Programme d’excellence pour les avocats évaluation, Rapport final

2. DESCRIPTION DU PROGRAMME D’EXCELLENCE POUR LES AVOCATS

Cette section du rapport décrit le PEA, son contexte passé et actuel, ses objectifs, sa conception et sa mise en œuvre.

2.1. Contexte du Programme

Avant la mise en œuvre du PEA, les décisions de recrutement, de formation et de rétention des stagiaires étaient prises pour la plupart de façon ponctuelle et particulière par des gestionnaires. Les marques de planification, d’encadrement ou d’établissement de rapports à l’échelle du Ministère étaient fort rares. Ainsi, il était peu connu du milieu juridique que le MJ s’intéressait au recrutement et à la rétention d’étudiants stagiaires.

Au début du siècle, le MJ commençait à se préoccuper de la perte possible de diplômés de haut niveau au profit des cabinets d’avocats privés. L’exemple cité le plus couramment à l’époque était que la plupart des étudiants stagiaires à la Cour suprême du Canada et dans les cours fédérales finissaient toujours par se retrouver dans les grands cabinets d’avocats de Bay Street, plutôt qu’au MJ.

La réaction a donc été de créer le PEA afin d’aider le Ministère à se montrer plus compétitif au niveau du recrutement des meilleurs diplômés en droit et de pouvoir les retenir à titre d’employés du Ministère. Le PEA a lancé sa campagne de sensibilisation et a annoncé en même temps une politique de garantie d’emploi[1] , semblable à ce que les grands cabinets juridiques offraient à leurs étudiants stagiaires, c’est-à-dire un poste temporaire de deux ans après leur stage à la suite de la réussite du stage et de l’entrée de l’étudiant au Barreau. Cette politique d’emploi a progressivement disparu en 2004-2005 compte tenu de diverses incertitudes budgétaires, sauf en Colombie-Britannique où elle est demeurée en vigueur.

2.2. Objectifs du Programme

Les objectifs du Programme sont le recrutement, la formation et la rétention des stagiaires de grande qualité[2] dans la perspective de répondre aux besoins à court et à long terme du MJ en matière d’avocats. Pour atteindre ces objectifs, le MJ offre aux étudiants en droit participant au PEA la possibilité de mettre à profit l’expérience et le savoir-faire d’un mentor ou d’un superviseur attitré qui les orienterait et les soutiendrait avec professionnalisme. Les étudiants peuvent par ailleurs tirer profit d’une composante officielle de formation et de perfectionnement, laquelle est conçue pour rehausser leurs aptitudes à la plaidoirie, les familiariser avec les enjeux auxquels font face les avocats-conseils de la Couronne, et leur donner une vue d’ensemble de l’éventail des travaux juridiques réalisés au sein du Ministère.

2.3. Conception du Programme

2.3.1. Gouvernance du Programme

Le PEA fait partie de l’une des stratégies de dotation et de recrutement du personnel ministériel du Plan de gestion des ressources humaines 2007-2010 au sein du ministère de la Justice. Les deux principales priorités du PEA établies dans ce document sont 1) mieux répondre aux besoins du MJ à long terme en matière de recrutement et de dotation en personnel; et 2) rehausser l’image de marque du MJ et veiller à un recrutement intégré et ciblé à l’appui du renouvellement.

Le directeur général des Ressources humaines et du développement professionnel (RHDP) est responsable du PEA dans la RCN; dans les régions, c’est le directeur général régional (DGR) ou le DGR adjoint qui assume cette responsabilité. Les coordonnateurs régionaux du PEA qui relèvent directement de leur DGR respectif président fréquemment un comité étudiant. Ces comités constituent pour les superviseurs des étudiants une tribune au sein de laquelle ils peuvent discuter des problèmes ou partager des préoccupations avec leurs pairs. Cette tribune permet également au personnel du PEA de constater directement ce qui se passe parmi les nouvelles recrues.

Les régions jouissent d’une grande autonomie au niveau de la structure et du fonctionnement de leur propre partie du Programme. Compte tenu du fait qu’il n’a jamais existé de description explicite du rôle et des responsabilités des gestionnaires du PEA tant dans les régions qu’à l’administration centrale (AC), il n’existe donc entre elles aucune relation au niveau du compte rendu. À l’heure actuelle, la communication entre les gestionnaires du Programme de la RCN et des régions se fait sur la base d’une participation volontaire à des téléconférences occasionnelles organisées par l’AC du PEA.

2.3.2. Ressources du Programme

Bien qu’il n’existe aucun budget réservé au PEA dans les régions, on a néanmoins prévu un petit effectif composé d’avocats de niveau intermédiaire à supérieur ou d’un agencement de conseillers en RH et d’avocats attitrés au PEA[3] . La plupart des avocats du PEA travaillent pour le Programme à temps partiel, sauf en Colombie-Britannique où un avocat fait fonction de coordonnateur à temps plein. Dans les régions, à l’exception de la Colombie-Britannique, le PEA n’a pas son propre budget; les dépenses de fonctionnement sont donc allouées au cas par cas, à partir des budgets d’éducation ou de communication de la DGR.

Par contre, dans la RCN, le PEA est géré par le personnel des RH et un budget lui est réservé, notamment pour payer les salaires des stagiaires de la RCN. En outre, ce budget assure un financement pour la trousse nationale de marketing (tels le site Web, les livrets, etc.).

Grâce au PEA, quelque 50 à 70 stagiaires sont recrutés chaque année, en plus de 30 étudiants en droit dans le cadre d’emplois d’été dans tout le Ministère. Le salaire des étudiants stagiaires varie de 30 000 $ (à Moncton) à 55 000 $ (à Toronto).[4]

Outre les écarts de salaire selon les régions du pays, il n’existe aucune pratique normalisée au sein du Ministère eu égard au soutien assuré aux stagiaires en matière de salaire et de dépenses associées à la formation et à l’examen du Barreau. Les stagiaires ont droit à des congés pendant leur période de stage, leur permettant de suivre le cours de préparation et l’examen au Barreau, le cas échéant. Pendant cette période, trois régions paient à la fois le salaire et les dépenses liées à la formation et à l’examen; deux régions ne paient que le salaire; et une région ne défraie pas ces dépenses. Le tableau 1 présente un sommaire de cette comparaison par région.

Tableau 1 : Comparaison de l'aide financière du MJ pour les étudiants stagiaires, par région
Niveau d'aide financière Atlantique Québec RCN Ontario Prairies C.-B.
Le salaire des étudiants est payé pendant la formation et l'examen du Barreau oui non oui oui oui oui
Les coûts de formation et d'examen du Barreau sont couverts oui non non non oui oui

2.4. Composantes du Programme

Cette section donne un bref aperçu des principales composantes du PEA et porte notamment sur les activités et caractéristiques communes du Programme.

2.4.1. Marketing

Le PEA a recours à diverses approches de marketing, parmi lesquelles : le développement et la continuité du site Web; des brochures et des fiches d’information relatives au Programme; la présentation aux journées portes ouvertes; la participation à des salons de l’emploi; la participation à une palette d’activités de liaison avec les bureaux de services de cheminement de carrière des facultés de droit. Dans certaines régions, les DGR se réunissent une fois par an avec les doyens de facultés de droit, et le personnel du PEA assure quant à lui des séances d’information et des présentations, destinées tant aux étudiants qu’au personnel des services de cheminement de carrière; il siège au sein de panels d’étudiants et enseigne à temps partiel.

2.4.2. Recrutement

L’information relative au processus de recrutement est affichée sur le site Web du PEA, assortie de « liens-clés » pour chaque région. Les stagiaires sont recrutés par le biais d’un processus de dotation par concours semblable à celui utilisé auprès des employés du gouvernement fédéral. La gestion des processus d’entrevue et de recrutement est effectuée par chaque région, y compris la RCN. Un Énoncé des critères de mérite a été progressivement instauré, de sorte à faciliter la sélection des candidats. Les étudiants en droit qui satisfont à ces critères sont généralement interrogés par un comité de sélection. Un examen écrit peut également être administré. Le Ministère est tenu de respecter les politiques de recrutement du gouvernement fédéral, mais afin de demeurer compétitif, il a également opté de suivre les règlements particuliers du barreau des provinces concernant l’échéancier de recrutement (p. ex., entrevues et offres de stage).

Le MJ, comme la plupart des employeurs juridiques, recrute ses stagiaires une fois par an. À Ottawa, il existe deux processus de recrutement : un pour les stagiaires en common law et l’autre pour les stagiaires en droit civil. La décision portant sur le nombre de stagiaires à recruter est généralement prise par un comité de la haute direction dans chaque région, généralement en fonction du budget disponible.

2.4.3. Rotation/placement

Les stagiaires du MJ sont généralement affectés à un nombre de rotations variant entre trois et cinq selon le lieu où ils font leur stage. Le Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) continue de faire partie de l’une des possibilités de rotation dans la plupart des régions. Dans le Bureau régional du Québec (BRQ), les stagiaires travaillaient dans le secteur de la pratique du droit de leur choix pendant toute la durée de leur stage mais ce n’est plus le cas. En janvier 2009, le BRQ a mis en œuvre un programme pilote de perfectionnement à l’interne pour permettre aux stagiaires et aux nouveaux LA 01 de travailler dans plus d’une direction à l’intérieur du Bureau. Dans la RCN, on demande aux étudiants d’établir leurs quatre secteurs d’intérêt parmi quelque 70 possibilités; ils sont alors placés dans quatre rotations, à la suite d’un processus relativement élaboré de mise en égale valeur. Chaque rotation dure environ trois mois. Les stagiaires de la région du Nord, qui sont normalement affectés dans un bureau de Yellowknife, ont la possibilité de travailler sur divers dossiers ainsi qu’au sein du SPPC dans le cadre de leur rotation. Dans les autres bureaux régionaux, la plupart des sections offrent des possibilités de sites de rotation. La région de l’Ontario offre comme autre possibilité de rotation des stages à la Cour de justice de l’Ontario (Chambre criminelle).

Pour les étudiants en Common Law, la durée du stage se situe entre 10 et 12 mois, en fonction de la province. Pour les étudiants en droit civil, la durée du stage se situe entre 9 et 12 mois, en fonction du nombre de mois dont le stagiaire a besoin pour son cours de préparation au barreau. La durée du stage prévoit la période nécessaire pour suivre la formation préparatoire au barreau et passer l’examen du barreau, lesquels pouvant se produire avant ou pendant le stage, sauf dans la région du Québec où les étudiants doivent suivre la formation et passer l’examen du barreau (quatre ou huit mois) avant de faire leur stage, qui est de six mois.

2.4.4. Orientation et formation officielle

En plus de l’orientation obligatoire offerte par la Commission de la fonction publique, les stagiaires du PEA suivent une séance d’orientation comme le font toutes les nouvelles recrues du Ministère, ainsi que des séances spécialement élaborées à leur intention.

En plus de la formation en cours d’emploi, les stagiaires se voient généralement offrir un accès comparable à des cours internes de perfectionnement professionnel, au même titre que les avocats titularisés du MJ. La disponibilité des formations internes pour les stagiaires varie d’une région à l’autre. Certaines régions, notamment la Colombie-Britannique, l’Ontario et le Québec, ont mis au point leur propre système de formation et proposent aux stagiaires des cours à temps partiel pendant une certaine période. Le Bureau régional de la Colombie-Britannique (BRCB) (et bientôt le BRQ) exige de la part de tous ses stagiaires et avocats débutants qu’ils suivent un programme de trois ans conçu pour peaufiner leurs aptitudes à la rédaction juridique et à la plaidoirie. Les stagiaires sont encouragés à suivre les cours/conférences qui leur sont proposés gratuitement par l’association juridique ou l’ordre des avocats de la province. Ils peuvent avoir également l’occasion de suivre des conférences ou des cours assortis d’un certain coût, à la discrétion du gestionnaire.

2.4.5. Supervision/encadrement et évaluation

Tous les stagiaires se voient attitrer un superviseur pour chaque rotation; par ailleurs, certains ont un mentor pour toute la durée de leur stage. Les superviseurs sont en général des avocats de niveau intermédiaire à supérieur qui se sont soit portés volontaires ou ont été désignés. Les superviseurs agissent à titre de point de contact pour le stagiaire, travaillent avec lui, avec le gestionnaire de la section et le responsable de stage de l’étudiant. Le mentorat formel pour les stagiaires n’est pas courant, mais la question fait son chemin, avec notamment le lancement du Programme ministériel de mentorat.

Les superviseurs sont importants à ce point puisque leur rôle détermine très souvent l’issue d’un stage. Ils sont tenus de faire en sorte que les affectations de travail soient tant éducatives qu’appropriées en termes de charge de travail et de complexité. Ils sont chargés d’obtenir les réactions de l’avocat principal quant à la qualité du travail réalisé et de préparer une évaluation de chacun des étudiants à la fin de la rotation. Le superviseur discute de l’évaluation du rendement de l’étudiant avec ce dernier; par la suite, l’évaluation est examinée par le gestionnaire de la section et soumise au responsable du stage qui est autorisé par le barreau à statuer sur la réussite du stage d’un étudiant. Les responsables de stage doivent posséder un nombre minimum d’années de pratique. Bien que les responsabilités courantes de supervision d’un stagiaire soient souvent déléguées aux superviseurs, un responsable de stage peut agir à titre de superviseur au cours d’une des rotations.

À titre de programme de perfectionnement, le PEA présente l’avantage de permettre aux gestionnaires d’utiliser les évaluations satisfaisantes de rendement comme pièces justificatives afin de faire entrer un ancien stagiaire à un poste permanent de LA 01, sans que celui-ci ait à subir un second processus de dotation par concours.

2.4.6. Rétention

Le recrutement des stagiaires du MJ qui ont achevé leur stage avec succès a toujours été un dénouement important pour le Programme. Au cours de ses premières années d’existence, le PEA offrait une politique de garantie d’emploi. En vertu de cette politique, tous les stagiaires présentant une évaluation positive du rendement se voyaient garantir un poste temporaire de deux ans après la remise des diplômes du PEA et leur entrée au barreau. Bien que cette politique eût cessée en 2004-2005 (sauf en Colombie-Britannique), un fait peu connu est que le MJ a continué de retenir la majorité des personnes qu’il avait recrutées dans le cadre du PEA.