Audit des pratiques de comptabilisation du temps

8. Constatations, recommandations et plan d’action de la gestion

La présente section renferme les observations et les recommandations découlant des travaux de l’audit. Même si l’audit s’est déroulé en fonction des secteurs d’intérêt et des critères d’audit recensés à la phase de planification, le présent rapport s’articule autour des principaux thèmes suivants :

Pour une liste de critères d’audit, veuillez vous référer à l’annexe A.

8.1 Orientation et directives pour la comptabilisation du temps

L’équipe d’audit a examiné l’approche employée par le Ministère pour donner de l’orientation et des directives aux employés et aux gestionnaires sur la comptabilisation du temps. Cet examen a inclus une analyse de la documentation essentielle, des entrevues avec des intervenants clés, et la participation à une séance de formation sur la comptabilisation du temps par les employés. Il était important de déterminer si un cadre de gouvernance adéquat était en place pour appuyer la réalisation des objectifs du Ministère en ce qui a trait à la comptabilisation du temps ainsi que la mesure dans laquelle les employés et les gestionnaires comprennent les objectifs, les attentes et leurs responsabilités.

Constatation 1

Les employés qui comptabilisent leur temps et les gestionnaires reçoivent une orientation et des directives appropriées et efficaces. Un processus est en place pour fournir des éclaircissements et pour régler les problèmes et répondre aux questions au fur et à mesure qu’ils se présentent. Des outils et une orientation sont nécessaires pour clarifier la définition des renseignements sur la comptabilisation du temps.

Lien vers : Contrôles

Structure et description pour l’organisation et la classification des renseignements sur la comptabilisation du temps

Pour comptabiliser le temps, il est important d’avoir en place une architecture de l’information bien comprise par les employés qui comptabilisent leur temps et les gestionnaires. Une architecture de l’information efficace pour la comptabilisation du temps fournit des renseignements essentiels pour soutenir efficacement la planification, la production de rapports sur les ressources et les volumes de travail, l’analyse des tendances dans les régimes de travail, la prévision des besoins en ressources et la présentation de rapports aux clients.

Dans le cadre du nouveau – pour 2015‑2016, la DPA a mis en place une architecture de l’information révisée. En élaborant cette architecture, DPA a adopté une approche de simplifier les choix relatifs aux activités de travail pour les employés qui comptabilisent leur temps dans le but d’améliorer l’exactitude des renseignements sur la comptabilisation du temps. Des consultations avec des gestionnaires et des employés qui comptabilisent leur temps ont notamment été menées pour s’assurer que les codes d’activité correspondaient bien aux tâches accomplies par les conseillers juridiques et les parajuristes. L’équipe d’audit a observé que les activités étaient maintenant mieux définies dans le – et que plusieurs exemples étaient fournis pour chaque activité. De plus, tous les employés peuvent accéder facilement à un document « questions et réponses » qui répond à des questions fréquemment soulevées par les employés qui comptabilisent leur temps et les gestionnaires.

L’équipe d’audit a observé que la DPA dispose d’un bureau de service pour résoudre les difficultés rencontrées par les employés et les gestionnaires en lien avec la comptabilisation du temps et l’application iCase. Bien que le bureau de service offre de l’aide pour des questions plus variées que la comptabilisation de temps, douze pour cent (12 %) de 1 471 demandes présentées au cours du premier trimestre de 2015‑2016 était lié à la comptabilisation du temps. Grâce au bureau de service, la DPA est tenue informée des problèmes associés à la comptabilisation du temps et elle peut soutenir les employés qui comptabilisent leur temps et répondre aux questions courantes de manière proactive.

L’équipe d’audit a observé deux problèmes concernant l’architecture de l’information du – qui nécessitent l’attention de la direction. Premièrement, les codes d’activité pour les dossiers ministériels (exclus de la norme des 1 400 heures) sont très similaires aux codes d’activités des dossiers généraux (inclus dans la norme de 1 400 heures). Les codes d’activité courants qui existent pour ces deux catégories sont les suivants: budget/finances, ressources humaines/dotation/relations de travail, gestion du savoir, gestion du rendement et formation donné. La similarité entre les codes d’activité peut porter à confusion, entraîner une mauvaise comptabilisation du temps et avoir une incidence sur la capacité des employés qui comptabilisent leur temps à respecter la norme des 1 400 heures. Bien que la DPA ait apporté des modifications au – pour résoudre ce problème avec la version 9.1 du – diffusée en juillet 2015, des entrevues auprès des employés qui comptabilisent leur temps et de gestionnaires indiquent que des améliorations supplémentaires sont requises.

Deuxièmement, des difficultés ont été observées avec l’utilisation du code d’activité associé aux Questions administratives/ gestion. Cette activité est définie comme étant le temps consacré aux questions générales et celles touchant l’administration, la gestion et le travail de bureau ainsi que les activités de gestion de la pratique du droit. Certains employés qui comptabilisent leur temps consignent leur temps sous le code d’activité Questions administratives/ gestion lorsqu’ils ne savent pas exactement où consigner une tâche. Le temps consigné sous cette activité représente 15 % du temps total consigné au sein du Ministère. Bien que l’équipe d’audit ne conteste pas la validité des tâches consignées sous Questions administration/ gestion, une meilleure compréhension de la nature du travail accompli sous ce code d’activité donnerait des indications utiles à la direction. Par exemple, l’utilisation de codes d’activité pour les différents comités, groupes de travail, événements, programmes et projets juridiques et non juridiques comme le Milieu de travail numérique, la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada, le Comité national du contentieux et le Programme national de mentorat donnerait des indications plus précises.

L’équipe d’audit a aussi remarqué que le Ministère avait lancé un projet pilote afin d’augmenter le nombre de catégories d’activités inscrites dans la section Services d’avis juridique du – et de définir plus clairement les catégories. Pour le moment, il est difficile de déterminer la nature exacte du travail classé sous Services d’avis juridique parce que les employés qui comptabilisent leur temps doivent choisir parmi un nombre limité de catégories. L’augmentation du nombre de catégories et la clarification des définitions permettront à la direction d’avoir une image plus précise du temps consacré aux dossiers d’avis juridiques. Le projet pilote sera achevé à la fin de 2015 et une analyse sera réalisée par la suite pour déterminer si des catégories d’activités doivent être ajoutées de façon permanente à la liste.

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a observé que le Ministère avait une architecture de l’information adéquate pour la comptabilisation du temps. Lorsque des questions ou des problèmes se présentent, une capacité et des processus adéquats sont en place pour y répondre.

Obligations et responsabilités relatives à la comptabilisation du temps

Un audit précédent de la comptabilisation du temps réalisé en février 2014 a mis en lumière la nécessité d’améliorer la surveillance du processus de comptabilisation du temps. Pour donner suite aux recommandations de cet audit, la direction a désigné un directeur principal de la DPA comme responsable du processus ayant l’autorité fonctionnelle pour la gestion des dossiers juridiques, la supervision du processus de comptabilisation du temps ainsi que la surveillance et la production de rapports sur la conformité de la comptabilisation du temps.

Le – établit les responsabilités des employés qui comptabilisent leur temps, des gestionnaires et des administrateurs de la gestion des dossiers juridiques (les administrateurs iCase). Les employés qui comptabilisent leur temps doivent consigner leur temps quotidiennement ou dès que possible et s’assurer de l’exactitude et exhaustivité du temps comptabilisé. Les gestionnaires doivent surveiller la conformité des employés qui comptabilisent leur temps avec le – et passer en revue et valider les renseignements consignés par les employés de leur unité qui comptabilisent leur temps. Les administrateurs iCase donnent de la formation et du soutien aux employés qui comptabilisent leur temps de leur unité, fournissent des rapports opérationnels et de vérification à leur gestionnaire et établissent les profils des employés qui comptabilisent leur temps conformément au –.

Dans l’ensemble, les obligations et les responsabilités relatives à la comptabilisation du temps étaient clairement définies.

Constatation 2

La formation, la documentation, les outils et les rapports pour aider les employés et les gestionnaires à s’acquitter de leurs responsabilités relatives à la comptabilisation du temps sont généralement adéquats. Le maintien des séances d’information obligatoires sur la comptabilisation du temps pour tous les employés n’est peut‑être pas l’avenue la plus rentable pour 2016‑2017. Les gestionnaires ont besoin de directives et de rappels quant à leur responsabilité d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements sur le temps consignés par leurs employés et de veiller à ce que les feuilles de temps soient remplies en temps opportun.

Lien vers : Contrôles

Soutien aux gestionnaires et aux employés

De la formation, de la documentation, des outils et d’autres ressources aident les employés et les gestionnaires à s’acquitter de leurs responsabilités relatives à la comptabilisation du temps. Les employés qui comptabilisent leur temps et les gestionnaires ont accès à un nombre varié d’outils, de documentation, de ressources et d’autres mesures de soutien, notamment le –, les questions et réponses, l’architecture de l’information, des rapports de iCase sur la comptabilisation du temps, les ententes de rendement de 2015‑2016 et le calculateur des heures prévues pour les clients.

La DPA a de plus conçu une séance d’information d’une heure pour faire connaître les exigences du – et offrir aux participants une occasion de poser des questions et de discuter de leurs préoccupations. À la fin d’octobre 2015, 38 séances d’information avaient été données et 22 autres étaient prévues d’ici la fin de l’année financière. La direction maintien des renseignements détaillés sur les taux de participation à ces séances obligatoires et en fait rapport tous les trimestres à des cadres supérieurs du Ministère par l’entremise du Tableau de bord de gestion du ministère de la Justice. L’équipe d’audit a observé que la séance d’information sur le – a permis de communiquer des renseignements essentiels aux participants pour comprendre le – et s’y conformer et que la période de questions offrait une occasion de clarifier de fausses idées concernant le processus de comptabilisation du temps. L’équipe d’audit a constaté que le maintien de la séance d’information obligatoire au-delà de 2015‑2016 n’est pas une avenue rentable parce que les employés et les gestionnaires sont généralement au courant de leurs responsabilités. Des efforts mieux ciblés pourraient suffire. On pourrait notamment offrir une formation propre aux nouveaux employés dans le cadre du processus d’intégration et offrir d’autres formations dans des domaines où l’on a constaté que les employés ne se conformaient pas aux exigences du –.

L’équipe d’audit a constaté qu’il y avait suffisamment de rapports disponibles pour appuyer les efforts de la direction pour surveiller l’exactitude des données sur la comptabilisation du temps et la rapidité à laquelle elles sont fournies, mais il n’y a pas de directives suffisantes pour aider les gestionnaires à comprendre comment utiliser ces rapports. A travers les entrevues, il a aussi été constaté que la réalisation des activités de surveillance variait d’un gestionnaire à l’autre et que le soutien que recevaient les gestionnaires des administrateurs iCase variait tout autant. Certains gestionnaires vérifiaient par exemple les renseignements sur la comptabilisation du temps pour assurer une répartition raisonnable entre les services juridiques et non juridiques, mais n’évaluaient pas l’exactitude et l’exhaustivité de ces renseignements. D’autre part, certains gestionnaires recevaient du soutien de leur administrateur iCase, notamment envoyer des rappels aux employés qui comptabilisent leur temps, modifier des renseignements comme ceux portant sur les congés avec étalement du revenu pour tenir compte des ressources à temps partiel et vérifier si les dossiers de comptabilisation du temps comportaient les codes appropriés. Toutefois, sans un niveau de surveillance approprié et cohérent de la part de tous les gestionnaires, il y a un risque accru que les renseignements sur la comptabilisation du temps soient incomplets et inexacts.

Dans l’ensemble, la DPA a offert suffisamment de formation, de documentation, d’outils et de rapports pour aider les employés et les gestionnaires à s’acquitter de leurs responsabilités relatives au –. Les gestionnaires ont néanmoins besoin de directives et de rappels concernant leurs responsabilités consistant à assurer l’exactitude et l’exhaustivité des données sur le temps consignées par leurs employés et à veiller à ce que les feuilles de temps soient remplies en temps opportun. Des directives supplémentaires à l’attention des gestionnaires présentées sous la forme d’une fiche de référence rapide afin de les aider à passer en revue et à valider les renseignements sur la comptabilisation du temps permettraient de renforcer leur capacité et de rendre leur surveillance plus cohérente.

Recommandation 1

Il est recommandé que la sous ministre adjointe et dirigeante principale des finances :

  1. fournit des lignes directrices supplémentaires pour consigner le temps consacré au dossier général ayant Justice comme client et le temps consigné au dossier ministériel; et
  2. examine les possibilités de séparer le code de temps consacré  « aux Questions administratives/gestion » associées au  dossier général et au dossier ministériel en activités spécifiques, comme les initiatives de Justice et les réunions ministérielles.
  3. Élabore un document de référence d’une page pour les gestionnaires afin d’uniformiser l’examen et la validation des renseignements sur la comptabilisation du temps.

Plan d’action de la gestion

  1. La DPA révisera les activités de comptabilisation du temps disponibles sous ces types de dossiers et fournira des précisions supplémentaires, au besoin.
  2. La DPA procédera à une évaluation de l’activité Questions administratives/gestion en collaboration avec la communauté juridique et fera des recommandations aux coresponsables de l’initiative Augmentation du temps consacré à la prestation de services juridiques. Veuillez noter que la DPA a élaboré un document portant sur des normes nationales pour les activités ministérielles et pour les comités juridiques qui aidera les gestionnaires à mieux surveiller le travail ministériel, à évaluer qui travaille à des activités ministérielles et dans quelle proposition et à assigner ce type de travail en conséquence (l’ébauche des normes est actuellement à l’étape des consultations avec la communauté juridique).
  3. La DPA préparera un document d’une seule page sur les meilleurs rapports iCase pour les gestionnaires LC afin d’assurer la surveillance de l’exactitude, l’exhaustivité et la ponctualité de la comptabilisation du temps. Dans le cadre des séances d’information sur le Protocole national de comptabilisation du temps (–), la DPA souligne l’importance et le besoin d’une comptabilisation de temps exacte, complète et consignée en temps opportun, puisque les données de comptabilisation du temps sont au cœur des décisions d’affaires au sein de Justice.

Bureau de première responsabilité (BPR) ou Bureau de seconde responsabilité (BSR) :

Division des pratiques d’affaires (DPA), Direction générale des pratiques et des analyses d’affaires, Secteur de la gestion et de la DPF.

Date de mise en œuvre prévue :

30 juin 2016

Recommandation 2

Il est recommandé que la sous ministre adjointe et dirigeante principale des finances oriente ses efforts de formation sur le – pour cibler les nouveaux employés et les employés qui ne se conforment pas aux exigences du –.

Plan d’action de la gestion

La séance d’information sur le – est obligatoire au cours du présent exercice seulement, telle qu’approuvée par le SM et SM délégué.

Avec l’approbation du SM et SM délégué, la DPA a l’intention de mettre cette formation optionnelle dès l’exercice 2016-2017. La DPA travaillera avec la Division du développement professionnel, de la Direction générale des ressources humaines, afin de s’assurer que la séance d’information sur le – ainsi que les formations Introduction à iCase et les bases de la comptabilisation du temps fassent partie des exigences de formation pour tous les nouveaux employés des catégories LP et EC assujettis à la comptabilisation de temps obligatoire.

En ce qui a trait aux employés ne se conformant pas aux exigences de la comptabilisation du temps en vertu du –, il est de la responsabilité des gestionnaires de « S’assurer que les comptabilisateurs de temps au sein de leur unité se conforment aux exigences du – ». Toutefois, selon la Réponse de la direction et plan d’action à la recommandation 3, la DPA ajoutera une phrase aux rappels mensuels sur la comptabilisation du temps qui sera transmis directement aux gestionnaires, énonçant « Les gestionnaires peuvent demander aux employés qui ne se conforment pas aux exigences du – de s’inscrire à nouveau à une formation sur le – ».

Bureau de première responsabilité (BPR) ou Bureau de seconde responsabilité (BSR) :

Division des pratiques d’affaires (DPA), Direction générale des pratiques et des analyses d’affaires, Secteur de la gestion et de la DPF.

Date de mise en œuvre prévue :

30 juin 2016

8.2 Pratiques de comptabilisation du temps

L’équipe d’audit a examiné des indicateurs clés des pratiques de comptabilisation du temps pour déterminer s’il y avait eu un progrès significatif vers l’atteinte de la norme des 1 400 heures et si des modifications étaient nécessaires pour assurer sa mise en œuvre complète.

Constatation 3

Les employés connaissent le – et l’objectif de la norme des 1 400 heures. Des progrès ont été réalisés vers la mise en œuvre de la norme des 1 400 heures. La direction devrait prêter attention à la consignation en temps opportun des renseignements sur la comptabilisation du temps.

Lien vers : Gestion des risques et contrôle

Analyse des données sur la comptabilisation du temps

Comme indiqué précédemment, l’examen des services juridiques comprenait une mesure visant à faire passer de 1 310 à 1 400 le nombre d’heures par année que les conseillers juridiques et les parajuristes consacrent aux dossiers des clients. La norme des 1 400 heures vise à donner suite aux priorités changeantes associées à la charge de travail afin de s’assurer que plus de temps est consacré à la prestation de services juridiques tout en reconnaissant que moins de temps sera consacré aux activités ministérielles. 

Une analyse des données sur la comptabilisation du temps a été réalisée afin de comparer le temps consigné au cours des six premiers mois de l’année financière 2015‑2016 avec le temps consigné pour la même période des trois années précédentes. L’analyse des tendances pluriannuelle indique que le Ministère est en voie de réussir la mise en œuvre de la norme des 1 400 heures. L’analyse a confirmé que plus de temps est consacré à la prestation de services juridiques et que moins de temps est consigné aux activités ministérielles et administratives.

Ententes de gestion du rendement

Dans le cadre de la mise en œuvre de l’examen des services juridiques, la direction a demandé que l’atteinte de la norme des 1 400 heures soit incluse comme attente en matière de rendement dans les ententes de rendement de 2105‑2016 des employés et des gestionnaires. Un examen des ententes de rendement de certains employés qui comptabilisent leur temps et gestionnaires a permis de constater que la plupart des ententes incluaient la cible des 1 400 heures.

La ponctualité de la comptabilisation du temps

Le – encourage les employés qui comptabilisent leur temps à consigner leur temps dans iCase quotidiennement ou dès que possible. Dans le cadre du présent audit, une analyse a été réalisée afin de déterminer la tendance annuelle en ce qui a trait à la consignation en temps opportun dans iCase en comparant les données de 2014‑2015 aux données de 2015‑2016. Cette analyse a démontré que la consignation en temps opportun ne s’était pas améliorée. La direction et la DPA font valoir activement l’importance de la consignation en temps opportun du temps dans iCase. Un indicateur de la consignation en temps opportun est également surveillé par la DPA pour chaque région et portefeuille et rapporté dans le Tableau de bord de gestion du ministère de la Justice.

Afin d’améliorer la rapidité à laquelle le temps est consigné, la pratique en vigueur à la DPA consiste à envoyer des rappels aux administrateurs iCase qui doivent à leur tour envoyer des rappels aux employés qui comptabilisent leur temps. Il serait plus efficace d’envoyer des rappels directement aux gestionnaires des employés puisque cette approche aiderait les gestionnaires à s’acquitter de leurs responsabilités en matière de surveillance.

Recommandation 3

Il est recommandé que la sous ministre adjointe et dirigeante principale des finances envoie des rappels sur la comptabilisation du temps directement aux gestionnaires (contrairement à la pratique actuelle qui consiste à envoyer les rappels aux administrateurs du iCase).

Plan d’action de la gestion

À compter de février 2016, la DPA transmettra les rappels mensuels sur la comptabilisation du temps directement aux gestionnaires en utilisant une liste de distribution avec copie conforme à leurs administrateurs iCase.

Bureau de première responsabilité (BPR) ou Bureau de seconde responsabilité (BSR) :

Directeur principal, Division des pratiques d’affaires, Direction générale des pratiques et des analyses d’affaires, Secteur de la gestion et de la DPF

Date de mise en œuvre prévue :

29 février 2016

8.3 Surveillance et rapports

L’équipe d’audit a examiné les processus de surveillance et de production de rapports relatifs à la comptabilisation du temps. La surveillance et la production de rapports sont des processus  importants du Ministère puisqu’ils fournissent des renseignements clés facilitant la prise de décisions en mesurant le rendement réel par rapport au rendement prévu.

Constatation 4

La direction a établi un cadre de surveillance pour le – et des rapports sur les indicateurs clés dans le Tableau de bord de gestion du ministère de la Justice. L’apport d’améliorations au cadre de surveillance au sein du Ministère visant à élargir et à parfaire les indicateurs de rendement permettrait de fournir de l’information plus pertinente à la direction.

Lien vers : Gestion des risques et contrôle

Surveillance et production de rapports par la DPA

La surveillance et la production de rapports sont des éléments clés du contrôle organisationnel. La surveillance devrait être effectuée régulièrement et ses résultats devraient être documentés et communiqués au niveau de gestion approprié. Les responsabilités en matière de surveillance, de production de rapports et de mise à jour des mesures du rendement devraient être claires et toujours bien comprises.

La DPA est responsable de la surveillance des pratiques de comptabilisation du temps au sein du Ministère, et de la production de rapports connexes. L’équipe d’audit a constaté que la DPA avait mis sur pied un processus pour surveiller un certain nombre d’indicateurs du rendement de la comptabilisation du temps et produire des rapports connexes. Par exemple, les indicateurs sont inclus dans le Tableau de bord de gestion du ministère de la Justice comme ceux surveillés et faisant l’objet de rapports par la DPA sur la ponctualité de la comptabilisation du temps par région, la formation obligatoire sur le – par subordonné direct et les demandes de service pour la gestion de dossiers clients, qui comprend la comptabilisation du temps. Plus récemment, la DPA a débuté l’analyse du temps consigné pour le code d’activité Questions d’administration/de gestion afin de mieux comprendre la nature des tâches consignées dans l’ensemble du Ministère.

Au cours de l’audit, la DPA a collaboré avec la direction des finances afin d’élaborer une méthodologie et surveiller les progrès de la mise en œuvre de la norme des 1 400 heures. Le premier rapport d’étape a été transmis par courriel le 14 octobre 2015. La DPA a convenu, suite à des discussions avec l’équipe d’audit, d’inclure également les progrès réalisés dans le cadre de la mise en œuvre de la norme des 1 400 heures dans la prochaine mise à jour du Tableau de bord de gestion.

Depuis le 1er octobre 2015, la plupart des secteurs du Ministère étaient requis de satisfaire la norme des 1 400 heures. Cette décision a permis de se rendre compte qu’en raison de ses activités diverses, le Secteur des politiques aurait besoin de plus de temps pour modifier et normaliser ses pratiques liées à tous ses secteurs d’activités. Ceci comprend l’élaboration d’indicateurs clés afin de mesurer le rendement de ses activités et pratiques en matière de gestion afin de fournir des renseignements pour soutenir efficacement la planification, la production de rapports sur les ressources et les volumes de travail, l’analyse des tendances dans les régimes de travail, la prévision des besoins en ressources. Par ailleurs, l’équipe d’audit a constaté que l’élaboration d’indicateurs clés par le Secteur des politiques est actuellement en suspens.

Dans l’ensemble, la DPA a mis sur pied un cadre de surveillance pour le – et produit des rapports sur les indicateurs clés dans le Tableau de bord de gestion du ministère de la Justice. Bien que l’équipe d’audit ait répertorié certaines lacunes, la DPA a fait preuve d’un engagement ferme et d’une approche proactive en ce qui a trait à l’amélioration du cadre de surveillance et de production de rapports à mesure que les problèmes se sont présentés. Il s’agit d’une saine pratique de gestion qui est reconnue comme étant une mesure de contrôle organisationnel clé.

Recommandation 4

Il est recommandé que le Sous-ministre adjoint principal du Secteur des politiques avec le support de la Division des pratiques d’affaires, au besoin, renforce le cadre de contrôle en développant des mesures clés, aux fins de mesurer la performance des pratiques d’affaire et de gestion de ce Secteur.

Plan d’action de la gestion

Maintenant que le Secteur des politiques est assujetti à la nouvelle norme des 1 400 heures, le Secteur est en train de réviser et normaliser ses règles et ses pratiques de comptabilisation du temps.

À ce titre, nous sommes en processus d’élaborer des mesures/indicateurs clés de rendement au sein du Secteur pour améliorer les pratiques et rapports de gestion et d’affaires et durant ce processus nous communiqueront avec le Secteur du droit public.

Au besoin, nous rencontrerons la DPA pour nous aider avec l’élaboration de ces indicateurs clés de rendement.

Bureau de première responsabilité (BPR) ou Bureau de seconde responsabilité (BSR) :

Sous-ministre adjoint principal, Secteur des politiques

Date de mise en œuvre prévue :

Août 2016

Constatation 5

Le projet de solution pour la gestion des dossiers juridiques prévu pourrait fournir une occasion de régler certains problèmes en incorporant des contrôles du système automatisés afin de rappeler aux employés qui comptabilisent leur temps de remplir leurs feuilles de temps et de demander à leurs gestionnaires de les approuver.

Lien vers : Gestion des risques et contrôle

Surveillance effectuée par les gestionnaires

Les gestionnaires doivent s’assurer que les employés qui comptabilisent leur temps au sein de leur unité se conforment aux exigences du –, notamment l’examen et la validation de l’information consignée par ces employés. En vertu des objectifs de l’Entente de gestion du rendement de 2015‑2016 des gestionnaires, ces derniers sont tenus de surveiller la mise en œuvre de la norme des 1 400 heures, de redistribuer les charges de travail pour donner l’occasion aux employés de satisfaire la norme et de surveiller les pratiques de comptabilisation du temps ainsi que la conformité afin d’assurer l’exactitude, l’intégralité et la saisie rapide des renseignements pour la comptabilisation du temps. Compte tenu de ces responsabilités et de l’importance de la comptabilisation du temps pour appuyer l’atteinte des objectifs ministériels, on s’attend à ce qu’un cadre de surveillance et de production de rapports efficace soit en place au sein du Ministère.

Bien qu’il existe un certain nombre de rapports offerts dans iCase permettant aux gestionnaires de surveiller le temps consigné par leur unité, l’équipe d’audit a constaté qu’il n’y a aucun moyen de s’assurer que les gestionnaires examinent et valident les dossiers de comptabilisation de temps de leurs employés (c.-à-d. une signature du gestionnaire validant les feuilles de temps des employés). Les gestionnaires qui ont été interrogés dans le cadre de l’audit ont indiqué faire une certaine surveillance de la comptabilisation du temps, mais celle-ci variait d’un gestionnaire à l’autre. La plupart concentrent leurs efforts de surveillance sur les progrès réalisés envers la mise en œuvre de la norme des 1 400 heures et ont indiqué que, généralement, ils ne surveillaient pas la conformité au –.

Il est à noter que le Ministère a lancé un projet de solution pour la gestion des dossiers juridiques afin de remplacer iCase avec « Microsoft Dynamics CRM » d’ici le premier trimestre de l’exercice 2017‑2018. La mise en œuvre du projet de solution pour la gestion des dossiers juridiques aura des répercussions importantes sur la manière dont les employés comptabilisent leur temps, sur la façon dont les données liées à la comptabilisation du temps sont surveillées et sur la disponibilité de l’information aux fins de la production de rapports. Ce système à jour permettra au Ministère d’automatiser davantage le processus de comptabilisation du temps en intégrant des contrôles du système automatisé afin d’améliorer la rapidité à laquelle les employés comptabilisent leur temps de même que l’uniformité de l’examen et de l’approbation des feuilles de temps par les gestionnaires.

Recommandation 5

Il est recommandé que la sous ministre adjointe et dirigeante principale des finances s’assure que le nouveau Système de gestion des dossiers juridiques est doté de dispositifs de contrôle automatisés, qui :

  1. demandent aux gestionnaires d’approuver les feuilles de temps; et
  2. assurent que le temps est consigné en temps opportun et que les feuilles de temps sont approuvées en temps opportun.

Plan d’action de la gestion

La DPA verra à évaluer la faisabilité de ces recommandations et fournira des options qui seront présentées au Comité directeur de la SGDJ (ou au Comité de gestion), notamment comment cette fonction peut être incorporée dans le contexte du – pour « Veiller à ce que l’exactitude, l’exhaustivité et la ponctualité de la comptabilisation du temps de leur unité respectent les exigences de l’échéancier du cycle de facturation pour le recouvrement des coûts ».

Bureau de première responsabilité (BPR) ou Bureau de seconde responsabilité (BSR) :

Directeur principal, Division des pratiques d’affaires, Direction générale des pratiques et des analyses d’affaires, Secteur de la gestion et de la DPF

Date de mise en œuvre prévue :

Présenter les options au Comité directeur de la SGDJ (ou au Comité de gestion) : août 2016 (provisoire)

La date ciblée pour la mise en œuvre sera en fonction de l’option choisie.