les rôles, les responsabilités et les programmes du ministère de la Justice, veuillez consulter le Budget principal des dépenses de 2012-2013 du Ministère qui se trouve sur le site Web suivant : http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/20122013/me-bpd/me-bpd-fra.pdf.

Conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences (VAC), le ministère de la Justice a adopté un plan pour gérer avec prudence et probité les dépenses de VAC. Des mesures de contrôle et des procédures ont été mises en place pour s’assurer que ces dépenses sont raisonnables, appropriées et conformes aux objectifs et aux priorités du Ministère.

Le plan annuel de dépenses totales du Ministère pour les VAC a été approuvé par le sous-ministre. Cette mesure fait en sorte que les vérifications du plan annuel font état de la pertinence, de l’optimisation des ressources financières et de l’utilisation économique efficiente des ressources. D’autres mesures ont aussi été mises en place pour assurer l’examen périodique des dépenses, notamment l’examen mensuel des plans et des dépenses de VAC dans le contexte d’un processus d’établissement de rapports internes.

Par ailleurs, le 1er avril 2011, le Ministère a mis en œuvre une nouvelle politique interne sur les voyages par avion en classe affaires. Les voyages en classe affaires pour tous les employés sont assujettis à la Directive du Conseil national mixte (CNM) sur le voyages. La Directive encourage aussi les gestionnaires à réduire le nombre de vols en classe affaires en demandant aux voyageurs de faire une escale pour la nuit, lorsque cela se justifie sur le plan des coûts.

Voici un aperçu des dépenses annuelles totales du ministère de la Justice pour les VAC :
(en milliers de dollars)
Catégorie des dépenses Dépenses pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2012
(a)
Dépenses pour
l’exercice précédent ayant pris fin le 31 mars 2011
(b)
Écart
(a - b)
Voyage - Fonctionnaires 8 285 9 278 (993)
Voyage – Non-fonctionnaires 467 917 (450)
Voyage international par le ministre et le personnel du ministre* 21 - 21
Total des dépenses de voyages 8 773 10 195 (1 422)
Accueil 174 283 (108)
Frais de participation aux conférences 476 601 (125)
Total 9 424 11 079 (1 655)

* Comprend les voyages internationaux effectués dans le cadre d’un programme ministériel.

Écarts importants par rapport à l’exercice précédent

La réduction globale des dépenses de VAC de 2010-2011 à 2011-2012 est de 1,655 M$. Si l’écart varie selon le type de dépenses, les facteurs sous-jacents sont directement liés aux nouvelles mesures de gestion mises en œuvre par le Ministère. Par ailleurs, le Ministère a fait appel à des solutions plus économiques, par exemple la vidéoconférence et la téléconférence, lorsque celles-ci étaient disponibles et que cela ne nuisait pas à l’atteinte des objectifs visés.

Graphique 1 : Dépenses au titre des voyages, de l'acceuil et des conférences de 2009-10 à 2011-2012
(en milliers de dollars)

Graphique 1: Dépenses au titre des voyages, de l'acceuil et des conférences de 2009-10 à 2011-2012

Description

Voyages :

En 2010-2011, les dépenses de voyages au Ministère totalisaient 10 195 000 $. En 2011-2012, les dépenses ont baissé de 1 422 000 $, pour ainsi passer à 8 773 000 $ (14 %). Cette diminution est en grande partie attribuable au renforcement des politiques internes relatives aux voyages par avion en classe affaires et aux voyages internationaux. Les voyages par avion en classe affaires sont maintenant limités aux vols de plus de neuf heures ou lorsque’approuvé par le sous-ministre pour répondre à des besoins médicaux ou pour toutes autres circonstances spéciales. Par ailleurs, tous les voyages internationaux doivent dorénavant être approuvés par le sous-ministre. La mise en œuvre de ces mesures de contrôle a donné lieu à une réduction des dépenses liées aux voyages.

  1. Fonctionnaires : En comparaison avec l’exercice 2010-2011, les dépenses ministérielles liées aux voyages engagées par des fonctionnaires ont diminué de 993 000 $.
  2. Non-fonctionnaires : En comparaison avec l’exercice 2010-2011, les dépenses ministérielles liées aux voyages engagées par des non-fonctionnaires ont diminué de 450 000 $.
  3. Voyages internationaux effectués par le ministre et le personnel du ministre : par rapport à l’exercice 2010-2011, les dépenses ministérielles engagées dans le cadre de voyages internationaux effectués par le ministre ont augmenté de 21 000 $.

En 2010-2011, le ministre et son personnel n’ont effectué aucun voyage international alors qu’en 2011-2012, le ministre et son personnel ont voyagé une fois à l’étranger pour assister à la rencontre des ministres de la Justice des pays du Commonwealth et à la rencontre du « Quintet » à Sydney, en Australie.

Accueil :

Par rapport à l’exercice 2010-2011, les dépenses ministérielles liées à l’accueil ont diminué de 108 000 $ en raison d’une baisse de plus de 52 % du nombre d’activités d’accueil (de 978 à 472 activités). Cette baisse est surtout attribuable au processus renforcé d’approbation des dépenses liées aux VAC susmentionné.

Frais de participation aux conférences :

Par rapport à l’exercice 2010-2011, les dépenses ministérielles liées aux conférences ont diminué de 125 000 $. En tout, 196 personnes de moins ont été autorisées à participer à une conférence en 2011-2012. Cette réduction est directement liée au processus d’approbation applicable aux conférences guidé par le sous-ministre.

En bref, les dépenses liées aux VAC ont diminué chaque année depuis 2009-2010, pour une réduction totale de 2,444 M$ ou de 21 %. Le ministère de la Justice a été proactif sur le plan de la gestion des dépenses de VAC et continuera à surveiller les dépenses au moyen de son processus régulier de rapports internes et, au besoin, à adopter des instruments de politiques internes et des structures de gestion axés sur la réduction des dépenses.

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