Évaluation de la fonction de perfectionnement professionnel du Ministère de la Justice

Sommaire

1. Introduction

L’évaluation de la fonction de perfectionnement professionnel (PP) du ministère de la Justice (Ministère) a été effectuée par la Division de l’évaluation du Ministère et couvre une période de cinq ans (de 2012-2013 à 2016-2017). L’évaluation a été réalisée conformément à la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor (2016). Son objectif principal était d’évaluer le rendement (efficacité et efficience) de la fonction de PP.

2. Profil de la fonction de perfectionnement professionnel

La fonction de PP a pour objectif de veiller à ce que les employés possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour réaliser efficacement leurs objectifs de travail. De plus, les employés ont la possibilité d’acquérir de nouvelles compétences afin de répondre aux exigences opérationnelles du Ministère et à leurs aspirations professionnelles. Les barreaux obligent les avocats du Ministère à suivre une formation continue en PP pour conserver leur permis d’exercice du droit, et ces permis sont une exigence d’emploi.

La fonction est basée sur trois prestataires principaux :

3. Méthodologie d’évaluation

La stratégie d’évaluation était fondée sur une approche utilisant plusieurs sources de données. Celles-ci comprenaient : un examen des documents et des données; des entrevues avec les principaux informateurs, à savoir 37 personnes responsables de l’élaboration, de la prestation ou de la coordination du PP au sein du Ministère, ainsi qu’avec des représentants des portefeuilles, des secteurs et des bureaux régionaux dédiés à la fonction de PP; et un sondage en ligne auquel ont participé 940 employés du Ministère, y compris des professionnels du droit et d’autres professionnels.

Limites

L’examen et la comparaison des données sur le PP au Ministère aux fins d’analyse de l’efficience et de l’efficacité ont été difficiles en raison de la cohérence de la saisie des données liées à la participation au PP, aux activités de PP et aux dépenses de formation en la matière. Le codage de la formation assurée par l’ADP, le PFJC et l’EFPC dans PeopleSoft et iCase peut être indiqué de manière inexacte par les employés. De plus, aux fins de la présente évaluation, nous n’avons pas eu un accès complet aux coûts liés au PP et à sa gestion, engagés au niveau des portefeuilles, des secteurs et des bureaux régionaux. Malgré certaines limites relatives aux données, une approche triangulaire consistant à utiliser plusieurs sources de données a permis d’atténuer les préoccupations.

4. Principales constatations

4.1. Efficacité

Incidence du perfectionnement professionnel

Les employés du Ministère ont signalé des répercussions généralement positives du PP. Une majorité de répondants ont également indiqué avoir été en mesure d’appliquer leurs connaissances et leurs compétences à leur travail, surtout avec une formation externe. Bien que nous disposions de données provenant des sondages effectués après la formation assurée par l’ADP et le PFJC, il n’y a pas de processus permanent en place pour évaluer et communiquer de façon fiable les répercussions du PP, en particulier à long terme.

Satisfaction des besoins des employés

La majorité des employés ministériels ont déclaré recevoir la formation nécessaire, même si certains obstacles à l’accessibilité ont été relevés, notamment des contraintes budgétaires et opérationnelles. Les défis de prestation d’une formation adaptée aux réalités et besoins régionaux ont également été indiqués, y compris les limites de la participation virtuelle liées aux problèmes technologiques et aux différences de fuseaux horaires. En l’absence d’une évaluation ministérielle systématique des besoins en formation, il n’est pas possible d’évaluer objectivement le degré de satisfaction des besoins des employés.

Harmonisation avec les priorités

L’évaluation a constaté qu’il existe une approche informelle de la planification et de l’harmonisation avec les priorités du Ministère et du gouvernement fédéral au sein des principaux fournisseurs, portefeuilles, secteurs et bureaux régionaux. Il n’y a pas d’approche stratégique de la planification et de l’établissement des priorités au niveau ministériel.

4.2. Efficience

Gouvernance et coordination

Il n’y a pas de gouvernance globale de la fonction ministérielle de PP. La communication et la coordination des activités de PP entre les portefeuilles, les secteurs, les bureaux régionaux et les principaux fournisseurs de PP sont insuffisantes. La majorité des principaux informateurs ont déclaré que les rôles et les responsabilités ne sont pas clairs dans l’ensemble du Ministère. L’absence d’un cadre de gouvernance clair a conduit à des mécanismes peu fiables pour cerner les besoins de formation et établir les priorités annuelles du Ministère. Malgré ces défis, des efforts ont été déployés au sein du Ministère pour coordonner la planification et la prestation de la formation.

Utilisation efficiente des ressources

L’absence d’une approche coordonnée pour harmoniser les ressources limitées avec les besoins et les priorités du Ministère et du gouvernement pourrait limiter les efforts visant à offrir une formation rentable aux employés du Ministère. La nature décentralisée du PP offert à l’interne, à l’externe et par l’intermédiaire de l’EFPC présente un risque de chevauchement et d’inefficacité budgétaire, si la disponibilité des activités de PP et l’établissement des priorités à cet égard sont insuffisamment coordonnés et communiqués. Malgré le transfert annuel des fonds du Ministère à l’EFPC, les employés du Ministère ont accès aux produits de l’EFPC à un taux inférieur à celui de la fonction publique en général.

5. Recommandations

L’évaluation a fait les recommandations suivantes concernant la fonction de PP :

La gestion est d’accord avec ces recommandations et a préparé un plan d’action pour répondre à chacune d’entre elles.