Processus de vérification des comptes des mandataires
Avril 2011

2. Observations – Cadre de contrôle financier pour la vérification des comptes

2.1 Politiques, procédures et lignes directrices

Il est nécessaire d’examiner et de mettre à jour les procédures de vérification des comptes juridiques du CGPCAC et de communiquer l’importance de respecter ces directives au personnel des bureaux régionaux.

Le CGPCAC a fait de grands progrès dans l’élaboration de politiques et de directives sur la recherche et la nomination de mandataires et a réussi à communiquer les exigences de ces politiques et de ces directives aux bureaux régionaux. Cependant, le CGPCAC doit développer les procédures de vérification des comptes des mandataires qu’il a établies en fournissant des formulaires et des listes de vérification qui répondent aux besoins de tous les portefeuilles juridiques régionaux et en prescrivant l’utilisation de formulaires et de listes de vérification standards dans les bureaux régionaux.

Nous avons constaté que les portefeuilles juridiques régionaux ont rédigé leurs propres manuels opérationnels et ont préparé et adapté leurs propres formulaires. Par exemple, le Bureau régional de l’Ontario (BRO) se sert d’une pièce justificative de chèque d’avance comme formulaire d’accompagnement des factures destinées au SPPC au lieu de la note de service normalisée fournie par le CGPCAC. Au Bureau régional de la Colombie-Britannique (BRCB), la liste de contrôle pour la vérification des comptes de mandataires diffère grandement de la liste de contrôle et de conformité fournie par le CGPCAC. Nous soulignons que la liste de vérification du BRCB est plus exhaustive que la liste de vérification du CGPCAC. Elle requiert que le mandataire présente un rapport d’étape sur le dossier tous les trois mois, que le total courant des factures reçues et le solde du contrat soient tenus à jour et que le personnel vérifie pour chaque signature que le système iCase a été mis à jour et que la liste de vérification a été remplie avant de fermer le dossier. Puisqu’il exige de remplir la liste de vérification avant la fermeture du dossier, le BRCB est plus normatif que le CGPCAC. Dans le BRO et le Bureau régional du Québec (BRQ), les listes de vérification dressées par le CGPCAC pour faciliter la vérification des comptes des mandataires ne sont pas versées aux dossiers. En outre, les listes de vérification utilisées par le BRO et le BRQ ne sont pas aussi complètes que la liste de vérification du CGPCAC ou celle du BRCB. En conséquence, les traces de la surveillance financière et de la surveillance des objectifs de rendement varient d’une région à l’autre.

Le CGPCAC a fourni une note de service normalisée pour transmettre des renseignements sur la vérification aux ministères clients ainsi qu’au SPPC pour les besoins de la saisie de données. Nous avons constaté que la note de service normalisée n’était pas utilisée de façon systématique lors de la transmission de renseignements sommaires sur la vérification, ce qui pourrait entraîner des erreurs dans la collecte et la saisie de données. Selon nous, en ce qui concerne la vérification des comptes des mandataires, le CGPCAC doit prescrire l’utilisation de procédures, de formulaires et de listes de vérification standards dans tous les bureaux régionaux. Si les régions suivent ces procédures, les comptes des mandataires seront dûment vérifiés, les données recueillies seront complètes et exactes, la production de rapports sur l’état des comptes des mandataires sera uniforme, le contenu des dossiers sera complet et une piste de vérification détaillée sera fournie.

L’équipe de vérification a procédé à l’examen du processus de vérification des comptes des mandataires. Ce dernier a révélé que le timbre de vérification était utilisé de façon irrégulière. Les avocats mandants du BRCB n’emploient pas de timbre de vérification. L’avocat-conseil ou le superviseur du mandataire signe la note de service normalisée préparée par le CGPCAC, laquelle confirme que la facture a été vérifiée, et l’annexe à la facture. En général, l’avocat mandant responsable de la vérification du compte ne signe pas la note de service normalisée. Une copie de la note de service est jointe à la facture lorsqu’elle est envoyée au ministère client et au SPPC. Nous avons remarqué que le personnel du BRO et du BRQ apposait normalement un timbre de vérification sur la facture lorsqu’il vérifiait le compte d’un mandataire. Toutefois, en passant en revue les comptes de notre échantillon, nous nous sommes aperçus que, dans certains cas, le personnel avait annexé une note de service au compte vérifié au lieu d’y apposer le timbre de vérification.

D’après nous, tous les comptes des mandataires devraient porter un timbre de vérification standard. Contrairement à une lettre d’accompagnement, le timbre de vérification ne peut pas être détaché de la facture. Le timbre devrait être signé et daté par l’avocat mandant responsable de la vérification du compte. Les procédures fournies par le CGPCAC devraient exiger l’utilisation du timbre de vérification.

Recommandations et réponses de la direction

1. Nous recommandons au directeur du CGPCAC d’examiner et de mettre à jour les procédures de vérification des comptes, en consultation avec le DPF, et d’en prescrire l’utilisation dans l’ensemble des bureaux régionaux. (Risque moyen) Note de bas de page 1

D’accord. Le CGPD, en consultation avec la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), examinera les procédures de vérification des comptes au cours du présent exercice (2011-2012). Cet examen comprendra la révision de tous les formulaires, lignes directrices, listes de vérification et modèles existants utilisés au cours du processus de taxation. Lorsque les procédures auront été finalisées, elles formeront la base d’une directive opérationnelle qui sera appliquée dans tous les bureaux régionaux et services juridiques de l’ensemble du Ministère.

Échéancier :
Examen des procédures de taxation et rédaction de la directive : 31 mars 2012
Mise en œuvre de la directive et de la formation connexe : 30 juin 2012

Recommandations et réponses de la direction

2. Nous recommandons au directeur du CGPCAC de rendre obligatoire l’apposition d’un timbre de vérification standard sur tous les comptes des mandataires, en consultation avec le DPF. (Risque moyen)

D’accord. Le CGPD rendra obligatoire l’utilisation d’un timbre de taxation standard à apposer sur tous les comptes des mandataires. Le CGPD concevra ce timbre et rédigera les procédures pertinentes en consultation avec la DGDPF. L’exigence de conformité à l’utilisation du timbre de taxation sera mise en œuvre le 30 juin 2011 et le SPGA, Contentieux, la fera connaître à tous les intervenants pertinents.

Il sera également fait référence à l’utilisation obligatoire du timbre de taxation dans les procédures de taxation mises à jour et elle sera incluse dans la directive opérationnelle mentionnée dans notre réponse à la recommandation 1.

Échéancier :
Mise en œuvre du nouveau timbre de taxation : 30 juin 2011

2.2 Taux et pouvoirs délégués

Les lignes directrices sur les taux horaires et les pouvoirs délégués d’approbation doivent être examinés et modifiés.

Les lignes directrices sur les taux horaires des mandataires sont présentées dans le site du Programme des mandataires de JUSnet. Nous nous sommes rendu compte que ces taux étaient bien en deçà des taux courants du marché, même pour le travail habituel. On nous a dit que ces faibles taux ont une incidence sur le temps nécessaire pour embaucher un mandataire et la priorité que le mandataire accorde subséquemment au dossier.

Les avocats mandants de la Section de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration du BRCB, qui ont un volume élevé de dossiers à confier à des mandataires, nous ont indiqué que les procédures les obligeaient à contacter au moins trois cabinets par dossier avant de sélectionner un mandataire. En règle générale, ils doivent communiquer avec cinq ou six cabinets avant de trouver un mandataire désireux de s’occuper de leur dossier. Au cours de la semaine précédant l’entrevue effectuée au cours de la vérification, ils ont contacté environ 15 cabinets pour un seul dossier. Les avocats nous ont aussi informés que les taux offerts aux mandataires se situaient bien en deçà des taux du marché, ce qui se traduirait par l’attribution d’un nombre croissant de dossiers à des avocats débutants. Les avocats mandants de la Section des services consultatifs de la Division des affaires autochtones du BRO ont mentionné qu’il était difficile d’embaucher des avocats spécialisés en immobilier à titre de mandataires à cause des lignes directrices actuelles en matière d’honoraires. Ils ont précisé qu’ils n’arrivaient pas à faire approuver les taux horaires supérieurs à 125 $ pour les dossiers relatifs à l’immobilier, lesquels sont beaucoup plus bas que les taux normaux du marché. Par conséquent, ils éprouvent de la difficulté à embaucher des avocats expérimentés à titre de mandataires ou bien ces derniers, une fois nommés, ne terminent pas le travail dans les délais impartis. Le CGPCAC nous a avisés que la perspective régionale concernant les lignes directrices actuelles en matière de taux horaires semble indiquer que l’application du processus concurrentiel et des lignes directrices est mal comprise. Les bureaux régionaux ont été mis au fait que les lignes directrices sur les taux horaires servaient seulement de point de référence pour l’établissement de la rémunération. La rémunération est déterminée au cas par cas en tenant compte d’un certain nombre de facteurs, comme la complexité de la tâche, les champs d’expertise, l’expérience requise, l’urgence et le marché régional dans lequel les services sont demandés. Les autres facteurs comprennent le niveau de risque, le degré d’effort que l’avocat doit accomplir pour se familiariser suffisamment avec les questions cruciales, les sensibilités politiques, le degré élevé d’attention que suscite le dossier lié au travail en question et la rémunération versée aux mandataires embauchés par le passé pour fournir des services similaires. Le CGPCAC a indiqué que la mise en place d’approches concurrentielles pour l’identification et la sélection de mandataires ces dernières années a relégué les lignes directrices en matière d’honoraires à un rang secondaire en ce qui concerne l’établissement de la rémunération.

Le pouvoir d’approuver les taux horaires allant jusqu’à 125 $ l’heure a été délégué aux avocats généraux principaux. Les taux supérieurs à 125 $ doivent être approuvés par la Direction du contentieux du SPGA, le sous-ministre adjoint ou le sous-ministre. Lors de nos entrevues, nous avons constaté que le processus de recherche et de sélection de mandataires serait rationalisé si les taux supérieurs à 125 $ pouvaient être approuvés au niveau local.

Au moment de la vérification, les lignes directrices sur les taux horaires contribuant à l’établissement de la rémunération des mandataires faisaient l’objet d’un examen. On nous a dit que les taux horaires n’avaient pas été révisés à la hausse depuis 1991–1992. Il est à noter que les pouvoirs délégués d’approbation devront être rajustés en conséquence.

Recommandation et réponse de la direction

3. Nous recommandons au directeur du CGPCAC de s’assurer que les lignes directrices sur les taux horaires et les pouvoirs délégués d’approbation sont examinés et modifiés. (Risque faible)

D’accord. Par suite de l’établissement, ces dernières années, de processus concurrentiels pour la sélection des mandataires, les lignes directrices sur les taux horaires sont devenues un facteur secondaire dans la détermination de la rémunération, car les forces du marché entrent en jeu par l’entremise du processus de propositions. Les lignes directrices demeurent pertinentes dans les quelques cas où le travail est attribué à une personne en particulier par contrat à fournisseur unique ou à la suite d’une recommandation au ministre de la Justice.

Le CGPD a commencé à examiner les lignes directrices sur les taux horaires et les pouvoirs délégués d’approbation et également entrepris les consultations avec les intervenants pertinents afin de finaliser les recommandations en vue de leur approbation au cours du présent exercice. Nous prévoyons que la DGDPF exigera que les Notes complémentaires de la Charte de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances du Ministère et peut-être la Charte elle-même soient modifiées.

Échéancier :
Examen et recommandations : 31 décembre 2011
Modification de la Charte de délégation et des Notes complémentaires par la DGDPF : 31 mars 2012