Cadre de recouvrement des coûts
Juillet 2010

1. Introduction


1. INTRODUCTION

1.1 Contexte

En 2004, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a demandé la tenue d’un Examen des services juridiques pour examiner, entre autres, la durabilité du financement et la gestion des services juridiques au sein du gouvernement du Canada. Cet examen a été entrepris conjointement par le ministère de la Justice et le SCT, en collaboration avec des ministères et organismes gouvernementaux choisis.

L’examen a permis d’avoir une meilleure compréhension des coûts pertinents de la prestation de services juridiques au gouvernement. Les constatations qui en découlent appuyaient le recours continu à un modèle de financement « hybride », au sein du ministère de la Justice, pour la prestation des services juridiques. Le modèle hybride comprend une combinaison de financement par services votés, et par recouvrement des coûts auprès des ministères et organismes Footnote 1 à qui des services ont été rendus, comme des sociétés d’État et des organisations non fédérales et internationales. Les services fournis au-dessus des niveaux établis seraient facturés aux ministères clients, tandis que les niveaux de service fournis sans facturation à ces ministères clients seraient examinés et établis annuellement par le ministère de la Justice.

Le modèle hybride est conçu pour équilibrer la demande, la prestation et la supervision des services juridiques au sein du gouvernement. Il fournit au Ministère un financement sous forme de services votés pour répondre à un certain niveau de demande et permet aux ministères clients de financer les demandes de services juridiques au-delà des ressources à la disposition du Ministère. Le modèle fournit également des incitatifs pour que les ministères clients gèrent leur demande de services juridiques et reconnaissent qu’ils ont une responsabilité partagée en ce qui concerne les affaires juridiques du gouvernement.

En octobre 2006, le CT a approuvé une autorisation de crédit net Footnote 2 pour le ministère de la Justice, de l’ordre de 178 millions $ (excluant les contributions au régime d’avantages sociaux des employés), pour la prestation de services juridiques. L’autorisation de crédit net est entrée en vigueur le 1er avril 2007, et le ministère de la Justice a dès lors commencé à recouvrer les coûts des services juridiques fournis selon le modèle de financement qui comprend des fonds sous formes de crédits (services votés) et le recouvrement des coûts auprès des ministères clients.

Le ministère de la Justice a élaboré un modèle unique de recouvrement des coûts comportant diverses catégories de coûts. Ces coûts sont utilisés pour établir les tarifs des services externes uniformes pour les avocats et les parajuristes qui fournissent des services juridiques, et pour les informaticiens. Le modèle repose sur le coût complet de la prestation de services, et les tarifs des services externes s’appliquent de façon cohérente à tous les types de services juridiques, y compris la consultation, le contentieux et la rédaction législative/réglementaire. Les tarifs sont examinés chaque année, rajustés, puis présentés au CT à des fins d’approbation.

Les débours payés par le ministère de la Justice pour le compte des ministères clients sont recouvrés par l’entremise d’un processus distinct de « recouvrement des débours ». En vue de simplifier le processus, depuis le 1er avril 2008 les débours inférieurs à 200 $ sont facturés à même les tarifs des services externes, tel qu’approuvé par le CT. Cette mesure a été prise pour réduire le fardeau administratif pour le Ministère et ses clients.

Les budgets sont accordés aux centres de responsabilité ministériels en fonction d’une allocation de services votés et de recettes provenant de l’autorisation de crédit net. Ces recettes représentent une source de financement importante pour le Ministère, en effet plus du tiers de son budget de fonctionnement provient d’une autorisation de crédit net. En 2007-2008, le ministère de la Justice a perçu 213,7 millions $ en recouvrement des coûts, débours compris. Au 8 décembre 2008, le Ministère avait perçu 98 millions $ (soit 44 %) des 225 millions $ prévus en recettes pour 2008-2009.

Les facteurs de risque suivants ont été pris en compte dans cette vérification : le niveau de recouvrement des coûts réels, le caractère adéquat des documents pour justifier les montants réclamés aux clients au titre du recouvrement des coûts, l’utilisation ou l’application appropriée des contrôles financiers, la clarté des responsabilités et des attentes, la conformité aux politiques et aux procédures liées au recouvrement des coûts, le caractère adéquat du suivi, de l’orientation et de la direction, le caractère approprié des tarifs et la cohérence des rapports.

1.2 Objectifs de la vérification

Les principaux objectifs de cette vérification étaient d’examiner et d’évaluer le caractère approprié du cadre actuel de contrôle de la gestion en ce qui concerne le recouvrement des coûts et le modèle unique de recouvrement des coûts à facturer aux ministères clients.

L’équipe de vérification a examiné et a évalué :

  1. les rôles, les responsabilités et les pouvoirs pour approuver et offrir les services à recouvrement de coûts afin de s’assurer qu’ils sont appropriés et conformes à la responsabilisation générale accrue;
  2. les politiques et les procédures qui font partie du cadre de recouvrement des coûts, y compris :
    • procédures comptables ou de facturation pour déterminer la conformité aux politiques du CT;
    • les procédures de production de rapports internes servant à fournir, à la direction du ministère de la Justice et aux clients, des renseignements opportuns et exacts sur les services fournis aux ministères/organismes et les coûts connexes;
    • les processus de consultation, de communication et de règlement des différends avec les clients;
  3. les mécanismes actuels destinés à lier, de façon appropriée, le recouvrement des coûts au processus d’allocation budgétaire;
  4. le caractère approprié des protocoles d’entente (PE) interministériels génériques;
  5. l’efficacité et le caractère approprié des pratiques liées au recouvrement des débours.

Finalement, les vérificateurs ont examiné le modèle de prévision des coûts et les tarifs des services juridiques afin de déterminer s’ils sont conformes aux politiques applicables du CT.

1.3 Portée de la vérification

La vérification comprenait les activités menées à l’administration centrale, dans les quatre bureaux régionaux (Colombie-Britannique, Prairies, Québec et Ontario) et les deux services juridiques ministériels (SJM de Santé Canada et SJM de l’Agence des services frontaliers du Canada).

La vérification a porté principalement sur le cadre de gestion pour le recouvrement des coûts, mais excluait les essais exhaustifs pour déterminer l’exactitude des coûts recouvrés et la fiabilité des rapports sur ces renseignements. Ces éléments formeront la base d’une deuxième vérification qui sera effectuée plus tard.

Le recouvrement des coûts des salaires pour les avocats du MJ qui participent à des ententes de détachement ou d’échange avec d’autres organisations ne fait pas partie de la portée du régime d’autorisation de crédit net et, par conséquent, cet élément a été exclu de la vérification.

Les phases de planification et d’examen sur les lieux ont été menées au cours de la période de novembre 2008 à février 2009.

Les détails sur la méthodologie de vérification employée sont décrits à l’annexe A.