Audit de la gestion de la demande

1. Sommaire

Introduction

Le ministère de la Justice Canada (Justice) fournit des services juridiques aux ministères et aux organismes du gouvernement fédéral partout au Canada. La croissance soutenue de la demande pour ces services, et des coûts qui y sont associés, ont mené Justice à entreprendre en 2014 un examen des services juridiques et à s’engager à plafonner le coût total des services juridiques du gouvernement du Canada à 499,8 M$ annuellement.Note de bas de la page 1 Grâce à l’Examen des services juridiques, Justice, en partenariat avec ses ministères et organismes clients (ministères partenaires), a lancé une série de mesures visant à améliorer la productivité, l’efficacité sur le plan des coûts et l’excellence de ses opérations.

L’Initiative de la gestion de la demande (IGD) était l’une des quatre mesures à l’appui de l’engagement formulé des suites de l’Examen des services juridiques visant à « redéfinir le partenariat entre le ministère de la Justice et ses clients ». Au titre de l’IGD, Justice a cherché à gérer la demande de services juridiques par les moyens suivants :

  1. collaborer avec les ministères partenaires pour cerner les travaux à faibles risques et à faible priorité n’exigeant aucun soutien juridique consultatif;
  2. améliorer l’utilisation d’outils pour faciliter le filtrage, le tri, l’aiguillage et le règlement des demandes de services juridiques.

Dans l’objectif de poursuivre le processus de l’Examen des services juridiques et de l’IGD, qui seront achevés en mars 2017, l’équipe de la haute direction de Justice a indiqué qu’il faut poursuivre les efforts visant à gérer la demande afin de garantir que les services juridiques demeurent financièrement viables à long terme. Dans sa vision pour 2020 – l’Équipe juridique du Canada – Justice s’est donné pour objectif de collaborer avec ses clients comme avec des partenaires au moyen de discussions continues afin de définir l’excellence et de cerner les priorités.

La réalisation de cette vision exigera un changement dans la façon dont Justice mène ses activités, puisqu’elle passera d’un modèle de service à la clientèle traditionnel à un partenariat avec des ministères et des organismes. Ce partenariat exige que toutes les parties travaillent ensemble pour contenir les coûts des services juridiques et répondre aux besoins en matière des services juridiques du gouvernement.

Points forts

Le Ministère a bien progressé dans la réalisation des livrables de l’IGD :

Les chefs des SJM démontrent une solide compréhension des efforts visant à gérer la demande et les appuient. Le processus de négociation des accords a mis l’accent sur la nécessité de gérer la demande, et a jeté les bases d’un engagement continu avec les ministères partenaires pour la réalisation de ces activités.

Points à améliorer

Bien que les SJM progressent dans la mise en œuvre des processus et des contrôles pour appuyer la gestion de la demande, des points à améliorer ont été relevés. Les processus et les contrôles existants varient sur la forme et sur le fond, en partie en raison du fait que les attentes du Ministère relatives aux processus et aux contrôles n’ont pas été clairement définies et que les occasions de diffuser les pratiques exemplaires n’ont pas été officialisées. Les processus et les contrôles existants présentent également des différences dans leur exhaustivité et leur maturité, en partie en raison des pratiques de longue date établies entre les SJM et les ministères partenaires, et de l’intérêt variable des différents ministères partenaires à gérer les coûts des services juridiques.

D’autres consultations et précisions seront nécessaires pour définir des attentes ministérielles précises en matière de gestion de la demande après la fin de l’IGD, notamment pour l’établissement d’objectifs de contrôle et de jalons pour marquer les progrès. La diffusion des pratiques exemplaires pourrait également appuyer les efforts visant à améliorer les processus et les contrôles, et aider à cerner de nouvelles possibilités de gestion de la demande.

Opinion d’audit et conclusion

À mon avis, Justice a bien progressé depuis le lancement de l’IGD en 2014-2015 et est en bonne voie d’atteindre les livrables de l’IGD. Justice a établi ses addendas avec ses ministères partenaires, a dressé la liste des services qui ne seront plus offerts, et a atteint l’objectif de réduction de 25 ETP. Une liste d’outils et de stratégies visant à gérer la demande a été créée, et l’équipe de l’IGD travaille à assembler et à diffuser ces outils et ces stratégies avec les SJM.

L’IGD a établi une base solide en permettant à Justice de développer des mécanismes adéquats et continus pour collaborer avec ses ministères partenaires après l’achèvement de l’initiative en mars 2017. La création du Secteur des pratiques juridiques a permis à un nouvel organe de gouvernance d’aider le Conseil exécutif à définir, à communiquer et à réévaluer périodiquement les efforts constants visant à garantir la continuité du progrès et appuyer l’approche à plus long terme de Justice quant à la gestion de la demande. Pour réaliser d’autres progrès, il faudra établir clairement les attentes et l’orientation, améliorer la collaboration et la mise en commun de l’information entre les SJM et le Secteur des pratiques juridiques, et effectuer des examens périodiques du caractère adéquat des protocoles d’entente et de leurs annexes/addendas, à l’appui de la gestion de la demande.

Réponse de la direction

La direction est en accord avec les constatations d’audit, a accepté les recommandations incluses dans ce rapport et a développé un plan d’action de la gestion pour y répondre. Le plan d’action de la gestion a été inclus dans ce rapport.

2. Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, l’audit est conforme aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada, tel qu’appuyé par les résultats du programme interne d’assurance de la qualité et de l’amélioration.

Soumis par : 

Original signé par Inanc Yazar
le 5 juillet 2016

Inanc Yazar, CPA CGA, CIA, CRMA
Dirigeante principale de la vérification
Ministère de la Justice Canada

3. Remerciements

La dirigeante principale de la vérification désire remercier l’équipe d’audit et les personnes qui ont contribué à cette mission, dont notamment les employés qui ont partagé leurs idées et commentaires dans le cadre de cet audit