Services juridiques ministériels
Ressources naturelles Canada
Avril 2010

2. Observations – cadre de gestion


2. OBSERVATIONS – CADRE DE GESTION

2.1 Objectifs, priorités, planification et gestion des risques

Les priorités et les objectifs organisationnels des SJM de RNCan sont bien compris par les avocats, le personnel et le ministère client.

Les organisations qui réussissent bien établissent leurs objectifs et leurs priorités et les mettent par écrit afin que le personnel professionnel et les employés de soutien, ainsi que le client, comprennent clairement les attentes.

Les SJM de RNCan ont publié leurs objectifs à long terme sur le site intranet de RNCan. Ceux‑ci consistent à donner en temps utile des conseils juridiques exacts, cohérents et uniformes sur les activités de RNCan et les questions d’intérêt interministériel qui découlent des activités de programme et des initiatives stratégiques de RNCan. En fournissant ces services, les SJM contribuent à l’atteinte du résultat stratégique du Ministère, à savoir « un gouvernement fédéral appuyé par des services juridiques efficaces et adaptés aux besoins ».

Les priorités à court terme des SJM sont déterminées par les priorités du ministère client. L’avocate générale et directrice exécutive se tient au courant des priorités de RNCan principalement en participant aux travaux du Comité de gestion ministérielle de RNCan et du Comité de gestion des politiques et des sciences de RNCan, lesquels sont chargés d’établir les objectifs et les priorités du ministère. La participation aux travaux de ces comités permet à l’avocate générale et directrice exécutive des SJM de comprendre les priorités opérationnelles et de gestion de RNCan. D’autres interactions avec le ministère client permettent également de cerner ces priorités. L’avocate générale et directrice exécutive communique les priorités du client de vive voix aux avocats et aux chefs d’équipe. Ces priorités sont également exposées lors des réunions d’équipe bimensuelles. Certains secteurs de RNCan utilisent également les wikis pour faire connaître leurs objectifs et priorités.

Les priorités transparaissent dans la contribution des SJM à l’élaboration du plan des ressources humaines du Portefeuille. Selon le plan de services de 2009-2010 inclus dans le protocole d’entente (PE) entre le ministère de la Justice et RNCan pour la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2012, RNCan demande des fonds supplémentaires pour appuyer les activités de consultation des Autochtones. Le plan de services indique plusieurs secteurs où des services seront offerts (p. ex. projet gazier de Mackenzie Note de bas de page 3 , Bureau de gestion des grands projets, Centre d'expertise sur les subventions et les contributions). Il précise également que l’avocat général rencontrera régulièrement (deux fois par année) les représentants de RNCan qui sont responsables d’une grande partie de la demande de services juridiques, afin de déterminer les questions à venir et les dossiers prioritaires. Les cadres supérieurs de RNCan ont signalé qu’on les consulte régulièrement pour s’assurer de bien comprendre les priorités. Ils se sont également dits très satisfaits des services qu’ils reçoivent des SJM.

L’équipe de vérification est d’avis que les priorités et les objectifs organisationnels des SJM sont bien compris par les avocats, le personnel et le ministère client.

Les SJM de RNCan ont déterminé et évalué les risques importants qui pourraient les empêcher d’atteindre leurs objectifs et ont pris des mesures pour atténuer ces risques.

Il faut déterminer et évaluer les risques qui pourraient empêcher l’atteinte des objectifs, et préciser les stratégies d’atténuation de chaque risque important.

L’avocate générale et directrice exécutive des SJM de RNCan a dit à l’équipe de vérification que les deux principaux risques auxquels sont confrontés les SJM sont le manque d’expérience du personnel juridique dans des domaines du droit liés aux projets de pipeline et aux projets énergétiques et miniers et la perte de mémoire institutionnelle que pourrait entraîner le départ d’un avocat chevronné des SJM.

Les SJM de RNCan ont recruté un avocat principal supplémentaire qui possède l’expertise nécessaire. De plus, des domaines d’expertise qui se recouvrent partiellement ont en outre été créés pour accroître les connaissances requises, ce qui réduit le risque associé à la perte éventuelle de mémoire institutionnelle. L’équipe de vérification estime que ces mesures sont adaptées aux risques que l’avocate générale et directrice exécutive a relevés.

Nous sommes d’avis que les SJM gèrent actuellement les risques de façon satisfaisante.

2.2 Organisation

Les responsabilités sont clairement définies au sein des SJM de RNCan.

Les SJM de RNCan comptent 18 employés, dont 14 avocats et 4 employés de soutien. Les avocats forment deux équipes : l’équipe du droit des sociétés, du droit commercial et du droit de la propriété intellectuelle et l’équipe du droit de l’énergie et du droit réglementaire. Les chefs d’équipe ont la responsabilité de superviser le travail des avocats de leur équipe et de modifier les attributions, au besoin. Ils n’assument aucune responsabilité en ce qui a trait aux budgets et à la dotation. Ces responsabilités correspondent à celles énoncées dans les descriptions de travail.

Nous estimons que les SJM sont organisés de façon appropriée.

2.3 Répartition et suivi de la charge de travail

Les processus en place au sein des SJM favorisent le traitement efficace des demandes de services juridiques de la clientèle tout en maintenant la qualité du service.

On doit gérer la charge de travail de façon à pouvoir traiter efficacement les demandes de services juridiques de la clientèle tout en maintenant la qualité du service.

Les chefs d’équipe ont la responsabilité d’attribuer le travail, de surveiller la charge de travail de leur équipe et de suivre la disponibilité des avocats afin de leur confier de nouveaux dossiers. Les avocats gèrent leur charge de travail et leurs priorités. Les conflits de priorités qui sont difficiles à régler sont soumis aux chefs d’équipe ou à l’avocate générale et directrice exécutive. Le système en place fonctionne bien et aucun problème n’a été relevé.

Tous les avocats ont formulé des observations sur la lourdeur de leur charge de travail, mais ont par ailleurs indiqué que celle-ci était gérable dans l’ensemble. Ils ont signalé que le client comprend que la demande de services juridiques est élevée et qu’il n’est donc pas toujours possible de recevoir une réponse immédiate des SJM. Les personnes-ressources clientes ont informé l’équipe de vérification qu’elles étaient satisfaites des services juridiques reçus.

L’équipe de vérification est d’avis que les processus en place au sein des SJM favorisent le traitement efficace des demandes de services juridiques de la clientèle tout en maintenant la qualité du service.

2.4 Surveillance du rendement

Les SJM de RNCan surveillent le rendement de façon appropriée.

La surveillance du rendement est le processus permanent et systématique de collecte, d’analyse, de communication et d’utilisation des renseignements sur le rendement. La surveillance est essentielle pour évaluer les progrès d’une organisation qui cherche à atteindre des résultats prévus et pour apporter les changements qui s’imposent afin d’assurer l’atteinte de ces résultats. Elle appuie la prise des décisions, la responsabilisation et la transparence.

Les normes de service des SJM de RNCan sont définies en annexe au PE conclu avec RNCan pour la période de 2009‑2012 relativement à la prestation de services juridiques. Ces normes ont été établies par la Direction de la gestion de la pratique du droit du ministère de la Justice à l’intention des SJM et de son ministère client. Le questionnaire normalisé que le Bureau de la planification stratégique et de la mesure du rendement (BPSMR) a utilisé dans son sondage triennal sur la satisfaction de la clientèle cadre bien avec ces normes de service.

Le BPSMR a communiqué de la rétroaction officielle sur les principaux éléments de la qualité des services des SJM pour la dernière fois en 2007. Le BPSMR a fourni aux SJM un résumé des résultats, qu’il a comparés à ceux des autres SJM du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire et de tous les autres SJM au ministère de la Justice. Les employés de RNCan qui ont répondu au sondage ont jugé la capacité de réponse des SJM de RNCan excellente, la rapidité de réponse très bonne et l’utilité des services, excellente ou très bonne.

L’avocate générale et directrice exécutive nous a également dit qu’elle reçoit de la rétroaction directement des sous-ministres adjoints de RNCan au sujet du travail des avocats des SJM. Les représentants du client qui ont été interrogés par l’équipe de vérification se sont tous dits satisfaits des services des SJM.

L’équipe de vérification est d’avis que les SJM de RNCan surveillent le rendement de façon appropriée.

2.5 Communication

Les SJM de RNCan n’ont pas de manuel de procédures administratives.

Les procédures administratives d’une organisation doivent être bien consignées, car elles fournissent aux employés l’information dont ils ont besoin pour mener les activités de façon cohérente, efficace et économique.

Les SJM de RNCan n’ont pas de manuel de procédures administratives, de sorte que leurs employés se fient à la connaissance que la gestionnaire de bureau a des politiques et des procédures administratives de RNCan. Cette situation pose peu de risque sur le plan opérationnel tant que l’actuelle gestionnaire de bureau, qui possède une vaste expérience, demeure en poste aux SJM. Toutefois, l’équipe de vérification est d’avis que sans l’orientation fournie par un manuel à jour des procédures administratives, il y a un risque que toute personne appelée à remplacer la gestionnaire de bureau ait de la difficulté à s’acquitter des tâches requises, au détriment de la productivité des SJM. Nous estimons que les employés des SJM devraient avoir à leur disposition un guide officiel leur indiquant comment exécuter les tâches administratives, notamment en ce qui a trait à la gestion de l’information et des documents, aux photocopies en grande quantité, à la comptabilisation du temps, aux laissez-passer d’immeuble, aux préparatifs de voyage et aux coupons de taxi.

Les pratiques en matière de communication des SJM de RNCan donnent aux employés les renseignements dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Des communications efficaces et appropriées sont essentielles dans tout milieu de travail. Les renseignements doivent être communiqués en temps opportun pour que l’on puisse agir en se fondant sur des renseignements exacts et à jour.

Les principaux moyens utilisés pour communiquer l’information au personnel des SJM sont les suivants :

Les avocats et les employés de soutien interrogés par l’équipe de vérification ont généralement convenu que ces mécanismes garantissent que tous les membres des SJM disposent de l’information dont ils ont besoin pour assumer leurs fonctions. Bon nombre d’avocats nous ont informés que le manque d’orientation de la part du ministère client au sujet des priorités ou le manque de compréhension que le client a du type d’information qu’il doit fournir au personnel juridique constituent une source de frustration. Certains avocats ont indiqué qu’ils aimeraient avoir une plus grande proximité physique avec les autres avocats du ministère de la Justice pour pouvoir mettre en place un réseau informel. Les bureaux de RNCan sont situés à plusieurs kilomètres de l’administration centrale du ministère de la Justice.

Nous sommes d’avis que les pratiques de communication des SJM sont satisfaisantes.

Les SJM de RNCan utilisent des pratiques satisfaisantes afin de s’assurer qu’ils donnent des avis juridiques cohérents.

Les SJM utilisent de nombreuses pratiques pour assurer la cohérence des avis juridiques qu’ils donnent aux secteurs clients de RNCan, notamment :

L’avocate générale et directrice exécutive et les avocats des SJM ont dit à l’équipe de vérification qu’ils sont satisfaits des mesures mises en place pour assurer la cohérence des avis juridiques. Les résultats du sondage sur la satisfaction de la clientèle réalisé par le BPSMR en 2007 ont révélé que les clients des SJM à RNCan sont très satisfaits de la qualité du service.

L’équipe de vérification est d’avis que les pratiques utilisées par les SJM pour assurer la cohérence des avis juridiques sont satisfaisantes.

Recommandation et réponse de la direction

1. Il est recommandé que l’avocate générale et directrice exécutive veille à ce qu’un manuel des procédures administratives soit rédigé.

Je suis d’accord. L’élaboration d’un guide des procédures administratives actualisé est en cours. Échéance : le 31 décembre 2010.