États financiers

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Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du ministère de la Justice du Canada pour l’exercice 2018-2019 (non audité)

Pour l'exercice terminé le 31 mars

1. Introduction

Le présent document donne de l’information sur les mesures prises par le ministère de la Justice Canada (le ministère) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), de même que de l’information sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de l’organisation se trouvent dans le Plan ministériel et dans le Rapport sur les résultats ministériels.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le ministère est doté d’une structure de gouvernance et de responsabilité bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne.

Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par le dirigeant principal des finances, est instauré et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion des contrôles internes à l’appui d’une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leur secteur de responsabilité en matière de gestion des contrôles;
• l’Unité des valeurs et de l’éthique, qui offre des programmes d’éducation et de sensibilisation et qui a élaboré un code de conduite ministériel;
• les activités continues de communication et de formation sur les exigences prévues dans des lois et des politiques à l’appui de la saine gestion financière et du contrôle;
• la surveillance semestrielle de la gestion du contrôle interne et des comptes rendus périodiques à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l’évaluation connexe et des plans d’action à l’administrateur général, de même qu’à la haute direction du ministère et, s’il y a lieu, au Comité ministériel de vérification (CMV).

Le CMV est un comité indépendant et objectif qui fournit des conseils à la sous-ministre sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et processus ministériels de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques.

2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le ministère confie à d’autres organisations le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers, notamment :

Ententes communes au sein du gouvernement du Canada

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le versement des salaires et l’acquisition de biens et de services, selon la délégation des pouvoirs du ministère, et fournit des services de gestion des locaux;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au ministère des renseignements sur les assurances des fonctionnaires fédéraux et il assure la gestion centralisée du paiement de la part des cotisations de l’employeur aux régimes d’avantages sociaux des employés.
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure des technologies de l’information (TI) au ministère dans les domaines des centres de données et des services de réseau.

Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF portant sur ces services en particulier.

Ententes particulières du ministère de la Justice

Le ministère fournit certains services intégrés (internes) au Service des poursuites pénales du Canada (SPPC), ainsi qu’une plateforme du système financier SAP pour saisir et déclarer toutes les opérations financières.

Services communs fournis par le ministère

• Le ministère est un fournisseur de services communs en matière juridique pour des ministères et des organismes fédéraux et il facture par conséquent à ces organisations la prestation de ses services juridiques aux termes d’ententes conclues à cet effet; le ministère fournit un montant annuel pour les services juridiques qu’il offre gratuitement.
• À l’appui des services communs fournis, il incombe au ministère de nommer des juristes si l’expertise et les ressources internes ne sont pas disponibles. Le terme « juriste » désigne des avocats du secteur privé dont les services sont retenus à l’occasion pour fournir des services juridiques à des ministères et organismes fédéraux. Les dépenses liées aux juristes sont généralement payées par les autres ministères et organismes fédéraux.
• Le ministère fournit des renseignements sur les litiges en cours afin d’aider les ministères et les organismes fédéraux à établir des rapports sur les éventualités.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle pour l’exercice 2018-2019

Le tableau ci-dessous résume l’état des activités de surveillance continue d’après le plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent.

Les principales constatations et adaptations requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumées ci-après.

3.1 Contrôles nouveaux ou considérablement modifiés

Au cours de l’exercice, le ministère a lancé un nouveau système de gestion des dossiers juridiques pour remplacer l’ancien système et l’harmoniser avec l’initiative du Système de gestion de cas partagé du gouvernement du Canada. Le système est intégré au système de gestion financière du ministère afin de faciliter la constatation des revenus et la production de rapports sur les heures de services juridiques facturables. Les résultats de l’évaluation des CGTI du système sont présentés à la section 5, puisque la solution soutient les services communs fournis aux autres ministères fédéraux.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le ministère a entrepris sa première évaluation officielle des contrôles des rapports financiers et du cycle de clôture. Les points à améliorer et à corriger seront divulgués dans l’Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers pour l’exercice 2019-2020.

Le ministère a également terminé la réévaluation des contrôles financiers des processus opérationnels relatifs aux immobilisations corporelles, à la réinstallation et aux dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements. Les contrôles clés qui ont été testés ont fonctionné comme prévu, avec les mesures correctives (au besoin) énoncées ci-dessous :

Les responsables des processus ont élaboré des plans d’action de la direction en réponse aux recommandations ci-dessus.

4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices suivants

Comme le ministère a déjà effectué une évaluation complète de l’ensemble du système ministériel de CIRF, il est au stade de la surveillance continue. Grâce aux progrès réalisés jusqu’à maintenant, le ministère est en mesure de compléter l’évaluation de son système de CIRF durant l’exercice 2019-2020. À ce moment-là, le ministère mettra en application son plan cyclique de surveillance continue pour évaluer le rendement des contrôles en fonction du risque dans tous les domaines de contrôle.

Le ministère commencera son évaluation des contrôles internes en matière de gestion financière (CIGF) au cours de l’exercice 2019-2020. Le plan pour les trois prochains exercices est présenté dans le tableau suivant. Il est fondé sur une validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé ainsi que sur les ajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu. Le plan comporte des éléments de CIGF afin de se conformer aux exigences de la Politique sur la gestion financière. Le plan triennal couvre tous les éléments généraux de CIGF.

5. Résultats de l’évaluation ministérielle des services communs au cours de l’exercice 2018-2019

Le ministère, à titre de fournisseur de services juridiques communs, a effectué une évaluation annuelle des contrôles internes liés aux services juridiques qu’il fournit. L’évaluation de l’exercice en cours a porté sur les CGTI du système de gestion des dossiers juridiques. Les résultats de cette évaluation sont décrits ci-dessous.

Il convient de souligner que des tests de contrôle ont été effectués sur un nouveau système de gestion des dossiers juridiques qui devait remplacer l’ancien système au cours de l’exercice 2018-2019.

À la suite des tests d'efficacité de conception effectués sur les contrôles généraux du système, le ministère n’a relevé aucune observation ayant une incidence sur les rapports financiers. Il a été déterminé que les contrôles en place étaient satisfaisants.

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