Rapport d’Audit de l’initiative d’Amélioration du processus de recouvrement des coûts (APRC) – Phase 1 - mars 2015

2. Contexte

Justice Canada offre des services de contentieux et de consultation juridique aux ministères, organismes et sociétés d’État fédéraux partout au Canada.  Pour financer ses activités, le Ministère utilise un modèle hybride comprenant des services votés pour fournir un certain niveau de services juridiques et des autorisations de crédit net (ACN) pour récupérer auprès des organisations clientes les coûts des services juridiques qui dépassent le niveau de base. Les ACN (recouvrement des coûts) constituent une source de financement importante pour le Ministère : elle représente plus d’un tiers de son budget de fonctionnement. La Politique sur les services communs du Conseil du Trésor (CT) établit une orientation stratégique et souligne les principales exigences relatives au recouvrement des coûts.

L’initiative d’Amélioration du processus de recouvrement des coûts (APRC) a commencé en août 2010 dans le but d’examiner et de restructurer les processus et l’établissement de rapports de recouvrement des coûts dans leur ensemble et, ce faisant, de remédier aux lacunes relevées dans l’audit interne du Cadre de recouvrement des coûts effectué en 2010. Les objectifs de l’initiative d’APRC comprenaient l’amélioration des processus opérationnels et des systèmes ministériels afin de réduire l’effort administratif, d’appuyer la perception au moment opportun, d’assurer la conformité aux politiques et aux directives de l’organisme central et de mieux tirer parti des pratiques exemplaires établies du gouvernement du Canada concernant le suivi et la facturation des services professionnels.

À l’appui de ces objectifs, onze nouvelles normes ont été mises en place le 1er avril 2012 pour normaliser les cinq processus opérationnels qui, ensemble, constituent l’initiative d’APRC, c’est-à-dire :

  1. les Protocoles d’entente (PE), y compris les annexes B à l’appui de la planification et des prévisions;
  2. la comptabilisation du temps;
  3. les débours remboursables;
  4. la facturation;
  5. les règlements – comptes débiteurs.

En 2013-2014, le Ministère a récupéré 330,2 M$ pour des services juridiques offerts ainsi que 8,6 M$ pour des débours remboursables (2 %).

Conformément au Plan de vérification axé sur le risque établi par le Ministère pour 2014-2017, qui a été approuvé par le sous-ministre le 5 juin 2014, les Services d’audit interne ont entrepris un audit de l’initiative d’Amélioration du processus de recouvrement des coûts (APRC).  Étant donné la complexité et l’ampleur du système de recouvrement des coûts, ainsi que les risques connexes, cet audit a été divisé en deux phases. Le présent rapport couvre les résultats de la phase 1 de l’audit, axée sur la gouvernance. Le dépôt des résultats de l’audit liés à la phase 2 est prévu pour la réunion du Comité ministériel de vérification (CMV) en septembre 2015. La dernière phase est axée sur les efforts entrepris par la direction pour simplifier et normaliser les processus opérationnels de recouvrement des coûts.