Audit des pratiques de comptabilisation du temps

4. Contexte

Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques aux ministères et aux organismes du gouvernement fédéral partout au Canada. Jusqu’en 2014, on a pu observer une croissance constante de la demande, ainsi que des coûts qui s’y rattachent, en matière de services juridiques au sein de l’appareil du gouvernement du Canada. Cette constatation a mené le Ministère à entreprendre un Examen des services juridiques en 2014. L’objectif de l’Examen des services juridiques était de permettre au Ministère de devenir le fer de lance des efforts déployés dans l’ensemble du gouvernement pour gérer l’offre et la demande de services juridiques, et ainsi, par le fait même, limiter les coûts associés aux services juridiques et veiller à ce que ces derniers soient financièrement viables à long terme.

Dans le cadre de l’Examen des services juridiques, le Ministère a lancé une série de mesures conçues pour améliorer la productivité, l’efficacité par rapport au coût et l’excellence opérationnelle. L’une de ces mesures visant à appuyer l’engagement continu du Ministère de gérer le rendement opérationnel était une initiative ayant pour but de recenser les occasions de combler la demande accrue en matière de services juridiques, sans avoir à accroître l’effectif du Ministère. L’une des actions mises en œuvre était de modifier les cibles établies en ce qui a trait au nombre d’heures que les conseillers juridiques et les parajuristes consacrent aux dossiers  clients chaque année. La nouvelle norme a été établie à 1 400 heures de travail consacrées aux dossiers juridiques, ce qui représente une augmentation de 90 heures par rapport à la précédente norme qui était de 1 310 heures.

Avec la mise en œuvre de la nouvelle norme des 1 400 heures, la direction du Ministère reconnaît que des améliorations aux pratiques de comptabilisation du temps seront requises. Afin de répondre à ce besoin, le PNCT a été  mis à jour pour inclure des définitions plus précises dans l’architecture de l’information de la comptabilisation du temps par rapport au temps passé sur les dossiers des clients et sur les activités internes du Ministère.

Les gestionnaires sont responsables de surveiller la comptabilisation du temps de leurs employés afin de s’assurer que cette dernière est conforme aux exigences du PNCT. La DPA, du Secteur de la gestion, a été désignée responsable du processus pour la comptabilisation du temps et est également responsable de la surveillance des pratiques de comptabilisation du temps au sein du Ministère, y compris de la conformité au PNCT, et de la production de rapports connexes.

L’un des principaux outils qui soutiennent le PNCT et la consignation des heures est l’iCase. Il s’agit d’une application web nationale  qui appuie la pratique du droit ainsi que la gestion et la prestation des services juridiques au gouvernement par les fonctions suivantes : gestion de cas, gestion de documents, rapports opérationnels et gestion du temps. Tous les conseillers juridiques et les parajuristes sont tenus de comptabiliser leur temps dans iCase, à moins qu’ils soient exemptés de la comptabilisation du temps obligatoire en vertu du PNCT. Pour comptabiliser son temps, la personne doit remplir une entrée de temps dans iCase qui contient le numéro de dossier applicable, le nom du dossier et l’activité effectuée, la période de début et de fin (c­à­d  la durée) ainsi que des notes complémentaires facultatives.

Le présent audit a pour but de fournir un premier rapport d’étape sur la mise en œuvre du PNCT modifié.