Rapport sur les dépenses annuelles liées aux voyages, à l'accueil et aux conférences 2012-2013

Conformément à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor, le présent rapport fait état des dépenses annuelles totales liées aux voyages, à l'accueil et aux conférences effectuées au ministère de la Justice pendant l'exercice financier qui s'est terminé le 31 mars 2013. Il présente également une explication des écarts par rapport à l'exercice précédent dans chacun des trois secteurs.

Cette information est mise à jour annuellement et ne contient pas les renseignements non divulgués en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences engagées par les ministères et organismes fédéraux sont presque toutes liées à la réalisation de leur mandat ministériel et des priorités du gouvernement.

Le ministre de la Justice a le mandat de soutenir la double fonction de ministre de la Justice et procureur général du Canada.

Dans le cadre du système fédéral canadien, l'administration de la justice est un champ de compétence partagé entre le gouvernement fédéral, les provinces et les territoires. Le Ministère aide le ministre de la Justice dans l'exécution de ses responsabilités en assurant un cadre juridique national bilingue et bijuridique principalement dans les domaines suivants : le droit pénal (y compris la justice pénale pour les adolescents), le droit familial, l'accès à la justice, le droit applicable aux Autochtones ainsi que le droit public et le droit international privé.

Le Ministère soutient également le procureur général dans ses fonctions de premier conseiller juridique de la Couronne, tant dans les activités courantes que dans l'élaboration de nouvelles politiques et de nouveaux programmes et services pour les Canadiens. Le Ministère fournit des avis juridiques au gouvernement et aux ministères et organismes fédéraux, représente la Couronne dans les contentieux des affaires civiles et devant les tribunaux administratifs et rédige des textes législatifs.

Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur le mandat, les rôles, les responsabilités et les programmes du ministère de la Justice, veuillez consulter le Budget principal des dépenses de 2013-2014 du Ministère.

Conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences (VAC), le ministère de la Justice adopte chaque année un plan pour gérer avec prudence et probité les dépenses de VAC. Des mesures améliorées de surveillance et des procédures ont été mises en place pour s'assurer que ces dépenses sont raisonnables, appropriées et conformes aux objectifs et aux priorités du Ministère.

En particulier, les plans de dépenses totales annuelles du Ministère pour les VAC sont approuvés par le sous-ministre. Cette mesure garantit que les vérifications du plan annuel font état de la pertinence, de l'optimisation des ressources financières et de l'utilisation économique et efficiente des ressources. D'autres mesures ont aussi été mises en place pour assurer l'examen périodique des dépenses, notamment l'examen régulier des plans et des dépenses de VAC dans le contexte d'un processus d'établissement des rapports sur la situation financière.

En outre, le Ministère a instauré le 1er avril 2011 une politique interne relative aux voyages en classe affaires. Les voyages en classe affaires pour tous les employés sont assujettis à la Directive du Conseil national mixte (CNM) sur les voyages. La Directive encourage aussi les gestionnaires à réduire le nombre de vols en classe affaires en demandant aux voyageurs de faire une escale pour la nuit, lorsque cela se justifie sur le plan des coûts.

On a réduit encore les frais en 2012-2013 en diminuant les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences grâce à une utilisation accrue des services de télé/vidéoconférence dans le cadre des initiatives du Plan d'action économique pour la réduction du déficit annoncées dans le budget de 2012.

Le 3 octobre 2012, on a modifié la Directive sur les VAC dans le but d'améliorer la sensibilisation au sein du Ministère à l'importance des coûts associés aux activités et de veiller à l'optimisation des dépenses de la manière la plus économique. La modification a eu pour conséquence la mise en œuvre par le Ministère d'un resserrement de la surveillance associée aux dépenses au cours de l'exercice financier 2013-2014.

Voici un aperçu des dépenses annuelles totales du ministère de la Justice pour les VAC :
(en milliers de dollars)
Catégorie des dépenses Dépenses pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2013
(a)
Dépenses pour l’exercice précédent ayant pris fin
le 31 mars 2012
(b)
Écart
(a - b)
Voyage - Fonctionnaires 6 948 8 285 (1 338)
Voyage – Non-fonctionnaires 436 467 (30)
Voyage international par le ministre et le personnel du ministre* - 21 (21)
Total des dépenses de voyages 7 384 8 773 (1 389)
Accueil 114 174 (60)
Frais de participation aux conférences 384 476 (92)
Total 7 883 9 424 (1 541)

* Comprend les voyages internationaux effectués dans le cadre d’un programme ministériel.

Écarts importants par rapport à l’exercice précédent

La réduction globale des dépenses de VAC de 2011-2012 à 2012-2013 est de 1 541 000 $. Si l'écart varie selon le type de dépenses, les facteurs sous-jacents sont directement liés à la surveillance améliorée mise en œuvre par le Ministère. Le Ministère a par ailleurs fait appel, dans le cadre de l'initiative de l'Examen stratégique et fonctionnel, à des solutions économiques, la vidéo/téléconférence par exemple, lorsque celles-ci étaient disponibles et que cela ne nuisait pas à l'atteinte des objectifs visés.

Graphique 1 : Dépenses au titre des voyages de 2010-11 à 2012-2013
(en milliers de dollars)

Graphique 1: Dépenses au titre des voyages de 2010-11 à 2012-2013

Description

Graphique 2 : Dépenses au titre de l'acceuil de 2010-11 à 2012-2013
(en milliers de dollars)

Graphique 2: Dépenses au titre de l'acceuil de 2010-11 à 2012-2013

Description

Graphique 3 : Dépenses au titre des conférences de 2010-11 à 2012-2013
(en milliers de dollars)

Graphique 3: Dépenses au titre des conférences de 2010-11 à 2012-2013

Description

Les dépenses liées aux VAC ont diminué chaque année depuis 2010-2011, pour une réduction totale de 3 196 000 $ ou de 29 %. Le ministère de la Justice a été proactif sur le plan de la gestion des dépenses de VAC. Il continuera à surveiller les dépenses au moyen de son processus régulier de rapports internes et, au besoin, adoptera des instruments de politiques internes et des structures de gestion axés sur la réduction des dépenses.

Voyages

En 2011-2012, les dépenses de voyages au Ministère totalisaient 8 773 000 $. En 2012-2013, les dépenses ont baissé de 1 389 000$ pour passer à 7 384 000 $ (16 %). Cette diminution est en grande partie attribuable au renforcement des politiques internes relatives aux voyages. Les voyages par avion en classe affaires sont maintenant limités aux vols de plus de neuf heures ou aux vols approuvés par le sous-ministre pour répondre à des besoins médicaux ou toutes autres circonstances spéciales. Par ailleurs, tous les voyages internationaux doivent être approuvés par le sous-ministre.

Fonctionnaires :
En comparaison avec l'exercice 2011-2012, les dépenses ministérielles liées aux voyages engagées par des fonctionnaires ont diminué de 1 338 000 $ en raison des restrictions internes du ministère et de l'orientation vers les activités essentielles de son mandat.
Non-fonctionnaires :
En comparaison avec l'exercice 2011-2012, les dépenses ministérielles liées aux voyages engagées par des non-fonctionnaires ont diminué de 30 000 $, principalement en raison de l'utilisation réduite des services professionnels, ce qui est reflété par la mise en œuvre des recommandations du Plan d'action pour la réduction du déficit.
Voyages internationaux effectués par le ministre et le personnel du ministre :
par rapport à l'exercice 2011-2012, les dépenses ministérielles engagées dans le cadre de voyages internationaux effectués par le ministre ont diminué de 21 000 $.

Accueil

Par rapport à l'exercice financier 2011-2012, les dépenses ministérielles liées à l'accueil ont diminué de 60 000 $ en raison d'une réduction du nombre d'activités d'accueil, qui sont passées de 472 à 386 (une baisse de 86). Cette réduction s'explique principalement par l'engagement pris par le Ministère pour réduire les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences suite aux engagements pris dans le Plan d'action pour réduction du déficit.

Frais de participation aux conférences

Par rapport à l'exercice 2011-2012, les dépenses ministérielles liées aux conférences ont diminué de 92 000 $. Le nombre de participations à des conférences a diminué de 196 en 2012-2013, passant de 636 à 468. Cette réduction est directement liée à la mise en œuvre du Plan d'action pour la réduction du déficit. Le Ministère poursuit son engagement d'aligner sa prestation du programme avec son mandat de base et a augmenté l'utilisation de la télé/vidéoconférence.

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