Rapport d’Audit sur le recouvrement des coûts (phase 2), y compris l’incidence sur le nouveau modèle de financement

1. Sommaire

Introduction

Le ministère de la Justice du Canada (le Ministère) offre des services de contentieux et de consultation juridique aux ministères, organismes et sociétés d’État fédéraux partout au Canada. Pour financer ses activités, le Ministère utilise présentement un modèle hybride comprenant des services votés pour fournir un certain niveau de services juridiques et des autorisations de crédit net (ACN) pour recouvrer auprès des organisations clientes les coûts des services juridiques qui dépassent le niveau de base. Les ACN (recouvrement des coûts) constituent une source de financement importante pour le Ministère : elles représentent plus d’un tiers de son budget de fonctionnement (le Ministère a recouvré 328 millions de dollars pour des services juridiques offerts en 2014‑2015). La Politique sur les services communs du Conseil du Trésor (CT) établit une orientation stratégique et définit les principales exigences ministérielles relatives au recouvrement des coûts.

L’amélioration du processus de recouvrement des coûts, communément désignée l’APRC, est entrée en vigueur le 1er avril 2012. Les objectifs de l’APRC comprenaient l’amélioration des processus opérationnels et des systèmes ministériels afin de réduire l’effort administratif, d’appuyer la perception au moment opportun, d’assurer la conformité aux politiques et aux directives des organismes centraux et de mieux tirer parti des pratiques exemplaires établies au gouvernement du Canada concernant le suivi et la facturation des services professionnels. En 2009, le Ministère a mis en place les modèles normalisés de protocoles d’entente liés à la prestation des services juridiques. Suite au travail de l’APRC, ces protocoles d’entente ont été mis à jour en 2012 pour refléter les nouvelles normes opérationnelles de l’APRC y compris une annexe de planification (annexe B) et des prévisions normalisée ainsi qu’un processus normalisé de la facturation mensuelle.

Étant donné l’augmentation des coûts des services juridiques survenue dans l’ensemble du gouvernement du Canada au cours des quelques dernières années, le Ministère a entrepris un Examen des services juridiques (ESJ) en 2014. L’examen proposait une série de mesures conçues pour améliorer la prestation des services juridiques dans l’ensemble du gouvernement et comprenait des stratégies de compression des coûts ayant pour objet de permettre une gestion plus efficace de l’augmentation du coût des services juridiques. Suite à la mise en œuvre de la première phase des changements découlant de l’ESJ, et conformément à Objectif 2020 Note de bas de page 1 , le Ministère a entrepris un examen de son modèle de financement par recouvrement des coûts en 2014‑2015. Cet examen a conduit à l’établissement d’un nouveau modèle d’enveloppes budgétaires et de paiements anticipés, lequel sera mis en œuvre le 1er avril 2016. Le nouveau modèle est axé sur la simplification du modèle actuel pour réduire les coûts administratifs et améliorer la prestation des services juridiques au sein du gouvernement par le biais de processus administratifs simplifiés et plus efficients.

Dans le cadre du programme de changement du Ministère, de nombreux gains d’efficience ont été ou sont en train d’être mis en œuvre afin d’appuyer diverses responsabilités conjointes du Ministère et de ses ministères clients, tout particulièrement en ce qui concerne les prévisions, la planification et la gestion des ressources en services juridiques. Par exemple, le nombre de taux de facturation des services juridiques a été réduit et des rapports stratégiques normalisés sont en train d’être établis afin de fournir aux ministères clients les renseignements opérationnels requis pour prendre des décisions éclairées concernant le volume et la nature des travaux juridiques fournis. De plus, le Ministère est en train d’élaborer de nouveaux outils d’analyse intelligents afin d’appuyer la production de rapports plus utiles et plus significatifs en tirant des données pertinentes à des fins d’analyse à partir des systèmes existants, y compris le Système intégré de gestion financière (SIGF), le système iCase, l’Outil de prévisions salariales (OPS) et le Système de gestion des ressources humaines (PeopleSoft). Le Ministère a pour vision d’appuyer et d’éclairer la prise de décisions dans l’ensemble du gouvernement du Canada au sujet de la gestion des services juridiques, et ce, par le truchement d’analyses améliorées dans des secteurs comme les tendances des services juridiques et les indicateurs des coûts juridiques.

Bien que la portée de l’audit était principalement axée sur les processus opérationnels clés qui forment le fondement du modèle actuel de recouvrement des coûts, l’audit a tenu compte de la nature et des répercussions potentielles des nombreux changements  qui sont prévus ou en voie d’être effectués relativement au nouveau modèle de financement.

En mettant à la disposition de la communauté des services juridiques et de ses clients une gamme d’outils « intelligents », le nouveau modèle de financement donnera certes lieu à une gestion plus efficace des services juridiques, ainsi qu’à un partenariat renouvelé et plus solide entre le Ministère et ses clients. À cet égard, l’audit a permis de mettre en relief certains secteurs à améliorer qui se répercuteront sur le nouveau modèle d’enveloppes budgétaires et de paiements anticipés et, à ce titre, pourrait aider la direction à faire avancer cette importante initiative de gestion du changement.

Points forts

Suite à la mise en œuvre de l’APRC en 2012, des processus administratifs normalisés et améliorés ont été mis en place pour appuyer l’élaboration et la négociation d’ententes de services juridiques. L’utilisation de règlements interministériels permet d’assurer la collecte, en temps opportun, des sommes facturées. A compter du 1er avril 2016,  le processus mensuel de facturation sera remplacé par les paiements anticipés au sein du nouveau modèle de financement.

Points à améliorer

Il existe des possibilités d’améliorer la rapidité de l’élaboration et de la négociation d’ententes de services juridiques. Il existe aussi des possibilités de concevoir des mesures de contrôle pour le nouveau processus de surveillance qui appuiera la constatation des revenus et la conciliation des coûts réels des services juridiques et des paiements anticipés. 

Opinion et conclusion de l’audit

À mon avis, les processus opérationnels actuels sont simplifiés et normalisés afin d’appuyer les objectifs de recouvrement des coûts. À l’avenir, les changements prévus pour le nouveau modèle de financement contribueront sensiblement au renforcement des partenariats avec les ministères clients et permettront en outre au Ministère d’appuyer et d’éclairer la prise de décisions sur les enjeux juridiques dans l’ensemble du gouvernement.

Il existe des possibilités de renforcer l’approbation en temps opportun des ententes de services juridiques et de concevoir des contrôles pour le nouveau processus de surveillance à des fins de constatation des revenus et de conciliation des coûts des services juridiques et des paiements anticipés. 

Réponse de la direction

La direction est en accord avec les observations d’audit, a accepté les recommandations incluses dans ce rapport, et a développé un plan d’action de la gestion pour y répondre. Le plan d’action de la gestion a été intégré dans le présent rapport.

2. Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, je suis d’avis que l’audit est conforme aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Soumis par : 

Original signé par Inanc Yazar
le 7 octobre 2015

Inanc Yazar, CPA CGA, CIA, CRMA
Dirigeante principale de la vérification
Ministère de la Justice Canada

3. Remerciements

La dirigeante principale de la vérification tient à remercier l’équipe d’audit et les personnes qui ont participé à la présente mission, tout particulièrement les employés qui ont apporté leurs connaissances et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.