États financiers
Annexe : Évaluation des contrôles internes en matière de rapports financiers
Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015
1. Introduction
Le présent document présente de l’information sommaire sur les mesures prises par le ministère de la Justice (le Ministère) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Ministère se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015 et le Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Le ministère de la Justice est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par le sous-ministre, est instauré et englobe :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
- un code de valeurs et d'éthique;
- la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers; et
- la surveillance de la gestion du contrôle interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action au sous-ministre, à la haute direction du Ministère et au Comité ministériel de vérification.
Le Comité ministériel de vérification fournit des conseils au sous-ministre quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
Le Ministère de la justice compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes communes au sein du gouvernement du Canada
- le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux du Canada exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services conformément à la délégation de pouvoirs du ministère de la Justice, ainsi que la fourniture d’installations;
- le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit au ministère de la Justice les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- le ministère des Services partagés Canada fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) au ministère de la Justice dans les domaines des centres de données et des réseaux.
Entente particulière pour le ministère de la Justice
- le ministère de la Justice est un fournisseur de services communs en matière juridique pour des ministères et des organismes fédéraux et il facture par conséquent ces organisations pour la prestation de ses services juridiques en vertu des ententes à cet effet; le Ministère fournit un montant annuel pour les services juridiques qu’il offre gratuitement;
- le ministère de la Justice donne des renseignements sur les litiges en cours afin d’aider les ministères et les organismes fédéraux à établir des rapports sur les éventualités;
- le ministère de la Justice fournit certains services organisationnels (internes) au Service des poursuites pénales du Canada;
- le ministère de la Justice appuie les gouvernements provinciaux et territoriaux dans l’exécution des ordonnances alimentaires et des ententes familiales en interceptant les paiements fédéraux destinés aux personnes dont les versements de pensions alimentaires sont en souffrance.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2014-2015
Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d'évaluation de l'année en cours sont résumés ci-dessous.
Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante
Les travaux de conception de processus importants devant être mis en œuvre au cours des prochains exercices financiers ont débuté en 2014-2015 et inclus les processus de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye (mise en œuvre en 2015-2016) et le nouveau modèle de financement des services juridiques dans le contexte de l’Examen des services juridiques (mise en œuvre en 2016-2017). Il n’a pas été nécessaire jusqu’à maintenant d’apporter des changements majeurs aux contrôles clés.
Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le Ministère a terminé l’évaluation prévue en 2014-2015 des contrôles au niveau des entités, des contrôles généraux de la TI, ainsi que des contrôles financiers clés des comptes des états financiers du Compte du droit familial (passif), des salaires et avantages sociaux (charges), des services professionnels et spéciaux (charges), des revenus de services juridiques, des paiements de transfert, des créditeurs et charges à payer, des créances et avances et des frais – droit familial (revenus). Dans la plupart des cas, les contrôles clés mis à l'essai se sont déroulés comme voulu, mais les mesures correctives suivantes ont été apportées :
- les activités d’audit interne sur la Conformité des Services juridiques ministériels aux politiques financières et l’Initiative d'Amélioration du processus de recouvrement des coûts (APRC) – Phase 1, ainsi que l’examen de la sécurité de la TI, ont mis en lumière des possibilités de renforcer davantage la conception des contrôles clés et d’adresser des lacunes liées au fonctionnement des contrôles clés particuliers.
Des plans d'action de la direction ont été élaborés en réponse aux recommandations par les responsables du processus.
4. Plan d’action du Ministère
4.1 Progrès au cours de l’exercice 2014-2015
Le ministère de la Justice a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent, comme il est indiqué dans le tableau suivant.
| Plan cyclique de surveillance continue pour l'année en cours | État |
|---|---|
|
Activité réalisée comme prévu; aucune mesure corrective n'est nécessaire. |
Contrôles clés au niveau du processus pour le compte Services professionnels et spéciaux (charges) des états financiers. |
Activité réalisée comme prévu; des mesures correctives sont entreprises. |
Contrôles clés au niveau du processus pour le compte Revenus des services juridiques des états financiers. |
Activité réalisée comme prévu; on a commencé la mise en œuvre de mesures correctives. |
4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les années subséquentes
Le plan cyclique de surveillance continue du Ministère au cours des trois prochaines années, fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.
| Secteur de contrôle clés | Cycle des tests d’efficacité opérationnelle | ||
|---|---|---|---|
| 2015-16 | 2016-17 | 2017-18 | |
| Contrôles au niveau des entités | X | X | X |
| Contrôles généraux concernant la TI gérés par le Ministère | X | X | X |
| Niveau des contrôles du processus Le calendrier de surveillance continue pour les comptes précis des états financiers est présenté ci-dessous. |
|||
| Compte du droit familial (passif) | X | X | X |
| Salaires et avantages sociaux (charges) | X | X | X |
| Services professionnels et spéciaux (charges) | X | X | X |
| Revenus de services juridiques | X | X | X |
| Paiements de transfert | X | X | X |
| Déplacements et réinstallations (charges) | X | X | |
| Immobilisations corporelles | X | X | |
| Créditeurs et charges à payer | X | X | |
| Créances et avances | X | ||
| Frais – droit familial (revenus) | X | ||
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