Programme d’excellence pour les avocats évaluation, Rapport final

SOMMAIRE

1. Introduction

Le Programme d’excellence pour les avocats (PEA) a été établi en 2001 en vue de répondre au besoin de plus en plus pressant pour le ministère de la Justice (MJ) de s’assurer un flux régulier de « bons avocats » salariés au premier échelon. Ce programme s’est révélé être le principal mécanisme du Ministère en matière de recrutement et de rétention des étudiants stagiaires.

De nouveaux défis sont venus s’ajouter aux pressions et aux enjeux qui existaient il y a huit ans, et qui sont toujours présents aujourd’hui. La mondialisation, l’explosion des technologies de l’information, la prospérité économique des dernières années qui a dynamisé les activités commerciales, ainsi que les préoccupations relatives aux menaces terroristes ont augmenté de manière remarquable la demande en services juridiques à travers le Canada, ce qui a intensifié la compétition visant à recruter les meilleurs diplômés en droit. Le Ministère doit désormais augmenter la proportion d’avocats stagiaires au sein de son effectif juridique en vue de répondre aux compressions budgétaires, mais le Sondage de 2008 auprès des fonctionnaires fédéraux indique que la rétention des avocats, en particulier aux échelons débutant et intermédiaire, est devenue un défi pour le gouvernement fédéral en raison de l’importance des écarts de salaire des avocats entre les secteurs privé et public, ainsi qu’entre les gouvernements des provinces et du fédéral.

La capacité du Ministère à recruter et à retenir un nombre suffisant de « bons avocats » salariés au premier échelon aura une incidence sur son habilité à honorer son mandat en dépit des contraintes de ressources.

L’objet de cette évaluation est d’examiner la raison d’être et le bien-fondé de la poursuite du Programme; la mesure dans laquelle la conception du PEA est appropriée aux objectifs fixés; et ce qui s’est produit en raison de ce Programme.

2. Méthodologie

Trois méthodes de recherche ont été utilisées dans le cadre de la présente évaluation : l’examen de documents clés; des entrevues avec 62 répondants clés (cadres supérieurs et gestionnaires des ressources humaines (RH), coordonnateurs du PEA et conseillers en ressources humaines RH, avocats du MJ qui ont travaillé dans le secteur privé par le passé et directeurs des services de cheminement de carrière des universités); et des enquêtes auprès des groupes de parties prenantes (étudiants en 3e année de droit, stagiaires actuels et anciens du MJ et gestionnaires du Ministère).

3. Constatations

3.1. Rôle du PEA dans le recrutement des avocats de premier échelon

L’annonce récente qui visait à focaliser les recrutements externes à l’échelon LA 01 et à suspendre de manière temporaire le recrutement des échelons LA 02 et supérieurs a envoyé un signal fort à l’effet que le MJ entend transformer son effectif juridique. Cela se traduit en une nécessité continue pour le Ministère de recruter un plus grand nombre d’avocats salariés au premier échelon.

Le rôle du PEA en matière de recrutement aux postes LA 01 de demain doit être examiné à la lumière de la nouvelle orientation adoptée par le MJ. Il est important que le rôle du PEA (par rapport aux autres mécanismes de recrutement du Ministère) soit défini en fonction d’une compréhension claire des besoins du Ministère, tenant compte des aspects d’efficience et d’efficacité, plutôt que des ressources budgétaires actuelles ou des attentes historiques associées au Programme.

Les avantages liés au recrutement par le biais du PEA sont considérables : le plus notable étant que les stagiaires du MJ ont été évalués par plusieurs gestionnaires au cours de leur stage et qu’en un sens, ils ont déjà été « testés »; ils ont fait l’apprentissage du gouvernement fédéral et ils ont appris les formes de soutien que lui apporte le MJ; ils peuvent être recrutés immédiatement après avoir complété leur stage, sans passer par un second processus de dotation par concours. Ce type de recrutement est défavorisé par une formation auprès des stagiaires qui demande du temps et des ressources, et ces derniers ne peuvent être recrutés comme avocats qu’après avoir complété leur stage et été admis au Barreau.

La gestion de la PEA est en grande partie administrée pas des personnes très occupées à plusieurs autres responsabilités conjointes. Il s’ensuit que la capacité du Programme à être proactif ou à relier les priorités en matière de recrutement en fonction des besoins du Ministère s’est révélée plutôt limitée. Il existe de nombreuses possibilités d’améliorer le Programme et de le rendre plus utile, tant pour le Ministère que pour les stagiaires. La concrétisation de ces possibilités nécessitera des ressources humaines et financières attitrées.

3.2. Structure de gouvernance

L’évaluation a établi que le PEA manque d’une structure de gouvernance claire. En dépit de son statut d’initiative nationale, ses principales parties prenantes ministérielles n’ont aucun rôle ni responsabilité explicites. Il s’ensuit que le Programme est structuré autour d’opérations gérées à l’échelle régionale et sans liens définis entre elles; il ne comporte par ailleurs aucun cadre de gestion assorti de rôles et de responsabilités clairement définis. L’évaluation a conclu que cette situation avait entraîné la confusion, miné la cohérence et la cohésion du Programme et s’était traduite par des occasions perdues à la mise en commun de l’information et des pratiques exemplaires. Elle constate en outre la nécessité d’une fonction de coordination robuste entre la région de la capitale nationale (RCN) et les régions, visant à permettre aux équipes du PEA dans l’ensemble du pays d’établir et d’atteindre des objectifs communs au Programme et d’assurer une plus grande cohérence dans la façon dont le PEA est géré au sein du Ministère.

3.3. Un cadre commun pour la cohérence du Programme

L’évaluation révèle la nécessité d’une cohérence accrue en matière de mise en œuvre et de gestion du Programme dans l’ensemble du Ministère. Compte tenu du fait que les barreaux provinciaux établissent des règlements en matière de recrutement et de formation des stagiaires, il conviendra de prévoir une certaine souplesse quant à la façon de gérer le PEA d’une région à l’autre. Cette souplesse est également importante puisqu’il y a de nettes différences dans les marchés du travail dans l’ensemble du pays et dans le marché compétitif en matière de recrutement des avocats. Toutefois, l’évaluation a relevé un certain nombre de domaines où il serait préférable d’assurer une plus grande cohérence. Par exemple, le MJ assure divers niveaux d’aide financière aux étudiants pendant leur formation et leur examen du Barreau. La planification du Programme, la formation, la supervision et l’évaluation du rendement des étudiants sont autant de domaines nécessitant davantage de cohérence.

3.4. Porte-parole national et stratégies de communication du PEA

L’évaluation a établi la nécessité de désigner un « champion » ou porte-parole du PEA, en l’absence duquel le Programme a perdu trop de sa visibilité, tant au sein du MJ qu’à l’externe. Le porte-parole serait le principal point de contact du MJ responsable de la promotion du Programme. Il importe d’assurer une communication solide et continue entre le Programme et ses principales parties prenantes, notamment à l’interne, au niveau de la direction comme à tous les échelons du MJ, des comités ministériels pertinents et de l’Association des anciens stagiaires du MJ, des responsables de stage et des superviseurs, ainsi qu’à l’externe, au niveau des services de cheminement de carrière des universités, des organisations étudiantes, des associations juridiques, des barreaux et des services d’organisation des carrières juridiques.

3.5. Mise en commun de l’information et des pratiques exemplaires

L’évaluation révèle la nécessité pour le PEA de se doter d’un mécanisme officiel pour la mise en commun de l’information associée au Programme et le partage des pratiques exemplaires, en particulier dans le domaine du marketing et de la formation des étudiants. Ce mécanisme rehaussera la cohérence et la cohésion du Programme, améliorera l’efficience et l’efficacité de l’utilisation des ressources et encouragera l’innovation au sein des équipes du PEA.

3.6. Le nom du Programme

Le nom du Programme ne contient aucun mot qui reflète soit le mandat du PEA, c.-à-d. le recrutement et la formation de stagiaires, soit son organisme d’attache, c.-à-d., le ministère de la Justice. Bien que le PEA soit de plus en plus connu parmi les étudiants en droit en tant qu’un programme de stages en droit au sein du MJ, il est recommandé de changer le nom du Programme afin de le rendre plus explicite.