Plan triennal d'évaluation 2007-2010

3. Processus d'évaluation

Le processus d'évaluation de toute composante de programme comporte quatre étapes : planification, collecte et analyse de données, rapport d'évaluation, suivi. L'étape de la planification consiste à planifier les démarches d'évaluation des programmes, orientations ou initiatives spéciales en cours, nouveaux ou substantiellement remaniés. Elle se caractérise par de vastes consultations menées auprès des gestionnaires de programme, des clients et d'autres intéressés. Il est important que cela soit fait au début d'une nouvelle action ou au tout début de l'élaboration d'une nouvelle action, afin que les objectifs soient énoncés de manière à permettre une reconnaissance rapide des indicateurs de rendement et la collecte systématique de l'information sur le rendement, nécessaires à l'apprentissage de l'organisation et à la prise de décision par la direction.

À l'étape de planification, l'évaluation consiste à analyser des données disponibles pour déterminer la mesure dans laquelle il est possible de cerner toute une série de questions au moyen des données existantes et la nécessité de recueillir de nouveaux éléments de données. L'étape de la planification aboutit à la réalisation du Cadre de Gestion et de Responsabilisation axé sur les Résultats (CGRR). Ce document décrit le programme (profil des composantes), présente les liens entre les éléments (modèle logique), fait ressortir les questions à cerner, y compris les points et les indicateurs précis à utiliser et précise la démarche à adopter ainsi que le calendrier pour mener l'évaluation à terme. Il peut renfermer au besoin des recommandations quant aux éléments de données à recueillir par les gestionnaires du programme afin d'obtenir des indicateurs de rendement permanents.

Le travail concret sur le terrain se déroule à l'étape de la collecte et de l'analyse de données, pour exécuter l'évaluation et l'analyse des constatations tirées des diverses sources, y compris le contrôle des indicateurs de rendement permanents. Lorsqu'il s'agit de projets plus complexes, la collecte et l'analyse de données peuvent s'échelonner sur plus d'un exercice.

L'étape du rapport d'évaluation consiste à présenter les constatations de l'évaluation au Sous-ministre, aux gestionnaires du Ministère, aux organismes centraux, au Parlement et finalement à la population.

L'évaluation se concentre sur trois principales questions :

  1. la pertinence, ou la question de savoir si les instruments stratégiques ou de programme, y compris les actions spéciales, sont toujours adaptés aux priorités stratégiques ou aux besoins réels ; p. ex. la mesure dans laquelle l'objet et le cadre de référence du programme ou de l'orientation sont toujours pertinents et la mesure dans laquelle les activités et les produits du programme ou de l'orientation correspondent au cadre de référence et contribuent vraisemblablement à la réalisation des objectifs visés et des effets recherchés  ;
  2. la réussite, y compris la mesure dans laquelle les instruments stratégiques ou de programme répondent aux objectifs visés (répercussions), sans engendrer de répercussion imprévue et non souhaitée  ;
  3. la rentabilité, ou la question de savoir si l'on utilise les moyens les plus efficaces pour atteindre les objectifs par rapport à d'autres méthodes, notamment la question de savoir si un autre palier administratif pourrait se charger des instruments stratégiques ou de programme.

Les activités de suivi consistent à recommander les changements qui s'imposent dans les domaines susmentionnés. Le domaine de programme évalué est nécessaire pour préparer une réponse de la direction. La division de l'Évaluation peut aider les gestionnaires de programme à mettre au point des plans d'action dans le cadre de leur réponse pour améliorer les questions non réglées selon les constatations de l'évaluation.

La surveillance de la mise en œuvre des recommandations et des plans d'action revêt de plus en plus d'importance. Le CT a indiqué qu'il s'agit d'un domaine que le MJ doit renforcer. La Division de l'évaluation a donc commencé à inclure des plans d'action de la gestion dans les évaluations présentées au Comité de vérification et d'évaluation. Des suivis réguliers et systématiques sont effectués sur la mise en œuvre de ces plans d'action.