Réponse de la direction et plan d’action

Titre du projet : Évaluation de la fonction de perfectionnement professionnel (PP) du ministère de la Justice

Date d’approbation de l’évaluation par le sous-ministre : Mars 2018

Recommandation 1 : Établir un mécanisme de gouvernance global pour la fonction de perfectionnement professionnel (PP) du Ministère. Le mécanisme de gouvernance devrait inclure une représentation à un niveau supérieur parmi les portefeuilles et les secteurs (y compris les bureaux nationaux relevant du Secteur national du Contentieux), afin de fournir une supervision et des conseils généraux, et de veiller à ce que les activités d’apprentissage répondent aux priorités ministérielles et gouvernementales.

Justification de la recommandation :

• Il n’y a pas de gouvernance globale de la fonction ministérielle de PP qui englobe les divers secteurs, portefeuilles, bureaux régionaux et les principaux fournisseurs. L’évaluation a révélé que l’approche de la planification et de l’harmonisation avec les priorités ministérielles et gouvernementales est informelle. Bien que ces priorités soient les éléments clés de la formation professionnelle, il n’y a pas d’approche stratégique de la planification et de l’établissement des priorités au niveau ministériel.

Réponse de la direction :

Le Centre d’expertise pour l’apprentissage et le développement professionnel de la Direction des ressources humaines et le Programme de formation juridique continue du Secteur des pratiques juridiques collaborent afin d’établir un Comité directeur de l’apprentissage formé de représentants principaux de chaque portefeuille/secteur. Le Comité fournira une supervision et des conseils de haut niveau concernant l’élaboration et la mise en œuvre des activités et des programmes d’apprentissage ministériels juridiques et non juridiques, afin d’assurer la prestation d’une approche nationale efficiente, rentable et coordonnée en matière d’apprentissage.

Mesures à prendre Quelles mesures SMART seront prises pour donner suite à cette recommandation?	Résultats attendus Les résultats attendus qui permettront de montrer qu’une mesure donnée a été appliquée.	Responsabilité Il incombe à la sous-ministre adjointe de mettre en œuvre les mesures.	Date d’achèvement prévue
Établir un Comité directeur sur l’apprentissage composé de hauts représentants parmi les portefeuilles et secteurs provenant du Ministère.	Mandat appuyé par le Comité directeur sur l’apprentissage et approuvé par le Comité de gestion. Procès-verbaux des trois réunions du Comité directeur sur l’apprentissage	Johanne Bernard Chef de la direction financière et sous-ministre adjointe Secteur de la gestion	Juin 2018   Mars 2019

Recommandation 2 : Établir un cadre intégré global pour la fonction de perfectionnement professionnel (PP) au sein du Ministère, qui comprendrait une clarification du mandat des fournisseurs de perfectionnement professionnel du Ministère, ainsi que des rôles et responsabilités clairs pour les portefeuilles et les secteurs (y compris les bureaux régionaux relevant du Secteur national du contentieux).

Justification de la recommandation :

• L’évaluation a révélé que l’approche de la planification et de l’harmonisation avec les priorités ministérielles et gouvernementales est informelle. Bien que ces priorités soient les éléments clés du PP pour le Ministère, il n’y a pas d’approche stratégique de la planification et de l’établissement des priorités au niveau ministériel. En l’absence d’une évaluation systématique des besoins en formation du Ministère, une évaluation objective de la mesure dont les besoins des employés sont satisfaits n’est pas possible.
• Une approche plus stratégique pourrait être bénéfique dans l’élaboration du contenu, la prestation des activités et le partage des cours entre les principaux fournisseurs, secteurs, portefeuilles et bureaux régionaux du Ministère. Bien qu’il y ait une certaine communication à propos des activités de PP au sein des secteurs, régions et portefeuilles, cette communication pourrait être accrue en vue d’améliorer l’efficacité et de faciliter le partage des ressources et activités de formation. Les rôles et les responsabilités n’étaient pas toujours clairs.

Réponse de la direction :

Le Centre d’expertise pour l’apprentissage et le développement professionnel de la Direction des ressources humaines et le Programme de formation juridique continue du Secteur des pratiques juridiques travailleront avec les principaux intervenants pour élaborer un cadre intégré pour la fonction de perfectionnement professionnel. Il clarifiera les rôles et les responsabilités et proposera une approche à laquelle devraient collaborer les régions, les secteurs et les portefeuilles afin de répondre plus efficacement aux besoins d’apprentissage et de faire rapport sur l’investissement dans l’apprentissage. Ce cadre comprendra aussi le besoin d’effectuer une analyse formelle des besoins d’apprentissage ministériels pour identifier les besoins d’apprentissage de l’organisation de façon stratégique.

Mesures à prendre Quelles mesures SMART seront prises pour donner suite à cette recommandation?	Résultats attendus Les résultats attendus qui permettront de montrer qu’une mesure donnée a été appliquée.	Responsabilité Il incombe à la sous-ministre adjointe de mettre en œuvre les mesures.	Date d’achèvement prévue
Élaborer un cadre intégré pour la fonction de PP	Cadre pour la fonction de PP appuyé par le Comité directeur sur l’apprentissage et approuvé par le Comité de gestion Mise en œuvre du plan de communication	Johanne Bernard Chef de la direction financière et sous-ministre adjointe Secteur de la gestion	Février 2019 Avril 2019
Effectuer une analyse des besoins en formation au Ministère pour élaborer un plan d’apprentissage ministériel	Les résultats de l’analyse des besoins sont présentés au Comité directeur sur l’apprentissage. Plan d’apprentissage ministériel appuyé par le Comité directeur sur l’apprentissage et approuvé par le Comité de gestion	Johanne Bernard Chef de la direction financière et sous-ministre adjointe Secteur de la gestion	Novembre 2018 Février 2019

Recommandation 3 : Élaborer une stratégie de mesure du rendement pour mesurer le rendement de la fonction de perfectionnement professionnel.

Justification de la recommandation :

• L’examen et la comparaison des données de PP au Ministère en vue d’analyser l’efficience et l’efficacité se sont avérés difficiles au regard de la disponibilité, de la cohérence et de l’exactitude des données existantes sur la participation au PP, les activités, les dépenses en formation et les besoins en formation à l’échelle du Ministère en la matière. Il a été difficile d’obtenir des données exactes pour analyser les activités de formation et les dépenses de PP en raison du manque de cohérence dans la saisie des données financières relatives au programme. Le codage de la formation du Centre d’expertise pour l’apprentissage et le développement professionnel, du Programme de formation juridique continue et de l’École de la fonction publique du Canada dans le système PeopleSoft et les dossiers iCase pourrait être indiqué de façon inexacte par les employés.

Réponse de la direction :

Le Centre d’expertise pour l’apprentissage et le développement professionnel de la Direction des ressources humaines et le Programme de formation juridique continue du Secteur des pratiques juridiques travailleront avec les principaux intervenants pour établir une stratégie de mesure du rendement qui mesurera le rendement de la fonction de perfectionnement professionnel pour le Ministère.

Mesures à prendre Quelles mesures SMART seront prises pour donner suite à cette recommandation?	Résultats attendus Les résultats attendus qui permettront de montrer qu’une mesure donnée a été appliquée.	Responsabilité Il incombe à la sous-ministre adjointe de mettre en œuvre les mesures.	Date d’achèvement prévue
Élaborer une stratégie de mesure du rendement	Stratégie de mesure du rendement appuyée par le Comité directeur sur l’apprentissage et approuvée par le Comité de gestion	Johanne Bernard Chef de la direction financière et sous-ministre adjointe Secteur de la gestion	Juin 2019
Élaborer des documents d’orientation précis, cohérents et accessibles pour le suivi, le compte-rendu et l’enregistrement des activités de PP au sein du Ministère, en collaboration avec les intervenants concernés	Documents d’orientation provisoires de l’enregistrement des activités de PP dans les systèmes ministériels actuels Documents d’orientation approuvés par le Comité directeur sur l’apprentissage Transmission des documents d’orientation approuvés au personnel	Johanne Bernard Chef de la direction financière et sous-ministre adjointe Secteur de la gestion	Septembre 2018 Mars 2019 Août 2019