Système de gestion des ressources humaines PeopleSoft
Mars 2011
1. Introduction
1.1 Contexte
Le ministère de la Justice compte environ 5 460 employés à l’administration centrale (AC), située à Ottawa, et dans 6 bureaux régionaux répartis à la grandeur du pays. Certains membres du personnel travaillent dans un des services juridiques ministériels (SJM) situés dans les bureaux d’environ 30 autres ministères fédéraux. Le Ministère gère l’information sur les Ressources humaines (RH) qui a trait à son effectif au moyen du système de gestion des ressources humaines PeopleSoft (appelé système PeopleSoft ci-après).
Le système PeopleSoft comptabilise et fournit de l’information en vue d’aider à la gestion, à l’élaboration et à la mise en œuvre d’une panoplie de programmes et de politiques de gestion des RH, notamment dans les domaines de la dotation, de la classification, des relations de travail, de la rémunération, de l’équité en emploi, de la planification des RH et des langues officielles, et de fournir des conseils à cet égard. De plus, il offre aux utilisateurs finaux une fonction de libre-service (p. ex. administration des congés). L’information contenue dans le système PeopleSoft sert à préparer des rapports à l’intention des gestionnaires ministériels et des organismes centraux.
De l’AC, la Direction générale des ressources humaines et du développement professionnel (DGRHDP) gère le système PeopleSoft, tandis que la Direction de la gestion de l’information (DGI) assure le soutien technique. Les sections régionales des RH saisissent leurs propres données dans le système et reçoivent des orientations fonctionnelles de la DGRHDP. Appartenant à la DGRHDP et placée sous la supervision de son directeur, l’Unité des systèmes de RH gère la ligne d’aide du système PeopleSoft et détermine les besoins opérationnels relatifs aux changements proposés au système. Au sein de la DGI, une équipe de spécialistes de la technologie de l’information (TI) des systèmes ministériels de la Division du développement des applications et de l’assistance technique, Division de l’appui des activités, des applications et des services (appelée Systèmes ministériels de la DGI), apporte du soutien technique à l’Unité des systèmes de RH. Le soutien technique comprend, sans toutefois s’y limiter, les mises à niveau, les essais techniques avec la plateforme de TI et la conception de nouveaux modules interfaçant avec le système PeopleSoft.
Les principaux facteurs de risque suivants ont été dégagés lors de la sélection du système PeopleSoft à des fins de vérification : l’exactitude de l’entrée de données; l’actualité et l’intégrité de l’information servant aux rapports; les répercussions sur la prise de décisions; et la pertinence des liens avec d’autres systèmes.
1.2 Objectifs et portée de la vérification
Les objectifs généraux de la vérification étaient de fournir des assurances que le cadre de gestion en place pour le système PeopleSoft est efficace :
La portée de la vérification visait les points suivants :
- le cadre pour la gestion de l’information des RH (comme les opérations, la formation, les congés et l’examen du rendement et l’appréciation de l’employé [ERAE]) à l’AC et dans les régions pour PeopleSoft;
- les contrôles en place afin de garantir l’exactitude et l’intégrité de l’information;
- l’intégralité, la fiabilité, l’actualité et l’utilité de l’information produite aux fins de la prise de décisions et de l’obligation de rendre compte;
- les allocations budgétaires pour l’exploitation, l’entretien et l’amélioration du système;
- la gestion des ressources allouées au système;
- les mesures de sécurité servant à sauvegarder l’information;
- la mesure dans laquelle le système répond aux besoins des utilisateurs;
- la formation et le soutien technique pour les utilisateurs;
- les interactions de PeopleSoft avec d’autres systèmes ministériels;
- les liens avec les utilisateurs de PeopleSoft de l’AC et des régions.
Les phases de planification et d’examen sur place, qui visaient les pratiques et les procédures liées aux activités des utilisateurs du système PeopleSoft de l’AC et des bureaux régionaux du Ministère, se sont déroulées de mai à septembre 2010.
La méthode de vérification est présentée en détail à l’annexe A.
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