Processus de vérification des comptes des mandataires
Avril 2011

5. Observations – Traitement des comptes des mandataires à des fins de paiement

5.1 Processus de paiement des comptes

Le processus de paiement des comptes des mandataires pourrait être amélioré.

Au cours de la vérification, nous avons dégagé deux éléments qui pourraient améliorer le traitement des comptes des mandataires : l’obligation d’utiliser la lettre d’accompagnement standard, pour s’assurer que le SPPC et les ministères clients sont capables de repérer facilement les renseignements uniformes et exacts, et la nécessité de confirmer au CGPCAC que les opérations ont été saisies dans le SIGF.

Les mandataires utilisent leurs propres gabarits de facture lorsqu’ils envoient leurs comptes à des fins de paiement. Par conséquent, la présentation et le degré de précision des renseignements que contiennent les comptes vérifiés transmis au CGPCAC et aux ministères clients varient considérablement. Par exemple, certaines factures comptent jusqu’à 30 pages de frais détaillés. À cause de ces variations, des erreurs pourraient être commises lorsque le SPPC entre les données figurant dans les factures dans le SIGF ou lorsque le client examine les factures à des fins de paiement. À notre avis, l’utilisation du formulaire d’accompagnement standard, lequel présente les principaux renseignements dans le compte, simplifierait la collecte de données et améliorerait l’intégrité de ces dernières.

Le CGPCAC ou les avocats mandants des portefeuilles régionaux ne disposent d’aucun moyen pour savoir si le compte d’un mandataire a été saisi dans le SIGF du ministère de la Justice. Comme la plupart des avocats mandants n’ont pas accès au SIGF, ils ne peuvent pas confirmer que les comptes des mandataires envoyés au SPPC ont été entrés dans le SIGF. En outre, le SPPC ne confirme pas aux portefeuilles régionaux qu’il a reçu les comptes des mandataires et qu’il les a saisis dans le SIGF du ministère de la Justice. Conséquemment, lorsqu’un rapport est produit à l’aide du SIGF, le CGPCAC n’a pas la certitude que l’information est à jour, que tous les comptes des mandataires vérifiés ont été envoyés au SPPC, que tous les comptes reçus ont été entrés ou que les comptes entrés sont corrects. Il est essentiel d’établir une procédure qui permettrait aux portefeuilles régionaux de confirmer régulièrement que l’information transmise au SPPC a été correctement saisie dans le SIGF, et ce, en temps opportun.

Recommandation et réponse de la direction

9. Nous recommandons au directeur du CGPCAC de discuter des possibilités d’améliorer le processus de paiement avec le DPF. (Risque moyen)

D’accord. Le CGPD a discuté du processus de paiement avec la DGDPF et certaines initiatives ont déjà été identifiées afin d’améliorer le processus de paiement.

La fonction de traitement des comptes de mandataires rémunérés par le ministère de la Justice, en vue de leur paiement, est actuellement exercée par le SPPC au nom du ministère de la Justice du Canada, mais elle sera transférée aux activités du ministère de la Justice du Canada le 31 mai 2011. Cette mesure permettra au ministère de la Justice du Canada de contrôler le paiement en temps opportun des comptes qui relèvent du Ministère.

Certes, il existe une exigence d’utilisation du formulaire standard d’accompagnement qui contient les renseignements clés sur le compte des mandataires, pour simplifier la saisie des données et améliorer leur intégrité, mais il faut inciter les bureaux régionaux et les services juridiques ministériels à s’y conformer et exercer un suivi à ce sujet. Le CGPD rendra obligatoire l’utilisation du formulaire d’accompagnement dans le cadre de l’examen des procédures de taxation et de la rédaction de la directive connexe, dont il est question dans notre réponse à la recommandation 1.

Le CGPD élaborera les normes de service que les avocats instructeurs devront suivre lors du processus de taxation et mettra en place l’exigence de conformité à partir du 30 juin 2011, comme il est indiqué dans notre réponse à la recommandation 5.

Échéancier :
Discussion avec la DGDPF sur les moyens à prendre : Terminée
Transfert des fonctions du SPPC au ministère de la Justice du Canada : 31 mai 2011
Mise en œuvre des normes de service sur la taxation : 30 juin 2011
Examen des procédures de taxation et rédaction de la directive : 31 mars 2012
Mise en œuvre de la directive et de la formation connexe : 30 juin 2012