Gestion des risques juridiques au ministère de la justice, évaluation formative

4. RÉSULTATS CLÉS


4. RÉSULTATS CLÉS

La présente section du rapport combine les renseignements provenant de tous les champs d'enquête. La présentation des résultats suit les principales questions de l'évaluation et répond aux questions cernées dans le cadre de l'évaluation.

4.1. Justification de l'Initiative de gestion des risques juridiques

Répondre à la quantité, à la complexité et au coût des services juridiques

Tel que mentionné à la section 2.2, l'Initiative de GRJ a été élaborée afin de répondre aux préoccupations quant à la quantité, à la complexité et aux coûts croissants du contentieux civil. Par exemple, de 1996 à 2002, le contentieux autochtone et son inventaire général sont passés de 500 affaires à 726 affaires et en 2002, les demandes d'indemnisation relatives au pensionnat autochtone avaient atteint 4 000 demandes pour 8 000 plaignants[14]. Dans le domaine du contentieux du commerce international, le Canada est passé de 1 différend en 1993 à 35 en 2000.

Même si la quantité de dossiers de contentieux est demeurée relativement stable au cours des dernières années, la complexité des dossiers s'est accrue. Les raisons de cette situation sont multiples, mais comprennent un nombre accru de parties pour chacune des affaires, la complexification des stratégies de contentieux utilisées par les groupes d'intérêt, la quantité et la complexité des questions liées à la preuve et la nature de plus en plus prolongée du contentieux. Par exemple, le nombre de nouveaux recours collectifs est passé de 35 à 150 entre 2000 et 2006 et comprenait des domaines aussi diversifiés que les demandes d'indemnisation relatives aux pensionnats indiens, la maladie de la vache folle et l'hépatite C. La complexité est également reflétée dans le nombre croissant d'heures travaillées par les avocats. Entre 2000 et 2004, ce nombre d'heures travaillées a augmenté d'environ le tiers pour passer de 2 019 626 à 2 720 892. De plus, les responsabilités éventuelles demeurent une question persistante; après un sommet en 2000‑2001, elles sont demeurées à environ 10 milliards de dollars par année[15].

Soutien pour le cadre de GIR du gouvernement et les objectifs stratégiques du ministère de la Justice

Dans le cadre élaboré par le Ministère, la gestion des risques juridiques est définie comme étant : « le processus opérationnel et de prise de décision ayant pour objectif de réduire la fréquence et la gravité des problèmes juridiques pouvant affecter le gouvernement du Canada dans l'atteinte de ses objectifs »[16]. Cette définition relie clairement la GRJ à l'approche de gestion intégrée des risques générale : il s'agit d'une mesure proactive pour déterminer les risques potentiels rapidement et pour élaborer et gérer une réponse afin de réduire les effets négatifs sur la capacité du gouvernement à obtenir des résultats. En fait, la GIR cerne clairement le risque juridique comme étant l'une des composantes du risque[17].

La GRJ contribue également à la priorité ministérielle d' « améliorer les gains de productivité du système de justice et la livraison efficace de services légaux du gouvernement » et au résultat stratégique visant à « dispenser à l'État des services juridiques en matière de conseil, de contentieux et de législation[18] ». La prévision, l'atténuation et la gestion efficace des risques juridiques, ainsi que des services juridiques de haut niveau, sont les réalisations clés attendues de ce résultat stratégique. Le Ministère considère que la GRJ est essentielle à l'amélioration des activités du gouvernement :

La GRJ a pour objectif d'articuler une démarche durable de gestion des risques juridiques qui protégera les intérêts de l'État et réduira les frais généraux. C'est le mécanisme qui consiste à prendre et à appliquer des décisions qui limitent la fréquence et la gravité des problèmes juridiques qui pourraient nuire à la capacité du gouvernement d'atteindre ses objectifs[19].

Pertinence continue de la GRJ

L'évaluation a révélé que l'approche systématique promue par la GRJ continue à être pertinente. Presque tous les répondants clés étaient d'avis que le Ministère avait besoin de cette approche pour gérer de façon efficace les risques juridiques. Leurs commentaires ont montré le lien entre la GRJ et les priorités et résultats stratégiques du Ministère visant la prestation de services juridiques efficaces aux ministères et organismes clients. Plus particulièrement, ils ont révélé qu'une approche uniforme et systématique à la GRJ améliorait le service aux clients en leur donnant des communications claires en ce qui a trait aux risques juridiques et en veillant à ce que le Ministère soit informé des risques existants de façon à ce que les ressources puissent être orientées adéquatement. Le Sondage auprès des avocats appuie cette vision voulant que la GRJ serve de fonction importante dans la gestion efficace de dossiers juridiques, les trois quarts des avocats rapportant son utilité pour les aider à gérer leurs dossiers (voir le tableau 9).

Tableau 9 : Perception de la GRJ (n=636)
Indiquez la réponse qui correspond le mieux à votre perception de la GRJ %
La GRJ est essentielle à la réussite de la gestion de mes dossiers 30 %
La GRJ aide à réussir la gestion de mes dossiers 45 %
La GRJ n'est pas nécessaire pour réussir la gestion de mes dossiers 20 %
La GRJ m'empêche de réussir la gestion de mes dossiers 3 %
Ne sais pas/pas de réponse 2 %

4.2. Mise en œuvre

La présente section porte sur les questions de l'évaluation concernant la mise en œuvre de l'Initiative de GRJ.

4.2.1. Effets de la décentralisation et du Cadre de responsabilité et structure de gouvernance de la GRJ

L'évaluation a révélé que la décentralisation de la GRJ en 2003 a eu deux effets contraires. Au niveau national, elle a mené à une perte du momentum. Depuis 2003, le Ministère a élaboré peu de nouveaux outils nationaux de GRJ et n'a offert aucune formation nationale[20]. De plus, parce que l'Initiative de GRJ était à l'origine plutôt axée sur le contentieux, les pratiques de la GRJ dans d'autres contextes, comme les services de consultation, les services stratégiques et les services législatifs, se sont développées de façon indépendante et seulement récemment. Le consensus parmi les répondants clés était que le retrait de la structure centrale de la GRJ était prématuré, ce qui a occasionné la perte du profil de la GRJ au sein du Ministère, ainsi que dans les ministères et organismes clients. Les répondants clés ont également souligné que le Ministère n'a plus de registre central pour la GRJ, ce qui a mené à un vide en ce qui a trait à un endroit où obtenir les outils, poser de questions et recevoir des conseils en matière de GRJ.

La perte du momentum national a également créé des occasions dans les portefeuilles, les régions, les SJ et les secteurs pour l'élaboration de politiques et d'outils de GRJ qui répondent aux différents contextes opérationnels. Les bureaux régionaux ont créé leurs propres structures et processus de GRJ et ont même élaboré des outils et des lignes directrices détaillées, comme la stratégie relative aux dossiers pouvant avoir d'importantes répercussions du BRCB. Le BRCB, le BRO et le Bureau régional des Prairies (BRP) ont choisi d'étendre les processus de GRJ afin d'inclure les dossiers de niveau de risque 6. Les SJ ont également créé leurs propres outils et processus de GRJ dans les domaines de la sélection des affaires, la gestion hâtive des dossiers et les plans de travail. De plus, parce que la GRJ était à l'origine plutôt axée sur le contentieux, les secteurs du Ministère qui sont chargés des activités de rédaction des lois, de prestation de conseils et d'élaboration des politiques et des programmes considéraient que des éléments de l'Initiative (comme grille de GRJ) n'étaient pas adaptés à leurs pratiques et ont récemment élaboré leurs propres directives de GRJ. En raison de ces efforts, l'Initiative de GRJ est devenue plus significative pour ces secteurs du Ministère; particulièrement dans les bureaux régionaux où le sentiment à l'effet que la GRJ était une initiative imposée par Ottawa s'est quelque peu dissipé.

Un des défis créés par cette approche ayant plusieurs éléments centraux pour l'élaboration de la GRJ est que la vision partagée de la GRJ et les rôles et les responsabilités des avocats ont été diminués. Les entrevues ont montré que les avocats n'avaient pas un point de vue national en matière de GRJ, mais une connaissance quant à « la façon dont nous faisons les choses ici ». Ces connaissances ne sont également pas uniformes au sein du Ministère. Selon le Sondage auprès des avocats, les avocats qui sont au Ministère depuis plus longtemps ont une meilleure compréhension de leurs rôles et responsabilités. Dans l'ensemble, un peu plus de la moitié des répondants étaient d'avis que leurs rôles et responsabilités en matière de GRJ étaient clairs, ce qui indique un secteur qui pourrait potentiellement être amélioré. Le tableau 10 donne les résultats du sondage.

Tableau 10 : Clarté des rôles et responsabilités en matière de GRJ

Veuillez indiquer à quel point vous êtes en accord avec l'énoncé suivant : Mes rôles et responsabilités en matière de GRJ sont clairement définis.

Niveau au sein du Ministère
  n Fortement en accord / en accord
Poste de gestion 94 63 %
Pas dans un poste de gestion 541 50 %
Années d'expérience
  n Fortement en accord / en accord
Moins d'un an 49 35 %
Entre 1 et 5 ans 140 45 %
Entre 6 et 10 ans 208 51 %
Plus de 10 ans 239 60 %
Total 636 52 %

Nota : Seules les catégories de réponses qui mentionnent un accord face à l'énoncé sont incluses dans le tableau.

Le Sondage auprès des avocats a donné des résultats qui semblent contradictoires quant à la compréhension générale de l'Initiative. Environ les deux tiers des répondants étaient d'avis que la compréhension générale de la GRJ était très bonne ou bonne et la plupart des répondants considéraient que la GRJ était bien définie par le Ministère. En même temps, la sensibilisation et l'utilisation des outils de GRJ sont faibles, et peu de répondants connaissent leur personne-ressource de GRJ (voir la section 4.2.3).

Cependant, ces résultats correspondent à ceux des entrevues et des études de cas à l'effet que les avocats ont une compréhension générale et intuitive de la gestion des risques juridiques, mais une moins bonne compréhension concrète de l'Initiative de GRJ en ce qui a trait à ses outils, processus et attentes. Plusieurs répondants clés ont fait une distinction entre « la grande GRJ » (Initiative) et « la petite grj » (le concept de gestion des risques juridiques), certains indiquant que l'initiative nationale est souvent perçue étroitement comme étant l'évaluation des risques dans iCase et ne s'appliquant qu'aux dossiers à risque élevé. Encore une fois, les avocats au Ministère depuis longtemps ou ceux qui sont gestionnaires ont une meilleure compréhension de la GRJ et étaient plus nombreux à la considérer comme étant bien définie. C'est pourquoi, même si les résultats du sondage indiquent une compréhension générale de la GRJ et des responsabilités connexes des avocats, l'étendue de cette compréhension et sa fréquence dans l'ensemble du Ministère demeurent incertaines. Les tableaux 11 et 12 présentent les résultats du Sondage auprès des avocats en ce qui a trait à la compréhension de la GRJ.

Tableau 11 : Compréhension générale de la GRJ

Comment coteriez-vous votre compréhension générale de la GRJ?

Niveau au Ministère*
  n Très bonne Bonne Limitée Faible
Poste de gestion 94 38 % 49 % 13 % --
Pas dans un poste de gestion 541 13 % 50 % 33 % 4 %
Années d'expérience
  n Très bonne Bonne Limitée Faible
Moins d'un an 49 -- 45 % 45 % 10 %
Entre 1 et 5 ans 140 6 % 48 % 41 % 4 %
Entre 6 et 10 ans 208 18 % 51 % 27 % 3 %
Plus de 10 ans 239 25 % 50 % 22 % 3 %
Total 636 17 % 50 % 30 % 4 %

Nota : Le total de certaines des rangées ne donne pas 100 % en raison des arrondissements.

Tableau 12 : La GRJ est bien définie

Veuillez indiquer votre niveau d'appui à l'énoncé suivant : la GRJ est bien définie par le ministère de la Justice.

Niveau au sein du Ministère*
  n Fortement en accord / en accord
Poste de gestion 94 68 %
Pas dans un poste de gestion 541 55 %
Années d'expérience
  n Fortement en accord / en accord
Moins d'un an 49 47 %
Entre 1 et 5 ans 140 49 %
Entre 6 et 10 ans 208 58 %
Plus de 10 ans 239 63 %
Total 636 57 %

Nota : Seules les catégories de réponse qui mentionnaient un accord avec l'énoncé sont incluses dans le tableau.

* Un des répondants n'a pas donné son niveau au sein du Ministère.

Tel que mentionné dans la section 2.3, le Ministère a créé le CRSG comme guide de gestion pour la GRJ décentralisée. L'évaluation a révélé que le CRSG reflétait la perte du momentum national et cernait la nécessité d'un examen, d'une mise à jour et d'une refonte du CRSG. Plusieurs composants, comme le Comité directeur de la GRJ et le Groupe de pratique de la GRJ ne sont plus actifs. Plus particulièrement, le Comité directeur de la GRJ, qui s'est réuni une fois après le transfert, visait à inclure une représentation du SCT et du client comme mécanisme pour veiller à ce que ces partenariats demeurent forts à mesure que la mise en œuvre de la GRJ se poursuivait. Les entrevues ont montré que la connaissance du CRSG était faible et que ce dernier n'était pas utilisé comme document d'orientation pour la gestion, même s'il visait à « mettre en place des mesures de responsabilisation qui doivent atteindre différents secteurs du Ministère (p. ex., portefeuilles, régions, etc.) de façon à ce que la GRJ soit traitée correctement à tous les niveaux » [traduction] [21]. Une partie de l'explication de cette situation serait, selon certaines personnes interviewées, que le CRSG n'est pas assez concret pour donner une orientation puisqu'il présume d'une compréhension commune de la GRJ et néglige certaines parties du Ministère (p. ex., premier conseiller législatif).

Les entrevues et le Sondage auprès des avocats ont indiqué la nécessité de réorienter le forum appelé Groupe du jeudi. Le Groupe visait à servir de tribune pour échanger des renseignements de GRJ entre les portefeuilles, régions et secteurs, à établir des liens horizontaux et à cerner les tendances juridiques émergentes. Les résultats de l'évaluation indiquent que le Groupe ne remplit pas pleinement son mandat. La plupart (38 sur 59) des répondants du Sondage auprès des avocats qui ont été liés de quelque façon que ce soit au Groupe ne l'ont pas trouvé utile. Dans les entrevues, la rétroaction était plus positive au sujet du Groupe du jeudi en tant que tribune de partage des renseignements, mais en général, il était considéré comme étant plutôt une table ronde sur les questions liées aux risques élevés existantes qu'un endroit où cerner les tendances et les pratiques optimales.

Enfin, le CRSG doit inclure la DGPD et définir son rôle au sein de l'Initiative de GRJ, particulièrement en ce qui a trait au conseiller juridique spécial de GRJ.

4.2.2. Uniformité des pratiques de GRJ

Détermination et évaluation de risques

L'évaluation a révélé une utilisation étendue de l'analyse des risques pour la détermination des risques juridiques. Habituellement, cela comprend l'examen de différents documents comme les rapports des prévisions, les rapports de GRJ d'iCase, les décisions de la Cour suprême du Canada, les sommaires des affaires d'incidence considérable, les notes de la période des questions et les notes d'information, ainsi que la participation à différentes réunions comme celles du Comité national du contentieux et du Groupe du jeudi pour connaître les dossiers ayant des incidences élevées à l'échelle nationale.

Cependant, les pratiques en matière d'analyse varient. Certains bureaux régionaux et les SJ ont une ou deux personnes qui travaillent à l'analyse de risques juridiques et axent habituellement leurs efforts sur les litiges ayant des incidences importantes, alors que d'autres ont un processus mieux développé dont la portée est plus étendue. Par exemple, la Section de l'Intégration et de la coordination de la politique du BRO exerce également une fonction d'analyse qui tient compte des incidences stratégiques potentielles des lois pour la détermination des risques juridiques et les dossiers résumés d'examen du BRCB, qui font partie de son rapport sur les questions importantes et brûlantes, documente les questions juridiques qui pourraient mener à des litiges ayant des incidences importantes ou avoir des incidences importantes potentielles pour le gouvernement.

De plus, le caractère officiel de l'analyse des risques juridiques varie au niveau des portefeuilles. Certains des portefeuilles organisent des téléconférences de tables rondes hebdomadaires ou à la quinzaine avec des gestionnaires ou des avocats de partout au pays afin de suivre les développements et de veiller à ce qu'une position uniforme soit adoptée pour les dossiers importants, ou pour diffuser un rapport hebdomadaire/trimestriel des dossiers importants au portefeuille. Dans d'autres portefeuilles, la communication entre les régions est moins officielle. L'analyse entre les portefeuilles et les secteurs pour cerner les tendances juridiques qui ont des incidences plus larges pour le ministère de la Justice ou pour le gouvernement a été cernée comme étant insuffisante dans les pratiques actuelles de GRJ.

Pour ce qui est des activités d'analyse des risques juridiques dans l'ensemble du gouvernement, les plus récentes évaluations du CRG menées par le SCT ont révélé que ce n'était pas tous les ministères qui avaient des processus uniformisés, mais il semble y avoir certaines améliorations en ce qui a trait à l'analyse par les ministères des risques liés au contentieux ou non[22]. Ces activités d'analyse des risques juridiques sont parfois menées en collaboration avec des représentants du ministère client et du ministère de la Justice, et parfois elles sont menées uniquement par les SJ du Ministère.

Pour l'évaluation des risques juridiques, les différences en ce qui a trait à l'approche proviennent de l'utilisation de différentes grilles et échelles, et des incohérences dans les cotes attribuées à partir de la grille uniformisée de GRJ. De plus, l'évaluation a cerné des pratiques inégales dans les consultations avec les clients pour l'évaluation ou la réévaluation des risques juridiques, particulièrement en ce qui a trait aux incidences des risques juridiques pour le ministère ou l'organisme client.

Types d'outils d'évaluation des risques utilisés. Au cours des deux dernières années, des secteurs au sein du Ministère ont commencé à adopter leurs propres directives pour l'évaluation des risques juridiques qui ne suivent pas la grille de GRJ uniformisée (une matrice de trois colonnes par trois rangées au sein de laquelle le niveau de risque élevé se lit à l'horizontale, plutôt que dans une diagonale).

Attribution des cotes de risque à partir de la grille de GRJ. L'évaluation a permis de relever des préoccupations à l'effet que les cotes des risques dans l'ensemble du Ministère n'étaient pas attribuées de façon uniforme. Deux causes générales de ce manque d'uniformité ont été cernées. D'abord, les deux plans de la grille ne sont pas suffisamment définis pour réduire la subjectivité des évaluations des risques. Même si les répondants clés reconnaissent que l'évaluation des risques juridiques est un processus subjectif, ils sont d'avis que de meilleures définitions aideraient les avocats à appliquer la grille de façon plus uniforme. Les répondants au Sondage auprès des avocats étaient du même avis (voir la section 4.2.3 pour obtenir plus de détails sur les résultats du sondage). Par exemple, les répondants clés se demandaient ce que l'expression « incidence importante pour les activités du gouvernement » signifiait et comment les avocats pourraient déterminer la différence entre une probabilité d'effets négatifs de 70 % et une probabilité de 60 %. Ils considéraient que les critères de la grille donnés dans le guide d'iCase étaient trop larges et pas suffisamment explicites pour orienter les avocats et favoriser une approche uniforme. Ensuite, les niveaux de risque que les avocats attribuent à certains types de dossiers comme les causes types, les causes en suspens, les dossiers de soutien aux contentieux, les dossiers de consultation et les dossiers ouverts pour la comptabilisation du temps sont les seuls qui varient au sein du Ministère, selon les répondants clés[23]. Il s'agirait probablement plutôt d'une question de formation que la nécessité de règles mieux définies, comme les différents manuels d'iCase des portefeuilles mentionnent comment ces dossiers devraient être traités.

Les préoccupations quant à l'uniformité des cotes de risque sont l'objet d'efforts dans de nombreux secteurs du Ministère. On y répond habituellement en recourant à des organes centraux au sein des portefeuilles, des régions, des SJ et des secteurs pour l'examen des dossiers à risque élevé. Cette façon de faire permet à un groupe d'avocats-conseils de s'entendre pour les cotes de dossiers à risque élevé. Le problème est que ces organes auront plutôt tendance à examiner seulement les dossiers à risque élevé (niveau 7 à 9), ce qui fait que l'uniformité pour les autres niveaux de risque juridique n'est pas connue. Les exceptions comprennent le BRCB, qui inclut les dossiers des niveaux de risque 5 et 6 dans ses processus de GRJ, et le BRO et le BRP, qui incluent les dossiers de niveau de risque 6[24].

Le système iCase du Ministère ne peut comprendre à l'heure actuelle un examen de l'uniformité de l'évaluation des risques autre que l'uniformité de la saisie de données sur les risques juridiques. La qualité ou la fiabilité de données ne peuvent être examinées, notamment en raison du manque de critères clairs sur la façon d'évaluer les risques. De plus, la capacité d'examiner les niveaux de risque attribués aux dossiers à risque faible est rendue plus compliquée par le fait que les détails dans iCase (les renseignements plus détaillés qui peuvent justifier l'attribution d'un niveau de risque) ne sont pas requis. Une des questions que le Ministère pourrait examiner est de savoir si iCase pourrait être éventuellement utilisé pour évaluer l'uniformité de l'attribution des cotes de risques juridiques dans l'ensemble du Ministère et de quelle façon cela pourrait être fait.

Fréquence de l'évaluation des risques juridiques par type d'activité. L'évaluation a révélé que l'évaluation des risques variait selon le type d'activité. Dans le Sondage auprès des avocats, 60 % des répondants du contentieux ont rapporté que les risques juridiques étaient cernés et évalués fréquemment (pour 75 % à 100 % des dossiers), comparativement à 44 % des répondants du soutien aux contentieux et à environ un tiers des répondants des services consultatifs, de la DSL et de l'élaboration des politiques[25] (voir le tableau 13). Les résultats de l'examen des dossiers montrent que les risques juridiques ont été cernés pour la plupart des dossiers, même pour les dossiers qui ne concernent pas le contentieux, et qu'habituellement un niveau de risque a été évalué soit à partir d'iCase ou, plus souvent dans le cas des dossiers qui ne concernent pas le contentieux, en utilisant une autre valeur (p. ex., moyenne, élevée ou plus que minimale). Selon l'examen des dossiers, il semble que dans les dossiers à risque élevé, il y a au moins une évaluation intuitive des risques, même lorsque la grille n'est pas utilisée. Cependant, certains termes, tels que « plus que minimale », peuvent soulever davantage de questions au sujet du niveau de risque que donner de réponses.

Tableau 13 : Fréquence de la détermination et de l'évaluation des risques juridiques

Pour les dossiers auxquels vous avez participé au cours des deux dernières années, quelle a été la fréquence de la détermination et de l'évaluation de risques juridiques?
Selon le pourcentage de dossiers au cours des deux dernières années Contentieux (n=263) Soutien aux contentieux (n=32) Conseils (n=247) DSL (n=54) Politiques (n=40)
Fréquemment
(75 %-100 %)		 60 % 44 % 33 % 32 % 33 %
Régulièrement
(50 %-74 %)		 18 % 28 % 30 % 24 % 28 %
Occasionnellement
(25 %-49 %)		 8 % 16 % 20 % 26 % 13 %
Rarement
(1 %-24 %)		 9 % 6 % 9 % 13 % 18 %
Jamais -- -- 2 % 2 % 3 %
Ne s'applique pas à mon travail 1 % -- 2 % 2 % 3 %
Ne sais pas/
Pas de réponse		 4 % 6 % 4 % 2 % 5 %
Total 100 % 100 % 100 % 101 % 103 %

Nota : Le total de certaines des colonnes ne donne pas 100 % en raison des arrondissements

Évaluation des risques dans les dossiers de consultation. La question de savoir si les risques juridiques devraient être cernés et évalués pour tous les dossiers de consultation n'a pas encore trouvé réponse. Les répondants clés et les participants des études de cas ont mis en doute l'utilité de le faire en soulignant que certains dossiers de consultation ne comportent pas de risque juridique (p. ex., des questions de base concernant les contrats). À l'heure actuelle, il n'y a rien dans l'Initiative de GRJ pour exclure ces dossiers des processus de GRJ. Ainsi, certains des avocats qui travaillent aux services de consultation évaluent les risques juridiques dans iCase et d'autres ne le font pas. Une suggestion était d'évaluer les risques pour les dossiers de consultation seulement lorsqu'il est nécessaire de gérer de façon continue le risque, par exemple, lorsqu'il y a une menace réaliste de contentieux. Une autre question liée aux dossiers de consultation soulevée par les personnes interviewées était de déterminer quand faire l'évaluation des risques. Contrairement au contentieux, il n'y a pas de moment précis où le risque se réalise ou change (après les audiences, etc.).

Consultations quant à l'évaluation des risques juridiques. L'évaluation a relevé des différences dans les consultations quant à l'évaluation des risques juridiques selon le type d'activité juridique. Dans le Sondage auprès des avocats, les avocats plaidants consultaient le plus souvent le client, même s'ils le faisaient moins que d'autres groupes de répondants, à l'exception des répondants des activités liées aux politiques. Les avocats plaidants étaient également moins nombreux à consulter les SJ du client. Ces résultats confirment ceux des entrevues des répondants clés et des études de cas qui rapportaient que l'uniformité des consultations pour l'évaluation des risques juridiques avec le client et les SJ dépendait de facteurs tels que la culture dans le bureau de l'avocat plaidant et la relation entre ce dernier et les SJ. Cette situation est considérée comme étant problématique puisque les clients et les SJ sont les mieux armés pour analyser les incidences potentielles des risques juridiques sur l'organisme ou le ministère client. Dans l'examen des dossiers, les résultats sont semblables à ceux du sondage qui indiquent que les dossiers de contentieux comprennent moins souvent des indications à l'effet que des consultations ont lieu pour l'évaluation des risques que les dossiers qui ne concernent pas le contentieux. Parmi les dossiers de contentieux à risque élevé, 19 sur 51 comprenaient de la documentation qui reflétait les consultations sur l'évaluation des risques, qui visaient habituellement le client ou les SJ. Le tableau 14 présente les résultats du sondage.

Tableau 14 : Fréquence des consultations pour l'évaluation des risques juridiques

Dans l'évaluation des risques juridiques, quelle a été, au cours des deux dernières années, la fréquence à laquelle vous ou un membre de l'équipe avez consulté les intervenants suivants?
Fréquemment (75 %-100 %) ou régulièrement (50 %-74 %) Contentieux (n=263) Soutien aux contentieux (n=32) Conseils (n=247) DSL (n=54)**
Ministère/organisme client 56 % 63 % 64 % 61 %
SJ du client 35 % 72 % S.O. 57 %
Unités spécialisées au sein du ministère de la Justice 17 % 41 % 36 % 41 %
Autres SJ pouvant être affectés 14 % 38 % 40 % S.O.
Autres secteurs au sein de la DSL S.O. S.O. S.O. 48 %

Réévaluation des risques. L'évaluation a révélé que la réévaluation des risques juridiques ne se faisait pas régulièrement, du moins lorsqu'on examinait l'ensemble des dossiers. Dans le Sondage auprès des avocats, moins de la moitié des répondants ont rapporté qu'eux ou un membre de leur équipe réévaluaient régulièrement les risques après l'évaluation initiale[26]. Certains répondants clés ont confirmé que la réévaluation des risques juridiques ne s'effectuait pas de façon systématique, même s'ils étaient d'avis que les avocats pouvaient réévaluer les risques de façon informelle lors des discussions avec le client. Certains secteurs du Ministère ont mis en place des mécanismes pour promouvoir l'uniformité en matière de réévaluation des risques, par exemple, en exigeant une réévaluation une fois la divulgation terminée ou en exigeant des avocats qu'ils revoient l'évaluation des risques une fois par mois. L'examen des dossiers indique que les dossiers à risque élevé sont plus souvent réévalués. Presque deux dossiers de contentieux et dossiers non liés au contentieux examinés sur trois comportaient de la documentation qui montrait que les risques juridiques avaient été réévalués.

Améliorations suggérées. Les comités de GRJ ou du contentieux mis en place dans certaines régions et SJ agissent à titre de processus central d'examen pour l'évaluation des risques. Cette façon de faire permet d'améliorer l'uniformité dans l'attribution des cotes des risques au sein de ces régions et SJ parce qu'un organe de praticiens principaux confirme les cotes attribuées aux risques juridiques. Cependant, il n'y a pas d'organe entre les portefeuilles pour l'examen de l'évaluation des risques juridiques, du moins selon certains répondants clés qui ne considéraient pas que le Groupe du jeudi remplissait cette fonction.

La grille de GRJ actuelle doit être revue et révisée. Même chez les avocats plaidants qui sont probablement ceux qui utilisent la grille le plus souvent, plus du tiers (38 %) étaient d'avis qu'elle n'était pas très utile ou pas utile du tout. Pour les activités de consultation, la plupart des avocats n'ont pas utilisé la grille (près de 60 %), mais parmi ceux qui l'ont utilisée, la plupart (près de 60 %) ne l'ont pas trouvée utile. Les entrevues ont également permis de relever un désir de révision de la grille, particulièrement pour qu'il y ait des critères ou des définitions plus concrètes pour l'évaluation des incidences importantes, modérées ou mineures pour le ministère ou l'organisme client.

Afin de faire en sorte que les risques juridiques soient réévalués, un système de rappel dans iCase pourrait informer les avocats qu'ils doivent faire l'examen de leur évaluation des risques.

Atténuation et gestion des risques. Parce que la gestion des risques est considérée comme faisant partie intégrante du travail de l'avocat, les avocats sont d'avis que la gestion des risques juridiques s'effectue de façon intuitive, même lorsqu'ils ne suivent pas consciemment les processus de GRJ. L'évaluation a révélé que les avocats avaient une compréhension plus claire des attentes de l'Initiative de GRJ en ce qui a trait à la détermination et à l'évaluation des risques juridiques comparativement à la gestion ou à l'atténuation des risques. Tel que mentionné précédemment, certains répondants clés ont fait la distinction entre « la grande GRJ » et la « petite grj », ce qui indique qu'une distinction a été faite entre les pratiques de l'Initiative de GRJ et ce que les avocats considèrent comme la gestion des risques juridiques en général.

Consultations sur les stratégies en matière de gestion des risques juridiques. L'évaluation a révélé que des consultations ont lieu sur les stratégies de gestion des risques juridiques, même s'il y a certaines incohérences dans l'approche. Le sondage posait des questions sur les consultations relatives aux stratégies pour tous les dossiers et a relevé que la majorité des répondants faisaient régulièrement des consultations (pour au moins 50 % des dossiers). L'organisme ou l'individu consulté variait selon le type d'activités juridiques, en fonction des différents contextes pour chaque type de travail. Par exemple, les répondants du contentieux consultaient davantage le ministère client ou leur propre gestionnaire; les répondants du soutien au contentieux consultaient l'avocat plaidant, leur gestionnaire et le client; les répondants des services de consultation demandaient l'avis du client et des SJ; les répondants du secteur des politiques consultaient surtout les unités spécialisées du Ministère et d'autres ministères et organismes pouvant être affectés. Les ressources spécifiques de GRJ n'ont pas été consultées régulièrement. Peu de répondants ont consulté la personne-ressource de GRJ et parmi les répondants du contentieux et du soutien au contentieux, environ le quart ont consulté des comités de contentieux ou des comités concernant les risques. Voir le tableau 15 pour obtenir les résultats du sondage.

Tableau 15 : Fréquence des consultations au sujet des stratégies de gestion des risques juridiques

Dans l'élaboration d'une stratégie de gestion des risques juridiques, combien de fois au cours des deux dernières années est-ce que vous ou un membre de votre équipe avez consulté les intervenants suivants?
Fréquemment (75 %-100 %) ou régulièrement (50 %-74 %) Contentieux (n=263) Soutien aux contentieux (n=32) Conseils (n=247) DSL (n=40)***
Ministère/organisme client 50 % 59 % 55 % 43 %
SJ client 34 % S.O. 46 % 43 %
Avocat plaidant du ministère de la Justice S.O. 69 % S.O. S.O.
Unités spécialisées au sein du ministère de la Justice 12 % 34 % 29 % 70 %
Autres SJ pouvant être affectés 7 % 31 % 30 % 38 %
Gestionnaire du ministère de la Justice 46 % 66 % S.O. S.O.
Comités de contentieux ou concernant les risques 22 % 28 % S.O. S.O.
Personne-ressource de la GRJ 12 % 25 % 9 % 5 %
Comités du SMA S.O. S.O. S.O. 38 %
Experts externes pertinents S.O. S.O. S.O. 20 %
Groupes de travail fédéral/provincial/territorial S.O. S.O. S.O. 40 %

Les résultats de l'examen des dossiers montrent que des consultations pour l'élaboration de stratégies relatives aux risques juridiques sont menées fréquemment pour les dossiers à risque élevé (48 dossiers de contentieux sur 51 et 16 dossiers non liés au contentieux sur 18) et confirment les résultats du sondage concernant les ressources consultées le plus souvent. Dans la plupart des dossiers, les avocats consultaient soit le ministère ou l'organisme client, soit les SJ du client. Les avocats consultaient les unités spécialisées au sein du Ministère et d'autres ministères ou organismes pouvant être affectés plus souvent pour les dossiers qui ne sont pas liés au contentieux que pour les dossiers de contentieux. Les avocats n'ont consulté la personne-ressource de la GRJ que pour quelques-uns des dossiers examinés et dans les dossiers de contentieux, 13 dossiers sur 51 comprenaient de la documentation indiquant qu'un comité de contentieux ou concernant les risques avait été consulté (environ un sur quatre, ce qui correspond aux résultats du sondage).

Ces comités de contentieux ou concernant les risques sont disponibles pour de nombreux SJ, mais pas pour tous. Tous les bureaux régionaux interviewés avaient un comité sous une forme ou une autre. Certains de ces comités servent principalement à effectuer un contrôle et ne s'offrent pas comme tribune où obtenir des conseils à des moments clés dans un dossier. D'autres ont un mécanisme au sein duquel les avocats peuvent demander de se présenter pour obtenir des conseils sur les stratégies en matière de gestion des risques juridiques. Les personnes interviewées qui ont utilisé ces comités pour obtenir de l'aide quant aux stratégies de gestion des risques juridiques les ont trouvé utiles, mais ce ne sont pas tous les avocats qui ont accès à un comité qui savent que la ressource existe ou qui savent comment y accéder.

Communication des dossiers à risque élevé et signalement/contrôle. Selon les entrevues, la plupart des secteurs du Ministère ont un mécanisme de contrôle des dossiers à risque élevé. Les résultats du sondage confirment cette situation avec les deux tiers des répondants qui rapportent que leur bureau effectue un contrôle du nombre de dossiers à risque élevé (un peu moins d'un tiers ne savaient pas).

Le sondage a montré que la plupart des avocats, ou un membre de leur équipe, rapportaient régulièrement ou fréquemment leurs dossiers à risque élevé aux gestionnaires supérieurs du ministère de la Justice à l'Administration centrale, aux gestionnaires régionaux/des SJ/des unités, aux représentants du client, aux SJ du client et aux gestionnaires du portefeuille. L'examen des dossiers a confirmé ces résultats. Les dossiers de consultation à risque élevé sont moins souvent rapportés à l'Administration centrale que les dossiers de contentieux. La préparation d'une note d'information ou de rapports des prévisions par les avocats dépendait du type d'activité juridique, mais en général, les résultats ont montré qu'environ la moitié des avocats (ou des membres de l'équipe) préparaient régulièrement ou fréquemment ces documents pour les dossiers à risque élevé. L'examen des dossiers a confirmé ces résultats, moins de la moitié des dossiers comprenant de tels documents. Voir le tableau 16 pour les résultats du Sondage auprès des avocats.

Tableau 16 : Fréquence de la production des rapports sur les dossiers à risque élevé

Seulement pour vos dossiers à risque élevé, combien de fois au cours des deux dernières années est-ce que vous ou un membre de votre équipe…

Avez rapporté ces dossiers aux intervenants suivants
Fréquemment (75 %-100 %) ou régulièrement (50 %-74 %) Contentieux (n=184) Soutien aux contentieux (n=25) Conseils (n=163) DSL (n=32) Politiques (n=40)
Des gestionnaires supérieurs de l'Administration centrale du ministère de la Justice 69 % 76 % 54 % S.O. 43 %
Des gestionnaires des régions/SJ/unités 73 % 68 % 92 % 91 % S.O.
Des comités de contentieux ou concernant les risque 55 % 44 % S.O. S.O. S.O.
Les SJ du client 57 % S.O. S.O. S.O. S.O.
Les représentants du client 73 % 76 % 81 % S.O. S.O.
Les gestionnaires du portefeuille 55 % 56 % S.O. S.O. S.O.
Avez préparé les documents suivants
Fréquemment (75 %-100 %) ou régulièrement (50 %-74 %) Contentieux (n=184) Soutien aux contentieux (n=25) Conseils (n=163) DSL (n=32) Politiques (n=40)
Des notes d'information 53 % 56 % 63 % 25 % 50 %
Des rapports des prévisions 51 % 36 % S.O. S.O. S.O.
Des notes de GRJ au dossier S.O. S.O. S.O. 19 % S.O.

Même si l'évaluation a révélé que les pratiques du Ministère concernant le signalement et la communication des risques juridiques fonctionnaient habituellement bien, il s'agit d'un secteur qui a été cerné pour l'amélioration dans les entrevues, les études de cas et les résultats du sondage. Dans le sondage, les deux tiers des répondants étaient d'avis que les stratégies de communication de GRJ devaient être améliorées.

Le nombre de voies pour le partage d'informations au sein du Ministère fait en sorte qu'il y a beaucoup de partage d'information pour les dossiers à risque élevé et réduit le potentiel que des surprises surviennent (p. ex., Groupe du jeudi, rapports d'iCase, Sommaire des poursuites pouvant avoir une incidence majeure, la réunion quotidienne du SM, les rapports d'alerte, les notes d'information, Écran radar). Cependant, certaines des personnes interviewées ont fait part de leurs préoccupations à l'effet que le signalement était encore très informel et instinctif, plutôt qu'officiel et systématique. Ceci étant dit, certains avocats avaient des préoccupations quant à un nombre trop important d'exigences en matière de signalement et souhaitaient que le Ministère envisage d'abord de simplifier le signalement de façon à ce qu'il n'y ait pas de recoupement et de dédoublement. Ils souhaitaient également avoir une meilleure compréhension de l'importance des pratiques de signalement. À l'heure actuelle, les avocats ne savent habituellement pas comment les rapports seront utilisés, ce qui fait que leur production est perçue comme étant bureaucratique, plutôt que pertinente à la pratique juridique.

Pour les dossiers des services de consultation, des services stratégiques et des services législatifs, le signalement est à l'heure actuelle plus informel que pour les dossiers de contentieux. Les répondants clés qui travaillent dans ces secteurs ont mentionné que leurs stratégies actuelles de communication des risques juridiques ne comprenaient pas toujours le travail ne concernant pas le contentieux, mais certains étaient d'avis que la nécessité d'un préavis quant aux événements dans ces dossiers n'était pas aussi importante que pour le contentieux. De plus, compte tenu de la nature de ce travail, il est difficile pour les avocats de décider quand le signalement devrait être fait parce que les risques juridiques ne surviennent pas à un moment en particulier (p. ex., dépôt des actes de procédure, tenue de l'audience). Si le signalement pour des questions ne concernant pas le contentieux devait être officialisé, les avocats auraient besoin de directives plus claires sur les normes concernant le moment où effectuer le signalement.

Le contenu des communications sur les risques juridiques tant au sein du Ministère qu'avec les clients a été également l'objet de commentaires sur le manque d'uniformité. La principale découverte est que le Ministère utilise à l'heure actuelle de nombreuses façons de décrire les risques juridiques. Cela est dû en partie aux différentes grilles et échelles pour l'évaluation des risques, mais également aux avocats qui utilisent la grille de GRJ pour produire les rapports d'iCase et aux approches utilisant un langage plus ordinaire dans d'autres communications des risques juridiques, notamment les évaluations des risques. Dans les groupes de discussion des clients, certains participants étaient bien au fait de la grille de GRJ et ont abordé la question des risques juridiques avec les avocats dans le contexte de la grille, alors que d'autres ont rapporté que les avocats utilisaient une autre terminologie (p. ex., faible, moyenne, élevée, très élevée, plutôt probable). Certains considéraient que la variété des expressions liées aux risques juridiques menait à de la confusion et que ces expressions étaient trop vagues.

Plusieurs répondants clés ont mentionné le document Communication efficace des risques juridiques comme un bon exemple du type de directive que le Ministère devrait donner. Ce document donne des suggestions sur la façon de communiquer les risques dans les avis juridiques, les notes d'information et les mémoires au Cabinet et propose une échelle en cinq points (très faible à très élevé) pour l'évaluation de risques juridiques dans les contextes des services consultatifs et législatifs. Les répondants clés qui préfèrent cette méthode pour exprimer les risques juridiques souhaitent éviter l'utilisation des évaluations en pourcentage de la probabilité d'effets négatifs, qui, selon eux, exige une précision dans l'évaluation des risques que celle‑ci ne peut offrir.

Plans d'urgence. Le Ministère considère que les plans d'urgence sont un outil important pour la préparation des réponses aux décisions des tribunaux et qu'ils servent de moyen pour faire participer le client à la gestion des risques. Le client doit rédiger le plan d'urgence et le plan de communication connexe avec l'aide de l'avocat du Ministère. Tel que mentionné au tableau 4, toutes les affaires de la Cour suprême du Canada doivent comprendre un plan d'urgence et d'autres dossiers peuvent nécessiter un plan correspondant à leur niveau de risque. La documentation du Ministère n'est pas claire à l'heure actuelle quant à la nécessité de plans d'urgence pour tous les dossiers à risque élevé.

L'évaluation a révélé, par les entrevues et les résultats du sondage, que si une certaine planification d'urgence s'effectue de façon informelle lors de discussions entre le client et les avocats, des plans d'urgence écrits ne sont pas toujours utilisés pour les dossiers à risque élevé. Un peu moins du tiers des répondants du contentieux, la moitié des répondants du soutien aux contentieux et le cinquième des répondants de la DSL ont rapporté qu'eux ou leur équipe avaient apporté leur aide régulièrement ou fréquemment pour la production de plans d'urgence pour les dossiers à risque élevé. Même si les répondants clés ont mentionné de nombreux exemples de planification d'urgence hautement efficace au sein de laquelle le Ministère avait prévu les décisions des tribunaux avec une précision élevée et avait décrit des solutions possibles et les prochaines étapes avant que la décision ne soit rendue, ils ont soutenu que les ressources requises pour la planification d'urgence officielle limitaient son utilisation aux dossiers ayant des risques particulièrement élevés ou une attention médiatique élevée. L'examen des dossiers confirme l'utilisation limitée des plans d'urgence officiels, puisque dans 51 dossiers de contentieux à risque élevé examinés, seulement 5 avaient des plans d'urgence.

Règlement des différends. Un des outils de la GRJ est le recours aux méthodes de règlement des différends lorsque cela est adéquat pour régler les problèmes et éviter les contentieux ou pour régler certaines des questions du différend. Parce que le règlement des différends n'est peut-être pas souhaitable dans tous les cas, il est souhaitable d'envisager le règlement des différends, mais cela n'est pas exigé dans le cadre de l'Initiative. Lors d'un examen de l'analyse des risques juridiques au Ministère, 5 des 11 ministères et organismes à l'étude ont rapporté que le règlement des différends était beaucoup utilisé et 3 ont rapporté que cette utilisation était limitée[27].

L'évaluation a révélé que certains des secteurs au Ministère faisaient la promotion active des solutions en matière de règlement des différends, mais a relevé très peu d'indications à l'effet que les solutions en matière de règlement des différends étaient envisagées de façon systématique. Plus particulièrement, le Portefeuille des affaires autochtones a une Direction du règlement des différends qui fait la promotion du règlement des différends et la stratégie relativement aux dossiers pouvant avoir d'importantes répercussions du BRCB encourage les avocats à examiner les solutions possibles de règlement des différends dans les 90 jours suivant l'ouverture d'un dossier ayant des incidences élevées. De façon générale, quelques répondants clés ont commenté l'utilisation des solutions de règlement des différends dans la gestion des risques juridiques. Dans le Sondage auprès des avocats, parmi les répondants qui ont travaillé à des dossiers de contentieux à risque élevé, moins de la moitié avaient déjà eu recours au règlement des différends pour un dossier à risque élevé (40 % des répondants du contentieux,16 % des répondants du soutien aux contentieux). La plupart des répondants qui ont utilisé le règlement des différends pour un dossier à risque élevé avaient tendance à le faire après la production ou la divulgation des documents. Dans l'examen des dossiers, environ le tiers des dossiers de contentieux comportaient des documents qui indiquaient que des solutions de règlement des différends avaient été envisagées ou utilisées. Dans les dossiers pour lesquels les avocats avaient utilisé des processus de règlement des différends, il s'agissait habituellement de la négociation ou de la médiation.

Choix de l'instrument. Le choix de l'instrument encourage les avocats à envisager des solutions de rechange aux outils juridiques habituels que sont les lois, les règlements ou les poursuites et qui peuvent être des processus coûteux et très longs pour l'obtention des résultats souhaités. Les répondants clés des services stratégiques et législatifs ont souligné qu'il était ironique que la GRJ soit fondamentalement conçue en vue d'éviter ou d'atténuer les risques juridiques, mais que cet aspect de prévention de la GRJ demeure un secteur négligé. Si aucune approche normalisée n'existe pour le choix de l'instrument, les choix d'instruments possibles sont perçus comme étant inhérents, ou même uniformisés, à l'élaboration des politiques et des programmes et à la rédaction des lois. Le seul outil national, le cadre de choix de l'instrument, est rarement utilisé, avec 13 % des répondants du secteur des politiques qui rapportent qu'ils ont régulièrement ou fréquemment utilisé le cadre de choix de l'instrument.

Uniformité entre la GRJ et la GIR au sein du ministère de la Justice

Tel que mentionné à la section 1.4, la GRJ vise à appuyer les efforts plus larges de GIR dans l'ensemble du gouvernement, ainsi que les résultats stratégiques du ministère de la Justice. L'Evaluation des risques stratégiques de 2004 du Ministère a souligné que la GRJ avait contribué à l'avancement de la gestion des risques juridiques dans l'ensemble du Ministère et qu'elle serait un élément important à considérer à mesure que le Ministère irait de l'avant avec la mise en œuvre de ses propres processus ministériels de GIR (p. ex., l'élaboration du profil de risque du Ministère).

Une des questions soulevées concernant l'appui que la GRJ devrait donner à la GIR dans l'ensemble du gouvernement, ainsi qu'au sein du ministère de la Justice, est la nécessité d'uniformité entre les deux approches. Plus particulièrement, il a été mentionné que la méthodologie de cotation de l'évaluation des risques de la GRJ était différente de celle du Cadre de gestion intégrée de risques du SCT, qui a été adopté par le ministère de la Justice pour ses processus de gestion intégrée des risques ministériels. Plus précisément, la grille de GIR est une matrice de trois colonnes par trois rangées qui cerne les dossiers à risque élevé sur le plan diagonal, plutôt que sur le plan horizontal. Cela signifie que le Ministère utilise deux méthodes de cotation différentes pour évaluer les risques, comme c'est probablement le cas dans les ministères et organismes clients[28].

Quelques-uns des répondants clés ont mentionné cette question puisqu'elle a trait au ministère de la Justice et les opinions étaient partagées quant à savoir si le Ministère devrait passer à la grille de GIR. Une des opinions était que la grille de GIR était la norme dans l'industrie. L'autre était que la grille de GRJ correspondait aux voies de reddition des comptes du Ministère : les gestionnaires supérieurs de l'Administration centrale du ministère de la Justice doivent connaître les dossiers ayant des incidences importantes, même lorsque le risque de perte est faible. Il n'est pas encore certain que l'utilisation de deux méthodes de cotation mènera à de la confusion ou à des difficultés dans l'inclusion des risques juridiques à l'évaluation des risques de la GIR, mais il s'agit d'une question qui doit être suivie.

Conclusion. Une des questions importantes pour le Ministère est de savoir quel est le niveau d'uniformité souhaité : les efforts en matière d'uniformité devraient-ils faire en sorte que des processus soient en place dans l'ensemble du Ministère pour les fonctions de GRJ (analyse, évaluation/réévaluation des risques, gestion et atténuation des risques) ou que les processus eux-mêmes soient semblables? Les efforts d'uniformité devraient-ils être axés sur certaines activités de GRJ comme les niveaux de risque attribués aux dossiers ou être plus étendus? Dans le cadre du CRSG, l'uniformité requise concerne des processus qui sont conformes aux normes et aux objectifs du Ministère (pour les chefs des portefeuilles), et des principes et des méthodes de GRJ qui sont mis en œuvre adéquatement (pour les directeurs régionaux principaux). Il s'agit donc d'uniformité dans son sens le plus large qui permet beaucoup de variation dans les approches. Le CRSG suppose également une compréhension commune des principes et des normes ministérielles pour la GRJ, puisqu'il ne les définit pas.

L'évaluation a révélé qu'il y avait un appui pour davantage de normes nationales et de pratiques uniformes, même si les résultats montrent également qu'il y a une incertitude quant à ce que cela comprendrait. Les avocats souhaitent également que la GRJ demeure flexible pour répondre aux différents contextes opérationnels. Les résultats du sondage montrent ces éléments, une minorité des répondants étant incapables de donner une opinion sur la question à savoir si le Ministère devrait élaborer davantage de normes nationales et de pratiques de GRJ uniformes, mais ceux qui ont donné une réponse appuyaient ces approches. De plus, plus des deux tiers des répondants étaient d'avis que la GRJ devait demeurer flexible pour répondre aux besoins des régions/ ministères/organismes clients.

Le tableau 17 donne les résultats du sondage.

Tableau 17 : Uniformité de la GRJ (n=636)

Veuillez indiquer à quel point vous êtes en accord avec l'énoncé suivant : Le ministère de la Justice doit :
Niveau d'appui Élaborer davantage de normes nationales Élaborer des pratiques uniformes de GRJ Demeurer flexible pour répondre aux besoins des régions/clients
Fortement en accord 10 % 13 % 18 %
En accord 32 % 45 % 50 %
En désaccord 13 % 7 % 3 %
Fortement en désaccord 2 % 1 % 1 %
Ne sais pas / Pas de réponse 44 % 34 % 28 %
Total 101 % 100 % 100 %

Nota : Le total de certaines des colonnes ne donne pas 100 % en raison de l'arrondissement

Les gestionnaires et ceux qui ont travaillé au Ministère depuis plus de cinq ans étaient plus nombreux à donner leur opinion sur ces thèmes, ce qui pourrait encore une fois indiquer que les nouveaux avocats connaissent moins bien la GRJ (cette situation est peut-être due à une diminution de la mise en valeur de la GRJ à l'échelle nationale et à l'absence de formation nationale ou au fait que les avocats stagiaires ont moins d'expérience de GRJ parce qu'ils n'agissent pas à titre d'avocat principal pour des dossiers à risque élevé). De plus, l'apport de normes nationales ou de pratiques uniformes n'est pas clair en ce qui a trait à la façon dont elles affecteraient la pratique des avocats et la façon dont ils gèrent leurs dossiers.

Les répondants clés et les entrevues des études de cas ont confirmé qu'il y avait un appui pour davantage d'uniformité et de normes nationales tout en maintenant la flexibilité. Plus particulièrement, les personnes interviewées ont mentionné la nécessité de politiques et de principes plus uniformes pour l'évaluation des risques, une terminologie commune d'évaluation des risques pour la communication au sein du Ministère et avec les clients, et des normes de GRJ précises pour les activités de consultation. Cependant, bon nombre des personnes interviewées ont fait une mise en garde à l'effet que l'élaboration de normes nationales devrait permettre le maintien de la flexibilité requise pour répondre aux contextes opérationnels et devrait s'appuyer sur des consultations tenues dans l'ensemble du Ministère. Certains répondants ont fait part de leurs préoccupations à l'effet que l'uniformité ne devrait pas limiter le niveau des pratiques de GRJ au « plus petit dénominateur commun ». Les exemples de commentaires indiquent que le Ministère :

4.2.3. Outils, processus et structures pour appuyer la GRJ

L'évaluation a révélé qu'il avait un manque général de sensibilisation au sujet de nombreux outils nationaux de GRJ. Par exemple, plus de la moitié (54 %) des répondants ne savaient pas qui était leur personne-ressource de GRJ. Les répondants du Sondage auprès des avocats étaient partagés presque également quant à la quantité de directives pour les aider à effectuer la GRJ (51 % étaient d'avis que les directives étaient suffisantes et 48 %, qu'elles ne l'étaient pas). Ils ne savaient pas non plus quelles autres directives pourraient les aider.

En règle générale, les avocats connaissent la grille de GRJ, même si parmi les avocats des services consultatifs interrogés qui n'avaient pas utilisé la grille, environ la moitié ont rapporté qu'ils ne la connaissaient pas. Parmi les avocats qui ont utilisé la grille, la plupart la considèrent utile; cependant, tant les résultats des entrevues que ceux du sondage montrent un intérêt important pour l'amélioration de la grille. Comme le montre le tableau 18, le tiers des répondants du contentieux, qui sont probablement ceux qui connaissent le mieux l'utilisation de la grille, ne l'ont pas trouvée utile.

Tableau 18 : Utilité de la grille d'évaluation de GRJ

Veuillez coter l'utilité de la grille/matrice d'évaluation de GRJ dans iCase ou ailleurs.
  Contentieux (n=263) Soutien aux contentieux (n=32) Conseils (n=257) DSL[29] (n=54) Politiques (n=40)
Très utile 7 % 3 % 3 % 6 % 3 %
Utile 46 % 34 % 15 % 43 % 38 %
Pas très utile 28 % 19 % 19 % 26 % 13 %
Pas utile du tout 5 % 6 % 6 % -- 3 %
Ne s'applique pas/ne l'ont pas utilisée 14 % 38 % 57 % 24 % 45 %
Total 100 % 100 % 100 % 99 % 102 %

Nota : Le total de certaines rangées ne donne pas 100 % en raison de l'arrondissement.

Tel qu'abordé brièvement à la section 4.2.2, l'évaluation a révélé des préoccupations quant à la clarté du processus d'évaluation des risques. La grille de GRJ est perçue comme étant vague et les répondants clés sont d'avis qu'elle profiterait de plus de définitions ou de critères, comme cela réduirait la subjectivité pour l'évaluation des risques et aiderait à apporter davantage d'uniformité à leur évaluation. Plus particulièrement, tant les résultats des entrevues que du sondage soulignent la nécessité pour plus de critères et de définitions pour l'évaluation des incidences sur le gouvernement. Quant à l'autre axe de probabilité d'effets négatifs, certains répondants souhaiteraient qu'il y ait plus de catégories en vue de plus de clarté sur la probabilité (p. ex., à l'heure actuelle, un risque moyen se situe entre 30 % et 70 %), mais certains autres répondants s'objectaient à l'utilisation des pourcentages qui demandent un niveau de précision impossible à obtenir.

De plus, les avocats des services consultatifs ont affirmé que la grille actuelle était difficile à utiliser. Tel qu'abordé à la section 4.2.2, ils s'interrogent sur la nécessité d'évaluer les risques juridiques pour tous les dossiers de consultation puisque ce n'est pas tout le travail de consultation qui présente des risques juridiques. Ils sont également d'avis que leur travail comprend parfois des risques juridiques purs et qu'ils devraient alors seulement évaluer la probabilité d'effets négatifs (qu'une contestation judiciaire soit faite ou qu'elle soit réussie).

Le tableau 19 présente des résultats du Sondage auprès des avocats.

Tableau 19 : Raisons les plus fréquentes pour affirmer que la grille d'évaluation de GRJ n'est pas utile

Pourquoi trouvez-vous que la grille/matrice d'évaluation de GRJ n'est pas utile?
  Répondants qui considéraient que la grille n'est pas utile (n=171)†
L'échelle sur le niveau des incidences pour le gouvernement n'est pas bien définie 63 %
La grille mène à des cotes de niveau de risque qui ne sont pas uniformes dans l'ensemble du ministère de la Justice 50 %
La grille ne tient pas compte de l'urgence quant au temps (p. ex., risque élevé, mais rien ne se produira avant plusieurs années) 44 %
L'échelle sur la probabilité d'effets négatifs ne comprend pas suffisamment de catégories 28 %
La grille n'est pas pertinente pour les dossiers de consultation 20 %‡
La grille mène à une surdéclaration du nombre de dossiers qui comportent réellement un risque élevé 15 %
La grille ne saisit pas d'autres éléments pertinents liés au risque 12 %
La grille mène à une sous-déclaration du nombre de dossiers qui comportent réellement un risque élevé 11 %

Nota : Les répondants pouvaient donner plus d'une réponse. Le total de la colonne ne donne pas 100 %.

Peu de répondants connaissaient la plupart des outils et structures de GRJ, comme le montre le tableau 20. Certains des rapports de communication tels que les rapports d'alerte, le Sommaire des affaires d'incidence considérable et les rapports d'iCase ne sont pas diffusés en général aux avocats, ce qui explique qu'ils ne soient pas utilisés.

Les entrevues ont mené à des renseignements qui donnent un aperçu de certains des résultats. Chacun des commentaires a été émis par quelques répondants clés.

Outils/rapports de communication
  Très utile / Utile Pas très utile /
Pas utile du tout		 Ne sais pas / Pas de réponse Ne l'a pas utilisé / Ne le connaît pas / Ne s'applique pas
Notes d'information 57 % 12 % 3 % 28 %
Rapports d'alerte 47 % 16 % 3 % 35 %
Bulletin d'analyse 43 % 26 % 2 % 29 %
Écran radar 33 % 16 % 3 % 48 %
Sommaire des affaires d'incidence considérable (Top 100) 32 % 18 % 3 % 48 %
Communication efficace des risques juridiques 31 % 8 % 3 % 58 %
Rapports de GRJ d'iCase 19 % 15 % 3 % 63 %
Méthodes de pratique
  Très utile / Utile Pas très utile /
Pas utile du tout		 Ne sais pas / Pas de réponse Ne l'a pas utilisé / Ne le connaît pas / Ne s'applique pas
Solutions en matière de règlement des différends 18 % 13 % 4 % 67 %
Choix de l'instrument 15 % 11 % 4 % 71 %
Comités de GRJ ou concernant les risques
  Très utile / Utile Pas très utile /
Pas utile du tout		 Ne sais pas / Pas de réponse Ne l'a pas utilisé / Ne le connaît pas / Ne s'applique pas
Comités de contentieux ou concernant les risques du ministère de la Justice 29 % 9 % 3 % 59 %
Comités conjoints concernant les risques du ministère de la Justice et du client 22 % 6 % 4 % 68 %
Groupe de pratique de la GRJ 14 % 12 % 3 % 71 %
Groupe du jeudi 3 % 6 % 3 % 88 %
Outils intranet
  Très utile / Utile Pas très utile /
Pas utile du tout		 Ne sais pas / Pas de réponse Ne l'a pas utilisé / Ne le connaît pas / Ne s'applique pas
Site intranet de JUSnet sur la GRJ 19 % 15 % 4 % 62 %
Liste de vérification des rôles et responsabilités 8 % 7 % 3 % 82 %
Gabarit de plan d'action pour les affaires à grande incidence 8 % 7 % 3 % 82 %
Boîte à outils sur les rôles et responsabilités : contrôle judiciaire 7 % 7 % 3 % 83 %
Boîte à outils sur les rôles et responsabilités : actions civiles 7 % 6 % 3 % 83 %
Directives sur la planification des mesures d'urgence 6 % 6 % 3 % 85 %

Nota : Le total de certaines rangées ne donne pas 100 % en raison des arrondissements.

Avec le transfert de la GRJ, les portefeuilles, les régions, les SJ et les secteurs ont commencé à élaborer des outils et processus de GRJ. L'évaluation ne comprenait pas l'inventaire de tous les types d'outils et de structure disponibles, mais de nombreux outils sont utilisés. Tel qu'abordé à la section 4.2.2, certains bureaux utilisent des outils d'évaluation des risques différents ou adaptent la grille de GRJ en ajoutant des directives quant à son utilisation. Les évaluations CRG 2005 du SCT montrent également de façon très large les activités de GRJ menées par les ministères et organismes clients et leurs SJ. Les résultats des évaluations CRG sont abordés à la section 4.2.4. Les études de cas reflètent la variété des processus de GRJ qui vont de processus très élaborés, comme ceux utilisés au BRCB et au MPO, à des processus moins complexes mais qui fonctionnent également très bien et qui sont utilisés par le BRO et par PCH[30].

4.2.4. Intégration de la GRJ dans le travail du Ministère et de ses ministères et organismes clients

Intégration au sein du Ministère

Un des objectifs principaux de l'Initiative de GRJ est de faire en sorte que la gestion des risques juridiques fasse partie intégrante de la culture du Ministère et soit intégrée à la réflexion liée à la pratique juridique. Tous les résultats de l'évaluation servent à répondre à la question essentielle de savoir si la GRJ s'est intégrée aux travaux du Ministère. La présente section ne rappellera pas ces résultats et sera axée sur certains éléments supplémentaires.

L'évaluation a relevé une acceptation importante de la GRJ, ce qui montre une certaine intégration. En même temps, il y a des indications que la sensibilisation aux composantes de la GRJ et que la compréhension des rôles et des responsabilités des avocats en matière de GRJ pourraient être améliorées, ce qui soulève des questions quant au niveau d'intégration de la GRJ. Le Sondage auprès des avocats reflète cette situation. Certains résultats montrent une acceptation de la GRJ : les trois quarts des répondants sont d'avis que la GRJ est essentielle ou utile à la réussite de la gestion de leurs dossiers; un peu plus des neuf dixième des répondants sont d'avis que la gestion des risques juridiques fait partie de leur pratique du droit. L'acceptation de la GRJ est également montrée par le fait que les deux tiers des répondants ne croient pas que la GRJ demande trop de temps. Un peu plus de la moitié des répondants estimaient avoir consacré 10 % ou moins de leur temps à la détermination et à l'évaluation des risques et des tendances juridiques, à la communication et à la production de rapports sur les risques juridiques et à l'atténuation et à la gestion des risques juridiques. La quantité de temps varie selon l'endroit où travaille l'avocat : les avocats des SJ et de l'Administration centrale rapportent avoir consacré davantage de temps à la GRJ que les avocats des bureaux régionaux. Les tableaux 21 et 22 montrent ces résultats.

Tableau 21 : Intégration de la gestion des risques juridiques dans la pratique du droit (n=636)

Veuillez indiquer votre niveau d'appui aux énoncés suivants :
Niveau d'appui La gestion des risques juridiques fait partie de ma pratique du droit La GRJ demande trop de temps
Fortement en accord 33 % 3 %
En accord 59 % 10 %
En désaccord 5 % 56 %
Fortement en désaccord 1 % 12 %
Ne sais pas/Pas de réponse 2 % 20 %
Total 100 % 101 %

Nota : Le total de certaines rangées ne donne pas 100 % en raison des arrondissements.

Tableau 22 : Pourcentage du temps consacré à la GRJ

En règle générale, quel est le pourcentage de votre temps que vous consacrez à la GRJ, y compris les activités comme la détermination et l'évaluation des risques juridiques et des tendances; la communication et la production de rapports sur les risques juridiques; et l'atténuation et la gestion des risques juridiques?
  Où travaillez-vous à l'heure actuelle?
Administration centrale (n=156) Bureau régional (n=255) SJ (n=225) Total (n=636)
Aucun 4 % 5 % 6 % 5 %
1 % - 5 % 37 % 38 % 23 % 32 %
6 % - 10 % 14 % 21 % 15 % 17 %
11 % - 25 % 17 % 17 % 19 % 18 %
Plus de 25 % 21 % 11 % 26 % 19 %
Ne sais pas /
Pas de réponse		 8 % 7 % 12 % 9 %

Cependant, d'autres résultats du sondage abordés plus tôt montrent un manque de sensibilisation quant à certains éléments de la GRJ. Plus particulièrement, environ la moitié des répondants (54 %) ne connaissaient pas leur personne-ressource de GRJ et la plupart des répondants ne connaissaient pas ou n'avaient pas utilisé les outils et structures de GRJ (voir la section 4.2.3). Les problèmes liés à la compréhension générale de la GRJ et des rôles et responsabilités des avocats sont abordés à la section 4.2.1 et montrent la nécessité de plus de clarté concernant les rôles et responsabilités des avocats en matière de GRJ, particulièrement pour les avocats débutants.

Les entrevues et sondages montrent que les avocats sont d'avis que leurs rôles et responsabilités dans le cadre de l'Initiative de GRJ ne sont pas clairs et qu'ils ne connaissent pas bien un bon nombre des outils et processus clés ou qu'ils ne les utilisent pas. Cependant, les résultats de l'examen des dossiers appuient l'opinion de certains des répondants clés à l'effet que, même si les avocats n'effectuent pas de façon consciente ou systématique la GRJ, ils font la gestion des risques juridiques de façon intuitive. Les résultats de l'examen des dossiers donnent un aperçu de la façon dont les avocats traitent les dossiers à risque élevé et du niveau d'intégration de la GRJ dans la pratique juridique au Ministère. Les résultats du tableau 23 montrent que la plupart des pratiques de GRJ sont en règle générale utilisées, même s'il faut faire preuve de prudence dans l'interprétation de ces résultats, en raison du petit nombre de dossiers examinés.

Tableau 23 : Résultats sur les pratiques de GRJ obtenus lors de l'examen des dossiers
Pratiques/activités de GRJ Contentieux (n=51) Ne concernent pas le contentieux (n=18)
Niveau de risque juridique (dans iCase) 50 5
Incidences potentielles pour les clients (dans iCase) 49 6
Risques juridiques cernés (par l'entremise d'autres documents au dossier) 39 17
Risques juridiques évalués (iCase ou par l'entremise d'autres documents) 50 11
Risque réévalué 32 7
Évaluation officielle des risques 14 12
Consultations sur l'évaluation des risques 30 10
Consultations sur les stratégies de gestion des risques juridiques 47 16
Solutions envisagées en matière de règlement des différends 19 2
Solutions utilisées en matière de règlement des différends 17 2
Plan d'urgence 5 --
Plan de communication 6 4
Note d'information 23 8
Rapport des prévisions 13 1
Suivi des médias 20 7
Les intervenants clés sont informés sur les risques juridiques ou les activités concernant les risques 48 18

L'intégration de la GRJ aux pratiques du Ministère peut également être mesurée en fonction du taux de conformité à la saisie des données dans iCase sur la GRJ[31]. Il a deux niveaux de champs obligatoires. Certains champs sont requis pour tous les dossiers (données obligatoires de GRJ de base). De plus, des détails doivent également être donnés pour les dossiers à risque élevé (niveaux 7 à 9 ou dossiers comprenant un montant de 50 millions de dollars ou plus). L'évaluation a examiné les résultats des vérifications internes menées au cours des exercices 2005‑2006 et 2006–2007 (trimestrielles) et 2007–2008 (trois cycles, dont deux étaient achevés). Les résultats comprennent les dossiers de contentieux et les dossiers de consultation seulement et examinent si les données d'iCase sont entrées pour les champs obligatoires de GRJ. Les vérifications ne portent pas sur la fiabilité des renseignements et la saisie des « risques impossibles à évaluer » est considérée comme une indication de l'observation, peu importe le moment où le dossier a été ouvert.

Les vérifications montrent que le Ministère respecte en règle générale la saisie des champs obligatoires d'iCase sur la GRJ et qu'il y a eu des améliorations importantes avec le temps.

Une autre mesure de l'intégration de la GRJ dans les travaux du Ministère est de vérifier si la cotation des risques juridiques et d'autres évaluations des risques juridiques sont employées dans l'affectation des ressources et la planification. L'évaluation a révélé que c'était le cas.

Certains des répondants clés ont rapporté qu'ils n'utilisaient pas l'évaluation des risques d'iCase pour l'affectation des ressources et la planification parce qu'ils considéraient que les données d'iCase n'étaient pas fiables ou parce qu'iCase n'était pas utile à la planification parce qu'il ne permet pas de relever les tendances (pas de données historiques), de produire des rapports adaptés à leurs besoins (p. ex., le nombre de contrôles judiciaires dans le bureau) ou de produire le nombre de dossiers auxquels un avocat en particulier travaille.

Les rapports ministériels sur le rendement indiquent également que les ressources sont plutôt consacrées aux dossiers ayant un risque juridique élevé. (Voir le tableau 24.)

Tableau 24 : Gestion des risques juridiques dans les dossiers de contentieux civils : niveau d'effort en fonction du niveau de risque
Niveau de risque 2004-2005♦ 2005-2006 ♦ 2006-2007§
% de dossiers actifs % du niveau d'effort % de dossiers actifs % du niveau d'effort % de dossiers actifs % du niveau d'effort
Élevé 3 % 25 % 2 % 18 % 2 % 25 %
Moyen 40 % 35 % 36 % 30 % 31 % 34 %
Faible 57 % 40 % 62 % 52 % 67 % 41 %

Source : Ministère de la Justice. Rapport ministériel sur le rendement 2004‑2005 (p. 51), 2005‑2006 (p. 43) et 2006‑2007 (p. 45).

Intégration au sein des ministères et organismes clients

Tel qu'abordé à la section 2.2, l'Initiative de GRJ voit la pratique de la gestion des risques juridiques comme étant un partenariat entre le Ministère et ses ministères et organismes clients. Le Ministère informe le client des risques juridiques et présente des solutions possibles, mais les décisions concernant la gestion et l'atténuation des risques juridiques reviennent au client. L'évaluation a examiné à quel point ce partenariat fonctionnait bien et a révélé que, même si l'engagement des clients en matière de GRJ varie et qu'il y a place à amélioration dans certains secteurs, le partenariat entre le Ministère et ses clients semble bien fonctionner.

Selon les entrevues des répondants clés et les discussions tenues lors des groupes de discussion, la compréhension des clients quant à leur rôle en matière de GRJ varie selon le ministère/l'organisme. Les facteurs qui affectent le niveau de compréhension comprennent la quantité de contentieux (les clients qui ont moins de contentieux ont moins d'expérience de GRJ), le leadership des cadres supérieurs du client pour l'adoption de la GRJ et la culture du ministère ou de l'organisme client. Par exemple, les ministères et organismes dont le mandat est de nature réglementaire perçoivent la GRJ comme l'expression officielle de leurs pratiques existantes et ont adopté plus pleinement la GRJ[33]. Dans l'ensemble, les avocats ont fait part de préoccupations quant à la compréhension qu'avait le client de la GRJ et du rôle qu'il a à y jouer. Parmi les avocats sondés, le quart était en accord ou fortement en accord avec l'énoncé affirmant que les clients comprenaient leurs rôles et responsabilités en matière de GRJ[34].

Dans les groupes de discussion, la plupart des participants considéraient la GRJ comme un partenariat avec le ministère de la Justice : le ministère client donne le contexte opérationnel de façon à ce que le ministère de la Justice puisse évaluer les risques juridiques avec plus de précision; le client a la responsabilité de tenir compte de l'évaluation des risques juridiques dans l'examen de ses risques d'affaires; pour la gestion efficace des risques juridiques, un dialogue continu est requis entre le client et le ministère de la Justice. Cependant, certains répondants ont reconnu que le partenariat pouvait parfois être mis à l'épreuve. Certains sont d'avis que le ministère de la Justice va parfois au delà des questions juridiques dans son évaluation des risques juridiques et fait la promotion de certains choix stratégiques. Comme certains clients sont d'avis que l'évaluation des risques juridiques ou les avis juridiques peuvent servir à imposer certaines politiques, il se peut qu'ils ne fassent pas participer les avocats du ministère de la Justice aussi rapidement qu'il faudrait. Même si cette perception peut être due à un manque de compréhension du rôle du Ministère dans l'explication des incidences pour un client lié à une ligne de conduite en particulier ou pour l'explication de solutions dans le cadre de l'évaluation des risques juridiques, plusieurs participants des groupes de discussion étaient d'avis que les conseils juridiques du ministère de la Justice allaient parfois au delà de son rôle d'évaluation des risques juridiques. Le ministère de la Justice reconnaît la possibilité que cette situation soit perçue comme étant obstructionniste. Quelques répondants clés ont affirmé que le Ministère devait faire attention dans la présentation des risques juridiques et des solutions possibles de façon à ce que les clients n'aient pas l'impression que le ministère de la Justice nuit à l'initiative.

Lorsque l'engagement du client est obtenu, les processus de GRJ tendent à être plus robustes. Un examen de 11 ministères et organismes ayant des processus élaborés de GRJ a révélé que tous les ministères sauf un faisaient participer les hauts fonctionnaires au processus de GRJ, habituellement par l'entremise d'un comité de GRJ ou de contentieux[35]. Un examen des évaluations CRG 2005 du SCT reflète la variété de processus de GRJ au sein du gouvernement, allant de ceux ne comprenant pas de structure de comité officielle pour l'engagement des clients dans la détermination, l'évaluation, l'atténuation ou la gestion de risques juridiques à ceux pour lesquels le client est engagé dans l'ensemble du processus, y compris dans l'analyse initiale des risques juridiques de contentieux et ne concernant pas le contentieux. Parmi les 53 ministères et organismes examinés, 30 ont produit des rapports de GRJ (un a également produit des renseignements sur la GRJ dans le cadre de son rapport de GIR). Parmi ceux‑ci, 8 ont rapporté avoir une représentation des SJ au sein des comités des cadres supérieurs et 17 ont rapporté avoir des comités de GRJ ou un autres comité concernant les risques qui examinaient les risques juridiques. Si des processus de GRJ uniformisés ne sont peut-être pas nécessaires dans l'ensemble du gouvernement, l'existence d'une tribune où le client peut régulièrement communiquer avec le ministère de la Justice au sujet de la GRJ est considérée comme essentielle pour la gestion efficace des risques juridiques. Ces tribunes pourraient comprendre des comités conjoints de GRJ, des comités de contentieux conjoints ou des comités de gestion des risques qui discuteraient des risques juridiques.

Le ministère de la Justice et le SCT souhaitent revitaliser leur partenariat dans l'Initiative de GRJ. Les répondants clés qui ont mentionné cette question étaient d'avis que ce partenariat était essentiel à une GRJ efficace puisque le SCT a comme rôle d'aider les clients à comprendre leurs responsabilités dans le cadre de l'Initiative et que le SCT est un partenaire plus visible qui favorisera une meilleure participation du client à la gestion des risques juridiques. Dans son évaluation CGR de 2005 du ministère de la Justice, le SCT a reconnu l'élément suivant : « Quant à l'engagement du SCT d'appuyer le ministère de la Justice dans ce domaine, les deux ministères devraient s'efforcer de renforcer leurs relations et veiller à travailler ensemble pour déterminer et mettre en œuvre les mécanismes qui aboutiront à un cadre de gestion du risque global plus efficace pour l'ensemble du gouvernement[36]. » Le retrait par le SCT des exigences distinctes de production de rapport pour la GRJ dans le cadre du CRG de chacun des ministères/organismes semble contraire au renforcement du partenariat SCT-ministère de la Justice en matière de GRJ et à l'encouragement de la participation du client à la GRJ.

Certains bureaux au sein du Ministère ont adopté une approche proactive pour l'amélioration de la compréhension et de la participation du client en matière de GRJ. Par exemple, au cours de quatre des sept dernières années, le MPO a mené des journées de retraite client-SJ en matière de GRJ et de questions connexes pour informer le client et obtenir une meilleure participation de sa part dans le processus de GRJ. Les SJ du ministère de la Défense nationale ont offert de la formation en GRJ à leurs clients de partout au pays. Le BRCB tient des réunions annuelles avec le client qui comprennent des discussions sur la GRJ. Cependant, des séances de formation et des journées de retraite sur la GRJ pour les clients ne sont pas offertes par le Ministère.

Si cette discussion indique des secteurs pouvant être améliorés, les clients ont souligné lors des groupes de discussion qu'ils étaient satisfaits de la GRJ et de leur partenariat avec le Ministère. L'Enquête sur la satisfaction des clients menée par le Bureau de la gestion de la planification stratégique et du rendement pour le Ministère confirme que les clients sont satisfaits. Plus particulièrement, les clients ont fait des commentaires très positifs sur le travail des avocats du Ministère pour cerner et gérer avec eux les risques juridiques. Le tableau 25 présente les résultats des questions qui portent sur les secteurs liés à la GRJ.

Tableau 25 : Enquête sur la satisfaction au sujet des services du ministère de la Justice

Veuillez coter votre niveau de satisfaction quant aux services juridiques reçus du ministère de la Justice au cours des 12 derniers mois à l'aide de l'échelle où un (1) indique que vous n'êtes « Pas satisfait du tout » et dix (10) indique que vous êtes « Complètement satisfait ».

Interprétation de l'échelle : 8,4 à 10 est excellent; 7,9 à 8,3 est très positif; 7,3 à 7,8 est modéré; 6,5 à 7,2 est à la limite; moins de 6,5 requiert des mesures par les gestionnaires.

L'objectif du Ministère est 8,0
Les avocats du ministère de la Justice… Score moyen
Contentieux (n=531) Services de consultation (n=2448) DSL (n=558) Règlement des différends (n=176)
Ont travaillé de manière efficace avec vous à déterminer les risques juridiques 8,2 8,2 8,2 8,4
Ont travaillé de façon efficace avec vous à gérer les risques juridiques 8,1 8,0 8,1 8,2
Comprennent bien la nature du problème ou de la question pour laquelle vous aviez besoin d'aide 8,5 8,4 8,3 8,5
Vous ont conseillé sur les questions ou les développements qui pourraient avoir des incidences pour votre ministère/organisme 8,3 8,4 8,3 8,3
Ont fait des rapports d'étape fréquents et informatifs ou une rétroaction continue 7,7 7,4 7,7 7,9
Ont offert une orientation claire et pratique pour régler la question 8,3 8,0 8,1 8,3
Vous ont fait participer à l'élaboration de la stratégie juridique et de la position juridique 7,9 7,8 S.O. 8,2
Ont élaboré des stratégies juridiques adéquates pour vos objectifs stratégiques ou vos objectifs de programme 8,2 8,0 S.O. 8,3
Ont cerné des occasions d'utiliser les pratiques de règlement des différends, le cas échéant 8,2 8,0 S.O. 8,2
Ont cerné des occasions de règlement hâtif des dossiers, le cas échéant 8,3 8,1 S.O. 8,4
Ont réglé de façon efficace la question ou le problème pour lequel vous aviez besoin d'aide 8,3 8,1 S.O. 8,3
Vous ont aidé à élaborer les politiques S.O. S.O. 7,8 S.O.
Ont élaboré des solutions en matière de rédaction des lois et des règlements correspondant à vos objectifs stratégiques ou vos objectifs de programme S.O. S.O. 8,2 S.O.
Ont proposé des solutions adéquates pour les questions juridiques et les questions de rédaction soulevées S.O. S.O. 8,2 S.O.
Ont cerné des occasions adéquates de mettre en œuvre des politiques ou des programmes par des moyens administratifs plutôt que par des moyens législatifs ou réglementaires (c.-à-d. choix de l'instrument) S.O. S.O. 7,9 S.O.

4.2.5. Caractère adéquat des ressources de GRJ

L'évaluation a examiné si le Ministère avait offert suffisamment de ressources administratives pour l'Initiative de la GRJ. Plus particulièrement, l'évaluation concernait les ressources pour la formation, la dotation, les finances et la technologie.

La formation sur la GRJ représentait le principal secteur pour lequel les avocats souhaitaient davantage de ressources. La formation à l'échelle nationale n'a pas été donnée depuis le transfert de la GRJ en 2003 et il y a peu d'occasions de formation sur la GRJ dans les régions, les secteurs ou les unités. Dans les entrevues des répondants clés et les études de cas, la plupart des personnes interrogées étaient d'avis que la formation en matière de GRJ était requise, y compris une séance d'orientation pour les jeunes avocats et du recyclage pour les avocats ayant plus d'expérience. Certains des répondants ont suggéré que la formation devrait être obligatoire parce qu'il est important de renouveler la GRJ en démontrant aux avocats comment elle est liée à leur travail et pourquoi ils devraient la pratiquer.

La plupart des personnes interviewées n'ont pas fait de commentaires sur la quantité suffisante des autres ressources ou ont mentionné qu'il y avait suffisamment de ressources si les responsabilités en matière de GRJ demeurent au niveau actuel sans être augmentées. Certains répondants clés ont rapporté que leurs bureaux avaient besoin d'un employé à temps plein pour la GRJ. Au niveau des régions/SJ, cette personne est requise pour appuyer la production des rapports, entrer les renseignements dans iCase et coordonner les activités de GRJ. Au niveau du portefeuille, un employé chargé de la GRJ à temps plein est requis pour produire les outils, donner la formation et aider à la coordination des activités de GRJ. Quelques répondants clés et personnes interviewées dans les études de cas ont suggéré qu'iCase avait besoin davantage de ressources pour pouvoir produire des rapports adaptés aux besoins de leur bureau et pour obtenir davantage de renseignements historiques et de renseignements pour l'ensemble du Ministère de façon à ce que les tendances pour l'évaluation des risques et les questions juridiques puissent être cernées.

Les résultats du sondage sont présentés au tableau 26. La plupart des répondants n'ont pu donner de réponse sauf pour la formation, pour laquelle la moitié des répondants étaient d'avis que le Ministère n'offrait pas suffisamment d'occasions de formation.

Tableau 26 : Quantité suffisante de ressources consacrées à la GRJ (n=636)

Veuillez indiquer votre niveau d'appui aux énoncés suivants :
  Fortement en accord En accord En désaccord Fortement en désaccord Ne sais pas / Pas de réponse
Le Ministère offre suffisamment de ressources financières pour appuyer la GRJ 3 % 19 % 14 % 3 % 61 %
Le Ministère doit avoir davantage de personnel dédié à la GRJ 4 % 18 % 19 % 6 % 54 %
Le Ministère offre suffisamment d'occasions de formation en matière de GRJ 1 % 17 % 35 % 12 % 35 %
La GRJ a besoin davantage de soutien technologique 5 % 16 % 14 % 3 % 63 %

Nota : Le total de certaines rangées ne donne pas 100 % en raison de l'arrondissement.

4.2.6. Mise en œuvre incomplète ou lacunes

La plupart des lacunes concernant la mise en œuvre ont été cernées dans les sections précédentes :

De plus, certains répondants clés ont cerné des lacunes supplémentaires auxquelles le Ministère devrait répondre :

Il n'y avait pas un appui solide pour étendre la GRJ aux dossiers de niveau de risque 6, même si plusieurs des bureaux régionaux ont élargi leurs propres processus pour inclure le niveau de risque 6. Certains répondants clés appuient la modification de la grille de GRJ pour qu'elle tienne compte des dossiers de niveau de risque 6 comme étant des dossiers à risque élevé et ainsi faire correspondre la grille à la grille de GIR. Ces répondants clés étaient d'avis que les dossiers de niveau 6 devraient être suivis parce qu'ils offrent une probabilité élevée d'effets négatifs et d'incidence modérée et qu'il peut s'agir potentiellement de dossiers coûteux, au niveau financier ou autre. Quelques répondants clés ont fait part de préoccupations au sujet de tout élargissement des dossiers à risque élevé pour y inclure les dossiers de niveau 6 en raison des exigences en matière de ressources pour gérer activement et produire des rapports sur ces dossiers. De plus, quelques répondants clés ont indiqué qu'avant de prendre des mesures pour étendre les dossiers à risque élevé aux dossiers de niveau 6, le Ministère devrait d'abord examiner les types de dossiers qui font partie de ce niveau de risque pour déterminer s'ils ont été bien classés comme dossiers de risque de niveau 6. Les répondants clés ont souligné que parce que les dossiers de risque de niveau 6 ne font pas partie des rapports d'iCase et qu'il n'y a pas d'obligation de produire des détails (renseignements supplémentaires plus détaillés sur un dossier) dans iCase, il est difficile d'émettre une opinion sur le fait d'élargir les processus de GRJ pour inclure les dossiers de niveau de risque 6 dans les dossiers à risque élevé.

4.3. Résultats de l'Initiative

4.3.1. Retombées de la GRJ

L'évaluation a relevé certaines indications de résultats de l'Initiative de GRJ, mais pour obtenir des preuves plus claires des retombées, le Ministère devrait achever la production du modèle logique pour l'Initiative avec des résultats immédiats, intermédiaires et finaux attendus et élaborer une stratégie de mesures du rendement. Les résultats de l'évaluation quant aux retombées sont fondés en grande partie sur les perceptions des avocats (et une proportion importante d'entre eux ne croyaient pas pouvoir être en mesure de donner une réponse) et sur des données non scientifiques.

Une des retombées de l'Initiative est l'accroissement de la sensibilisation aux risques juridiques parmi les clients. Cette retombée n'est pas uniforme puisque certains clients, particulièrement ceux ayant beaucoup de dossiers de contentieux, sont déjà très sensibilisés aux risques juridiques et à la gestion des risques juridiques. Dans l'Enquête sur la satisfaction des clients, les deux tiers des répondants ont indiqué que leur niveau de compréhension des risques juridiques était très bon ou bon. Ce résultat peut servir de fondement pour mesurer si la compréhension des risques juridiques s'améliore à mesure que le renouvellement de la GRJ progresse.

Une autre retombée est l'amélioration de la qualité des services juridiques offerts aux clients. Au sein du Ministère, la GRJ est perçue comme appuyant les services juridiques de haut niveau : il s'agit d'une mesure proactive pour répondre aux risques juridiques potentiels qui permet d'améliorer la réponse aux risques juridiques qui surviennent, particulièrement par le suivi des questions liées aux risques élevés et par la communication des risques aux clients et au sein du ministère de la Justice. L'Enquête sur la satisfaction des clients a révélé que les clients étaient très satisfaits de la qualité des services juridiques, même si cette satisfaction ne peut être attribuée directement à la GRJ dans l'Enquête. Les résultats des groupes de discussion confirment cependant que les clients sont généralement satisfaits des services juridiques du ministère de la Justice et qu'ils attribuent la satisfaction à l'aide reçue pour la gestion des risques juridiques.

L'évaluation a relevé des indications à l'effet que les clients tenaient compte des risques juridiques dans l'élaboration et la mise en œuvre des politiques, des programmes et des services gouvernementaux. Même si la création de comités de GRJ ou de comités concernant les risques n'est pas uniforme dans l'ensemble du gouvernement, de nombreux ministères et organismes ont de telles structures. Il est important d'inclure les discussions concernant les risques juridiques dans les réunions des cadres ministériels et d'inclure les risques juridiques dans les processus de GIR ministériels pour faire en sorte que les risques juridiques fassent partie du processus plus général de prise de décision au Ministère. L'élaboration de stratégies de GIR se poursuit, ce qui fait que des occasions sont disponibles pour faire la promotion de l'inclusion explicite de la GRJ aux processus de GIR. Un des obstacles possibles à l'examen des risques juridiques dans l'élaboration des programmes et des politiques a été abordé à la section 4.2.4, les clients indiquant que parfois, la participation du Ministère n'était pas incluse dans ces étapes préliminaires.

Au sein du Ministère, l'évaluation a relevé un consensus à l'effet que, même si la GRJ pourrait être améliorée de nombreuses façons, l'Initiative avait permis d'accroître la capacité du ministère de la Justice de suivre les dossiers à risque élevé et de minimiser la possibilité que des surprises surviennent. Elle a également amélioré la culture au sein du Ministère pour la gestion des dossiers en ayant comme objectif l'atténuation ou l'évitement des risques juridiques.

Pour la mesure des retombées comme l'évitement ou l'atténuation des risques juridiques ou la réduction des responsabilités du gouvernement, peu de répondants de l'évaluation avaient une opinion. Parmi les répondants clés qui ont fait des commentaires directs, la plupart ont affirmé qu'il était simplement trop difficile d'attribuer ces résultats à la GRJ en raison de la multitude de variables qui affectent le dépôt ou le règlement des poursuites. Cependant, un exemple donné était le Portefeuille des affaires autochtones, qui a ouvert sa Direction du règlement des différends en 2006 pour faire la promotion de la gestion des risques juridiques en mettant en valeur le règlement des différends et le choix de l'instrument. Les répondants clés sont d'avis que la Direction du règlement des différends, même si elle est encore relativement nouvelle, aide les avocats à trouver des voies de règlement ou d'évitement des contentieux coûteux. Un autre exemple était l'analyse efficace des risques juridiques, qui permet de cerner les risques juridiques potentiels de façon à ce que des mesures puissent être prises pour réduire la probabilité d'une poursuite. Enfin, l'atténuation des incidences des risques juridiques ne signifie pas nécessairement l'évitement, le règlement ou une décision favorable dans une poursuite. La planification d'urgence efficace peut faire en sorte que le gouvernement ait des solutions possibles qui font que même en cas d'un échec devant les tribunaux, sa capacité d'atteindre ses objectifs ne sera pas anéantie.

Le tableau 27 présente les résultats du Sondage auprès des avocats sur les retombées de la GRJ.

Tableau 27 : Retombées de la GRJ (n=636)

Veuillez donner votre niveau d'appui aux énoncés suivants :
  Fortement en accord En accord En désaccord Fortement en désaccord Ne sais pas / Pas de réponse
Mon bureau/unité/section a mis en place des partenariats de GRJ efficaces avec ses clients 9 % 33 % 9 % 2 % 48 %
La GRJ a amélioré la qualité des services juridiques offerts aux clients 6 % 33 % 9 % 1 % 52 %
Les clients sont mieux sensibilisés aux risques juridiques 5 % 44 % 9 % 1 % 40 %
Les clients tiennent régulièrement compte des risques juridiques dans l'élaboration et la mise en œuvre des politiques, des programmes et des lois 5 % 38 % 12 % 2 % 43 %
La compréhension de la GRJ s'est améliorée parmi les clients 4 % 32 % 10 % 2 % 52 %
Réduction des incidences potentielles des risques juridiques
  Fortement en accord En accord En désaccord Fortement en désaccord Ne sais pas / Pas de réponse
La GRJ a permis d'éviter ou d'atténuer des risques juridiques 4 % 35 % 8 % 2 % 52 %
La GRJ a permis de réduire les responsabilités de l'État 4 % 22 % 6 % 2 % 66 %

Nota : Le total de certaines rangées ne donne pas 100 % en raison de l'arrondissement.

4.3.2. Améliorations potentielles

De nombreuses améliorations potentielles ont été abordées dans l'ensemble du rapport. La présente section est axée sur les améliorations proposées qui ont obtenu l'appui le plus fort.

Il y a un appui fort pour le renouvellement de la GRJ. Pour expliquer la perte de momentum créée par la décentralisation, la plupart des répondants clés ont souligné que le Ministère n'avait plus de champion de la GRJ ni de registre central pour les renseignements concernant la GRJ, ce qui a laissé un vide en ce qui a trait à l'endroit où obtenir des outils, poser des questions et recevoir des conseils. Ces répondants clés ont souligné qu'un bureau central pourrait apporter une aide pour la coordination de ces processus et veiller à l'uniformité dans l'ensemble du Ministère. Compte tenu de ces opinions, presque tous les répondants clés considèrent la création de la DGPD comme étant une avancée positive puisqu'elle pourrait agir à titre de champion de la GRJ au sein du Ministère.

L'évaluation a révélé que les répondants ne voulaient pas que la revitalisation de la GRJ soit imposée, mais qu'elle procède par un processus de consultation solide, particulièrement en ce qui a trait à la question de l'uniformité de la pratique. S'il y a un appui pour l'élaboration de pratiques de GRJ plus uniformes et potentiellement pour des normes et directives nationales (le soutien général est plus incertain dans ce cas), la GRJ renouvelée doit demeurer suffisamment flexible pour répondre aux besoins des différentes activités juridiques et des clients. Elle doit respecter le travail déjà accompli par les unités au sein du Ministère pour la mise en œuvre de processus de GRJ.

Une partie de ce renouvellement de la GRJ devrait comprendre un examen de la structure de gouvernance. Le CRSG n'offre plus un cadre suffisant pour l'Initiative : il ne comprend pas d'énoncé des objectifs; certaines parties de la structure de gouvernance sont inactives; les besoins de la DGPD doivent être inclus; les attentes liées à la GRJ doivent être clarifiées de façon à ce que les rôles et les responsabilités soient mieux compris.

Les résultats de l'évaluation suggèrent de nombreux autres secteurs sur lesquels le renouvellement de la GRJ devrait être axé.

Une fois que le Ministère aura établi les détails de la GRJ renouvelée, de la formation devrait être offerte. Plus des deux tiers des répondants au Sondage auprès des avocats étaient d'avis que le Ministère devait offrir de la formation aux avocats sur la GRJ. Comme il n'y a pas eu de formation nationale en matière de GRJ depuis des années, tous les avocats en profiteraient, particulièrement les avocats stagiaires qui se sont joints au Ministère après la décentralisation. Des séances d'orientation et de recyclage en matière de GRJ ont été suggérées.