Programme d’assistance parajudiciaire aux autochtones, Évaluation formative

4. Recommandations et réponse de la direction

4.1. Efficacité du Groupe de travail tripartite (GTT) :

Priorités du GTT

Le Groupe de travail tripartite (GTT) a un mandat clair qui demeure généralement pertinent. Toutefois, pour plusieurs raisons, le GTT ne remplit pas entièrement son mandat.

Le GTT a des priorités annuelles établies, mais la liste est trop ambitieuse, de sorte que quelques priorités n'ont pas été convenablement abordées. En outre, au cours des dernières années, l'ordre du jour des réunions du GTT a mis l'accent en grande partie sur les exigences de responsabilisation du ministère de la Justice, ce qui a laissé peu de temps et de ressources pour les autres enjeux. Les organismes de prestation de services estiment qu'ils n'ont pas suffisamment l'occasion de discuter des enjeux d'exécution du programme. D'autre part, les provinces et les territoires sont d'avis que le GTT devrait mettre l'accent sur les enjeux stratégiques.

Recommandation 1 :
Il est recommandé que le GTT classe ses priorités annuelles selon leur importance et élabore un plan de travail pour les aborder.

Réponse de la direction :
Nous sommes d'accord avec la conclusion et la recommandation. Toutefois, la capacité d'atteindre un consensus dépend énormément de la collaboration de la part des autres membres du GTT.

Recommandation 2 :
Il est recommandé que le ministère de la Justice élabore une stratégie sur l'obtention de commentaires portant sur les exigences de responsabilisation fédérale de la part des membres du GTT sans alourdir l'ordre du jour de celui-ci.

Réponse de la direction :
Nous sommes d'accord avec la conclusion et la recommandation.

Recommandation 3 :
Il est recommandé que le GTT examine la possibilité de choisir un troisième président parmi les administrateurs des OPS pour veiller à ce que les enjeux qui préoccupent les OPS fassent partie de l'ordre du jour.

Réponse de la direction :
Nous convenons qu'il y aurait lieu d'étudier la possibilité de nommer un troisième coprésident représentant les organismes de prestation de services. Cette idée a fait l'objet de discussions à la réunion du 1er mai 2007 du GTT et un certain nombre de provinces et de territoires l'ont appuyée.

Fonctionnement du GTT

Le fonctionnement du GTT fait l'objet de préoccupations, notamment la participation inégale des membres du groupe de travail, le temps exagéré qu'il faut au groupe de travail pour s'attaquer aux enjeux, le manque de clarté de certaines décisions du groupe de travail et l'insuffisance du soutien du secrétariat.

Recommandation 4 :
Il est recommandé que le GTT embauche un facilitateur aux réunions pour l'aider à traiter des questions plus efficacement et à prendre des décisions au moment opportun.

Réponse de la direction :
Nous convenons que dans certains cas, la facilitation par une personne-ressource externe contribuerait à l'atteinte d'un consensus sur des enjeux complexes ou de longue date du GTT. Parallèlement à la réunion annuelle 2006 du GTT (novembre), un facilitateur a orienté une discussion sur la mesure du rendement. Le GTT a formulé des commentaires positifs et a jugé l'expérience utile.

Recommandation 5 :
Il est recommandé que le ministère de la Justice fournisse davantage de soutien de secrétariat au GTT.

Réponse de la direction :
Nous convenons qu'un soutien de secrétariat supplémentaire pour le GTT serait bénéfique. La capacité du ministère de la Justice de fournir ce soutien dépend énormément de l'obtention de ressources supplémentaires pour le Programme APA.

Coprésident provincial

Il faut aussi définir les critères d'admissibilité, le processus de sélection et la durée du mandat du coprésident provincial.

Recommandation 6 :
Il est recommandé que le GTT formule les critères d'admissibilité, le processus de sélection et la durée du mandat du coprésident provincial.

Réponse de la direction :
Nous sommes d'accord avec la conclusion et la recommandation. À la réunion annuelle du 1er mai 2007 du GTT, un projet de mandat modifié a été présenté au GTT pour examen. Ce projet comprenait des renseignements détaillés sur l'admissibilité, le processus de sélection et la durée du mandat du coprésident provincial.

Comité directeur

Le Comité directeur du GTT n'est actuellement pas un mécanisme efficace permettant au GTT de réaliser ou de guider ses travaux. Son rôle, son mandat et son pouvoir décisionnel ne sont pas documentés et ne sont pas clairs pour le GTT ni même pour le Comité directeur lui-même.

Recommandation 7 :
Il est recommandé que le GTT examine le rôle, le mandat et le pouvoir décisionnel du Comité directeur du GTT.

Réponse de la direction :
Nous sommes d'accord avec la conclusion et la recommandation. À la réunion annuelle du 1er mai 2007 du GTT, un projet de mandat modifié a été présenté au GTT pour examen. Les membres du GTT ont convenu que le Comité directeur devrait être éliminé mais qu'un texte permettant au GTT de constituer des sous-comités au besoin pour que ceux-ci travaillent sur les secteurs prioritaires du GTT devrait être ajouté au nouvel énoncé de mandat. À sa constitution, chaque nouveau sous-comité se verrait confier un mandat clair et un processus décisionnel établi par le GTT.

4.2. Financement du Programme d'assistance parajudiciaire aux Autochtones (APA)

L'augmentation de 2002-2003 du financement fédéral (1 million de dollars) a contribué à l'atténuation de certaines pressions immédiates sur le programme d'assistance parajudiciaire mais, selon les représentants des provinces et des territoires et/ou les OPS, elle n'a pas suffi pour défrayer les coûts liés au rôle évolutif des auxiliaires parajudiciaires.

Recommandation 8 :
Il est recommandé que le ministère de la Justice obtienne et analyse de l'information sur les coûts de programme afin de déterminer si du financement supplémentaire se justifie.

Réponse de la direction :
Nous sommes d'accord avec la conclusion et la recommandation. Des discussions préliminaires avec les partenaires provinciaux/territoriaux ont mené à la présentation par le GTT d'un point de consentement, à la réunion de juin 2007 des sous-ministres FPT, sollicitant et recevant l'autorisation de mettre en place une stratégie de renouvellement pour le Programme d'assistance parajudiciaire aux Autochtones.

Mesure du rendement

La plupart des représentants provinciaux et territoriaux éprouvent des problèmes avec la définition de «  client » dans la principale mesure de rendement 3. L'information est essentielle à la détermination de la question de savoir si le programme atteint ses objectifs.

Même si les diverses ressources fournies par le ministère de la Justice à l'appui de la mesure du rendement ont été utiles, les OPS n'ont pas mis en œuvre l'enquête auprès des clients et auprès des fonctionnaires des tribunaux et des juges en raison d'un certain nombre de préoccupations, notamment la protection des renseignements personnels des clients, le caractère approprié de la collecte d'information par des auxiliaires parajudiciaires auprès de leurs propres clients et l'effet sur la charge de travail des auxiliaires parajudiciaires en l'absence de financement supplémentaire.

Recommandation 9 :
Il est recommandé que le ministère de la Justice travaille en collaboration avec les provinces, les territoires et les organismes de prestation de services pour préciser la définition de «  client » dans la principale mesure de rendement 3.

Réponse de la direction :
Nous sommes d'accord avec la recommandation. Le Ministère continuera de travailler avec les provinces et les territoires ainsi qu'avec les organismes de prestation de services afin d'atteindre un consensus sur une définition normalisée de «  client ». Sans ressource supplémentaire pour élaborer une base de données nationale, il y a eu et il continuera d'y avoir des difficultés dans l'atteinte d'un consensus avec les provinces et les territoires sur des champs et définitions normalisés.

Recommandation 10 :
Il est recommandé que le ministère de la Justice travaille en collaboration avec les provinces et les territoires pour élaborer une stratégie modifiée de mise en œuvre de l'enquête auprès des clients et de l'enquête auprès des fonctionnaires des tribunaux et des juges et qu'il détermine si des ressources supplémentaires sont requises à l'appui de la stratégie (c.-à-d., formation, élaboration d'une base de données nationale, édification de la capacité d'appuyer les OPS pour que ceux-ci satisfassent aux exigences fédérales de responsabilisation).

Réponse de la direction :
Nous sommes d'accord avec la recommandation de modifier la stratégie d'enquête pour tenir compte des défis auxquels font face les administrations lorsqu'elles gèrent les enquêtes auprès des clients et les enquêtes auprès des fonctionnaires des tribunaux et des juges. L'information relative aux clients et aux fonctionnaires des tribunaux/juges sera recueillie au cours de 2007-2008 au moyen de l'évaluation sommative du Programme d'assistance parajudiciaire aux Autochtones.