Rapport d’Audit de l’initiative d’Amélioration du processus de recouvrement des coûts (APRC) – Phase 1 - mars 2015

1. Sommaire

Justice Canada offre des services de contentieux et de consultation juridique aux ministères, organismes et sociétés d’État fédéraux partout au Canada. Pour financer ses activités, le Ministère utilise un modèle hybride comprenant des services votés pour fournir un certain niveau de services juridiques et des autorisations de crédit net (ACN) pour récupérer auprès des organisations clientes les coûts des services juridiques qui dépassent le niveau de base. Les ACN (recouvrement des coûts) constituent une source de financement importante pour le Ministère : elle représente plus d’un tiers de son budget de fonctionnement. La Politique sur les services communs du Conseil du Trésor (CT) établit une orientation stratégique et souligne les principales exigences relatives au recouvrement des coûts.

L’initiative d’Amélioration du processus de recouvrement des coûts (APRC) a commencé en août 2010 dans le but d’examiner et de restructurer les processus et l’établissement de rapports de recouvrement des coûts dans leur ensemble et, ce faisant, de remédier aux lacunes relevées dans l’audit interne du Cadre de recouvrement des coûts effectué en 2010. Les objectifs de l’initiative d’APRC comprenaient l’amélioration des processus opérationnels et des systèmes ministériels afin de réduire l’effort administratif, d’appuyer la perception au moment opportun, d’assurer la conformité aux politiques et aux directives de l’organisme central et de mieux tirer parti des pratiques exemplaires établies au gouvernement du Canada concernant le suivi et la facturation des services professionnels.

Les changements découlant de l’initiative d’APRC ont été mis en œuvre le 1er avril 2012. Afin de soutenir cette mise en œuvre, des directives relatives à l’APRC ont été élaborées, les rôles et les responsabilités ont été consignés par écrit et communiqués, et le personnel du Ministère a reçu de la formation. On surveille le recouvrement des coûts et on produit des rapports à ce sujet au niveau des clients individuels, notamment au sein des Amélioration du processus de recouvrement des coûts (SJ) et des portefeuilles. Bien qu’il existe certains mécanismes stratégiques de surveillance du recouvrement des coûts et d’établissement de rapports à ce sujet dans le cadre des processus d’établissement de rapports sur la situation financière et d’information financière en fin d’année, la fréquence et la nature des rapports sur les coûts en cours d’exercice ne permettent pas à la haute direction de surveiller activement le recouvrement des coûts ni de prendre des mesures correctrices en temps opportun si nécessaire.

Il est essentiel de solliciter la rétroaction des clients à la suite de la mise en œuvre des principaux changements au système de recouvrement des coûts afin d’assurer la prise en compte adéquate de leurs besoins. Cela s’applique particulièrement aux processus de facturation du ministère de la Justice pour des services juridiques. Bien que les SJ reçoivent à l’occasion de la rétroaction ponctuelle à cet égard, il n’existe aucun mécanisme permettant de solliciter et de consigner systématiquement les renseignements sur la satisfaction de la clientèle à l’égard de l’APRC.

Le Ministère a récemment entrepris un examen de son modèle de financement des services juridiques. Cela pourrait entraîner des modifications au modèle ministériel de recouvrement des coûts des services juridiques auprès des clients, mais l’importance de pratiques et de processus de gouvernance sains demeurera la même. Le présent rapport comprend des recommandations liées à ces pratiques et ces processus.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec les constatations d’audit et les recommandations présentées dans le présent rapport, et elle a élaboré un plan d’action de la gestion afin d’y répondre. Le plan d’action de la gestion est intégré au présent rapport.

Présenté par :

Original signé par Linda Saunders
Le 19 mars 2015

Linda Saunders
Dirigeante principale de la vérification
Ministère de la Justice Canada

Recommandé pour approbation par :

Original signé par Doug Lewis
Le 19 mars 2015

L’honorable Doug Lewis
Président du Comité ministériel de vérification
Ministère de la Justice Canada

Approuvé par :

Original signé par William F. Pentney
Le 19 mars 2015

William F. Pentney, c.r.
Sous-ministre
Ministère de la Justice Canada