Audit des pratiques de comptabilisation du temps

1. Sommaire

Introduction

Le ministère de la Justice Canada (le Ministère) fournit des services juridiques aux ministères et aux organismes du gouvernement fédéral partout au Canada. Jusqu’en 2014, on a pu observer une croissance constante de la demande, ainsi que des coûts qui s’y rattachent, en matière de services juridiques au sein de l’appareil du gouvernement du Canada (le gouvernement). Cette constatation a mené le Ministère à entreprendre un Examen des services juridiques en 2014. L’objectif de l’Examen des services juridiques était de permettre au Ministère de devenir le fer de lance des efforts déployés dans l’ensemble du gouvernement pour gérer l’offre et la demande de services juridiques, et ainsi, par le fait même, limiter les coûts associés aux services juridiques et veiller à ce que ces derniers soient financièrement viables à long terme.

Dans le cadre de l’Examen des services juridiques, le Ministère a lancé une série de mesures conçues pour améliorer la productivité, l’efficacité par rapport au coût et l’excellence opérationnelle. L’une de ces mesures visant à appuyer l’engagement continu du Ministère de gérer le rendement opérationnel était une initiative ayant pour but de recenser les occasions de combler la demande accrue en matière de services juridiques sans avoir à accroître l’effectif du Ministère. L’une des actions mises en œuvre était de modifier le nombre d’heures que les conseillers juridiques et les parajuristes consacrent aux dossiers clients chaque année. La nouvelle norme a été établie à 1 400 heures de travail consacrées aux dossiers juridiques, ce qui représente une augmentation de 90 heures par rapport à la précédente norme qui était de 1 310 heures.

Avec la mise en œuvre de la nouvelle norme des 1 400 heures, la direction du Ministère reconnaît que des améliorations aux pratiques de comptabilisation du temps seront requises. Afin de répondre à ce besoin, le Protocole national de comptabilisation du temps (PNCT) a été mis à jour pour inclure des définitions plus précises dans l’architecture de l’information de la comptabilisation du temps par rapport au temps passé sur les dossiers clients et sur les activités internes du Ministère.

Les gestionnaires sont responsables de surveiller la comptabilisation du temps de leurs employés afin de s’assurer que cette dernière est conforme aux exigences du PNCT. La Division des pratiques d’affaires (DPA), du Secteur de la gestion, a été désignée responsable du processus pour la comptabilisation du temps et est également responsable de la surveillance des pratiques de comptabilisation du temps  au sein du Ministère, y compris de la conformité au PNCT, et de la production de rapports connexes.

Le présent audit a pour but de fournir un premier rapport d’étape sur la mise en œuvre du PNCT modifié.

Points forts

Grâce à l’élaboration de l’architecture de l’information du PNCT, le Ministère possède désormais un cadre de comptabilisation du temps efficace appuyé par des outils, des ressources, des directives et de la formation. Les attentes du Ministère en matière de comptabilisation du temps, particulièrement la norme des 1 400 heures, sont bien comprises par les employés. À l’heure actuelle, les pratiques de comptabilisation du temps du Ministère sont surveillées par le Secteur de la gestion, et des rapports sont produits périodiquement afin d’être transmis à la direction du Ministère, y compris par l’entremise du Tableau de bord de gestion du ministère de la Justice.

Points à améliorer

L’équipe de l’audit a cerné certains points à améliorer qui aideraient à parfaire les pratiques de comptabilisation du temps. Par exemple, les gestionnaires et les employés pourraient bénéficier d’une plus grande précision de l’architecture de l’information de la comptabilisation du temps afin d’améliorer la saisie des heures dans les feuilles de temps. De plus, les gestionnaires ont besoin de directives et de rappels quant à leur responsabilité d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements sur le temps consignés par leurs employés et de veiller à ce que les feuilles de temps soient remplies en temps opportun. Enfin, l’apport d’améliorations au cadre de surveillance au sein du Ministère visant à élargir et à parfaire les indicateurs de rendement permettrait de fournir de l’information plus pertinente à la direction.

Grâce au nouveau projet de solution pour la gestion des dossiers juridiques, dont la mise en œuvre est prévue au premier trimestre de 2017­2018, le Ministère pourra automatiser davantage le processus de comptabilisation du temps en incorporant les contrôles du système afin d’améliorer la rapidité de la saisie de temps, de même que la surveillance et l’approbation des feuilles de temps par les gestionnaires.

Opinion d’audit et conclusion

À mon avis, le cadre de gouvernance, les objectifs, l’orientation, les outils, la formation, la surveillance et la production de rapports du Ministère sont généralement adéquats et efficaces et appuient ses besoins en matière de comptabilisation du temps, mais certains points peuvent être améliorés. La direction a fait preuve d’un engagement ferme et a adopté une approche proactive en ce qui a trait à l’apport d’améliorations à mesure que les problèmes se sont présentés.

Réponse de la direction

La direction a fourni des réponses aux recommandations par le plan d’action de la direction qui est intégré dans ce rapport.

La mise en œuvre du plan d’action de la direction est une responsabilité partagée au sein du Ministère. Les gestionnaires sont responsables de vérifier la comptabilisation du temps de leurs employés pour s’assurer que celle-ci est conforme aux exigences du PNCT et de s’assurer de la participation de leurs employés à une formation sur la comptabilisation du temps.

2. Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, je suis d’avis que l’audit est conforme aux Normes relatives à la  vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Soumis par : 

Original signé par Inanc Yazar
le 17 décembre 2015

Inanc Yazar, CPA CGA, CIA, CRMA
Dirigeante principale de la vérification
Ministère de la Justice Canada

3. Remerciements

La dirigeante principale de la vérification tient à remercier l’équipe d’audit et toutes les personnes qui ont participé à la présente mission, tout particulièrement les employés de la DPA qui ont apporté leurs connaissances et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.