Services du droit fiscal Région des Prairies
Juillet 2011
3. Observations – Ressources humaines, financières et matérielles
3.1 Planification des ressources humaines
Un plan officiel de la relève pour les SDF – Région des Prairies doit être élaboré et mis à jour régulièrement.
La planification de la relève est une approche permanente, intégrée et systématique à l’égard du perfectionnement et du maintien en poste des employés et des connaissances organisationnelles, pour soutenir efficacement les activités de l’organisation. Souvent, les activités de planification de la relève sont limitées aux postes de la haute direction et de leadership; mais les pratiques exemplaires incluent la prise en compte de tous les postes d’une organisation.
Les SPGA associés ont informé l’équipe de vérification qu’en matière de planification de la relève, le Portefeuille des SDF se concentre davantage sur le « transfert des connaissances » que sur le remplacement des personnes. Nous avons constaté que la Section des SDF – Région des Prairies a des activités de planification de la relève pour aider à faciliter le transfert des connaissances des employés ayant de l’ancienneté aux employés débutants. Ces activités comprennent le jumelage d’avocats débutants avec des avocats chevronnés et plus expérimentés qui leur servent de mentors. Ces mesures facilitent la mise en commun des connaissances.
Au cours du processus de planification des ressources humaines, les bureaux régionaux des SDF, dont la Section des SDF – Région des Prairies, aident à élaborer des plans des ressources humaines et des priorités stratégiques, notamment des plans de la relève, en collaboration avec le bureau du Portefeuille des SDF. La directrice régionale, le directeur régional adjoint et le directeur (intérimaire) ont la responsabilité de déterminer les besoins de planification de la relève de leur section et de résoudre les problèmes de planification de la relève avec l’appui du bureau du Portefeuille des SDF.
La directrice régionale a dit à l’équipe de vérification qu’elle a eu des conversations informelles avec le bureau du Portefeuille au sujet de la planification de la relève, qui est prise en compte et incluse dans le plan de dotation des SDF – Région des Prairies. Toutefois, elle a dit qu’il n’y avait pas de document de planification de la relève officiel pour guider les initiatives de planification de la relève dans la Section des SDF – Région des Prairies. C’est ce que nos entretiens avec le directeur (intérimaire), SDF – Région des Prairies et le DGR (intérimaire), Région des Praires nous ont permis de confirmer. Ce dernier nous a en outre informés que la création d’un plan de relève officiel pour la Région des Prairies, y compris pour la Section des SDF – Région des Prairies, est un élément de son entente de gestion du rendement pour 2010-2011.
La haute direction de la Section des SDF – Région des Prairies et du Portefeuille des SDF a reconnu qu’il y a un risque lié à l’absence d’un plan officiel de la relève. À cause de la nature hautement technique du travail en droit fiscal, il faut maintenir une expertise suffisante pour pouvoir assumer la charge de travail.
La planification de la relève est une composante cruciale du soutien adéquat des connaissances dans une organisation. La planification efficace exige que la haute direction examine et évalue les niveaux de dotation qu’il convient de maintenir et détermine l’expertise technique requise pour remplir le mandat de l’organisation. Nous sommes d’avis que la Section des SDF – Région des Prairies doit élaborer un plan officiel de la relève et le mettre à jour régulièrement.
Recommandation et réponse de la direction
1. Il est recommandé que la directrice régionale des SDF – Région des Prairies veille à ce qu’un plan officiel de la relève des SDF soit élaboré et mis à jour régulièrement. (risque moyen)
D’accord. Les SDF de la région des Prairies collaboreront avec le Bureau de la SPGA du Portefeuille des SDF pour élaborer et mettre en œuvre un plan de relève national. Date d’achèvement : D’ici la fin de l’année fiscale, le Portefeuille des SDF élaborera un plan de relève national conjointement avec les SDF de la région des Prairies, les SDF – Section d’Ottawa et les Bureaux régionaux qui sera mis à jour régulièrement.
3.2 Nombre et éventail de ressources
Le ratio d’assistants juridiques par rapport aux avocats à la Section des SDF – Région des Prairies est approprié.
Le nombre et l’éventail appropriés des ressources pour mener les activités sont cruciaux pour une utilisation efficace des ressources.
Aux SDF – Région des Prairies, les assistants juridiques apportent une aide importante aux avocats au cours du cycle de vie des dossiers juridiques (p. ex. ils préparent les documents déposés devant les instances judiciaires, rédigent des mémoires, recueillent les documents et les classent par catégorie).
Le bureau du Portefeuille des SDF et la Section de gestion des activités du Portefeuille ont informé l’équipe de vérification qu’un ratio de 3 :1 est un ratio acceptable des avocats par rapport aux assistants juridiques. L’équipe de vérification a constaté qu’au sein de la Section des SDF – Région des Prairies, ce ratio est d’environ 3:1. Le ratio s’établit comme suit pour chaque bureau : Edmonton 3:1, Winnipeg 3,25:1 et Saskatoon 2,7:1. Le bureau de Calgary est un bureau de soutien pour le bureau d’Edmonton. Il ne compte qu’un avocat et un assistant juridique. Selon la directrice régionale et le directeur (intérimaire) de la Section des SDF – Région des Prairies, le nombre d’assistants juridiques est suffisant pour assumer la charge de travail actuelle de la Section.
Nous sommes d’avis que la Section des SDF – Région des Prairies dispose d’un nombre adéquat d’assistants juridiques pour aider les avocats à traiter leurs dossiers.
Un examen de l’organisation est requis pour déterminer le nombre suffisant d’avocats-conseils au bureau de Winnipeg.
Peu d’avocats-conseils sont affectés au bureau de Winnipeg de la Section des SDF – Région des Prairies. La directrice régionale et le directeur (intérimaire) de la Section nous ont informés que l’effectif actuel d’avocats-conseils au bureau de Winnipeg est insuffisant pour satisfaire à la demande de travail de niveau élevé. Selon le directeur (intérimaire), le bureau de Winnipeg a dû refuser des dossiers complexes assignés au bureau en raison du nombre insuffisant d’avocats-conseils disponibles pour s’en charger.
La directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies nous a dit qu’elle aimerait qu’un mécanisme soit mis en œuvre en vue de promouvoir des membres du bureau de Winnipeg au rang d’avocat-conseil, mais le Modèle de la pratique du droit complique la situation puisqu’il limite la capacité de la direction d’embaucher des avocats-conseils additionnels. Nous avons appris qu’une demande officielle a été adressée au bureau du Portefeuille des SDF pour obtenir la permission d’embaucher d’autres avocats-conseils afin de combler des postes vacants au bureau de Winnipeg. Depuis la mise en œuvre du Modèle de la pratique du droit, certains postes vacants n’ont pas encore été comblés. Après les travaux de vérification sur le terrain, nous avons appris que le bureau du Portefeuille des SDF avait obtenu l’approbation du sous-ministre d’embaucher un avocat-conseil de plus pour le compte du bureau de Winnipeg.
Nous sommes d’accord avec l’approche de la direction de promouvoir des membres du bureau, si possible. Un examen organisationnel aiderait la Section des SDF – Région des Prairies à tirer profit de gains d’efficacité et à déterminer quel serait le nombre approprié d’avocats-conseils au bureau de Winnipeg.
Recommandation et réponse de la direction
2. Il est recommandé que la directrice régionale, Section des SDF – Région des Prairies, procède à un examen de son organisation afin de déterminer le nombre approprié d’avocats-conseils au bureau de Winnipeg. (Risque moyen)
D’accord. La directrice régionale des SDF de la région des Prairies a déjà entrepris un examen organisationnel relatif à l’attribution des avocats-conseils dans tous les bureaux des SDF de la région des Prairies, en même temps qu’une analyse de la capacité relative aux avocats-conseils. On sait qu’il manque des avocats-conseils à Winnipeg – cette lacune est causée par le fait que des avocats-conseils ont quitté récemment les SDF de Winnipeg. Les contraintes du modèle de la pratique du droit (MPD) ont empêché les SDF d’offrir des postes d’avocats-conseils aux SDF de Winnipeg. Ceci étant dit, bon nombre d’initiatives ont été mises en œuvre l’année dernière afin de combler cette lacune, de simplifier et de régionaliser notre travail, d’augmenter l’efficacité et de faire tomber les obstacles provinciaux. Date d’achèvement : janvier 2011.
3.3 Processus d’examen du rendement et d’appréciation des employés (ERAE)
Le processus d’ERAE de la Section des SDF – Région des Prairies est approprié.
L’examen du rendement est un processus permanent au cours duquel un employé et son gestionnaire ou superviseur fixent ensemble des objectifs et en assurent le suivi. Les examens du rendement et les appréciations des employés ont pour but de donner des rétroactions régulières aux employés sur leur rendement et de déterminer les besoins de formation et de perfectionnement. Le processus d’ERAE assure que les employés reçoivent des objectifs clairs au sujet de leur travail, en fonction desquels leur rendement sera évalué. Les rétroactions régulières et, à tout le moins, des évaluations au milieu et à la fin de l’exercice financier donnent l’occasion de reconnaître leurs réalisations et de discuter des aspects à améliorer.
Nos entretiens avec la direction et les employés de la Section des SDF – Région des Prairies et notre examen de la documentation pertinente nous ont permis de conclure qu’il existe un processus officiel pour évaluer le rendement des employés et que ce processus fonctionne efficacement. Lors de l’examen du rendement, on fixe des objectifs précis et mesurables et la direction évalue les résultats en fonction de ces buts et de ces objectifs.
3.4 Formation et perfectionnement
Il est prévu qu’une formation particulière sur Ringtail sera donnée à tous les employés du Portefeuille des SDF à partir de l’automne de 2010.
La formation doit répondre adéquatement aux besoins de l’organisation, tout en contribuant à développer l’ensemble des compétences de chaque employé.
Le Ministère a mis en place un système logiciel entièrement automatisé d’appui au contentieux, connu sous le nom de Ringtail. Le principal objectif de Ringtail est d’aider le Ministère à gérer le nombre croissant de mégadossiers complexes qui comportent de nombreux documents. Il vise aussi à aider à faire des avancées en vue de l’établissement d’un milieu sans papier.
Une ressource est affectée à l’appui de Ringtail au sein de la Section des SDF – Région des Prairies. L’équipe de vérification a constaté que la formation sur Ringtail est fournie aux membres du personnel de la Section qui ont besoin d’un accès direct au système Ringtail. À la Section des SDF – Région des Prairies, le Centre d’appui au contentieux est chargé d’identifier les employés qui ont besoin de formation et d’informer les utilisateurs des prochaines séances de formation. Deux catégories de formation sont offertes dans la Section SDF – Région des Prairies : orientation/familiarisation et formation pratique.
La première catégorie (orientation/familiarisation) vise à présenter aux avocats-conseils et au personnel de soutien, dont les parajuristes, les exigences fonctionnelles de base de Ringtail. Ces séances de formation visent à aider le personnel de la Section des SDF – Région des Prairies à comprendre l’application et à l’encourager à l’utiliser s’il y a lieu. Le Centre d’appui au contentieux fait la promotion de ces séances de formation en diffusant l’information pertinente dans l’intranet du Ministère. Dans un proche avenir, le Centre compte aussi mettre des démonstrations vidéo à la disposition du personnel de la Section et organiser des séminaires.
La deuxième catégorie (formation pratique) est donnée dans une formule individuelle ou en petits groupes par le Centre d’appui au contentieux. Elle s’adresse aux personnes qui utilisent Ringtail tout au long du cycle de vie d’un dossier.
Nous avons appris que la Section des SDF – Région des Prairies planifiait aussi plusieurs « déjeuners-causeries » sur Ringtail dans la première partie de 2011. Ces séances sont destinées à traiter de différents sujets, allant d’une introduction à Ringtail au codage avancé et à des conseils sur la recherche de documents.
On nous a dit que dans la Section des SDF – Région des Prairies, les parajuristes, en particulier, ont besoin d’une formation additionnelle sur l’utilisation de Ringtail. Selon des parajuristes et des avocats, ces derniers utilisent davantage le système Ringtail pour gérer les documents juridiques puisqu’il s’agit d’un très bon outil de gestion des documents, accessible de n’importe quel endroit muni d’une connexion Internet protégée. À mesure que de plus en plus d’avocats utiliseront Ringtail, les parajuristes devront mieux connaître et maîtriser le système.
La haute direction du bureau du Portefeuille des SDF nous a informés qu’une formation sur Ringtail spécialement adaptée aux besoins de groupes particuliers d’employés (p. ex. avocats, parajuristes, assistants juridiques) est prévue pour le début de l’automne 2010 pour l’ensemble du personnel du Portefeuille.
Les employés des SDF – Région des Prairies préparent leur plan d’apprentissage individuel et satisfont à l’exigence minimale de cinq jours de formation, conformément à la Politique d’apprentissage du Ministère.
Le plan d’apprentissage individuel (PAI) est préparé en partenariat par un gestionnaire et un employé. Ce plan indique les buts de l’apprentissage, les activités connexes d’apprentissage, les dates limites et l’investissement requis du Ministère et de l’employé.
La Politique d’apprentissage du Ministère exige que chaque employé suive un minimum de cinq jours de perfectionnement professionnel par année. Pour consigner et suivre la formation obligatoire et satisfaire à cette obligation, tous les employés doivent élaborer un PAI chaque année. Cela est fait conjointement avec le cycle annuel d’ERAE.
Nous avons constaté que les employés des SDF – Région des Prairies satisfont à l’exigence obligatoire de cinq jours de formation annuelle. On nous a dit que les PAI sont généralement préparés au début de chaque exercice, pendant le processus annuel d’ERAE. Nos entretiens avec les employés de la Région des Prairies nous ont permis d’apprendre que généralement, ils peuvent assister au nombre souhaité de séances de formation, pourvu qu’elles aient trait à leurs fonctions et que des fonds suffisants soient disponibles dans le budget de la formation.
Nous sommes d’avis que la Section des SDF – Région des Prairies satisfait adéquatement à l’exigence du Ministère en matière de perfectionnement professionnel et que ses employés ont préparé leur PAI de façon satisfaisante.
3.5 Modalités de travail flexibles
Aux SDF – Région des Prairies, les modalités de travail flexibles sont établies de façon satisfaisante.
Le ministère de la Justice reconnaît qu’il doit aider les employés à trouver un juste équilibre entre leur travail et leur vie personnelle, tout en gardant la capacité de fonctionner efficacement.
Nous avons constaté que la Section des SDF – Région des Prairies utilise des modalités de travail flexibles pour attirer et maintenir en poste des employés. La haute direction nous a indiqué que les avantages de régimes de travail souples sont mentionnés aux recrues éventuelles au cours du processus de recrutement. Les cadres supérieurs et les employés nous ont dit que des modalités de travail flexibles sont offertes à tous les employés des SDF – Région des Prairies.
Nous avons constaté que les horaires variables, le télétravail et les congés acquis (également connus sous les noms de semaine de travail variable ou de semaine de travail comprimée) sont les principales formes de modalités de travail souples offertes à la Région des Prairies. Les horaires variables sont des arrangements au moyen desquels un employé est autorisé à débuter et à terminer sa journée de travail entre certaines heures, pourvu qu’il soit présent pendant les heures obligatoires, entre 9 h 30 et 15 h 30.
Le télétravail ou travail à domicile, n’est offert que dans des situations ponctuelles. On nous a dit que chaque demande de travail à domicile est examinée et approuvée au cas par cas et que l’employé doit être disponible pendant les heures habituelles d’un jour ouvrable. La directrice générale nous a signalé que le personnel de la Section des SDF – Région des Prairies n’est pas autorisé à faire du télétravail de façon régulière à cause des questions de sécurité entourant les données de l’ARC, de la protection des renseignements personnels des clients et de la nature générale du travail juridique.
À la Section des SDF – Région des Prairies, les congés acquis sont pris un jour précis de la semaine. L’employé acquiert des congés en travaillant un nombre supplémentaire d’heures par jour sur une période donnée. Dans la Région des Prairies, la journée du congé acquis revient habituellement le dernier jour de la semaine de travail comprimée. Au cours de nos entretiens avec la haute direction et le personnel de la Section des SDF – Région des Prairies, nous avons appris qu’on fait preuve d’une certaine souplesse et d’une certaine compréhension pour permettre à un membre du personnel de prendre un congé le jour désigné. Lorsque les livrables en fonction de la charge de travail et les dates limites exigent la présence d’un employé des SDF (c.‑à‑d., au bureau ou devant le tribunal), la date du congé acquis est changée. Selon la haute direction, si un employé des SDF doit entrer travailler le jour où il devait prendre un congé acquis, il pourra, avec l’approbation de son supérieur, déplacer le congé au début de la semaine suivante.
Dans l’ensemble, nous avons conclu que la Section des SDF – Région des Prairies aide les employés à trouver un juste équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle, tout en maintenant le caractère fonctionnel et professionnel du bureau.
Nous sommes d’avis que des modalités de travail flexibles sont offertes aux employés et qu’elles fonctionnent bien aux SDF – Région des Prairies.
3.6 Modèle de la pratique du droit (MPD)
Le Portefeuille des SDF a présenté à l’équipe du SM une demande visant l’embauche d’avocats principaux chargés de traiter les nouveaux dossiers complexes et à risque élevé.
La capacité d’engager et de rémunérer les avocats chevronnés et les employés qui possèdent une expertise technique pertinente est essentielle pour que le personnel juridique soit efficace et compétent. Le niveau des traitements est un facteur important pour recruter et maintenir en poste des avocats.
À l’automne de 2009, le Ministère a mis en œuvre le Modèle de la pratique du droit au cours d’une démarche visant à réduire d’environ 12,5 millions de dollars le budget du Ministère, suivant une recommandation de l’examen stratégique de 2008. Le Modèle de la pratique du droit a eu des répercussions directes sur la structure des portefeuilles du Ministère, sur le plan du nombre d’avocats à chaque niveau de la classification.
Au ministère de la Justice, il y a six niveaux distincts de classification pour le personnel juridique (LA‑1 à LA‑3C). Le niveau de traitement de chaque classification reflète la complexité du travail et l’expertise juridique spécialisée que doit posséder le titulaire du poste. Au cours de nos entretiens avec les employés et la direction des SDF – Région des Prairies, on nous a dit que les niveaux de traitement des avocats au Portefeuille des SDF et au ministère de la Justice ne sont pas aussi concurrentiels que ceux offerts dans le secteur privé et par certains gouvernements provinciaux. Pour relever ce défi, la direction nous a dit que les recruteurs des SDF – Région des Prairies mettent maintenant l’accent sur la grande variété du travail juridique, les occasions d’y avoir comme mentor un avocat des SDF hautement qualifié et très expérimenté et les modalités de travail flexibles.
La haute direction de la Région des Prairies a informé l’équipe de vérification que la mise en œuvre du Modèle de la pratique du droit est un facteur majeur qui a eu des répercussions sur tous les aspects des activités, notamment sur l’engagement et le maintien en poste. Une perception existe que le Modèle de la pratique du droit limite la capacité des gestionnaires d’accorder une promotion aux employés compétents et d’offrir une rémunération satisfaisante aux meilleures recrues. La direction des SDF – Région des Prairies a souligné que le Modèle de la pratique du droit n’aidait pas à satisfaire aux exigences du travail aux SDF, où les employés devaient posséder une formation hautement technique et spécialisée, ni au besoin d’avocats-conseils. Elle nous a également dit que la mise en œuvre du Modèle de la pratique du droit a eu pour effet que des dossiers complexes ont été assignés à des avocats débutants et que cette assignation des tâches ne pouvait être durable. Selon la directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies et le directeur (intérimaire), l’effectif actuel d’avocats-conseils au bureau des SDF de Winnipeg est insuffisant pour satisfaire à la demande de dossiers complexes. On nous a dit que ce bureau a dû refuser des dossiers complexes assignés au bureau à cause du nombre insuffisant d’avocats-conseils disponibles pour s’en charger.
La haute direction du Portefeuille des SDF a informé l’équipe de vérification que le Portefeuille a demandé officiellement au sous-ministre l’autorisation d’embaucher des avocats principaux pour résoudre les problèmes décrits ci-dessus. Il faut signaler qu’après les travaux de vérification sur le terrain, nous avons appris que le bureau du Portefeuille des SDF avait obtenu du sous-ministre l’approbation d’embaucher un avocat-conseil de plus pour le bureau de Winnipeg.
3.7 Guide des procédures
Le personnel administratif des SDF – Région des Prairies reçoit des conseils satisfaisants sur les procédures à suivre.
Les organisations efficaces préparent régulièrement des descriptions de travail détaillées, des guides des procédures et des documents d’orientation pour leurs employés. Les guides des procédures visent à donner une orientation officielle et une information complète sur la façon d’accomplir des tâches données. Lorsqu’une organisation n’a pas de guide des procédures, elle doit offrir d’autres options acceptables pour aider le personnel administratif et les autres employés qui ne sont pas des avocats dans les situations inédites.
Nous avons constaté qu’il n’y avait pas de guide de procédure officiel propre aux SDF afin d’aider le personnel administratif à s’acquitter des tâches qui lui sont confiées. Cependant, le personnel administratif de la Section des SDF – Région des Prairies nous a dit qu’il y avait un nombre suffisant de guides ministériels et de documents d’orientation du SCT qu’il peut consulter lorsqu’il fait face à des situations nouvelles. Des guides plus officiels rédigés expressément pour les SDF pourraient aider le personnel administratif de la Section, mais on nous a appris que ce dernier compte sur les services de la Section de la gestion des activités du Portefeuille et des Services ministériels régionaux pour obtenir des orientations et des conseils. Le personnel administratif s’est dit par ailleurs satisfait des conseils et des orientations qu’il obtient des deux groupes.
Nous avons également constaté que le personnel administratif utilisait le système d’information des SDF, le Sentier fiscal, pour obtenir des conseils additionnels sur des questions propres aux SDF et sur d’autres ressources disponibles dans l’intranet du Ministère.
Nous sommes d’avis que pour exercer leurs fonctions, les ressources administratives des SDF – Région des Prairies disposent de règles à suivre adéquates.
3.8 Administration des ressources financières
L’administration des ressources financières de la Section des SDF – Région des Prairies est adéquate.
Dans une organisation, la gestion et l’administration efficaces des ressources financières sont des responsabilités essentielles de la haute direction.
La Section des SDF – Région des Prairies travaille en collaboration avec les Services ministériels régionaux à surveiller et à administrer les ressources financières de la Région des Prairies et à assurer la conformité aux politiques et aux procédures financières.
Un agent des finances des Services ministériels régionaux nous a dit que la haute direction de la Section des SDF – Région des Prairies examine régulièrement les rapports financiers que les Services ministériels régionaux produisent et que la direction des SDF participe activement au contrôle et à l’administration de ses ressources financières.
L’équipe de vérification a conclu que la Région des Prairies communiquait régulièrement avec la Section de gestion des activités du Portefeuille au sujet de l’affectation des ressources financières à la Section des SDF – Région des Prairies. La directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies s’est dite satisfaite du niveau et du calendrier récents des affectations initiales des ressources reçues du Portefeuille des SDF. La haute direction nous a aussi dit qu’elle était constamment informée des affectations budgétaires définitives.
Nous sommes d’avis que l’administration financière des ressources est satisfaisante aux SDF – Région des Prairies.
Les adjoints administratifs de la Section des SDF – Région des Prairies doivent pouvoir consulter les rapports du SIGF à partir de leur poste de travail.
Un agent des finances des Services ministériels régionaux produit des rapports mensuels du SAP afin de donner à la haute direction des SDF – Région des Prairies une vue d’ensemble des centres de coût de la Section des SDF – Région des Prairies. Les données fournies dans les rapports sont protégées au moyen de mesures de sécurité prises par le système. L’accès aux rapports est basé sur les autorisations accordées à l’égard des dossiers.
Nos entretiens et notre examen de la documentation nous ont permis de conclure que les adjoints administratifs des SDF – Région des Prairies examinent régulièrement les dépenses traitées dans les centres de coûts. Cet examen aide à assurer l’exactitude des comptes utilisés pour répartir les dépenses et valide les dépenses engagées par la Section des SDF – Région des Prairies. Toutefois, les adjoints administratifs ne peuvent produire des rapports financiers sur demande et ils doivent se fier aux rapports mensuels du SAP produits par les Services ministériels régionaux. Comme les adjoints administratifs ne peuvent consulter ces rapports à partir de leur poste de travail, ils doivent soi s’adresser aux Services ministériels régionaux pour obtenir les rapports ou procéder à leurs examens de façon mensuelle. Par conséquent, lorsque la haute direction demande des renseignements contenus dans ces rapports, les adjoints administratifs sont incapables d’accéder à l’information d’une façon efficace et opportune.
Nous sommes d’avis que les adjoints administratifs de la Section des SDF – Région des Prairies, devraient avoir la possibilité de consulter les rapports du SGIF à partir de leur poste de travail afin de fournir les renseignements nécessaires à la direction des SDF – Région des Prairies, de façon opportune.
Recommandation et réponse de la direction
3. Il est recommandé que la directrice régionale, Section des SDF – Région des Prairies, de concert avec la Direction de la gestion de l’information, fasse en sorte que les adjoints administratifs puissent consulter les rapports du SGIF à partir de leur poste de travail. (Risque faible)
D’accord. La directrice veillera à ce que les adjoints administratifs puissent examiner les rapports du SIFM à partir de leur poste de travail et à ce qu’ils reçoivent la formation appropriée. Date d’achèvement : le 31 décembre 2011.
3.9 Contrôle et protection des principaux biens
Le contrôle et la protection des principaux biens des SDF – Région des Prairies sont suffisants.
Le contrôle et la protection adéquats des principaux biens utilisés au cours d’une activité sont un aspect essentiel de la gestion. Des mesures suffisantes pour aider à atténuer les risques de dommage ou de vol des biens doivent être efficaces et ces mesures doivent être examinées régulièrement pour aider à soutenir leur efficacité et leur pertinence.
Nous avons eu des entretiens avec les principaux membres de la direction et du personnel de la Section des SDF – Région des Prairies et du bureau du Portefeuille des SDF. Nous avons examiné la documentation pertinente, notamment les guides des procédures relatives à la sécurité des biens sur Intranet du Ministère et effectué une visite virtuelle de l’outil de gestion de l’information iCase (pour des détails sur iCase, voir la section sur les systèmes d’information.)
Nous avons visité les bureaux d’Edmonton et de Winnipeg, les plus grands bureaux de la Région des Prairies. Nous avons constaté que l’accès physique à ces édifices est restreint. Les seules personnes autorisées à entrer dans l’immeuble sont les détenteurs d’un laissez-passer valide de sécurité délivré par le Ministère. Une ressource autorisée par le Ministère doit accompagner tous les visiteurs qui n’ont pas de laissez-passer.
La sécurité de l’information du client dans les bureaux d’Edmonton et de Winnipeg est contrôlée et protégée par mot de passe et les documents sont gardés dans des classeurs fermés à clé. L’accès à un poste de travail informatisé est réservé à l’utilisateur titulaire du mot de passe, conformément aux normes de sécurité. Nous avons constaté que l’accès aux dossiers juridiques dans iCase n’est accordé qu’aux employés des SDF qui s’occupent directement de chaque dossier. On nous a dit que chaque bureau des SDF a la responsabilité d’établir ses propres procédures de protection pour les biens matériels. Ces procédures sont établies suivant les recommandations et les conseils de la Direction des locaux du Ministère.
Les biens sont acquis de façon centrale. Lorsqu’il reçoit d’un bien, le personnel des SDF – Région des Prairies y appose un autocollant de localisation et saisit l’information pertinente dans une base de données d’inventaire. Ces renseignements sont utilisés pour vérifier les biens qu’un employé a en sa possession lorsqu’il quitte la Section.
Nous sommes d’avis que la Section des SDF – Région des Prairies a mis en place des processus et des procédures satisfaisants pour maintenir un contrôle et une protection adéquats sur les biens du Ministère.
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