Services du droit fiscal Région des Prairies
Juillet 2011

6. Observations – Gestion des risques et des dossiers juridiques

6.1 Gestion des risques

La gestion des risques juridiques est adéquate dans la Section des SDF – Région des Prairies.

La détermination et la gestion des risques sont cruciales pour assurer le succès du travail relatif aux dossiers juridiques. Le dépistage précoce des risques liés aux dossiers, l’évaluation de leurs effets éventuels et la formulation de stratégies d’atténuation permettent aux membres de la profession juridique d’assurer que le travail de traitement des dossiers est effectué avec succès.

Le SPGA associé (évaluation fiscale), Portefeuille des SDF, reçoit les avis d’appel directement de la Cour canadienne de l’impôt et il lui incombe d’attribuer un degré initial de risque et de complexité au dossier et de l’assigner à un bureau régional des SDF. Cette évaluation préliminaire du SPGA associé aide à maintenir le niveau d’uniformité au cours du processus d’évaluation des risques dans tout le Portefeuille.

Après qu’un dossier a été assigné à un bureau régional des SDF, la directrice régionale des Prairies tient des réunions régulières (bihebdomadaires) avec le directeur régional adjoint et les chefs d’équipe pour décider de l’avocat à qui on assignera le dossier. L’assignation de grands dossiers complexes se fait souvent en consultation avec les avocats principaux. Ces réunions portent surtout sur les dossiers de procédures d’ordre général, mais il y sera également question des dossiers de procédures informelles. Ces derniers, provenant de la Région de l’Alberta, seront généralement assignés aux jeunes avocats. Le directeur régional adjoint des SDF – Région des Prairies assigne ces dossiers qu’il reçoit directement de l’ARC en conséquence. La directrice régionale et le directeur régional adjoint de la Section des SDF – Région des Prairies, assignent les dossiers de procédures d’ordre général qu’ils reçoivent du bureau du SPGA lors des réunions hebdomadaires.

Nous avons déterminé que les dossiers que la directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies confie au bureau de Winnipeg font l’objet d’une évaluation préliminaire du directeur (intérimaire). Ce dernier nous a appris qu’il répartit les dossiers en fonction de sa connaissance de l’expérience et des compétences de ses avocats et de leur capacité à prendre en charge de nouveaux dossiers. Il dit de plus qu’il prend en compte les besoins de formation et de perfectionnement de son personnel dans son processus décisionnel relatif à l’assignation des dossiers.

On attribue à chaque dossier une évaluation du risque (faible, moyen ou élevé) en fonction de la possibilité d’avoir gain de cause dans le dossier. On estime si les répercussions éventuelles du dossier sur les clients seront mineures, moyennes ou majeures. Lorsque le niveau de risques et des répercussions sont confirmés et qu’un dossier est assigné à un avocat, les données relatives à chaque dossier sont saisies dans iCase qui attribue automatiquement une valeur numérique du risque basée sur une échelle de 1 à 9. Une consultation entre la directrice régionale des Prairies - Section des SDF et le sous-comité de gestion des risques juridiques du Groupe d’avocats généraux de la région des Prairies doit avoir lieu en ce qui concerne tous les dossiers dont le degré de risque est de six, sept, huit ou neuf. Le sous-comité donne notamment des conseils sur l’évaluation du degré de risque, les ressources, la planification d’urgence, les rapports des prévisions et les positions juridiques. Au cours du cycle de vie de chaque dossier des SDF, les avocats sont tenus de surveiller les facteurs qui ont des répercussions sur les niveaux initiaux de risque et de réévaluer constamment le risque global. Au cours de sa visite virtuelle du système iCase, l’équipe de vérification a vérifié si le processus d’évaluation des risques et des répercussions des dossiers consignés dans iCase fonctionnait comme prévu.

Nos entretiens avec les employés des SDF – Région des Prairies et la haute direction de l’ARC et notre examen de la documentation nous permettent de conclure que le personnel de la Section des SDF – Région des Prairies gère les risques comme il se doit au cours de réunions régulières avec l’ARC et de discussions informelles fréquentes. Le personnel de l’ARC dans la Région des Prairies rassemble les renseignements issus de ces réunions et des discussions informelles dans des rapports trimestriels transmis à l’administration centrale de l’ARC dans la Région de la capitale nationale. Le personnel des SDF – Région des Prairies assure une surveillance continue et analyse les rapports sur les risques avec l’ARC et tient des réunions semestrielles avec l’ARC pour examiner les dossiers à risque élevé. L’équipe de vérification a aussi été informée que la directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies avait la responsabilité de gérer les risques associés à chaque dossier assigné à sa section. Les conseils et l’aide du bureau du Portefeuille des SDF lui étaient offerts au besoin pour atténuer certains risques. L’ARC nous a également appris qu’elle participait à l’élaboration de toute stratégie d’atténuation des risques que les SDF décidaient d’utiliser au cas par cas.

Nous avons établi qu’un processus satisfaisant est en œuvre à la Section des SDF – Région des Prairies pour déterminer, évaluer et surveiller les risques.

6.2 Gestion des dossiers juridiques

Aux SDF – Région des Prairies, la gestion et l’administration des dossiers juridiques sont adéquates et conformes aux politiques du gouvernement et du Ministère.

La gestion et l’administration des dossiers juridiques des clients sont fondamentales pour fonctionner avec succès dans un environnement juridique. La gestion satisfaisante des dossiers permet de prendre des mesures efficaces et efficientes pour satisfaire aux besoins des clients et aux avocats d’avoir gain de cause au cours des procédures judiciaires.

Aux SDF – Région des Prairies, on utilise le système iCase, un système central de gestion des dossiers. Les normes du Ministère exigent que les données sur tous les dossiers qui ont trait aux SDF soient saisies dans le système iCase; des champs précis doivent être remplis conformément au Manuel des normes opérationnelles d’iCase. Des normes communes sont requises pour tous les portefeuilles du Ministère et des normes additionnelles sont adaptées aux besoins particuliers de chaque portefeuille. La haute direction met à jour et adapte les normes, lorsqu’elle détermine qu’il existe un besoin d’amélioration de la normalisation, et elle veille à ce que les guides des politiques soient révisés au besoin. Ces normes adaptées aident à assurer la cohérence dans tout le Portefeuille des SDF et permettent à la direction de produire des rapports comparables pour les diverses sections régionales des SDF au pays.

Suivant le Manuel des normes opérationnelles d’iCase du Ministère, les données sur tous les nouveaux dossiers juridiques doivent être saisies dans iCase au cours de la semaine qui suit la réception de la documentation initiale. Le groupe de l’administration d’iCase produit des rapports périodiques dont les résultats sont fournis à la haute direction pour confirmer que les dossiers sont saisis dans le système. La haute direction des SDF – Région des Prairies examine ces rapports et les compare aux dossiers assignés à la section pour assurer que les données relatives à toutes les affaires sont saisies adéquatement dans le système.

Les avocats et la direction nous ont dit que les dossiers étaient bien gérés dans iCase et administrés adéquatement aux SDF – Région des Prairies. L'équipe de vérification a effectué une visite virtuelle de haut niveau d’iCase avec le sous-ministre adjoint associé. Nous avons constaté qu’une piste de vérification appropriée comprenant les approbations finales de la haute direction et les dates correspondantes permet d’étayer la gestion efficace des dossiers des clients. Nos entretiens avec le personnel de l’ARC et notre visite virtuelle d’iCase nous a permis de confirmer que les délais de présentation étaient respectés et que les dossiers juridiques étaient gérés de façon satisfaisante.

La haute direction de l’ARC nous a dit que l’ARC était satisfaite de la gestion des dossiers juridiques par les SDF – Région des Prairies. Les cadres supérieurs de l’ARC ont indiqué que les avocats des SDF étaient enthousiastes au sujet de leur travail et qu’ils dépassaient régulièrement les attentes de l’ARC sur le plan de la gestion des dossiers juridiques et de la prestation de services juridiques.

Nous sommes d’avis que des mesures adéquates ont été prises aux SDF – Région des Prairies pour gérer et administrer les dossiers juridiques et que les mécanismes mis en place fonctionnent de façon satisfaisante.

6.3 Prévisions de la demande de services juridiques

Aux SDF – Région des Prairies, on prévoit adéquatement la demande de travail juridique.

Les prévisions relatives aux charges de travail futures sont essentielles à la gestion efficace des activités juridiques.

La haute direction des SDF – Région des Prairies nous a dit qu’il est difficile de prévoir la demande de travail en matière fiscale parce que les services de droit fiscal sont généralement de nature réactive. Nous avons constaté qu’il n’y a pas de processus prévisionnel en bonne et due forme dans la Région des Prairies pour évaluer les demandes de travail futures. Selon la directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies, la Section obtient généralement des renseignements sur les travaux futurs au cours des nombreuses réunions tenues entre la direction des SDF et de l’ARC.

Au cours de nos entretiens avec la direction des SDF – Région des Prairies et de l’ARC et de notre examen de la documentation, nous avons constaté qu’on cherchait à prévoir le mieux possible la demande de services juridiques. Des réunions officielles étaient organisées régulièrement entre les employés de l’ARC et des SDF – Région des Prairies pour discuter du travail en cours et du futur travail relatifs à l’impôt (p. ex. les appels interjetés relativement à des décisions judiciaires récentes, de nouveaux textes législatifs sur l’impôt et les dossiers d’affaires courantes). Il y avait également des communications informelles par téléphone et par courriel. La haute direction de la Région des Prairies nous a confirmé que l’ARC tenait régulièrement la Région des Prairies au courant des prochains dossiers et discutait avec elle des risques présentés par les dossiers et des niveaux de complexité des nouvelles affaires.

Nous sommes d’avis que la Section des SDF – Région des Prairies gère adéquatement et efficacement la future demande de services juridiques.