Rapport d’Audit de la conformité des Services juridiques ministériels aux politiques financières - septembre 2014

1. Sommaire

Le ministère de la Justice du Canada (le Ministère) assure la prestation d’un ensemble intégré de services consultatifs juridiques, de services de contentieux et de services législatifs de haute qualité au Ministère et à l’ensemble des ministères et organismes fédéraux afin de les seconder dans l’atteinte des priorités du gouvernement du Canada en matière de politiques et de programmes et de contribuer à la réalisation des objectifs généraux du gouvernement. Les unités coimplantées du réseau des Services juridiques ministériels (SJM) et des sections de réglementation ministérielles (SRM) assurent des services adaptés aux ministères et organismes clients, principalement dans la région de la capitale nationale, mais aussi dans les Régions.

Ensemble, les SJM et les SRM emploient 883 équivalents temps plein, soit 20 % des effectifs du Ministère. Les dépenses annuelles totales de ces unités représentent environ 22 % du budget global du Ministère, en excluant les subventions et contributions. Au cours de l’exercice financier 2013-2014, les dépenses au chapitre des salaires ont été de 111,9 M$ et de 1,9 M$ au chapitre du fonctionnement et de l’entretien (F et E).

Les chefs de la plupart des SJM et des SRM gèrent un budget provenant du Ministère et un budget du ministère client. Des protocoles d’entente ont été établis entre le Ministère et les ministères clients afin d’établir les responsabilités respectives et les tarifs de recouvrement des coûts des services juridiques. Les dépenses de F et E qui sont exclues des tarifs de recouvrement des coûts, tel que les coûts directs de F et E, sont d’ordinaire défrayées à même le budget du ministère client. Les dépenses incluses dans les taux, telles que les coûts de formation, sont souvent assumées au départ par le ministère client et recouvrées par la suite auprès du Ministère sous forme de règlement interministériel (RI).

L’audit a évalué dans quelle mesure les SJM et les SRM se conforment aux instruments des politiques de gestion financière du gouvernement du Canada et du Ministère.

L’audit était constitué d’un examen de la gouvernance financière ainsi que d’un examen d’échantillons des opérations financières de 2013-2014. L’échantillon des opérations financières touchait au moins une unité des SJM de chaque portefeuille et deux sections législatives de la réglementation ministérielle. Les catégories d’opérations comprenaient les RI qui étaient essentiellement des dépenses liées à la formation recouvrées par les ministères clients auprès du ministère de la Justice Canada. De plus, des échantillons d’opérations associées aux cartes d’achat, aux voyages, aux conférences et aux événements ainsi qu’à la formation, ont aussi été analysés. Les opérations liées à la passation des marchés et celles liées aux RI qui touchent le recouvrement des coûts des services juridiques par le ministère de la Justice Canada auprès des ministères clients ont été exclues de l’audit.

À partir des résultats de l’audit, notre opinion est que les SJM et les SRM se conforment dans l’ensemble aux instruments des politiques de gestion financière du gouvernement du Canada et du Ministère. Il faut cependant apporter certaines améliorations relativement au traitement des opérations liées aux RI afin d’assurer la conformité aux instruments pertinents des politiques de gestion financière. Les améliorations à apporter sont les suivantes :

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec les résultats et les recommandations présentés dans le présent rapport, et elle a élaboré un plan d’action de la direction afin d’y répondre. Ce Plan a été intégré au rapport.

Présenté par :

Original signé par Linda Saunders
Le 22 septembre 2014

Linda Saunders
Dirigeante principale de la vérification
Ministère de la Justice Canada

Recommandé pour approbation par :

Original signé par Doug Lewis
Le 22 septembre 2014

L’honorable Doug Lewis
Président du Comité ministériel de vérification
Ministère de la Justice Canada

Approuvé par :

Original signé par William F. Pentney
Le 22 septembre 2014

William F. Pentney, c.r.
Sous-ministre
Ministère de la Justice Canada