Gestion des risques juridiques au ministère de la justice, évaluation formative

6. RECOMMANDATIONS ET RÉPONSES DE LA DIRECTION

• 6.1. Introduction
• 6.2. Questions

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6. RECOMMANDATIONS ET RÉPONSES DE LA DIRECTION

6.1 Introduction

L’évaluation conclut que le ministèredelaJustice gère effectivement le risque juridique. Toutefois, la nécessité d’élaborer des méthodes uniformes, souples et intégrées de GRJ dans l’ensemble du Ministère est le principal message que livre ce rapport. Les avocats du MJ ont une compréhension intuitive de la façon de gérer les risques juridiques « grj » mais une compréhension plus limitée de la « GRJ » – l’initiative de GRJ – de ses outils, de ses processus et, à la suite du transfert de la GRJ en 2003, les portefeuilles, les régions, les Services juridiques et les secteurs ont élaboré des processus et outils de GRJ adaptés au contexte opérationnel de chacun. Bien que le transfert en question ait pu renforcer la GRJ, il a aussi entraîné une vision nationale moins solide compte tenu surtout du fait que peu d’outils de GRJ nationaux ont été élaborés et qu’aucune formation nationale n’a été offerte au cours de cette période. Ces facteurs et certains autres ont donné lieu à des méthodes divergentes visant à cerner et à évaluer (et réévaluer) les risques juridiques, à communiquer ces risques, à consulter à ce sujet (à l’intérieur et à l’extérieur du Ministère) et à gérer les risques à l’aide des outils et processus de GRJ.

Le présent chapitre porte sur huit questions qui découlent de l’évaluation de la GRJ et propose dix recommandations. On y trouve également les réponses de la direction aux recommandations en question, qui ont été préparées par la DGPD.

6.2 Questions

• Question 1 : Objectifs communs

  L’évaluation a permis de cerner la nécessité d’établir des objectifs de GRJ axés sur les résultats et à l’intention de l’ensemble du Ministère. De tels objectifs doivent être élaborés dans le cadre d’une vaste consultation des conseillers juridiques, de la direction et des ministères clients. Qu’est‑ce que le MJ tente de réaliser au moyen de la GRJ? Quels résultats cherchons-nous? Qu’apprendrons-nous une fois les résultats atteints? D’autres ministères et organismes sont‑ils d’accord avec notre méthode et l’appuient-ils? Idéalement, tous les secteurs de pratique du Ministère et des unités organisationnelles (c.‑à‑d. les régions, les portefeuilles, les SJ, les secteurs) doivent être en mesure de préciser et de mesurer la façon dont leurs méthodes de gestiondesrisquesjuridiques appuient les objectifs de l’ensemble du Ministère et contribuent à la gestion globale des risques juridiques, et de rendre des comptes à cet effet. L’établissement d’objectifs communs entraînera l’élaboration d’une approche davantage uniforme et intégrée face à la GRJ à l’intérieur du Ministère, et devrait permettre une grande souplesse dans la mise en œuvre des outils et processus de GRJ, à condition que l’on atteigne les objectifs déjà convenus.

  Recommandation 1 :

  Élaborer des objectifs de GRJ axés sur les résultats, qui englobent l’ensemble des secteurs de pratique du Ministère (y compris le contentieux, les travaux consultatifs, les services, les politiques et les programmes législatifs), appuyés par une stratégie modeste de mesure du rendement et de rédaction de rapports.

  Réponse de la direction :

  D’accord. La Division de la GRJ de la Directiondelagestiondelapratiquedudroit dirigera une démarche ministérielle visant à établir un ensemble d’objectifs convenus pour la GRJ, qui englobe tous les secteurs de pratique du MJ. On consultera également le SCT et les autres ministères et organismes. Une stratégie modeste de gestiondurendementet derapports sera élaborée pour appuyer la mesure de réalisation des objectifs.

• Question 2 : Principes et lignes directrices normalisés

  En consultation avec le conseiller juridique et les directeurs du MJ et avec les ministères clients, il faudra établir une méthode plus horizontale de gérer les risques juridiques où les principes et lignes directrices normalisés seraient élaborés à l’intention des principales étapes du processus de GRJ, dans chacun des secteurs de pratique (p. ex., décider du moment où les clients doivent participer à l’évaluation/réévaluation des risques juridiques, établir les caractéristiques des dossiers à risque élevé, c’est‑à-dire comment définir un dossier « 6, 7, 8 ou 9 », décider du moment où un plan d’intervention doit être élaboré, déceler les attentes au sujet de la gestion des dossiersàrisquemoyen, élaborer des méthodes de saisie de données uniformes dans iCase, décider du moment où il faut signaler un dossier consultatif et de la nécessité de le faire). Ces principes et lignes directrices permettraient de mettre en place le cadre de GRJ dans l’ensemble du Ministère, mais n’imposerait pas de façon de le mettre en œuvre ou de le gérer. Ils viseraient une approche uniforme, intégrée mais souple face à la GRJ qui pourrait répondre aux besoins des différents secteurs, régions et ministères.

  Recommandation 2 :

  Élaborer des principes et lignes directrices normalisées afin d’établir des méthodes davantage uniformes de GRJ partout au Ministère.

  Réponse de la direction :

  D’accord. La Division de la GRJ dirigera la mise sur pied de groupes de travail ministériels qui auront pour tâche d’élaborer et/ou de confirmer les lignes directrices et principes nationaux de GRJ dans tous les secteurs de pratique du Ministère. L’élaboration de principes et lignes directrices normalisés doit inclure un examen des outils et procédés actuels de GRJ qui doivent permettre de cerner les lacunes.

• Question 3 : Partenariat avec le SCT et liens avec la gestion intégrée des risques

  En 2000, le SCT a collaboré avec le MJ pour mettre sur pied l’initiative de GRJ. La participation du SCT au tout début de l’initiative a été essentielle à l’élaboration d’une approche systématique à la GRJ partout au gouvernement. Tandis que le MJ consulteles ministères clients sur l’avenir de la GRJ, il serait nettement avantageux que le SCT participe également dans ce processus afin que la GRJ soit envisagée couramment par tous les ministères et organismes (en consultation avec les services juridiques) dans le cadre de la gestion de l’ensemble du risque par le gouvernement. Il est plus probable que les clients adhéreront aux principes et pratiques de GRJ et s’y conformeront de façon durable s’ils sont appuyés par l’organisme central et que les ministères clients doivent rendre compte de leurs activités de GRJ. Le renouvellement du partenariat MJ-SCT permettrait de souligner la responsabilité partagée de la GRJ dans les plus hautes sphères du gouvernement.

  Tout comme on s’attend à ce que les ministères clients acceptent le risque juridique comme partie intégrante de leur processus global de gestion des risques, le MJ doit également chercher des moyens de renforcer les liens et de communiquer les différences qui existent entre la GRJ et la GIR à l’intérieur du Ministère.

  Recommandation 3 :

  Rétablir le partenariat avec le SCT afin d’intégrer davantage la GRJ dans la GIR partout au gouvernement. À l’intérieur du ministèredelaJustice, renforcer les liens entre la GRJ et la gestion des risques ministériels.

  Réponse de la direction :

  D’accord. On communiquera sous peu avec le SCT afin de renouveler cet important partenariat sur le GRJ. Les représentants du SCT seront invités à participer à une réunion du Comitéconsultatif interministériel du GRJ où ils pourront connaître des points de vue et obtenir des renseignements au sujet de la GRJ au Ministère, y compris le lien qui existe avec la GIR.

  À l’intérieur du MJ, la Division de la GRJ doit collaborer avec la Division de la planification stratégique, du risque et de l’analyse du milieu afin d’assurer un lien solide entre la GRJ et la gestion du risque global au MJ et faire part de toute différence de méthodologie et/ou d’application.

• Question 4 : Rôles et responsabilités

  Le CRSG de la GRJ a défini les rôles et responsabilités des cadres supérieurs, des comités de gestion et de chaque conseiller juridique face à la GRJ. Bien qu’un document comme celui du GRSG ne soit pas nécessaire à long terme, il est nécessaire d’examiner les rôles et responsabilités des diverses structures qui appuient la GRJ afin de déterminer lesquels sont utiles, comment il peut y avoir collaboration entre les uns et les autres et lesquels peuvent être réorientés ou annulés. L’évaluation a permis de désigner certains groupes à faible rendement, d’autres qui ne fonctionnent pas depuis un certain temps et certaines lacunes, en particulier la nécessité de tenir compte de tous les secteurs du Ministère autres que ceux des litiges. Tous les secteurs/portefeuilles/régions et les secteurs de pratique du Ministère partagent la responsabilité de gérer les risques juridiques et leurs rôles et responsabilités doivent être officiellement reconnus et intégrés à ce processus. De plus, le rôle du SCT et des ministères et organismes du gouvernement et de leurs comités de gestion des risques doivent être aussi intégrés dans ce processus.

  Recommandation 4 :

  Examiner la structuredegouvernance de la GRJ à l’intérieur du Ministèreà la lumière d’une nouvelle Directiondelagestiondelapratiquedudroit et de GPD.Com, les structures définies dans le GRSG et la nécessité d’intégrer la GRJ partout au Ministère et au gouvernement.

  Réponse de la direction :

  D’accord. On a déjà commencé les travaux visant à remplacer le cadre de responsabilisation et la structuredegouvernance de la GRJ de manière à y inclure la nouvelle Directiondelagestiondelapratiquedudroit et la Division de la GRJ de même que d’autres structures officielles de GRJ. Cette nouvelle approche permettra de confirmer les rôles et responsabilités partout au Ministère de même que ceux du SCT et des autres ministères et organismes.

• Question 5 : Communiquer et signaler les risques juridiques

  Dans l’évaluation, on s’est rendu compte qu’il faudra que les cadres supérieurs et les ministères et organismes clients reçoivent les renseignements dont ils ont besoin pour appuyer leur prise de décision. La communication des risques juridiques est un domaine qu’il fallait améliorer à la suite des interviews d’informateurs clés, de l’examen d’études de cas, et de sondages auprès des conseillers juridiques.

  Les risques juridiques doivent être communiqués en langage clair à l’aide d’une terminologie uniforme qui est bien définie et bien comprise tant par les conseiller du MJ que par les ministères clients. Dans le dossier examiné, il était noté que, même si les risques juridiques étaient en fait gérés, la communication des niveaux de risque était tout à fait générale – « élevée » ou « moyenne » – ce sont là des expressions qui n’étaient pas définies. Aucun des dossiers ne faisait mention d’un niveau de risque qui provenait de la grille de risque (même si on avait attribué à chaque dossier choisi aux fins d’examen un niveau de risque « 6 » ou plus élevé).

  Pour ce qui est du signalement des risques, un certain nombre d’avocats plaidants ont indiqué qu’à leur avis, les exigences actuelles de signalement constituaient un « fardeau »; ils ne comprenaient pas pourquoi les renseignements étaient demandés et à quoi ils devaient servir. Il s’agit en partie d’une question de formation, puisqu’elle met en évidence l’importance de prouver à un vaste auditoire la valeur des renseignements recueillis. Il s’agit également d’une question de processus de GRJ. Les répondants étaient d’avis qu’un certain nombre de processus de signalement se dédoublaient. Il sera donc nécessaire d’évaluer lesquels de ces processus seront les plus utiles.

  De plus, il est nécessaire d’évaluer dans quelle mesure les méthodes de signalement de la GRJ doivent être officialisés à l’extérieur du contexte du contentieux. Pour ce qui est des dossiers de politique, de consultation et de services législatifs, les processus de signalement de la GRJ sont actuellement plus informels que ceux du contentieux. Le fait de faire rapport sur des dossiers autres que les dossiers de litige soulève d’assez sérieuses difficultés étant donné qu’il peut être ardu de décider quand il faut produire un rapport. Il n’est pas toujours évident si un risque juridique peut survenir ni à quel moment. Il faudra donc examiner la nécessité de mettre en œuvre des rapports davantage normalisés et si c’est le cas, de quelle façon.

  Recommandation 5 :

  Utiliser un langage commun afin de communiquer les risques juridiques

  Réponse de la direction :

  D’accord. En s’appuyant (entre autres choses) sur les efforts sérieux consentis par un petit groupe de la haute direction et sur leur rapport de juin 2007 intitulé « La communication efficace des risques juridiques », la Division de la GRJ dirigera un processus auquel tous les secteurs de justice participeront afin d’assurer une vaste consultation au sujet de cette haute priorité. On doit élaborer des recommandations à l’intention des cadres supérieurs qui décideront de l’élaboration d’un langage commun visant à communiquer les risques juridiques au MJ et aux autres ministères et organismes.

  Recommandation 6 :

  Rationaliser les processus d’établissement de rapports du contentieux sur les risques juridiques du Ministère pour les rendre le plus efficaces possible. De plus, examiner si des processus plus officiels d’établissement de rapports au sujet des risques autres que ceux du contentieux sont souhaitables et dans quelle mesure.

  Réponse de la direction :

  D’accord. La Division de la GRJ a déjà entrepris une étude des besoins en matière de rapport pour le contentieux et de quelle façon les renseignements connexes peuvent être utilisés, en tentant d’éviter le dédoublement dans ce domaine. Il faudra consulter les ministères et organismes afin de bien répondre à tous les besoins en matière de rapports. On examinera également la possibilité d’améliorer les solutions techniques dans ce domaine.

  Par ailleurs, les méthodes d’établissement de rapports dans d’autres secteurs de pratique juridique du Ministère feront aussi l’objet d’un examen afin d’évaluer les mérites des processus de rapport nationaux plus officiels pour les risques qui ne se rapportent pas au contentieux.

• Question 6 : Prévention des risques juridiques

  La prévention des risques juridiques a toujours été un élément important de l’ensemble des activités de la GRJ. Dans les anciens documents sur l’initiative de GRJ, on nommait communément la prévention des risques juridiques et l’utilisation des mécanismes connexes par les expressions choix des instruments et résolution des différends. Ces documents portaient surtout sur l’importance d’éviter les litiges dans la mesure du possible et de trouver d’autres solutions, peut-être moins coûteuses, pour obtenir des résultats de politiques, tout en réduisant l’utilisation d’outils traditionnels, comme la loi (statut ou règlement) ou un recours aux tribunaux. Dans l’évaluation, on notait que l’aspect prévention de la GRJ demeure un domaine sous-développé qui doit être davantage intégré dans la GRJ. Il faut donc examiner comment les services consultatifs et juridiques et les politiques et programmes du MJ pourraient collaborer plus efficacement afin de prévenir ou réduire les risques juridiques, et quel processus et type de formation devraient être mis en place à cet effet.

  Recommandation 7 :

  Renouveler les efforts afin de promouvoir les pratiques qui favorisent la prévention des risques juridiques.

  Réponse de la direction :

  D’accord. La prévention des risques juridiques est un élément important de la GRJ, exercée en partenariat avec les ministères et organismes. La stratégie de GRJ renouvelée portera surtout sur la promotion de l’échange régulier de renseignements dans l’ensemble des secteurs de pratique, tout en mettant l’accent sur l’amélioration de la capacité du Ministère à déceler et à gérer les tendances juridiques horizontales. Nous explorerons de façon approfondie des occasions de travailler avec d’autres agences et ministères fédéraux afin de promouvoir des pratiques qui aideront à prévenir ou à minimiser les risques juridiques dans la mesure du possible. La formation en matière de GRJ comprendra également les outils, les processus et les stratégies visant la prévention ou l’atténuation des risques juridiques, y compris le choix de l’instrument et la résolution de conflits.

• Question 7 : Formation et apprentissage permanent en GRJ

  Une autre façon d’améliorer l’uniformité de pratique consiste à prévoir un programme de formation normalisé en GRJ à l’intention des conseillers juridiques et des clients du MJ. Bien que l’on reconnaissait largement que la grj fait partie des activités des avocats, le sondage auprès des conseillers juridiques a démontré que même si les avocats affirment qu’ils comprennent bien la GRJ, ils sont dans l’ensemble très peu au courant des outils, comités, conseillers ou processus de GRJ et/ou n’y ont pas beaucoup fait appel.

  On devrait examiner l’élaboration d’une formation qui comprend, sans toutefois s’y limiter, les principes et lignes directrices normalisés pour tous les secteurs de pratique de la GRJ, les façons de cerner, évaluer, communiquer, atténuer et gérer les risques juridiques, les façons de conseiller et de proposer des solutions visant à prévenir les risques juridiques, les façons d’utiliser les outils de GRJ y compris iCase, les rôles et les responsabilités, le choix des instruments et la résolution des différends. Bien que la formation devrait être donnée à tous les conseillers juridiques du Ministère, il faudrait sans doute accorder la priorité à ceux qui travaillent au MJ depuis moins de cinq ans, qui n’ont reçu aucune formation en matière de GRJ et dont la connaissance de la GRJ est moins bonne que celle des avocats chevronnés. Il faudrait aussi examiner la possibilité d’exiger cette formation comme partie intégrante de la formation en orientation pour tous les avocats. Les avocats chevronnés et ceux qui travaillent au Ministère depuis plus de cinq ans, et qui comprennent sans doute mieux la GRJ, devraient aussi recevoir une formation mais à un niveau plus avancé. Il faudrait également élaborer une formation pour les ministères clients afin que tous comprennent pleinement ce qu’est la responsabilité partagée de la GRJ et les conséquences de cette responsabilité partagée.

  Outre les séances de formation officielles, il faudra également prévoir des occasions de partager les expériences et de discuter avec d’autres praticiens de la GRJ partout au pays. La retraite de Vancouver qui a eu lieu en 2007 a été perçue comme une expérience tout à fait précieuse parce qu’il s’agissait de la première occasion où les personnes pouvaient discuter des aspects pratiques de la mise en œuvre de la GRJ. Chacun souhaite en connaître davantage au sujet de ce qui fonctionne et ne fonctionne pas et aimerait avoir l’occasion de se réunir plus régulièrement pour discuter des défis auxquels font face les praticiens de la GRJ. On devrait envisager d’inviter les ministères clients à participer également à ces séances.

  Recommandation 8 :

  Élaborer un programme de formation complet en matière de GRJ.

  Réponse de la direction :

  D’accord. Une fois les objectifs de la GRJ éclaircis et les principes et lignes directrices normalisés convenus, un plan de formation complet sera élaboré et lancé partout au Ministère. Ce plan de formation doit comprendre une orientation sur la GRJ à l’intention des avocats nouvellement arrivés au GRJ et des modules de récapitulation pour ceux qui ont plus d’expérience de la GRJ. On fera également en sorte qu’une formation adéquate en matière de GRJ soit disponible aux ministères et organismes, selon le besoin.

  Recommandation 9 :

  Prévoir en permanence des occasions où les praticiens de la GRJ, les gestionnaires et les ministères et organismes puissent partager les renseignements et les pratiques exemplaires.

  Réponse de la direction :

  D’accord. On doit confirmer au Ministère un réseau de GRJ qui fournira un mécanisme institutionnel permettant de partager en permanence des renseignements et d’échanger des pratiques exemplaires en matière de GRJ. On élaborera également des processus visant à assurer que les renseignements et les pratiques exemplaires en matière de GRJ sont davantage communiqués aux avocats du ministère de la Justice afin d’améliorer leur compréhension et leur connaissance de la GRJ.

• Question 8 : Renseignements à l’appui de la GRJ

  Pour l’instant, le Ministère n’a pas vraiment les renseignements qu’il faut pour soutenir pleinement les analyses du milieu et des tendances en matière de GRJ. Il est nécessaire d’acquérir la capacité d’analyser les risques juridiques dans l’ensemble des secteurs/ portefeuilles/régions et au Ministère en général. Il faudra également examiner la possibilité de décider de la nature des renseignements nécessaires à l’appui de la prévention et de la gestion des risques juridiques et de l’établissement de rapports connexes dans chaque secteur de pratique juridique.

  Le Ministère voudra également mesurer dans quelle mesure chaque secteur/portefeuille/région travaille à atteindre les objectifs communs de GRJ. La stratégiedemesuredurendement proposée dans la recommandation 1 nécessitera la mise en place d’un petit nombre de mesures pratiques du rendement pour tous les secteurs de pratique juridique. Cette stratégie de mesure devrait être appuyée par les données recueillies dans les SJ, les régions, les portefeuilles et l’administration centrale du MJ et devrait être utilisée pour aider la direction à prendre des décisions au sujet de la GRJ.

  Recommandation 10 :

  Améliorer la qualité et la fiabilité des renseignements à l’appui de la GRJ.

  Réponse de la direction :

  D’accord. On travaille déjà à améliorer la qualité et l’exactitude des données saisies dans iCase, le système de gestion des dossiers du Ministère. Pour qu’elles soient utiles, ces données doivent être pertinentes, uniformes et à jour. On procédera à des activités de communication et de formation afin de conscientiser davantage au sujet du rôle des gestionnaires et des praticiens qui doivent assurer l’intégrité des données de la GRJ.

  De plus, on examinera quelles données supplémentaires seront requises et la façon de les obtenir si elles ne sont pas déjà dans le système et ce, afin de procéder à des analyses de tendance, d’améliorer la rédaction des rapports dans tous les secteurs de pratique, d’évaluer le respect des objectifs de GRJ dans chaque secteur du Ministère et d’aider la direction à prendre des décisions dans ce domaine.

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